راهنمای استفاده از سرویس ابری نوسا
سرویس ابری نوسا
یکی از مهمترین دستاوردهای تغییرات ساختاری سال‌های اخیر در حوزه‌ی تکنولوژی، دسترسی سریع و پایدار به شبکه‌های کامپیوتری گسترده و راه دور است. مسیری که هر روز بیش از گذشته در آن گام می‌نهیم و از مزایای آن بهره مند می‌شویم. دسترسی به چنین امکانی از یک سو، و مشکلات مربوط به تهیه، برپاسازی، نظارت و نگهداری زیر ساخت‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری در شرکت‌ها از سوی دیگر، موجب استقبال روز افزون استفاده کنندگان از سرویس‌های ابری شده است.
بدین صورت، تنها با اتصال به یک شبکه‌ی پرسرعت، ایمن و پایدار، عملا در هر مکان و هر زمان، به سرویس مورد نظر و داده‌های مربوط به آن، دسترسی خواهیم داشت.
در چنین شرایطی، دسترسی به نرم‌افزاری که به صورت بالقوه قابلیت ارائه سرویس ابری را داشته باشد، یک مزیت ویژه محسوب می‌شود.
سیستم مالی یکپارچه نوسا، نرم‌افزاری تحت شبکه است که به صورت چند لایه طراحی شده و به همین جهت، امکان در اختیار داشتن چیدمان‌های گوناگونی از آن در ساختارهای متنوع، وجود دارد. ویژگی خاصی که این سیستم را متمایز می‌کند، یکتا بودن نسخه اجرایی برنامه در شیوه‌های گوناگون استفاده است. به همین جهت هر مشتری، در هر زمان و بر اساس تغییر شرایط، می‌تواند شیوه‌ی استفاده خود را از روش محلی به ابری و بالعکس تغییر دهد و صرفا با تغییر سرور و محل قرارگیری داده‌ها، همچنان به همان نرم‌افزارها دسترسی داشته باشد.
شیوه‌ی پیاده‌سازی
در این روش، مشتری با اتصال به سرورهای نوسا، به پایگاه(های) مخصوص خود دسترسی پیدا می‌کند. در این شیوه، هیچ گونه اطلاعاتی بروی رایانه‌های مشتری ذخیره نمی‌گردد و کلیه اطلاعات از طریق خطوط مخابراتی به سرورهای نوسا منتقل و در آن جا ذخیره می‌شود. هر کاربر بر اساس دسترسی تعیین شده، قابلیت استفاده از نرم‌افزار را در اختیار دارد.
در این شیوه‌ی استفاده، وظیفه‌ی تهیه سخت‌افزار مناسب، برپاسازی ساختار مورد نیاز، تامین امنیت و پایداری سرورها، تهیه پشتیبان‌های دوره‌ای و مقطعی از اطلاعات و بروز‌رسانی نسخه‌ی نرم‌افزار مورد استفاده، به عهده شرکت نوسا بوده، و به همین جهت موجب کاهش شدید هزینه‌های تامین و نگهداری زیر ساخت‌های مربوطه از جانب مشتری می‌گردد.
مزایا
در این بخش، با برخی از مهمترین مزایای استفاده از سرویس ابری سیستم مالی یکپارچه نوسا، آشنا خواهید شد:
- کاهش هزینه‌های راه اندازی، مدیریت، نظارت و پشتیبانی زیرساخت‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری
- کاهش هزینه‌های خریداری حق امتیاز نرم‌افزارها
- دسترسی بالا به سرویس در هر زمان و هر مکان
- حفظ امنیت داده‌ها
- استفاده از آخرین نسخه نرم‌افزارهای ارائه شده
- امکان تبدیل شیوه‌ی استفاده از روش ابری، به روش محلی بدون ریزش اطلاعات
- تمرکز کلیه‌ی اطلاعات بروی یک سرور و دسترسی به لحظه به کلیه اطلاعات
ذکر این نکته ضروری است که علیرغم وجود مزایای متعدد، چرایی استفاده از نرم‌افزارها در ساختار ابری، برای شرکت‌ها و سازمان‌های گوناگون، متفاوت خواهد بود.
