مفهوم نگهداری سند و تفاوت آن با رزرو
هنگامی که عضوی، سندی را جستجو می‌کند. می‌تواند از طریق نرم‌افزار و با استفاده از گزینه درخواست سند، درخواست خود را مبنی بر امانت آن سند اعلام می‌کند.
سپس پنجرهای باز می‌شود که در آن اطلاعات مربوط به وضعیت موجودی سند قابل ملاحظه است. اگر وضعیت سند موجود باشد، پس از درخواست سند، تا زمانی که عضو به میز امانت مراجعه کند، برایش محفوظ خواهد ماند. به این وضعیت در نگهداری عضو گفته می شود. لازم به ذکراست، این مدت زمان نگهداری، توسط کتابدار از قبل در سیستم تعیین شده است. حال پس از مشاهده وضعیت موجودی سند، می‌بایست بر روی" درخواست سند از سیستم امانت" کلیک گردد.
پنجرهای به شکل زیر نمایش داده می‌شود، که می‌بایست بر روی گزینه نگهداری سند کلیک شود.
در نهایت پیغام تاییدی به شکل زیر نمایان می‌گردد. با کلیک بر روی تصویب مرحله درخواست سند به پایان می‌رسد.
حال درنظر بگیرید، عضو دیگری همان سند را جستجو می‌کند و می‌خواهد درخواست امانت ارسال کند. همانطور که ملاحظه می‌نمائید وضعیت سند در نگهداری عضو می‌باشد. یعنی فرد دیگری قبلا این سند را درخواست داده است و قرار است برای دریافت سند به کتابخانه مراجعه کند.
حال این عضو دوم می‌بایست بر روی گزینه درخواست سند از سیستم امانات کلیک کند. تا به عنوان نفر دوم کتاب را درخواست نماید. پنجرهای به شکل زیر نمایش داده می‌شود.
سپس بر روی گزینه رزرو سند کلیک نماید. همانطور که در شکل مشخص شده، سند برای نفر اول در حال نگهداری است و برای نفر دوم، رزرو می‌باشد.
حال هرگاه نفراول به کتابخانه مراجعه کند و کتاب را به امانت ببرد ،وضعیت این سند برای وی به حالت امانت نمایش داده خواهد شد.
در واقع نگهداری سند، همان رزرو است با این تفاوت که سند برای مدت معینی، برای امانت دادن به یک عضو خاص در کتابخانه نگهداری می شود. مسلماً سندی که در وضعیت نگهداری می باشد، نباید در طول مدت نگهداری به عضو دیگری امانت داده شود.
به عبارت دیگر، هر سند دارای یک لیست رزرو می‌باشد، هرگاه سند توسط عضوی رزرو شود، اطلاعات آن عضو در این لیست نوشته می شود. اگر وضعیت سند موجود باشد بلافاصله به حالت نگهداری می رود. اما اگر موجود نباشد همچنان در حالت رزرو می ماند تا آن سند به کتابخانه بازگشت داده شود. بعد از ثبت بازگشت، بلافاصله اولین رزرو، تبدیل به نگهداری می‌گردد. اگر اعضای دیگر نیز همین سند را رزرو کنند اطلاعاتشان براساس زمان رزرو، در لیست رزرو سند نوشته می شود.
پس در لیست رزرو همیشه اولین رزرو است که می تواند به حالت نگهداری تبدیل شود هرگاه نگهداری به امانت منتهی شود و یا منقضی گردد(تاریخ انقضای نگهداری)از لیست رزرو حذف شده و رزرو بعدی به ابتدای لیست منتقل خواهد شد. این روند تا آخرین رزرو در لیست رزرو سند ادامه خواهد داشت.