تنظیم سند حسابداری جدید: تفاوت بین نسخه‌ها
| سطر ۱۳۳: | سطر ۱۳۳: | ||
<div id="12013"> </div> | <div id="12013"> </div> | ||
| + | ---- | ||
===''' تنظیم سطر جدید سند '''=== | ===''' تنظیم سطر جدید سند '''=== | ||
| سطر ۱۶۳: | سطر ۱۶۴: | ||
<div id="12004"> </div> | <div id="12004"> </div> | ||
| + | ---- | ||
===''' ذخیره سند '''=== | ===''' ذخیره سند '''=== | ||
| سطر ۱۷۳: | سطر ۱۷۵: | ||
وقتی که می‌خواهید سند را در وضعیت عملیاتی ذخیره کنید، باید مبلغ بدهکار و بستانکار برابر بوده تا عمل ذخیره صورت پذیرد، در صورتی که بخواهید با وجود برابر نبودن جمع مبلغ بدهکار و بستانکار، سند را ذخیره نمایید باید آن را در حالت پیش نویس ذخیره نمایید که برای ذخیره سند به حالت پیش نویس تکمه '''" تبدیل به پیش نویس "''' و یا کلید ترکیبی '''" Ctrl+F9 "''' را فشار دهید تا وضعیت سند به حالت پیش نویس تبدیل گردد . برای برگرداندن وضعیت سند به حالت عملیاتی این کلید را مجددا فشار دهید. | وقتی که می‌خواهید سند را در وضعیت عملیاتی ذخیره کنید، باید مبلغ بدهکار و بستانکار برابر بوده تا عمل ذخیره صورت پذیرد، در صورتی که بخواهید با وجود برابر نبودن جمع مبلغ بدهکار و بستانکار، سند را ذخیره نمایید باید آن را در حالت پیش نویس ذخیره نمایید که برای ذخیره سند به حالت پیش نویس تکمه '''" تبدیل به پیش نویس "''' و یا کلید ترکیبی '''" Ctrl+F9 "''' را فشار دهید تا وضعیت سند به حالت پیش نویس تبدیل گردد . برای برگرداندن وضعیت سند به حالت عملیاتی این کلید را مجددا فشار دهید. | ||
| + | ---- | ||
===''' چاپ سند '''=== | ===''' چاپ سند '''=== | ||
| سطر ۱۸۳: | سطر ۱۸۶: | ||
:*چاپ سند حسابداری Ctrl+P : جهت چاپ گزارش شرح عمومی سند با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات بکار میرود. | :*چاپ سند حسابداری Ctrl+P : جهت چاپ گزارش شرح عمومی سند با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات بکار میرود. | ||
:*چاپ سند به فرم Ctrl+Q PPM : جهت چاپ گزارش شرح عمومی سند با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات همراه باامکان مشاهده حساب کل و مبلغ جزء می‌باشد . | :*چاپ سند به فرم Ctrl+Q PPM : جهت چاپ گزارش شرح عمومی سند با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات همراه باامکان مشاهده حساب کل و مبلغ جزء می‌باشد . | ||
| + | |||
| + | ---- | ||
| سطر ۲۱۴: | سطر ۲۱۹: | ||
*آیکون [[file:gnl 161.png|25px]]: اولین سند را نشان میدهد. | *آیکون [[file:gnl 161.png|25px]]: اولین سند را نشان میدهد. | ||
| − | *آیکون [[file:gnl 002.png|25px]]: جهت تغییر نحوه کار با سند از ملاحظه به اصلاح و بالعکس (F9) می‌باشد. | + | *آیکون [[file:gnl 002.png|25px]]: جهت تغییر نحوه کار با سند از ملاحظه به اصلاح و بالعکس (F9) می‌باشد.[[#12020|اصلاح سند]] |
*آیکون [[file:gnl 073.png|25px]]: وضعیت سر جمع سند را نشان میدهد . | *آیکون [[file:gnl 073.png|25px]]: وضعیت سر جمع سند را نشان میدهد . | ||
| سطر ۲۵۰: | سطر ۲۵۵: | ||
*آیکون [[file:gnl 005.png|25px]] : جهت انتقال سطر به پایین استفاده میشود. | *آیکون [[file:gnl 005.png|25px]] : جهت انتقال سطر به پایین استفاده میشود. | ||
| + | |||
---- | ---- | ||
| − | |||
| − | == | + | <div id="12020"> </div> |
| + | |||
| + | |||
| + | '''آیکون [[file:gnl 002.png|25px]] یا کلید F9''' | ||
| + | |||
| + | <div id="12021"> </div> | ||
| + | |||
| + | |||
| + | به منظور احضار صفحه ''' سند حسابداری( اصلاح ) ''' جهت تغییر کار سند از حالت ملاحظه به اصلاح و بالعکس، ابتدا شماره سند مورد نظر را از طریق منوی '''سند''' گزینه '''ملاحظه اسناد''' در صفحه '''انتخاب سند''' جستجو نمایید | ||
| + | |||
| − | + | [[file:acc-2-1-61.png|450px|thumb|center|انتخاب سند]] | |
| − | |||
| + | تا سند مورد نظر احضار شود. | ||
| − | |||
| + | [[file:acc-2-1-60.png|1000px|thumb|center|سند حسابداری]] | ||
| − | |||
| + | سپس آیکون [[file:gnl 002.png|25px]] از نوار ابزار تنظیم سند حسابداری را فشار دهید تا بتوانید تغییرات لازم را روی سند مورد نظر اعمال نمایید. | ||
| − | |||
