بررسی درستی عملیات مدارک
هر سطر از سندهای دریافت و پرداخت، به صورت اختیاری می تواند به یک مدرک دریافت و پرداخت متصل شود. بدین شکل مانده‌ی مدارک مورد اشاره، تغییر نموده و وضعیت آن‌ها نیز به یکی از حالت‌های موجود و یا خارج شده تغییر می‌یابد.
گزارش بررسی درستی عملیات مدارک، با بررسی رخدادها و مانده ی مدارک، در محدوده‌ی مشخص شده و مقایسه آن با وضعیت فعلی مدرک، پنج نوع از خطاهای رایج را شناسایی و به کاربر گزارش می‌دهد.
با توجه به حساسیت عملیات مرتبط با مدارک دریافت و پرداخت، اکیدا توصیه می‌شود به کمک این گزارش، به صورت دوره‌ای صحت عملیات مرتبط با مدارک را کنترل نموده و خطاهای احتمالی را رفع نمایید.
جهت بررسی درستی عملیات مدارک، از منوی " سند " ، " بررسی درستی عملیات مدارک " را انتخاب نمایید.
با انتخاب این گزینه، صفحه مربوط به تنظیمات نمایش بررسی درستی عملیات مدارک دریافت و پرداخت باز می‌شود.
قسمت " محتوی " شامل گزینه‌های زیر می‌باشد :
- محاسبه مانده مدارک با توجه به : می‌توان مشخص نمود که مانده مدارک با توجه به حساب محاسبه شود یا تفصیلی هم در محاسبه لحاظ گردد.
- مدارک دارای خطاهای زیر در گزارش ظاهر شوند : مدارک می‌توانند شامل پنج نوع خطا به شرح زیر باشند:
در قسمت " محدوده اسناد "، می‌توان محدوده زمانی گزارش را تعیین نمود.
قسمت " محدوده اسناد " شامل گزینه‌های زیر می‌باشد :
- به منظور تعیین محدوده زمانی گزارش، می‌توان از گزینه‌های زیر استفاده نمود :
- فقط اسناد سال مالی 13xx
- اسناد تمام سال‌های مالی
- با انتخاب گزینه " فقط اسناد سال مالی 13xx "، امکان انتخاب اسناد به صورت‌های زیر فراهم خواهد شد :
- کلیه اسناد : با انتخاب این گزینه، کلیه اسناد سال مالی جاری انتخاب می‌شوند.
- محدوده‌ای از اسناد : با انتخاب این گزینه، در پایین صفحه عبارت " محدوده اسناد " به همراه دو کادر جهت وارد نمودن شماره سندهای ابتدا و انتهای محدوده گزارش ظاهر می‌شود. شماره سندهای ابتدا و انتها را می‌توان با فشردن تکمه
نیز انتخاب نمود.
- محدوده‌ای از اسناد : با انتخاب این گزینه، در پایین صفحه عبارت " محدوده اسناد " به همراه دو کادر جهت وارد نمودن شماره سندهای ابتدا و انتهای محدوده گزارش ظاهر می‌شود. شماره سندهای ابتدا و انتها را می‌توان با فشردن تکمه
- اسناد یک ماه خاص : با انتخاب این گزینه، فیلد انتخاب ماه به پنجره اضافه می‌شود و می‌توان ماه موردنظر را جهت اخذ گزارش انتخاب نمود.
- اسناد تا انتهای یک ماه خاص : با انتخاب این گزینه، فیلد انتخاب ماه به پنجره اضافه می‌شود و گزارش شامل اسناد از ابتدای سال مالی جاری تا انتهای ماه انتخاب شده خواهد بود.
- عملیات در یک محدوده تاریخ : با انتخاب این گزینه، دو کادر جهت وارد نمودن تاریخ ابتدا و انتهای گزارش به پنجره اضافه می‌شود.
- با انتخاب گزینه " اسناد تمام سال‌های مالی "، فیلدهای تاریخ ابتدا و انتهای محدوده گزارش فعال می‌شوند و امکان انتخاب محدوده زمانی گزارش برای چند سال مالی فراهم می‌گردد.
- از قسمت " گزارش حاوی اسناد "، به منظور انتخاب " بخش " اسناد دخیل در گزارش می‌توان استفاده نمود. بخش اسناد به یکی از حالت‌های زیر قابل انتخاب خواهد بود :
- تمام بخش‌ها : گزارش شامل اسناد تمام بخش‌ها خواهد بود.
