درخت حسابها: تفاوت بین نسخه‌ها
| سطر ۱۴: | سطر ۱۴: | ||
| − | [[file:Acc- | + | [[file:Acc-1-1-1.png |350px |thumb |center|تدوین یک حساب]] |
| سطر ۲۰: | سطر ۲۰: | ||
| − | + | [[file:Acc-1-1-10.png |1000px |thumb |center|درخت حسابها]] | |
| سطر ۳۲: | سطر ۳۲: | ||
| − | + | [[file:Acc-1-1-1.png |350px |thumb |center|تدوین یک حساب]] | |
| سطر ۳۸: | سطر ۳۸: | ||
| − | + | [[file:Acc-1-1-10.png |1000px |thumb |center|درخت حسابها]] | |
| − | جهت تعریف یک حساب '''" سرگروه "''' جدید، تکمه [[file:gnl 000.png|25px]] از نوار ابزار | + | در صورتی که برای اولین بار می‌خواهید حساب جدید تریف نمایید، هر دو بخش''' [[#10120|ساختار فهرستی]] ''' و '''" [[#10102| ساختار درختی]] "'''، خالی می‌باشد. |
| + | جهت تعریف یک حساب '''" سرگروه "''' جدید، تکمه [[file:gnl 000.png|25px]] از نوار ابزار ساختار فهرستی و یا کلید '''" Insert "''' صفحه کلید را فشار دهید. | ||
| − | |||
| − | |||
توجه نمایید که حساب در سطحی که ساختار فهرستی قرار دارد ایجاد میشود. | توجه نمایید که حساب در سطحی که ساختار فهرستی قرار دارد ایجاد میشود. | ||
| − | + | پنجره '''"[[#10140| تدوین یک حساب ]]"''' به شکل زیر باز خواهد شد: | |
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-11.png |450px |thumb |center|درخت حسابها]] |
| سطر ۵۷: | سطر ۵۶: | ||
| − | وارد نمودن فیلد | + | وارد نمودن فیلد '''" [[#10143|شماره حساب(در گروه)]] "''' و '''" [[#10144|نام حساب ]] "''' جهت تدوین یک حساب جدید الزامی می‌باشد. |
در صورت لزوم جهت اخذ گذارش های دو زبانه می‌توانید نام لاتین برای حساب مزبور تعیین نمایید. | در صورت لزوم جهت اخذ گذارش های دو زبانه می‌توانید نام لاتین برای حساب مزبور تعیین نمایید. | ||
| سطر ۶۴: | سطر ۶۳: | ||
پس از پر کردن فیلد‌های مورد نظر، با فشردن تکمه تصویب، حساب جدید به درخت حسابها اضافه خواهد شد. | پس از پر کردن فیلد‌های مورد نظر، با فشردن تکمه تصویب، حساب جدید به درخت حسابها اضافه خواهد شد. | ||
| + | [[file:Acc-1-1-12.png |450px |thumb |center|درخت حسابها]] | ||
| − | |||
| + | به همین ترتیب می‌توانید سایر حسابهای که می‌خواهید در سطح اول تعریف نمایید را ایجاد کنید.حال برای تعریف حسابهای زیرگروه، ابتدا حسب مورد نظر را انتخاب کرده و با استفاده از آیکون [[file:gnl 060.png|25px]] موجود در نوار ابزار ساختار فهرستی، یا کلید '''" + "''' در صفحه‌کلید، زیر گروه آن را احظار نمایید. | ||
| + | |||
| + | حال با استفاده آیکون [[file:gnl 000.png|25px]] یا کلید '''" Insert "''' اقدام به ایجاد حساب جدید نمایید. | ||
| + | همچنین با استفاده از آیکون [[file:gnl 061.png|25px]] موجود در نوار ابزار ساختار فهرستی، یا کلید '''" - "''' در صفحه کلید، می‌توان به سطح قبلی حسابها بازگشت. | ||
| − | |||
همچنین برای مطالعه جزئیات بیشتر به '''" [[#10140|تدوین یک حساب]] "''' مراجعه نمایید. | همچنین برای مطالعه جزئیات بیشتر به '''" [[#10140|تدوین یک حساب]] "''' مراجعه نمایید. | ||
| سطر ۷۹: | سطر ۸۱: | ||
| − | [[file:Acc- | + | [[file:Acc-1-1-1.png |350px |thumb |center|منوی حساب]] |
| سطر ۸۵: | سطر ۸۷: | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-13.png |1000px |thumb |center|درخت حسابها ]] |
| سطر ۹۶: | سطر ۹۸: | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-14.png |450px |thumb |center|تدوین یک حساب ]] |
| سطر ۱۰۹: | سطر ۱۱۱: | ||
| − | + | [[file:Acc-1-1-10.png |350px |thumb |center|منوی حساب ]] | |
| − | [[file:Acc- | ||
| سطر ۱۲۲: | سطر ۱۲۳: | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-15.png |1000px |thumb |center|درخت حسابها]] |