| + | [[file:acc-2-1-59.png|1000px|thumb|center|سند حسابداری - اصلاح]] | ||
| − | |||
---- | ---- | ||
| − | + | <div id="12003"> </div> | |
| + | |||
| + | |||
| + | '''آیکون بازخوانی اطلاعات [[file:gnl 016.png|25px]]''' | ||
| + | |||
| + | هنگامی که سندی باز باشد و در این حالت، تغییری در حساب و تفصیلی‌های به کار رفته در سند داده شود، یا اینکه مثلا با اصلاح یکباره اسناد یک سری از سطرها تحت تاثیر قرار گیرند میتوانید بر حسب نیاز یکی از گزینههای زیر را انتخاب نمایید. | ||
| + | |||
| + | [[file:acc-2-1-26.png|250px|thumb|center|]] | ||
| + | |||
| + | *'''بازخوانی کلی اطلاعات یا F5'''برای اینکه آخرین تغییرات در سندی که باز بوده، مشاهده شود کافیست گزینه'''" بازخوانی کلی اطلاعات یا F5 "''' را انتخاب نمایید. | ||
| + | |||
| + | *'''انصراف از آخرین اصلاح یا تغییر ایجاد شده''' :اگر خواستید آخرین تغییر را حذف نمایید، کافیست از منوی باز شده گزینه '''" انصراف از آخرین اصلاح یا تغییر انجام شده "''' را انتخاب کنید. | ||
| − | ''' | + | *'''حذف اصلاحات انجام شده در سطر تحت مکان نما''':هنگامی که در اصلاح اسناد سند، در برخی از سطرها تغییراتی داده و به سطرهای دیگر رفته باشید، می توانید آخرین تغییرات سطر مورد نظر خود را حذف نمایید. برای این کار کافیست روی آن سطر قرار گرفته و از منوی باز شده کنار مثلث [[file:gnl 016.png|25px]] گزینه '''" حذف اصلاحات انجام شده در سطر تحت مکان نما "''' را انتخاب کنید . |
| − | |||
| + | ---- | ||
| + | |||
| − | [[file: | + | '''آیکون جستجو و جایگزینی در شرح عملیات [[file:gnl 037.png|25px]]''' |
| + | ابتدا در صفحه ''' [[#12021|سند حسابداری( اصلاح )]] '''، مثلث کنار آیکون " پرش به سطر دلخواه " [[file:gnl 037.png|25px]] را باز کرده و گزینه جستجو و جایگزینی در شرح عملیات یا کلیدهای Ctrl +H را انتخاب کنید. | ||
| − | |||
| + | [[file:acc-2-3-10.png|250px|thumb|center|]] | ||
| − | |||
| + | پنجره جستجو و جایگزینی در شرح عملیات باز میشود . | ||
| − | |||
| − | [[file:acc-2- | + | [[file:acc-2-3-11.png|450px|thumb|center|جستجو و جایگزینی در شرح عملیات]] |
| − | + | در این پنجره می توانید عبارت مورد نظر را در قسمت " عبارت جستجو " تایپ نموده و در " عبارت جایگزین " عبارت مورد نظر را وارد نمایید . در صورت لزوم و بر حسب نیاز می توانید گزینههای پیش فرض را تغییر دهید. | |
| + | همین مراحل را میتوانید برای جستجو و جایگزینی در شرح عملیات لاتین نیز انجام دهید با این تفاوت که باید در منوی باز شده از آیکون [[file:gnl 037.png|25px]]، گزینه جستجو در شرح دیگر (لاتین) را انتخاب نمایید. | ||
| − | |||
| + | [[file:acc-2-3-12.png|250px|thumb|center|]] | ||
| − | |||
| + | ==''' تنظیم سند حسابداری جدید ( پیشرفته ) '''== | ||
| − | + | ===''' کپی کردن از سند های قبلی در هنگام تنظیم سند حسابداری جدید '''=== | |
| + | روش اول : | ||
| − | + | در پنجره ''' [[#12021|سند حسابداری( اصلاح )]] '''، کلیدهای Ctrl+I را فشار دهید تا پنجره '''" انتخاب سند "''' باز شود. | |
| − | |||
| − | + | [[file:acc-2-3-2.png|450px|thumb|center|انتخاب سند]] | |
| − | |||
| − | + | شماره سند مورد نظر را وارد و تصویب کنید که در این حالت پنجره '''" تایید فراخوانی (کپی ) سند "''' باز میشود. | |
| − | |||
| − | + | [[file:acc-2-1-6.png|450px|thumb|center|تایید فراخوانی (کپی ) سند]] | |
| − | |||
| + | اگر می‌خواهید سند عینا کپی شود، تکمه تصویب را کلیک کنید و در صورتی که می‌خواهید از معکوس مبالغ سند استفاده نمایید (مثلا هنگامی که می‌خواهید از روی سند اختتامیه، سند افتتاحیه ایجاد نمایید) گزینه مبالغ سطرهای سند معکوس شوند را تیک زده و تصویب کنید. | ||
---- | ---- | ||
| − | |||
| − | ''' | + | روش دوم : |
| + | |||
| + | ''' (Drag & Drop) ''' | ||
| + | |||
| + | ابتدا از منوی سند، گزینه '''" تنظیم سند حسابداری جدید "''' را انتخاب و گزینه های مورد نیاز پنجره '''" اطلاعات عمومی سند حسابداری "''' را وارد و یا انتخاب نمایید. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | [[file:acc-2-1-55.png|1000px|thumb|center|سند حسابداری جدید]] | ||