- یک بخش خاص : گزارش تنها شامل اسناد یک بخش خاص خواهد بود؛ در صورت انتخاب این گزینه، از کادر مقابل " یک بخش خاص "، یکی از بخش‌های تعریف شده در سیستم را انتخاب نمایید.
- پردازش ویژه اسناد افتتاحیه انجام شود : برای استفاده از این گزینه لازم است اسناد تمام سال‌های مالی انتخاب شده باشد. با انتخاب این گزینه گزارش مربوطه افتتاحیه اولین سال مالی و اختتامیه آخرین سال مالی را در بر می‌گیرد.
در قسمت مربوط به نرم‌افزار دریافت و پرداخت، نوع و وضعیت اسناد دریافت و پرداخت را تعیین نمایید :
- از قسمت " نوع سند " می‌توان ترکیبی از انواع زیر را انتخاب نمود :
- عادی
- افتتاحیه
- اختتامیه
- سود و زیان
- از قسمت " وضعیت اسناد "، می‌توان ترکیبی از حالت‌های زیر را انتخاب نمود :
- پیش نویس
- عملیاتی
- تایید شده
در قسمت " ترتیب "، می‌توان ترتیب گزارش را بر اساس فیلدهای اطلاعات مدارک تعیین نمود.
با تصویب پنجره فوق، پنجره " بررسی درستی عملیات مدارک دریافت و پرداخت " باز خواهد شد.
از آن جا که در زمان بررسی درستی عملیات مدارک، وضعیت مانده مدارک در ترکیبی از حساب و تفصیلی(ها) مورد توجه قرار می‌گیرد، محدوده‌ی انتخاب شده برای بررسی عملیات، شامل محدوده‌ی تاریخ، بخش و نحوه‌ی "پردازش ویژه اسناد افتتاحیه" و تفصیلی‌های مورد توجه در زمان بررسی درستی، در نتیجه‌ی بررسی تاثیر مستقیم خواهند داشت. به همین جهت، انتخاب نا مناسب پارامترهای پیش گفته، ممکن است نتیجه گزارش را مخدوش نماید.
- دارای مانده در بیش از یک حساب یا تفصیلی
یکی از موارد دریافت خطای فوق، هنگامی است که ثبت دریافت یک مدرک را دو مرتبه از دو شخص مختلف تنظیم نموده باشید.
با دابل کلیک روی سطر مربوطه، ریز عملیات یک مدرک دریافت و پرداخت نمایش داده خواهد شد.
با توجه به بررسی سطرها به علت اینکه مدرک دریافتنی با دو تفصیلی متفاوت ثبت شده این خطا دریافت گریده است.
امکان " بررسی درستی عملیات مدارک "، صرفا جهت اعلام خطاهای مرتبط با مدارک( که توسط سیستم قابل تشخیص است) تعبیه شده است؛ لذا اصلاح خطاهای اعلام شده به عهده کاربر خواهد بود.
- دارای مانده برای مدرک از نوع دریافت نقدی یا پرداخت نقدی
یکی از موارد دریافت خطای فوق، هنگامی است که مدرک پرداختنی واگذار شده را پس گرفته، به پرداخت نقدی اصلاح کرده و مجدد وارد سیستم نموده و حال ثبت باز پس گیری مدرک پرداختنی را حذف کرده باشید.
با دابل کلیک روی سطر مربوطه، ریز عملیات یک مدرک دریافت و پرداخت نمایش داده خواهد شد.
با توجه به بررسی سطرها به علت اینکه سند بازپس گیری مدرک حذف شده، مدرک به عنوان سررسیدی دارای مانده است که باعث دریافت این خطا گردیده است.
امکان " بررسی درستی عملیات مدارک "، صرفا جهت اعلام خطاهای مرتبط با مدارک( که توسط سیستم قابل تشخیص است) تعبیه شده است؛ لذا اصلاح خطاهای اعلام شده به عهده کاربر خواهد بود.
- نوع مانده (بدهکار یا بستانکار) غیر منطبق با ماهیت مدرک
یکی از موارد دریافت خطای فوق، هنگامی است که مدرک دریافتنی دارای مانده بستانکار و یا مدرک پرداختنی دارای مانده بدهکار باشد.