- شرکت و موسسات در ابعاد ملی و دارای شعب متعدد، به منظور متمرکز‌سازی داده‌ها و دسترسی به‌لحظه به کلیه اطلاعات و افزایش امنیت اطلاعات، به سمت سرویس ابری تمایل خواهند داشت.
- شرکت‌ها و موسسات نوپا و یا در ابعاد کوچک، به دلیل مدیریت هزینه‌های تهیه نرم‌افزار و سخت‌افزار و در عین حال امکان ارتقای سیستم‌های مورد استفاده در آینده می‌توانند از سیستم‌ها به صورت ابری استفاده نمایند.
- برای شرکت‌ها و موسسات در ابعاد متوسط نیز، استفاده حداکثری از زیر سیستم‌های مورد نیازشان با هزینه‌ی پایین تر و استفاده از آخرین نسخه نرم‌افزار می‌تواند دلایل گرایش به این سیستم باشد.
ویژگی‌های خاص
- تعریف پایگاه داده اختصاصی برای هر واحد یا شعبه
- تعریف بخش یا شعبه داخل هر پایگاه اطلاعاتی به منظور تفکیک اطلاعات هر پایگاه
- سیستم احراز هویت متمرکز، با قابلیت تعریف گروه‌های کاربری به منظور تخصیص دسترسی‌ها
- تعیین بخش‌ها، شعبه‌ها، انبارها و مراکز مجاز مرتبط با هر کاربر
- تعیین فرم‌های نمایشی و چاپی و تنظیم پیش فرض‌های اختصاصی برای هر کاربر
- پشتیبانی از پروتکل HTTPS به منظور اتصال امن به سرور از طریق اینترنت
اتصال به سرورهای نوسا
نرم‌افزار حسابداری نوسا
نرم افزار حسابداری به عنوان هسته‌ی مرکزی سيستم مالی يکپارچه نوسا، در برگيرنده طيف وسيعی از امکانات و ابزارها است.
تعريف درخت حسابها و تفصيلی‌ها به منظور شکل‌دهی ساختار کدينگ مورد استفاده در هر شرکت و سازمان، صدور سند حسابداری و حجم وسيعی از عمليات تکميلی مرتبط با آن و اخذ گزارشات متنوع استاندارد، تحليلی و تفکيکی، بخش مهمی از اين امکانات و ابزارها را تشکيل می‌دهد.
در کنار اين‌ها، مسائل مربوط به تصفيه و مغايرت‌گيری بانکی، تعريف و طراحی فرم‌های ورود اطلاعات و گزارش‌های نمايشی و چاپی، انواع روش‌های فراخوانی و صدور اطلاعات و ... نيز موجب گستردگی بيش از پيش دايره‌ی امکانات و ابزارهای موجود می‌شود.
تعریف کدینگ حسابها
در زمان تعریف کدینگ حسابداری برای یک شرکت یا سازمان، معمولا چند سطح برای طبقه بندی حسابها در نظر گرفته می‌شود که می‌تواند به شرح زیر باشد :
- طبقه حساب
- گروه حساب
- حساب کل
- حساب معین
نمونه‌ای از طبقه‌بندی حسابها در شکل زیر نمایش داده شده است :
به منظور تعریف حسابها، از درخت حسابها استفاده می‌شود.
جهت شروع به کار با نرم افزار حسابداری نوسا،لازم است تا ابتدا کدینگ حسابداری منطبق با فعالیت شرکت یا سازمان خود را با استفاده از درخت حسابها تعریف نمایید.
همچنین جهت دریافت کدینگ نمونه حسابها، می‌توانید از لینک زیر استفاده نمایید:
دریافت کدینگ نمونه حسابها
تعریف کدینگ تفصیلی‌ها
از تفصیلی‌ها به منظور تفکیک حساب‌های معین استفاده می‌شود. به این نوع از تفصیلی‌ها، تفصیلی‌های شناور گفته می‌شود؛ چرا که به صورت مستقل از حساب‌های معین تعریف می‌شوند و می‌توانند با حساب‌های معین مختلفی در ارتباط باشند.