| + | |||
| + | |||
| + | سپس از طریق منوی ''' سند '''، گزینه ''' ملاحظه اسناد ''' را انتخاب کنید تا پنجره ''' انتخاب سند ''' باز شود و شماره سند مورد نظری را که قصد کپی کردن از آن را دارید، وارد و تصویب نمایید تا سند مورد نظر احضار گردد. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | [[file:acc-2-1-56.png|350px|thumb|center|سند حسابداری جدید]] | ||
| − | |||
| + | حال سطرهای مورد نظر سند را انتخاب نمایید و با استفاده از نگه داشتن کلید سمت راست ماوس، مکان نما را به قسمت پنجره‌ها، روی گزینه سند حسابداری جدید ببرید. | ||
| − | [[file:acc-2- | + | [[file:acc-2-1-52.png|1000px|thumb|center|سند حسابداری جدید]] |
| − | پنجره | + | سپس با برگرداندن مکان نما به مرکز صفحه مذکور و Drop کردن سطرهای سند از طریق آزاد کردن کلید ماوس، پنجره انتخاب گزینههای افزودن دو رخداد با مبالغ معکوس و افزودن دو رخداد با حفظ علامت مبالغ طبق شکل زیر باز میشود. |
| − | [[file:acc-2- | + | [[file:acc-2-1-54.png|1000px|thumb|center|سند حسابداری جدید]] |
| − | + | که با انتخاب یکی از دو گزینه‌‌ها، بر حسب نیاز، میتوانید سطرهای سند انتخاب شده را در صفحه '''" تنظیم سند حسابداری جدید "''' کپی نمایید. | |
| − | |||
| + | [[file:acc-2-1-53.png|1000px|thumb|center|سند حسابداری جدید]] | ||
| − | |||
---- | ---- | ||
| سطر ۳۵۳: | سطر ۳۸۸: | ||
===''' اصلاح یکباره شرح عملیات، کد حسابها یا کد تفصیلی‌ها '''=== | ===''' اصلاح یکباره شرح عملیات، کد حسابها یا کد تفصیلی‌ها '''=== | ||
| − | ابتدا در صفحه ''' | + | ابتدا در صفحه ''' [[#12021|سند حسابداری( اصلاح )]] '''، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار دهید. |
| سطر ۴۱۰: | سطر ۴۴۵: | ||
==='''پذیرش مقدار - تعداد :'''=== | ==='''پذیرش مقدار - تعداد :'''=== | ||
| − | پس از اینکه[[درخت حسابها#10053| | + | پس از اینکه[[درخت حسابها#10053|پذیرش مقدار- تعداد]] را برای حساب تعریف نمودید، میتوانید در هنگام تنظیم سند حسابداری برای حساب مزبور در قسمت ''' جانبی ''' اطلاعات مربوط به مقدار- تعداد را وارد نمایید بدین منظور جهت تکمیل یک سطر سند حسابداری میتوانید با دو بار کلیک کردن کلید ماوس، پنجره '''" تدوین یک سطر سند حسابداری "''' را باز کرده و در قسمت جانبی، اطلاعات مورد نیاز را وارد نمایید . |
| سطر ۴۱۸: | سطر ۴۵۳: | ||
فیلدهای قسمت ''' جانبی ''' عبارتند از: | فیلدهای قسمت ''' جانبی ''' عبارتند از: | ||
| − | *''' نام واحد مقدار یا تعداد ''' : چنانچه پذیرش مقدار یا تعداد برای حساب مورد | + | *''' نام واحد مقدار یا تعداد ''' : چنانچه پذیرش مقدار یا تعداد برای حساب مورد نظر فقط با یک واحد تعریف شده باشد، در این قسمت امکان تغییر واحد مربوطه را نخواهید داشت در غیر اینصورت نسبت به انتخاب واحد موردنظر اقدام فرمایید. |
*''' مقدار یا تعداد ''' : مبلغ مورد نظر را وارد نمایید و یا با استفاده از تکمه [[file:gnl 143.png|25px]] و با احضار ماشین حساب، حاصل انجام محاسبات را وارد نمایید. | *''' مقدار یا تعداد ''' : مبلغ مورد نظر را وارد نمایید و یا با استفاده از تکمه [[file:gnl 143.png|25px]] و با احضار ماشین حساب، حاصل انجام محاسبات را وارد نمایید. | ||
| سطر ۴۲۵: | سطر ۴۶۰: | ||
===''' حذف یکباره تعدادی سطر '''=== | ===''' حذف یکباره تعدادی سطر '''=== | ||
| − | ابتدا در صفحه ''' اصلاح | + | ابتدا در صفحه ''' سند حسابداری( اصلاح ) '''، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار داده سپس کلیدهای Ctrl+Del را فشار دهید، پیغام تایید حذف سطرهای علامت گذاری شده ظاهر میشود. که میتوانید آن را تصویب نمایید. |
| سطر ۴۴۱: | سطر ۴۷۶: | ||
---- | ---- | ||
| − | |||
===''' کپی سطرهای انتخابی از سند در خود آن سند و یا سندی دیگر '''=== | ===''' کپی سطرهای انتخابی از سند در خود آن سند و یا سندی دیگر '''=== | ||
نسخهٔ ۲۸ اکتبر ۲۰۱۸، ساعت ۱۰:۱۵
تنظیم سند حسابداری جدید ( مقدماتی )
جهت تنظیم سند حسابداری جدید، از منوی " سند "، گزینه " تنظیم سند حسابداری جدید " را انتخاب کنید.