| سطر ۱۳۸: | سطر ۱۳۹: | ||
== مشخصات یک حساب == | == مشخصات یک حساب == | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-11.png |450px |thumb |center|تدوین یک حساب ]] |
پنجره تدوین یک حساب از چهار قسمت زیر تشکیل شده است : | پنجره تدوین یک حساب از چهار قسمت زیر تشکیل شده است : | ||
* [[#10141|مشخصات اصلی]] | * [[#10141|مشخصات اصلی]] | ||
| − | * [[#10160|بخش‌ها | + | * [[#10160|واحدها - بخش‌ها]] |
| − | * [[#10170|کنترل | + | * [[#10170|کنترل]] |
| − | * [[#10180|کدهای ربط]] | + | * [[#10180|کد معادل و کدهای ربط]] |
| سطر ۱۵۲: | سطر ۱۵۳: | ||
===مشخصات اصلی=== | ===مشخصات اصلی=== | ||
---- | ---- | ||
| − | مشخصات اصلی شامل موارد زیر می‌باشد: | + | مشخصات اصلی شامل موارد زیر می‌باشد: |
| − | |||
* [[#10143|شماره حساب(در گروه)]] | * [[#10143|شماره حساب(در گروه)]] | ||
* [[#10144|نام حساب]] | * [[#10144|نام حساب]] | ||
| سطر ۱۵۹: | سطر ۱۵۹: | ||
* [[#10146|وضعیت زیرگروه]] | * [[#10146|وضعیت زیرگروه]] | ||
* [[#10147|درج '/' درکد حسابهای زیرگروه]] | * [[#10147|درج '/' درکد حسابهای زیرگروه]] | ||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| سطر ۲۲۲: | سطر ۲۰۱: | ||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
<div id="10160"> </div> | <div id="10160"> </div> | ||
| − | ===بخش‌ها | + | ===واحدها - بخش‌ها=== |
---- | ---- | ||
این پنجره جهت تخصیص بخش، واحد و عملیات ارزی مورد استفاده قرار میگیرد. | این پنجره جهت تخصیص بخش، واحد و عملیات ارزی مورد استفاده قرار میگیرد. | ||
| سطر ۲۳۸: | سطر ۲۱۱: | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-16.png |450px |thumb |center|تدوین یک حساب ]] |
| سطر ۲۵۶: | سطر ۲۲۹: | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-17.png |450px |thumb |center|واحدها - بخش‌ها]] |
| سطر ۲۸۴: | سطر ۲۵۷: | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-18.png |450px |thumb |center|واحدها - بخش‌ها]] |
| سطر ۳۰۱: | سطر ۲۷۴: | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-19.png |450px |thumb |center|واحدها - بخش‌ها]] |
<div id="10170"> </div> | <div id="10170"> </div> | ||
| − | ===کنترل | + | ===کنترل=== |
---- | ---- | ||
| سطر ۳۱۲: | سطر ۲۸۵: | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-20.png |450px |thumb |center|کنترل]] |
| سطر ۳۳۲: | سطر ۳۰۵: | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-21.png |450px |thumb |center|کنترل]] |
| + | |||
| سطر ۳۵۴: | سطر ۳۲۸: | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-22.png |450px |thumb |center|کنترل]] |
| + | |||
| سطر ۳۷۰: | سطر ۳۴۵: | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-22.png |450px |thumb |center|کنترل]] |
| + | |||
| سطر ۳۸۷: | سطر ۳۶۳: | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-23.png |450px |thumb |center|کنترل]] |
| + | |||
| سطر ۳۹۳: | سطر ۳۷۰: | ||
<div id="10180"> </div> | <div id="10180"> </div> | ||
| − | === | + | ===کدمعادل وکدهای ربط=== |
---- | ---- | ||
از کدهای ربط جهت اخذ گزارش تراز آزمایشی جامع، به ویژه جهت سیستم متمرکز صدور اطلاعات به " Excel " استفاده میشود. | از کدهای ربط جهت اخذ گزارش تراز آزمایشی جامع، به ویژه جهت سیستم متمرکز صدور اطلاعات به " Excel " استفاده میشود. | ||
| سطر ۴۰۱: | سطر ۳۷۸: | ||
| − | [[file:Acc-1- | + | [[file:Acc-1-1-25.png |450px |thumb |center|کدمعادل وکدهای ربط]] |
| + | |||
نسخهٔ ۹ اکتبر ۲۰۱۸، ساعت ۱۱:۴۳
جهت مشاهده، مدیریت اعم از تعریف، اصلاح و یا حذف حسابها از پنجره " درخت حسابها " استفاده میشود.