با دابل کلیک روی سطر مربوطه، ریز عملیات یک مدرک دریافت و پرداخت نمایش داده خواهد شد.
با توجه به بررسی سطر مربوطه به علت اینکه ثبت دریافت چک برعکس تنظیم شده و حساب اسناد دریافتنی دارای مانده بستانکار گشته باعث دریافت این خطا گردیده است.
امکان " بررسی درستی عملیات مدارک "، صرفا جهت اعلام خطاهای مرتبط با مدارک( که توسط سیستم قابل تشخیص است) تعبیه شده است؛ لذا اصلاح خطاهای اعلام شده به عهده کاربر خواهد بود.
- دارای مانده متفاوت با مبلغ مدرک
یکی از موارد دریافت خطای فوق، هنگامی است که بدون اصلاح مدرک، سطر سند مربوط به مدرک را اصلاح نموده باشید.
با دابل کلیک روی سطر مربوطه، ریز عملیات یک مدرک دریافت و پرداخت نمایش داده خواهد شد.
با توجه به بررسی سطرهای مربوطه به علت اینکه مبلغ مدرک دویست میلیون ثبت گردیده و سند با مبلغ صدوپنجاه میلیون تنظیم گردیده باعث دریافت این خطا گشته است.
امکان " بررسی درستی عملیات مدارک "، صرفا جهت اعلام خطاهای مرتبط با مدارک( که توسط سیستم قابل تشخیص است) تعبیه شده است؛ لذا اصلاح خطاهای اعلام شده به عهده کاربر خواهد بود.
- دارای مانده در حساب یا تفصیلی همراه با رخداد نقدی
یکی از موارد دریافت خطای فوق، هنگامی است که در ثبت اعلام وصول مدرک پرداختنی، ارتباط مدرک با هر دو سطر سند را نقدی انتخاب کرده باشید.
با دابل کلیک روی سطر مربوطه، ریز عملیات یک مدرک دریافت و پرداخت نمایش داده خواهد شد.
با توجه به سطرهای مربوطه به علت اینکه حساب اسناد پرداختنی یک بار سررسیدی و بار دیگر نقدی ثبت شده است باعث دریافت این خطا گردیده است.
امکان " بررسی درستی عملیات مدارک "، صرفا جهت اعلام خطاهای مرتبط با مدارک( که توسط سیستم قابل تشخیص است) تعبیه شده است؛ لذا اصلاح خطاهای اعلام شده به عهده کاربر خواهد بود.
تکمه‌های موجود در نوار ابزار پنجره " بررسی درستی عملیات مدارک دریافت و پرداخت "، به شرح زیر می‌باشند:
: جهت پرش به آخرین سطر فهرست مورد استفاده قرار می‌گیرد.
: جهت پرش به سطر بعدی فهرست مورد استفاده قرار می‌گیرد.این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + Down " از صفحه کلید می‌باشد.
: جهت پرش به سطر قبلی فهرست مورد استفاده قرار می‌گیرد.این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + Up " از صفحه کلید می‌باشد.
: جهت پرش به اولین سطر فهرست مورد استفاده قرار می‌گیرد.
: با باز کردن مثلث کنار این تکمه، سه امکان زیر نمایش داده می‌شود :
- : جهت پرش به سطر دلخواه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + G " از صفحه کلید می‌باشد.
: جهت جستجو و پرش به نتیجه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + F " از صفحه کلید می‌باشد.
: جهت تکرار آخرین جستجو مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلید " F3 " از صفحه کلید می‌باشد.
: جهت مشاهده گردش مدرک تحت مکان نما مورد استفاده قرار می‌گیرد.
: به منظور بازخوانی اطلاعات و ثبت تغییرات انجام شده در بررسی درستی عملیات مدارک دریافت و پرداخت مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلید " F3 " از صفحه کلید می‌باشد.
: جهت چاپ فهرست بررسی درستی عملیات مدارک مورد استفاده قرار می‌گیرد.
: جهت نمایش فهرست بررسی درستی عملیات مدارک دریافت و پرداخت در نرم‌افزار " Excel " بکار می‌رود .
: جهت تغییر شرایط گزارش مورد استفاده قرار می‌گیرد. با فشردن این تکمه، محاوره ابتدایی گزارش باز می‌شود و می‌توان تنظیمات اخذ گزارش را تغییر داد.
category : بازگشت