اطلاعات عمومی سند حسابداری
پنجره " اطلاعات عمومی سند حسابداری "، شامل گزینههای زیر باز میشود.
- تاریخ سند
تاریخ مورد نظر را در کادر مقابل " تاریخ سند " وارد نمایید و یا میتوانید پس از فشردن تکمه تقویم 
، تاریخ مورد نظر را در پنجره" تقویم "، انتخاب کنید .
میتوانید با کمک تکمه پرش به امروزیا همان کلید " F2 " تاریخ روز را با فشار تکمه
یا کلید Enter انتخاب کنید.
ممکن است با پیغامی مبتنی بر اینکه تاریخ مربوط به یک روز تعطیل است مواجه شوید، با انتخاب بله، سند به همین تاریخ باز خواهد شد.
و با انتخاب خیر، صفحه زیر باز می شود که میتوانید تاریخ مورد نظر را مجددا وارد و یا با فشردن تکمه ، تاریخ مورد نظر را در پنجره تقویم، وارد نمایید .
- شرح سند
می توانید " شرح سند " را مستقیما در پنجره " اطلاعات عمومی سند حسابداری "، وارد نموده و یا با انتخاب تکمه جستجو در شرح‌های موجود یعنی 
، پنجره زیر را باز کنید . با تایپ چند حرف از شرح مورد نظرتان، امکان جستجو در عبارت‌های مشابه که از قبل در سیستم درج شده‌اند را به منظور تسریع درج عبارت‌های جدید، خواهید یافت.
- شرح لاتین سند
جهت استفاده از گزارش‌های دو زبانه، " شرح لاتین سند " را وارد نمایید.
- بخش یا شعبه
دراین کادر، بخش یا شعبه مورد نظری را که قصد تنظیم سند حسابداری جدید آن را دارید، تعیین نمایید.
- نوع سند
در این کادر نوع سند را بر اساس نوع عادی، افتتاحیه، اختتامیه یا سود و زیان بودن، انتخاب نمایید.
- شماره عطف
فیلدی اختیاری است که می‌توان شماره مرتبط با این سند را در آن وارد نمود و در صورت ورود این شماره میتوانید از آن در گزارشات استفاده نمایید.
" سند حسابداری (جدید) "
پس از تصویب پنجره " اطلاعات عمومی سند حسابداری "، پنجره" سند حسابداری (جدید) " باز میشود.
کد حساب
هنگامی که وارد صفحه حسابداری شدید، روی کد حساب قرار گرفته و کد حساب موررد نظر را وارد نمایید. در صورت ندانستن کد حساب با تایپ "/" و فشار کلید Enter در قسمت کد حساب می توانید صفحه " درخت حسابها " را احضار و حساب مورد نظر را انتخاب نمایید و یا با تایپ "//" و فشار کلید Enter در قسمت کد حساب، صفحه " انتخاب حساب با جستجو در نام " را احضار کنید که بدین ترتیب می توانید حساب مورد نظر را جستجو نموده و انتخاب کنید سپس تکمه تصویب را کلیک کرده تا حساب در سند حسابداری درج گردد.
کد تفصیلی
در صورتیکه حساب به تفصیلی ارتباط داشته باشد، در قسمت مربوط به تفصیلی 1 تا 2، تفصیلی مربوطه را با استفاده از روالی مشابه آنچه گفته شد، انتخاب کنید.
و در صورت نیاز، با استفاده از قسمت تکمیلی واقع در پایین صفحه میتوانید کد تفصیلی 3 تا 5 را نیز وارد نمایید .
و در صورت نیاز، با استفاده از قسمت جانبی واقع در پایین صفحه میتوانید اطلاعات مربوط به مقدار یا تعداد و یا عملیات ارزی را وارد نمایید.