به منظور دسترسی به این پنجره مطابق شکل زیر، از منوی " حساب " ، " درخت حسابها " را انتخاب نمایید.
همچنین برای دسترسی سریع تر می‌توان از آیکون 
در نوارابزار یا تکمه 
که در قسمت سمت راست صفحه اصلی نرم‌افزار قرار دارد استفاده نمود.
با انتخاب این گزینه مطابق شکل زیر وارد پنجره " درخت حسابها " خواهید شد:
پنجره فوق از دو بخش مجزا از نظر ساختاری با عنوان: ساختار " فهرستی " و " درختی " تشکیل شده که هرکدام دارای نوار ابزار مرتبط به خود می‌باشد.
تعریف یک حساب
جهت تعریف یک حساب جدید مطابق شکل زیر، ابتدا از منوی " حساب " ، " درخت حسابها " را انتخاب نمایید.
پنجره " درخت حسابها " به شکل زیر باز خواهد شد:
در صورتی که برای اولین بار می‌خواهید حساب جدید تریف نمایید، هر دو بخش ساختار فهرستی و " ساختار درختی "، خالی می‌باشد.
جهت تعریف یک حساب " سرگروه " جدید، تکمه 
از نوار ابزار ساختار فهرستی و یا کلید " Insert " صفحه کلید را فشار دهید.
توجه نمایید که حساب در سطحی که ساختار فهرستی قرار دارد ایجاد میشود.
پنجره " تدوین یک حساب " به شکل زیر باز خواهد شد:
در پنجره فوق " کد حساب سرگروه "(در صورت وجود) و " نام حساب سرگروه " به صورت پیش‌فرض توسط سیستم تشخیص داده خواهد شد.
وارد نمودن فیلد " شماره حساب(در گروه) " و " نام حساب " جهت تدوین یک حساب جدید الزامی می‌باشد.
در صورت لزوم جهت اخذ گذارش های دو زبانه می‌توانید نام لاتین برای حساب مزبور تعیین نمایید.
پس از پر کردن فیلد‌های مورد نظر، با فشردن تکمه تصویب، حساب جدید به درخت حسابها اضافه خواهد شد.
به همین ترتیب می‌توانید سایر حسابهای که می‌خواهید در سطح اول تعریف نمایید را ایجاد کنید.حال برای تعریف حسابهای زیرگروه، ابتدا حسب مورد نظر را انتخاب کرده و با استفاده از آیکون 
موجود در نوار ابزار ساختار فهرستی، یا کلید " + " در صفحه‌کلید، زیر گروه آن را احظار نمایید.
حال با استفاده آیکون یا کلید " Insert " اقدام به ایجاد حساب جدید نمایید.
همچنین با استفاده از آیکون 
موجود در نوار ابزار ساختار فهرستی، یا کلید " - " در صفحه کلید، می‌توان به سطح قبلی حسابها بازگشت.
همچنین برای مطالعه جزئیات بیشتر به " تدوین یک حساب " مراجعه نمایید.
اصلاح یک حساب
جهت اصلاح یک حساب مطابق شکل زیر، از منوی " حساب " ، " درخت حسابها " را انتخاب نمایید.
پنجره " درخت حسابها " به شکل زیر باز خواهد شد:
ابتدا حساب مورد نظر را در" ساختار درختی " انتخاب نمایید.
برای این منظور می‌توان از تکمه 
پرش به کد مورد نظر و یا 
جستجو در اسامی حسابها، استفاده نمود.
پس از انتخاب حساب به کمک تکمه 
انتقال مکان‌نمای درخت به حساب فعلی فهرست، حساب را به" ساختار فهرستی "منتقل نمایید.
در ساختار فهرستی، حساب مورد نظر را انتخاب نموده و با استفاده از کلید " Enter " وارد پنجره " تدوین یک حساب " شوید.
اصلاحات موردنظر را انجام داده و تکمه تصویب را فشار دهید.
حذف یک حساب
از منوی " حساب " ، " درخت حسابها " را انتخاب نمایید.
در پنجره " درخت حسابها " ابتدا حساب مورد نظر را در" ساختار درختی " انتخاب نمایید.
برای این منظور می‌توان از تکمه پرش به کد مورد نظر و یا جستجو در اسامی حسابها، استفاده نمود.
پس از انتخاب حساب به کمک تکمه انتقال مکان‌نمای درخت به حساب فعلی فهرست، حساب را به ساختار فهرستی منتقل نمایید.