شکل زیر، جایگاه تفصیلی‌ها را در کدینگ حسابداری نمایش می‌دهد :
به منظور تعریف تفصیلی‌ها، از درخت تفصیلی‌ها استفاده می‌شود.
تفصیلی‌های مورد نیاز شرکت یا سازمان خود را با استفاده از درخت تفصیلی‌ها تعریف نمایید.
همچنین جهت دریافت کدینگ نمونه تفصیلی‌ها، می‌توانید از لینک زیر استفاده نمایید:
دریافت کدینگ نمونه تفصیلی‌ها
ارتباط حساب با تفصیلی‌ها
پس از تعریف حسابها و تفصیلی‌ها، لازم است حساب‌های مرتبط با تفصیلی را تشخیص داده و اقدام به برقراری این ارتباط از طریق درخت حسابها نمایید.
ارتباط حساب با تفصیلی‌ها، در زمان تنظیم سند حسابداری جدید مورد استفاده قرار می‌گیرد.
تنظیم سند حسابداری جدید
پس از تعریف حسابها و تفصیلی‌ها و برقراری ارتباط بین آن‌ها، نوبت به تنظیم سند حسابداری می‌رسد.
رویدادهای مالی شرکت یا سازمان، در قالب اسناد حسابداری در سیستم ثبت می‌گردند.
جهت دریافت اسناد حسابداری نمونه، می‌توانید از لینک زیر استفاده نمایید:
دریافت اسناد حسابداری نمونه
ملاحظه فهرست اسناد
پس از تنظیم سند حسابداری جدید، جهت ملاحظه سند می‌توان از فهرست اسناد استفاده نمود.
از فهرست اسناد جهت تایید و نهایی کردن اسناد، ملاحظه فهرست اسناد در فایل Excel، چاپ فهرست اسناد و ... می‌توان استفاده نمود.
اصلاح و حذف اسناد
در صورتیکه اسناد پس از ثبت، نیاز به اصلاح داشته باشند، می‌توان از امکان اصلاح اسناد استفاده نمود.
جهت حذف اسناد ثبت شده، می‌توان از امکان حذف اسناد استفاده نمود.
گزارش‌های حساب
پس از ثبت اسناد حسابداری، می‌توان اقدام به تهیه گزارش‌های متنوع از سیستم نمود. برخی از گزارشات مرتبط با حساب در نرم‌افزار حسابداری نوسا به شرح زیر می‌باشند :
- دفتر یک حساب
- ریز عملیات یک حساب
- ریز عملیات یک مجموعه حساب
- خلاصه عملیات یک حساب
- خلاصه عملیات یک مجموعه حساب
- تراز و سایر گزارش‌های 4 ستونی حسابها
- تراز و سایر گزارش‌های 8 ستونی حسابها
گزارش‌های تفصیلی
برخی از گزارشات مرتبط با تفصیلی در نرم‌افزار حسابداری نوسا به شرح زیر می‌باشند :
- دفتر یک تفصیلی
- ریز عملیات یک تفصیلی
- ریز عملیات یک مجموعه تفصیلی
- خلاصه عملیات یک تفصیلی
- خلاصه عملیات یک مجموعه تفصیلی
- تراز و سایر گزارش‌های 4 ستونی تفصیلی‌ها
- تراز و سایر گزارش‌های 8 ستونی تفصیلی‌ها
گزارش‌های تحلیلی
برخی از گزارشات تحلیلی مرتبط با حساب و تفصیلی در نرم‌افزار حسابداری نوسا به شرح زیر می‌باشند :
- تراز آزمایشی جامع
- تفکیک عملیات حساب به یک شماره تفصیلی
- تفکیک عملیات تفصیلی به یک شماره تفصیلی
- تفکیک عملیات تفصیلی به حسابها
- تفکیک عملیات حساب به طبقات تفصیلی
- تفکیک عملیات تفصیلی به طبقات تفصیلی