در قسمت اشخاص واقع در پایین صفحه نام " تنظیم کننده " سند (کسی که سند را به حالت پیش نویس ثبت نموده)، نام " بررسی کننده "(کسی که سند را به حالت عملیاتی تغییر داده)، نام " تایید کننده " (تایید کننده سند)، نام " نهایی کننده " سند( نهایی کننده سند) و نام " آخرین اصلاح کننده " (آخرین اصلاح کننده سند) قابل مشاهده می باشد .
مبلغ بدهکار/ مبلغ بستانکار
حال در قسمت بدهکار و یا بستانکار مبلغ مورد نظر خود را وارد کنید که میتوانید برای محاسبه و درج مبلغ از ماشین حساب نیز استفاده نمایید.
جهت احضار ماشین حساب، ابتدا فیلد مبلغ بدهکار یا بستانکار را انتخاب و سپس با استفاده از کلید Enter مکان نمای چشمک زن ظاهر میشود، در این حالت انتخاب کلیدهای Ctrl+Enter منجر به احضار ماشین حساب شده، پس از انجام محاسبات لازم با فشار کلید Enter، عدد بدهکار و یا بستانکار سند، جایگذاری میگردد.
اگر هنگام تنظیم سند، توسط کلیدهای" Alt+F10 "، ماشین حساب را احضار و محاسبات را انجام دهید، حاصل این محاسبات را نمی‌توانید در ستون های بدهکار یا بستانکار جایگزین نمایید.
شرح عملیات
و در قسمت شرح عملیات، شرح آرتیکل مربوطه را وارد نمایید و جهت سهولت در درج شرح عملیات میتوانید پس از فشردن تکمه وارد پنجره زیر شوید.
تنظیم سطر جدید سند
سپس برای ایجاد سطری دیگر، با فشار کلید Tab در صفحه کلید، به سطر جدید بروید و همچنین برای ایجاد سطر جدید در مکان نما، می توانید روی آیکون افزودن سطر جدید یعنی 
کلیک کرده و یا کلید Insert در صفحه کلید را فشار دهید و یا با باز کردن مثلث کنار آیکون یکی از گزینه ها پنجره مزبور را با توجه به نیاز، انتخاب نمایید.
- افزودن سطر جدید در مکان نما یا کلید Ins: با انتخاب این گزینه میتوانید سطر جدیدی در محل مکان نما ایجاد نمایید.
- افزودن سطر جدید در انتهای سند یا کلید ترکیبی Ctrl+Ins: با انتخاب این گزینه یا استفاده از کلید ترکیبیCtrl+Ins میتوانید سطر جدیدی در انتهای آخرین سطر سند ایجاد نمایید.
- افزودن سطر جدید با کپی از سطر قبلی یا کلید ترکیبی Alt+Enter:با انتخاب این گزینه یا استفاده از کلید ترکیبی Alt+Enter میتوانید یک سطر جدید با کپی از سطر قبلی ایجاد کنید.
- فراخوانی ( کپی ) یک سند دیگر یا کلید ترکیبی Ctrl+I:با انتخاب این گزینه یا استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+I میتوانید با فراخوانی سند مورد نظر یک سطر جدید را در سند جدید کپی نمایید.
- افزودن یکباره تعدادی حساب یا کلید ترکیبی Alt+ Ins:با انتخاب این گزینه یا استفاده از کلید ترکیبی Alt+Ins میتوانید تعدادی حساب را به سند اضافه نمایید.
- تکرار ( کپی) سطر تحت مکان نما: با انتخاب این گزینه و انتخاب سطر مورد نظر خود با کمک کلید Ctrl و کلیک ماوس، میتوانید سند مورد نظر را حداکثر تا 50 سند کپی نماید.
- فراخوانی سند وارده XP: با انتخاب این گزینه میتوانید سندی را که قبلا از طریق فایل xml ذخیره نموده‌اید را فراخوانی نمایید.
وقتی سطر جدید ایجاد گردید، میتوانید طبق آنچه گفته شد کد حساب، تفصیلی، مبلغ بدهکار و بستانکار و شرح عملیات را برای آن وارد کنید و به همین ترتیب سطرهای مورد نظر را وارد نمایید.
ذخیره سند
سپس با آیکون " ذخیره سند " یعنی 
یا همان کلید " F2 " اقدام به ذخیره سند نمایید و یا با استفاده از آیکون " ذخیره سند و تنظیم سند جدید " یعنی 
یا همان کلید ترکیبی Shift+F2 میتوانید همزمان سند را ثبت و وارد پنجره اطلاعات عمومی سند حسابداری جهت ثبت سند جدید شوید و چنانچه در هنگام ذخیره سند با پیغام خطایی مبنی بر اینکه ارتباط با سرور قطع شده است، مواجه شدید، میتوانید سند را بطور موقت ذخیره نمایید و برای این کار از آیکون 
، ذخیره سند در فایل " وارده XP " و جهت ذخیره سطرهای علامت گذاری شده سند در فایل " وارده XP " به ترتیب از آیکون استفاده نمایید.