جهت حذف حساب، تکمه 
یا " حذف حساب تحت مکان‌نما " و یا از کلید‌های ترکیبی " Ctrl + Del " صفحه کلید استفاده نمایید.
در صورتیکه حساب دارای زیرگروه باشد، نمی توان آن را از ساختار فهرستی حذف نمود.
در صورتیکه حساب در رخدادهای مالی ثبت شده باشد، نمی توان آن را از درخت حساب حذف نمود.
مشخصات یک حساب
پنجره تدوین یک حساب از چهار قسمت زیر تشکیل شده است :
مشخصات اصلی
مشخصات اصلی شامل موارد زیر می‌باشد:
شماره حساب(در گروه):
با توجه به تعداد ارقام سرگروه می‌توان شماره دلخواهی را به حساب تخصیص داد. به عنوان مثال، برای حساب سطح 1 که در قسمت " وضعیت زیرگروه " آن " زیرگروه 1 رقمی " انتخاب شده باشد، می‌توان 9 حساب زیرگروه از شماره 1 الی 9 تعریف نمود.
درج شماره تکراری در گروه امکان پذیر نمی باشد.
نام حساب :
جهت درج نام حساب مورد استفاده قرار می گیرد.
نام لاتین حساب :
به منظور اخذ گزارش های دو زبانه از سیستم، می‌توان برای حساب ها نام لاتین وارد نمود.
وضعیت زیرگروه :
جهت تعیین تعداد ارقام حساب های زیر گروه، مورد استفاده قرار می گیرد.
در صورتیکه حساب عملیاتی (سطح آخر) است، وضعیت زیر گروه را فاقد زیر گروه تعیین نمایید.
درج ‘ / ‘ در کد حساب های زیر گروه :
جهت جدا نمودن حساب از زیرگروه هایش با علامت "/"، مورد استفاده قرار می گیرد.
واحدها - بخش‌ها
این پنجره جهت تخصیص بخش، واحد و عملیات ارزی مورد استفاده قرار میگیرد.
پنجره فوق از بخش های زیر تشکیل شده که در ادامه به بررسی آنها خواهیم پرداخت.
اختصاص بخش به حساب:
جهت تخصیص بخش یا شعبه به حساب مورد نظر، امکان مزبور مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
برای این منظور در پنجره تدوین یک حساب از قسمت " بخش‌ها - واحدها "، تیک غیر وابسته به یک بخش خاص را برداشته و در قسمت نام بخش، بخش مورد نظر را انتخاب نمایید.
در صورتیکه حساب غیر وابسته به یک بخش خاص باشد، در تمام بخش های موجود در سیستم، امکان ملاحظه،ویرایش و ثبت آن وجود خواهد داشت.
درصورتیکه حساب وابسته به یک بخش تعریف شود، می‌توان ترتیبی داد تا امکان ملاحظه، ویرایش و ثبت رویداد های مالی حساب از سایر بخش‌ها یا شعبه‌ها گرفته شود.
پس از ثبت حساب در رخداد های مالی امکان تغییر بخش وجود نخواهد داشت.
پذیرش مقدار - تعداد :
در صورتی که نیاز به ثبت مقدار یا تعداد متناظر برای حساب در رخداد های مالی وجود داشته باشد، امکان مزبور مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
برای این منظور در پنجره تدوین یک حساب از قسمت " بخش‌ها - واحدها " ، قسمت " پذیرش مقدار - تعداد "، یکی از گزینه های زیر قابل انتخاب خواهد بود:
- عدم پذیرش مقدار - تعداد: امکان ثبت مقدار یا تعداد برای حساب مورد نظر وجود نخواهد داشت.
- مقدار - تعداد فقط با یک واحد: در صورت انتخاب گزینه مزبور، پذیرش مقدار - تعداد فقط با واحدی که مشخص شده است (یکی از واحد های تعریف شده در سیستم )، امکان پذیر خواهد بود.
- مقدار - تعداد با واحد دلخواه: در صورت انتخاب این گزینه، پذیرش مقدار - تعداد با واحد دلخواه(یکی از واحد های تعریف شده در سیستم)، در زمان ثبت رخداد مالی امکان انتخاب کلیه واحد های تعریف شده در سیستم وجود خواهد داشت. واحدی که در این قسمت انتخاب میشود، واحد پیش‌فرض در زمان تنظیم رخداد مالی خواهد بود.
پذیرش عملیات ارزی :
در صورت نیاز به ثبت عملیات ارزی برای یک حساب از این امکان استفاده میشود.
