مفهوم مخازن باز و بسته
کتابخانه با مخازن باز
کتابخانه با مخزن باز، کتابخانهای است که مراجعهکننده بدون هیچ گونه محدویتی وارد مخزن میشود و در بین قفسه‌ها بدنبال سند مورد نظر می گردد. مراجعهکننده پس از یافتن و بررسی سند، بعد از کنترل و ثبت مشخصات توسط مسئول میز امانت، مجاز خواهد بود تا آن را از مخزن خارج کرده و به امانت ببرد. در مخزن باز، بدلیل دسترسی مستقیم مراجعه‌کنندگان به اسناد، آمار تعداد سندهای مفقودی بیشتر از مخزن بسته می باشد.
کتابخانه با مخازن بسته
این نوع از کتابخانه در مقابل کتابخانه با مخزن باز قرار دارد و مراجعهکننده اجازه ورود به مخزن و دسترسی مستقیم به اسناد را ندارد. یکی دیگر از دلایل انتخاب مخزن بسته، کمبود جا و استفاده بهینه از فضای مخزن می باشد.
فرایند مکانیزه گردش امانات نوسا در مخازن بسته
در گذشته‌ای نه چندان دور، در مخازن بسته، مراجعه کننده پس از جستجو در نرم‌افزار و یافتن سند مورد نظر، یا مشخصات آنرا بصورت دستی یادداشت کرده و یا از طریق نرم‌افزار، فیش پرینت کوچکی تهیه می‌نمود و آن را به مسئول میز امانت تحویل می داد. مسئول میز امانت با کمک مشخصات داده شده، سند را از مخزن خارج کرده و پس از کنترل و ثبت مشخصات به مراجعه کننده تحویل می داد.
با توجه به مطالب فوق کاملا مشخص است که مفهوم مطالعه در محل فقط برای مخازن بسته معنا دارد، و برای مخازن باز قابل اجرا نمی باشد. دلیل این امر انجام عمل مطالعه در محل قبل و یا بعد از ثبت در سیستم است.
در سیستم گردش امانات نوسا برای مخازن بسته، نه تنها تهیه فیش پرینت وجود دارد، بلکه روش جدیدی نیز ارایه شده که یادداشت مشخصات سند و یا تهیه فیش پرینت را حذف کرده است. به عبارت دیگر تمامی مراحل جستجو، درخواست سند، ثبت امانت، درخواست از مخزن تا تحویل سند به عضو، همگی بصورت کاملا مکانیزه انجام می گردد.
- نحوه درخواست سند:
در ابتدا عضو سند مورد نظر خود را در نرم‌افزار جستجو می نماید.
سپس با انتخاب گزینه درخواست سند سند مورد نظر را درخواست می دهد.
چنانچه وضعیت سند موجود و همچنین روال درخواست سند از کتابخانه به صورت چاپ برگه درخواست سند باشد، گزینه چاپ برگه درخواست سند را انتخاب می نماید و به میز امانت مراجعه می نماید، در غیر اینصورت با انتخاب گزینه درخواست سند از سیستم امانت کتاب را رزرو می نماید.
برای رزرو، پس از انتخاب گزینه درخواست سند از سیستم امانت، با وارد کردن شماره عضویت و کلمه عبور سند را رزرو می نماید.
پس از مراجعه عضو به میز امانت، کتابدار مسئول میز در نرم‌افزار امانات، از طریق کارت رزرو عضو، پس از کنترل، تایید و ارسال درخواست سند از مخزن، سند مربوطه را به عضو امانت می دهد.
در مخزن بسته، مسئول میز مخزن درخواست سند را ملاحظه نموده و پس از یافتن سند در قفسه‌ها آنرا برای میز امانت مربوطه ارسال می نماید، تا نهایتا تحویل عضو گردد.