وقتی که می‌خواهید سند را در وضعیت عملیاتی ذخیره کنید، باید مبلغ بدهکار و بستانکار برابر بوده تا عمل ذخیره صورت پذیرد، در صورتی که بخواهید با وجود برابر نبودن جمع مبلغ بدهکار و بستانکار، سند را ذخیره نمایید باید آن را در حالت پیش نویس ذخیره نمایید که برای ذخیره سند به حالت پیش نویس تکمه " تبدیل به پیش نویس " و یا کلید ترکیبی " Ctrl+F9 " را فشار دهید تا وضعیت سند به حالت پیش نویس تبدیل گردد . برای برگرداندن وضعیت سند به حالت عملیاتی این کلید را مجددا فشار دهید.
چاپ سند
جهت چاپ گزارش با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات مورد استفاده قرار می‌گیرد. با فشردن مثلث کنار این آیکون، گزینههای زیر قابل دسترس خواهد بود:
- چاپ سند حسابداری Ctrl+P : جهت چاپ گزارش شرح عمومی سند با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات بکار میرود.
- چاپ سند به فرم Ctrl+Q PPM : جهت چاپ گزارش شرح عمومی سند با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات همراه باامکان مشاهده حساب کل و مبلغ جزء می‌باشد .
آیکون‌های نوار ابزار تنظیم سند حسابداری جدید
- آیکون
یا Ctrl+F3 : با انتخاب این آیکون پنجره " انتخاب سند " باز می شود که با وارد نمودن شماره سند مورد نظر، سند دلخواه احضار میگردد .
- آیکون
یا (Alt+F9): جهت تنظیم سند جدید بکار میرود.
- آیکون
یا (Alt +F6): جهت اصلاح مشخصات عمومی سند با محاوره بکار میرود. با فشار این آیکون پنجره اطلاعات عمومی سند حسابداری باز میشود.
- آیکون
: جهت مشاهده فهرست رسیدهای سند بکار میرود.
- آیکون
یا(F5) :بازخوانی اطلاعات
- آیکون
: جهت انصراف از ذخیره سند بکار میرود.
- آیکون
یا (F2) :ذخیره سند
- آیکون
چاپ(Ctrl+P): جهت چاپ گزارش مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- آیکون
: جهت نمایش اطلاعات جدول در Excel بکار میرود.
- آیکون
: آخرین سند را نشان میدهد.
- آیکون
یا(Ctrl+ pgDn): سند بعد را نشان میدهد.
- آیکون
یا(Ctrl+PgUp): سند قبل را نشان میدهد.
- آیکون
: اولین سند را نشان میدهد.
- آیکون
: جهت تغییر نحوه کار با سند از ملاحظه به اصلاح و بالعکس (F9) می‌باشد.اصلاح سند
- آیکون
: وضعیت سر جمع سند را نشان میدهد .
- آیکون
یا( Shift + F9): جهت بررسی درستی سطرهای سند کاربرد دارد.
- آیکون
یا( Ctrl + F9): جهت تغییر وضعیت سند از پیش نویس به عملیاتی و برعکس کاربرد دارد.
آیکون‌های نوار ابزار تنظیم سطر سند حسابداری جدید
- آیکون
آخرین سطر: مکان‌نما را به آخرین سطر می‌برد ..
- آیکون
سطر بعدی (Ctrl +Down): مکان نما را به سطر بعدی می‌برد .
- آیکون
سطر قبلی(Ctrl +Up): مکان نما را به سطر قبلی می‌برد .
- آیکون
اولین سطر : مکان‌نما را به اولین سطر می برد.
- آیکون پرش به سطر دلخواه: جهت پرش به سطر دلخواه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + G " از صفحه‌کلید می‌باشد.
- آیکون
یا (Ctrl +Del) :جهت حذف سند تحت مکان نما بکار میرود .
- آیکون یا (Insert): افزودن سطر جدید
- آیکون
: جهت سهولت و بالا بردن سرعت اصلاح سطرها از این آیکون استفاده میشود؛ به کمک آن می‌توان هر فیلد در هر سطر را بدون رفتن به پنجره تدوین آن وارد نمود.
- آیکون ) یا (Shift +Enter) : به منظور تدوین سطر تحت مکان‌نما از این گزینه استفاده میشود، با کلیک روی آیکون مزبور وارد پنجره " تدوین یک سطر سند حسابداری " تحت مکان‌نما خواهید شد.
- آیکون : جهت ملاحظه سند مربوط به سطر تحت مکان‌نما مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- آیکون
مرتب کردن سطرهای سند : سطرهای سند را به ترتیب نوع مبلغ (بدهکار و بستانکار)، به ترتیب کد حساب و نوع مبلغ، به ترتیب دلخواه و بازسازی ردیف سطرهای سند مرتب می‌نماید.
- آیکون
: جهت انتقال سطر به بالا استفاده میشود.
- آیکون
: جهت انتقال سطر به پایین استفاده میشود.
آیکون 
یا کلید F9
به منظور احضار صفحه سند حسابداری( اصلاح ) جهت تغییر کار سند از حالت ملاحظه به اصلاح و بالعکس، ابتدا شماره سند مورد نظر را از طریق منوی سند گزینه ملاحظه اسناد در صفحه انتخاب سند جستجو نمایید
تا سند مورد نظر احضار شود.