برای این منظور در پنجره تدوین یک حساب از قسمت " بخش‌ها - واحدها " ، قسمت " پذیرش عملیات ارزی "، یکی از گزینه های زیر قابل انتخاب خواهد بود:
- عدم پذیرش عملیات ارزی: امکان پذیرش عملیات ارزی برای حساب وجود نخواهد داشت.
- عملیات ارزی فقط با یک واحد پول: با انتخاب این گزینه می‌توان یکی از واحدهای پول(ارز) تعریف شده در سیستم را به حساب مورد نظر اختصاص داد.
- عملیات ارزی با واحد پول دلخواه: با انتخاب گزینه مزبور، در زمان ثبت رخداد مالی امکان پذیرش کلیه واحدهای پول(ارز) تعریف شده در سیستم وجود خواهد داشت.
کنترل
این پنجره جهت تعیین شرایط کنترلی روی میزان اعتبار، گردش و مانده، تاریخ سررسید و انسداد حساب در زمان تهیه گزارشات مورد استفاده قرار میگیرد.
پنجره فوق از بخش های زیر تشکیل شده که در ادامه به بررسی آنها خواهیم پرداخت.
کنترل میزان اعتبار :
یکی از کنترل هایی که در زمان گزارش‌گیری روی حساب ها می‌توان انجام داد، کنترل میزان اعتبار بدهکار یا بستانکار می‌باشد. میزان این اعتبار را در زمان تعریف یا اصلاح حساب می‌توان مشخص نمود.
برای این منظور در پنجره تدوین یک حساب از قسمت " کنترل‌ها "، میزان اعتبار بدهکار یا بستانکار را با مقادیر مورد نظر پر نمایید.
جهت اخذ گزارش از میزان اعتبار، می‌توان از گزارش دلخواه (آماری - تلفیقی) استفاده نمود.
کنترل گردش و مانده :
یکی از کنترل های که در زمان گزارش‌گیری روی حساب ها می‌توان انجام داد، کنترل گردش و مانده بدهکار یا بستانکار حساب ها می‌باشد. از امکان مزبور می‌توان در زمان تعریف یا اصلاح یک حساب استفاده نمود.
برای این منظور در پنجره تدوین یک حساب از قسمت " کنترل‌ها "، قسمت " کنترل عملیات " یکی از حالت های موجود را انتخاب نمایید:
- آزاد - بدون محدودیت گردش و مانده
- مانده باید بدهکار باشد
- مانده باید بستانکار باشد
- فقط گردش بدهکار قابل قبول است
- فقط گردش بستانکار قابل قبول است
جهت اخذ گزارش از کنترل عملیات، می‌توان از گزارش دلخواه (آماری - تلفیقی) استفاده نمود.
تعیین تاریخ سررسید :
در صورتی که برای یک حساب تاریخ سررسید تعیین شود، در زمان گزارش‌گیری در قسمت های شرایط و ترتیب می‌توان از آن استفاده نمود.
برای این منظور در پنجره تدوین یک حساب از قسمت " کنترل‌ها "، عبارت " حساب دارای تاریخ سررسید است " را تیک بزنید.
تعیین تارخ سررسید برای یک حساب، ارتباطی به تاریخ سررسید درج شده در سطر های سند ندارد و صرفا جهت اعمال شرایط در زمان اخذ گزارش مورد استفاده قرار میگیرد.
مسدود نمودن حساب :
زمانی که نیاز به جلوگیری از ثبت یک کد حساب در رخداد های مالی وجود داشته باشد، اما بدلیل حفظ سابقه در سیستم، امکان حذف حساب مورد نظر وجود نداشته باشد، از مکان مسدود نمودن حساب استفاده میشود.
به این ترتیب حساب در سیستم باقی مانده و می‌تواند در گزارشات حضور داشته باشد و فقط امکان ثبت در رخدادهای مالی را نخواهد داشت.
برای این منظور در پنجره تدوین یک حساب از قسمت " کنترل‌ها "،عبارت " حساب مسدود است " را تیک بزنید.
کدمعادل وکدهای ربط
از کدهای ربط جهت اخذ گزارش تراز آزمایشی جامع، به ویژه جهت سیستم متمرکز صدور اطلاعات به " Excel " استفاده میشود.
به منظور تعیین کدهای ربط، در پنجره تدوین یک حساب از قسمت " کدهای ربط "، می‌توان تا 4 کد ربط را به یک حساب اختصاص داد.
ساختار فهرستی
ساختار فهرستی در سمت راست درخت حساب ها به صورت جدول نمایش داده شده است. امکان تعریف، اصلاح و حذف حساب ها از طریق ساختار مزبور میسر می‌باشد.
