تهیه گزارش موجودی اسناد با فرمت اکسل

برای تهیه این گزارش، نسخه نرم افزار کلاینت سیمرغ شما باید 7.03 یا بالاتر باشد.%لطفا نام نرم افزار را هم ذکر کنید% لذا از نسخه فعلی نرم افزار کلاینت سیمرغ مورد استفاده خود،مطلع شوید.برای این کار می‌باید نرم افزار کلاینت سیمرغ را اجرا کنید واز بالای صفحه بر روی لوگوی سیمرغ کلیک کنید.

لوگو سیمرغ

جهت انجام اين کار پس از اتصال در نرم‌افزار سيمرغ وارد پایگاه مورد نظر (به عنوان مثال کتاب فارسی) شوید. همان طور که در شکل مشخص شده، به ترتیب وارد قسمت مجموعه‌ها شده، سپس با کلیک روی گزینه یک مجموعه جدید ایجاد کنید.

مجموعه

تعریف یک مجموعه رکورد برگزیده

و در نهایت گزینه را کلیک کنید.

حال بر روی مجموعه ایجاد شده دو بار کلیک و یا گزینه اصلاح رکوردهای فایل را انتخاب کنید تا وارد مجموعه شوید.

مجموعه

ابتدا بر روی گزینه کلیک کنید.

مجموعه

از پنجره ای که باز می‌شود گزینه فراخوانی از فایل اصلی را انتخاب کنید. %لزوما نباید این گزینه انتخاب شود. اتفاقا شاید گزینه دوم یعنی فراخوانی از یک نتیجه جستجو بیشتر استفاده شود. بنابراین باید توضیح بدهید که از گزینه های دیگر هم می تواند استفاده کند.%

انواع فرخوانی

پنجره‌ای به شکل زیر باز می‌شود. در قسمت محدوده رکورد محدوده کل رکوردهای پایگاه کتاب فارسی را وارد و روی گزینه کلیک کنید.

محدوده رکورد

حال با پیغام مربوط به اتمام فراخوانی مواجه می‌شوید و آن را تصویب کنید.

آگاهی

در پنجره باز شده مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:

ابتدا روی گزینه ایجاد فایل صادره کلیک کنید.

مجموعه

سپس از پنجره‌ای که باز می‌شود، محدوده رکوردها را مشخص کنید و تیک مربوط به گزینه XML دارای ساختار مناسب فراخوانی در EXCEL را انتخاب کنید.

ایجاد فایل صادره

توجه: در صورت نیاز می‌توانید تیک گزینه گزارش براساس یک فیلد تکرار‌پذیر گسترش داده شود، را بزنید و نام فیلد را روی گزینه انتخابی خود قرار دهید.

و در نهایت گزینه تصویب را کلیک کنید. %لطفا توضیح دهید که چه ضرورتی برای انتخاب این گزینه وجود دارد و با انتخاب آن چه تغییری در گزارش ایجاد می شود%

در این مرحله ابتدا مسیر ذخیره فایل و سپس نام فایل را مشخص کنید و در نهایت گزینه Save را کلیک کنید.

مسیر ذخیره فایل

پیغامی همانند شکل زیر برایتان نمایش داده می‌شود که نشان دهنده اتمام عملیات صدور رکوردها می‌باشد. می‌بایست با استفاده از گزینه آن را تایید کنید.

آگاهی

فایل مورد نظر به درستی ذخیره شده است، حال باید این فایل را با اکسل باز کنید:

باز کردن فایل ذخیره شده در این مرحله می‌باید به مسیری که در مرحله قبل، برای ذخیره فایل، مشخص کرده بودید، مراجعه کنید. همان طور که در شکل زیر ملاحظه می‌کنید، فایل مورد نظر شما با دو فرمت XML و XSL ذخیره شده است. %لطفا توضیح کوتاهی در مورد فایل xsl بدهید%

حال فایلی که فرمت XML می‌باشد را با برنامه اکسل باز کنید.

آگاهی

پنجره ای همانند شکل زیرباز می‌شود. می‌باید گزینه (open the file with the following stylesheet applied (select one را انتخاب و سپس از طریق کلید ok تصویب کنید. %لطفا توضیح دهید معنی این گزینه چیست و چرا باید این گزینه انتخاب شود%

پیغام

پیغام دیگری به شکل زیر نمایش داده می‌شود. آن را هم با استفاده از گزینه yes تصویب کنید. %لطفا توضیح بدهید مفهوم این پیغام چیست%

پیغام

در این مرحله بعد از مدتی، اطلاعات در قالب اکسل نمایش داده می‌شود. می‌توانید بر اساس نیاز خود، ستونی را حذف و یا جا به جا کنید و یا بر اساس ستونی خاص مرتب سازی کنید.

اکسل