سپس آیکون از نوار ابزار تنظیم سند حسابداری را فشار دهید تا بتوانید تغییرات لازم را روی سند مورد نظر اعمال نمایید.
آیکون بازخوانی اطلاعات 
هنگامی که سندی باز باشد و در این حالت، تغییری در حساب و تفصیلی‌های به کار رفته در سند داده شود، یا اینکه مثلا با اصلاح یکباره اسناد یک سری از سطرها تحت تاثیر قرار گیرند میتوانید بر حسب نیاز یکی از گزینههای زیر را انتخاب نمایید.
- بازخوانی کلی اطلاعات یا F5برای اینکه آخرین تغییرات در سندی که باز بوده، مشاهده شود کافیست گزینه" بازخوانی کلی اطلاعات یا F5 " را انتخاب نمایید.
- انصراف از آخرین اصلاح یا تغییر ایجاد شده :اگر خواستید آخرین تغییر را حذف نمایید، کافیست از منوی باز شده گزینه " انصراف از آخرین اصلاح یا تغییر انجام شده " را انتخاب کنید.
- حذف اصلاحات انجام شده در سطر تحت مکان نما:هنگامی که در اصلاح اسناد سند، در برخی از سطرها تغییراتی داده و به سطرهای دیگر رفته باشید، می توانید آخرین تغییرات سطر مورد نظر خود را حذف نمایید. برای این کار کافیست روی آن سطر قرار گرفته و از منوی باز شده کنار مثلث گزینه " حذف اصلاحات انجام شده در سطر تحت مکان نما " را انتخاب کنید .
آیکون جستجو و جایگزینی در شرح عملیات 
ابتدا در صفحه سند حسابداری( اصلاح ) ، مثلث کنار آیکون " پرش به سطر دلخواه " را باز کرده و گزینه جستجو و جایگزینی در شرح عملیات یا کلیدهای Ctrl +H را انتخاب کنید.
پنجره جستجو و جایگزینی در شرح عملیات باز میشود .
در این پنجره می توانید عبارت مورد نظر را در قسمت " عبارت جستجو " تایپ نموده و در " عبارت جایگزین " عبارت مورد نظر را وارد نمایید . در صورت لزوم و بر حسب نیاز می توانید گزینههای پیش فرض را تغییر دهید.
همین مراحل را میتوانید برای جستجو و جایگزینی در شرح عملیات لاتین نیز انجام دهید با این تفاوت که باید در منوی باز شده از آیکون ، گزینه جستجو در شرح دیگر (لاتین) را انتخاب نمایید.
تنظیم سند حسابداری جدید ( پیشرفته )
کپی کردن از سند های قبلی در هنگام تنظیم سند حسابداری جدید
روش اول :
در پنجره سند حسابداری( اصلاح ) ، کلیدهای Ctrl+I را فشار دهید تا پنجره " انتخاب سند " باز شود.
شماره سند مورد نظر را وارد و تصویب کنید که در این حالت پنجره " تایید فراخوانی (کپی ) سند " باز میشود.
اگر می‌خواهید سند عینا کپی شود، تکمه تصویب را کلیک کنید و در صورتی که می‌خواهید از معکوس مبالغ سند استفاده نمایید (مثلا هنگامی که می‌خواهید از روی سند اختتامیه، سند افتتاحیه ایجاد نمایید) گزینه مبالغ سطرهای سند معکوس شوند را تیک زده و تصویب کنید.
روش دوم :
(Drag & Drop)
ابتدا از منوی سند، گزینه " تنظیم سند حسابداری جدید " را انتخاب و گزینه های مورد نیاز پنجره " اطلاعات عمومی سند حسابداری " را وارد و یا انتخاب نمایید.
سپس از طریق منوی سند ، گزینه ملاحظه اسناد را انتخاب کنید تا پنجره انتخاب سند باز شود و شماره سند مورد نظری را که قصد کپی کردن از آن را دارید، وارد و تصویب نمایید تا سند مورد نظر احضار گردد.
حال سطرهای مورد نظر سند را انتخاب نمایید و با استفاده از نگه داشتن کلید سمت راست ماوس، مکان نما را به قسمت پنجره‌ها، روی گزینه سند حسابداری جدید ببرید.
سپس با برگرداندن مکان نما به مرکز صفحه مذکور و Drop کردن سطرهای سند از طریق آزاد کردن کلید ماوس، پنجره انتخاب گزینههای افزودن دو رخداد با مبالغ معکوس و افزودن دو رخداد با حفظ علامت مبالغ طبق شکل زیر باز میشود.
که با انتخاب یکی از دو گزینه‌‌ها، بر حسب نیاز، میتوانید سطرهای سند انتخاب شده را در صفحه " تنظیم سند حسابداری جدید " کپی نمایید.
اصلاح یکباره شرح عملیات، کد حسابها یا کد تفصیلی‌ها
ابتدا در صفحه سند حسابداری( اصلاح ) ، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار دهید.