نوار ابزار ساختار فهرستی
نوار ابزار ساختار فهرستی شامل آیکون هایی به شرح زیر می‌باشد:
- آیکون
یا آخرین سطر: مکان‌نما را به آخرین سطر موجود در ساختار فهرستی خواهد برد.
- آیکون
یا سطر بعدی: مکان‌نما را به سطر بعدی خواهد برد.
- آیکون
یا سطر قبلی: مکان‌نما به سطر قبلی باز خواهد گشت.
- آیکون
یا اولین سطر: مکان‌نما به اولین سطر موجود خواهد رفت.
- آیکون
یا پرش به سطر دلخواه: با انتخاب این گزینه پنجره ای با عنوان " پرش " باز خواهد شد و می‌توان با وارد کردن شماره سطر مورد نظر به سطر پرش کرد.
- آیکون
یا حذف حساب تحت مکان‌نما (Ctrl + Delete): با انتخاب این گزینه حساب تحت مکان‌نما حذف خواهد شد.
- آیکون
یا تعریف حساب جدید (Insert) : جهت تعریف حساب جدید در سطحی که ساختار فهرستی نشان می‌دهد مورد استفاده قرار میگیرد.
- آیکون
یا تدوین سطر ها در جدول : جهت سهولت و بالا بردن سرعت اصلاح سطرها از این آیکون استفاده میشود؛ به کمک آن می‌توان هر فیلد در هر سطر را بدون رفتن به پنجره تدوین آن وارد نمود.
- آیکون
یا اصلاح حساب تحت مکان‌نما با محاوره (Shift + Enter) : به منظور تدوین سطر تحت مکان‌نما از این گزینه استفاده میشود، با کلیک روی آیکون مزبور وارد پنجره " تدوین یک تقصیلی " تحت مکان‌نما خواهید شد.
- آیکون
یا یادداشت و شرح‌های استاندارد حساب تحت مکان‌نما (Ctrl + Alt + F8 ) : جهت درج یادداشت و شرح های استاندارد حساب تحت مکان‌نما در ساختار فهرستی مورد استفاده قرار میگیرد.
- آیکون
یا بازخوانی اطلاعات (F5) : به منظور بازخوانی اطلاعات و ثبت تغییرات انجام شده در درخت حساب ها در هر دو بخش ساختار فهرستی و ساختار درختی مورد استفاده قرار میگیرد.
- آیکون
یا انصراف از اعمال تغییرات : جهت انصراف از تغییرات انجام شده در زمان تدوین اطلاعات جدول مورد استفاده قرار میگیرد . نکته ای که باید مورد توجه قرار گیرد این است که امکان مزبور فقط در حین انجام تغییرات با استفاده از تدوین سطرهای جدول قابل استفاده می‌باشد.
- آیکون
یا چاپ (Ctrl + P) : جهت چاپ اطلاعات درخت حساب ها مورد استفاده قرارمی‌گیرد. با فشردن مثلث کنار این آیکون، گزینه های زیر قابل دسترس خواهد بود:
- چاپ درخت حسابها : جهت چاپ کلیه سطوح درخت حساب به‌کار می‌رود.
- چاپ فهرست حسابهای یک سطح خاص : به منظور چاپ یک سطح خاص از حساب ها با امکان انتخاب محدوده به‌کار می‌رود.
- چاپ فهرست تفصیل‌های عملیاتی (سطح آخر) : جهت چاپ حساب های عملیاتی با امکان انتخاب محدوده و ترتیب چاپ.
- چاپ فهرست دو سطحی حسابها : جهت چاپ حسابهای دو سطح متوالی و به صورت تفکیک شده بر اساس سطح بالاتر به‌کار می‌رود.
- چاپ فهرست سه سطحی حسابها : جهت چاپ حسابهای سه سطح متوالی و به صورت تفکیک شده بر اساس سطوح بالاتر به‌کار می‌رود.
- آیکون
یا نمایش اطلاعات در جدول Excel : جهت نمایش اطلاعات فعلی ساختار فهرستی در نرم‌افزار " Excel " بکار می‌رود .
- آیکون
یا احضار حسابهای زیرگروه: جهت احضار حسابهای زیرگروه در ساختار فهرستی بکار می‌رود.
- آیکون
یا برگشت به حساب سرگروه: جهت بازگشت به حساب سرگروه در ساختار فهرستی مورد استفاده قرار میگیرد.
ساختار درختی
در ساختار درختی، کدینگ حساب ها به صورت درختی با زیر مجموعه های غیر متقارن نمایش داده میشود.
امکانات زیراز طریق ساختار درختی قابل دسترس خواهدبود که در ادامه به تفصیل به توضیح آنها خواهیم پرداخت.
- جابجایی یا کپی حساب(های) انتخاب شده به فهرست مقابل .
- حذف حساب(های) انتخاب شده .
- کپی مشخصات تکمیلی حساب انتخاب شده به زیر گروه خود .
- تعیین بخش(شعبه) حساب انتخاب شده و زیرگروه آن .
- کپی حسابهای عملیاتی به زیرگروه حساب انتخاب شده.
- شماره گذاری مجدد حساب های زیرگروه.
جابجایی یا کپی حساب(های) انتخاب شده به فهرست مقابل
جهت کپی یا جابجای حساب(های) مورد نظر به‌صورت یکباره به محل دلخواه دیگر از درخت حسابها، از گزینه " جابجایی یا کپی حساب(های) انتخاب شده به فهرست مقابل " استفاده میشود.
برای این منظور، از طریق ساختار فهرستی زیر گروهی که می‌خواهید حساب(ها) در آن کپی شود را با استفاده ار تکمه های یا احضار نمایید.
سپس در ساختار درختی حساب(های) مورد نظر را با استفاده از کلید " Ctrl " و " کلیک چپ ماوس " ؛ یا کلید های " Shift + up " و " Shift + Down " در صفحه کلید، انتخاب کرده سپس با فشردن کلید سمت راست ماوس روی یکی از حساب های انتخاب شده گزینه " جابجایی یا کپی حساب(های) انتخاب شده به فهرست مقابل " را انتخاب نمایید.
همچنین برای سهولت در عملیات مزبور می‌توان از روش " Drag and Drop " استفاده نمود. کافیست حساب(ها) مورد نظر را در ساختار درختی انتخاب نموده و با کشیدن و رها کردن آن در ساختار فهرستی(مقصد) اقدام به کپی یا جابجایی حساب(ها) مورد نظر نمایید.
پس از انتخاب گزینه " جابجایی یا کپی حساب(های) انتخاب شده به فهرست مقابل "، پنجره " جابجایی یا کپی حساب " نمایش داده خواهد شد.
در صورت نیاز به جابجایی، گزینه " جابجا کردن 1 حساب به این گروه " و یا برای کپی حساب، گزینه " کپی 1 حساب در این گروه " را انتخاب نمایید.
در صورت انتخاب گزینه " کپی 1 حساب در این گروه " ، گزینه های زیر قابل دسترس خواهد بود:
- حساب های زیرگروه نیز کپی شوند : در صورتی که کپی یک گروه از حساب به همراه زیرگروه های آن مورد نظر باشد، گزینه مزبور را انتخاب نمایید.
- وضعیت بخش (شعبه) نیز کپی شود : به منظور کپی یک حساب به همراه بخش یا شعبه منتسب به آن، از این گزینه استفاده نمایید.
- شرح‌های استاندارد نیز کپی شوند : جهت کپی حساب به همراه شرح‌های استاندارد منتسب به حساب مورد نظر، از گزینه مزبور استفاده نمایید.
پس از انتخاب گزینه های مورد نظر، تکمه تصویب را فشار دهید.
همواره مبداء انتقال " ساختار درختی " و مقصد انتقال " ساختار فهرستی " خواهد بود.
زیرگروهی که به عنوان مقصد انتخاب میشود باید گنجایش لازم(از نظر ارقام) جهت انتقال را داشته باشد.
امکان جابجایی یا کپی حساب ها با شماره تکراری وجود ندارد.
حذف حساب(های) انتخاب شده
جهت حذف حساب یا حساب های مورد نظر از درخت حسابها؛ ابتدا حساب های مورد نظر را با استفاده از کلید " Ctrl " و " کلیک چپ ماوس " ؛ یا کلید های " Shift + up " و " Shift + Down " در صفحه کلید، انتخاب کرده سپس با فشردن کلید سمت راست ماوس روی یکی از حساب های انتخاب شده گزینه" حذف حساب(های) انتخاب شده " را انتخاب نمایید.
به منظور اطمینان از عمل حذف، پنجره ای با عنوان " تایید " نمایش داده خواهد شد.
فقط حساب(های) که در هیچکدام از رخدادهای مالی ثبت نشده اند قابل حذف خواهند بود.
در ساختار درختی می‌توان یک گروه از حساب به همراه تمام زیرگروه های آن را به صورت یکباره حذف نمود.
کپی مشخصات تکمیلی حساب انتخاب شده به زیرگروه خود
جهت کپی مشخصات تکمیلی حساب از یک سرگروه حساب به زیرگروه هایش، روی حساب سرگروه کلیک راست کرده و گزینه " کپی مشخصات تکمیلی حساب انتخاب شده به زیرگروه خود " را انتخاب نمایید.
پنجره" کپی مشخصات تکمیلی حساب انتخاب شده به زیرگروه خود " مطابق شکل زیر باز خواهد شد:
مشخصاتی که می‌توانند به زیرگروه ها کپی شوند عبارتند از:
- وضعیت پذیرش مقدار - تعداد و واحد مربوط
- وضعیت پذیرش عملیات ارزی و واحد پول مربوط
- اطلاعات کنترلی حساب : با انتخاب این گزینه، میزان اعتبار بدهکار یا بستانکار، کنترل عملیات و مسدود بودن حساب، در زیرگروه ها کپی خواهد شد.
- سایر مشخصات تکمیلی حساب : با انتخاب این گزینه تاریخ سررسید حساب در زیرگروه ها کپی خواهد شد.
پس از انتخاب گزینه‌های مورد نظر، تکمه تصویب را انتخاب نمایید.
اگر حساب انتخاب شده دارای چند سطح زیر گروه باشد، با انجام این کار مشخصات تکمیلی در تمام زیر گروه‌ها کپی خواهد شد.
تعیین بخش (شعبه) حساب انتخاب شده و زیرگروه آن
به منظور تعین بخش یا شعبه برای یک گروه از حسابها، روی سرگروه حساب مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه " تعین بخش (شعبه) حساب انتخاب شده و زیرگروه آن را انتخاب نمایید ".
نکته ای که در این قسمت باید مورد توجه قرار گیرد این است که حساب های زیر گروه نباید در هیچ رخداد مالی ثبت شده باشند.
با فرظ این مطلب، پنجره " تعین بخش (شعبه) " مطابق شکل زیر باز خواهد شد:
پس از انتخاب بخش مورد نظر، تکمه تصویب را انتخاب نمایید.
کپی حسابهای عملیاتی به زیرگروه حساب انتخاب شده
جهت کپی تعدادی از حسابهای عملیاتی از درخت حسابها به درخت حساب ها از امکان " کپی حسابهای عملیاتی به زیرگروه حساب انتخاب شده " استفاده میشود.
برای این منظور روی یک سرگروه از حساب های مورد نظر کلیک کرده و گزینه " کپی حسابهای عملیاتی به زیرگروه حساب انتخاب شده " را انتخاب نمایید.
پیغامی مطابق شکل زیر نمایش داده خواهد شد:
پس از انتخاب تکمه تصویب، وارد پنجره " انتخاب حساب " خواهید شد.
حال از پنجره فوق حساب سرگروهی که می‌خواهید زیرگروه های عملیاتی آن در درخت حساب کپی شود را انتخاب نموده و روی تکمه تصویب کلیک نمایید.
شماره گذاری مجدد حساب های زیرگروه
جهت مرتب کردن شماره زیرگروه های یک حساب از این امکان استفاده خواهد شد. برای این منظور روی سرگروه حساب مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه " شماره گذاری مجدد حساب های زیرگروه " را انتخاب نمایید.
پنجره " شماره گذاری مجدد حساب های هم‌گروه " مطابق شکل زیر باز خواهد شد:
در پنجره فوق پس از وارد کردن شماره شروع، تکمه تصویب را انتخاب نمایید.
به این ترتیب حساب های زیرگروه مجددا شماره گذاری خواهند شد.
نوار ابزار ساختار درختی
نوار ابزار ساختار درختی متشکل از 5 آیکون به شکل زیر می‌باشد:
- آیکون
یا احضار حساب های زیرگروه حساب تحت مکان‌نما: با کلیک روی آیکون مذبور زیرمجموعه های گروه حساب در ساختار فهرستی باز خواهد شد.
- آیکون
یا انتقال مکان‌نمای فهرست به حساب فعلی درخت: جهت انتقال مکان‌نما از ساختار درختی به ساختار فهرستی می‌باشد.
- آیکون
یا انتقال مکان‌نمای درخت به حساب فعلی فهرست: جهت انتقال مکان‌نما از ساختار فهرستی به ساختار درختی می‌باشد.
- آیکون
یا پرش به کد مورد نظر: با انتخاب این گزینه وارد پنجره ای با عنوان " پرش به کد " مطابق شکل زیر خواهید شد:
با وارد کردن کد مورد نظر، حساب منطبق با کد وارد شده، در صورت وجود در ساختار درختی انتخاب خواهد شد.
- آیکون
یا جستجو در اسامی حسابها: جهت جستجو در اسامی حسابها روی آن کلیک کرده تا وارد پنجره ای با عنوان " پرش به نام " شوید:
با وارد کردن نام حساب مورد نظر در کادر مقابل " نام مورد نظر " و فشردن تکمه" جستجوی جدید " حساب منطبق با نام وارد شده در صورت وجود در ساختار درختی انتخاب خواهد شد.