سپس مثلث کنار آیکون " پرش به سطر دلخواه " را باز کرده و گزینه آخر یعنی " اصلاح یکباره سطرهای علامت گذاری شده " را انتخاب کنید.
سپس پنجره " اصلاح یکباره سطرهای علامت گذاری شده " باز میشود که میتوانید بر حسب نیاز هر کدام از گزینههای موجود را انتخاب و اصلاح کنید.
ثبت عملیات ارزی
پس از اینکه پذیرش عملیات ارزی را برای حساب تعریف نمودید، میتوانید در هنگام تنظیم سند حسابداری برای حساب مزبور در قسمت جانبی اطلاعات مربوط به عملیات ارزی را وارد نمایید بدین منظور جهت تکمیل یک سطر سند حسابداری میتوانید با دو بار کلیک کردن کلید ماوس، پنجره " تدوین یک سطر سند حسابداری " را باز کرده و در قسمت جانبی، اطلاعات مورد نیاز را وارد نمایید .
فیلدهای قسمت جانبی عبارتند از:
- نوع ارز : در کادر مقابل ، یکی از واحد‌های پول( ارز ) را انتخاب کنید.
- مبلغ ارز : جهت تبدیل مبلغ ارز به واحد پول اصلی سیستم بکار میرود . با فشار تکمه
وارد پنجره زیر میشود.
- شماره سررسید : در صورت نیاز، شماره سررسید را وارد نمایید .
- شماره عطف : فیلدی اختیاری است که می‌توان شماره مرتبط با این رخداد را در آن وارد نمود و در صورت ورود این شماره میتوانید از آن در گزارشات استفاده نمایید.
- شماره ارجاع : در صورت نیاز، شماره ارجاع را وارد نمایید .
با فشار تکمه در کنار هر یک از کادر‌های شماره عطف ، شماره ارجاع و شماره سررسید پنجره زیر باز میشود.
- تاریخ سررسید ، تاریخ عطف و تاریخ ارجاع : در صورت نیاز، تاریخ‌ها را وارد نمایید و یا میتوانید پس از فشردن تکمه تقویم
، تاریخ مورد نظر را در پنجره" تقویم "، انتخاب کنید.
پذیرش مقدار - تعداد :
پس از اینکهپذیرش مقدار- تعداد را برای حساب تعریف نمودید، میتوانید در هنگام تنظیم سند حسابداری برای حساب مزبور در قسمت جانبی اطلاعات مربوط به مقدار- تعداد را وارد نمایید بدین منظور جهت تکمیل یک سطر سند حسابداری میتوانید با دو بار کلیک کردن کلید ماوس، پنجره " تدوین یک سطر سند حسابداری " را باز کرده و در قسمت جانبی، اطلاعات مورد نیاز را وارد نمایید .
فیلدهای قسمت جانبی عبارتند از:
- نام واحد مقدار یا تعداد : چنانچه پذیرش مقدار یا تعداد برای حساب مورد نظر فقط با یک واحد تعریف شده باشد، در این قسمت امکان تغییر واحد مربوطه را نخواهید داشت در غیر اینصورت نسبت به انتخاب واحد موردنظر اقدام فرمایید.
- مقدار یا تعداد : مبلغ مورد نظر را وارد نمایید و یا با استفاده از تکمه
و با احضار ماشین حساب، حاصل انجام محاسبات را وارد نمایید.
حذف یکباره تعدادی سطر
ابتدا در صفحه سند حسابداری( اصلاح ) ، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار داده سپس کلیدهای Ctrl+Del را فشار دهید، پیغام تایید حذف سطرهای علامت گذاری شده ظاهر میشود. که میتوانید آن را تصویب نمایید.
و با باز نمودن مثلث کنار آیکون گزینههای زیر قابل استفاده میشود.
- حذف سطر تحت مکان نما Ctrl+Del : میتوانید سطرهای علامت گذاری شده را با هم حذف نمایید.
- حذف تمامی سطرهای صفر (فاقد مبلغ ):ابتدا با استفاده از مثلت کنار آیکون و انتخاب گزینه افزودن یکباره تعدادی حساب یا کلیدهای ترکیبی Alt+Ins با انتخاب محدوده کد حساب در پنجره " افزودن یکباره تعدادی حساب " میتوانید تعدادی حساب فاقد مبلغ را به سند اضافه نمایید و سپس مبالغ مورد نظر خود را وارد نمایید و با انتخاب گزینه " حذف تمامی سطرهای صفر ( فاقد مبلغ )" اسناد فاقد مبلغ را به طور یکباره حذف نمایید.
کپی سطرهای انتخابی از سند در خود آن سند و یا سندی دیگر
ابتدا در صفحه اصلاح اسناد ، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار داده سپس مثلث کنار آیکون دیسکت را باز کرده و گزینه ذخیره سطرهای علامت گذاری شده سند در فایل «وارده XP» را کلیک کنید.
سپس صفحه تعیین نام فایل xml باز شده، نام مورد نظر خویش را تایپ و آن را ذخیره نمایید.
حال سندی را که می‌خواهید آن سطرها را در آن کپی کنید، در حالت اصلاح باز کرده، مثلث کنار آیکون مثبت را انتخاب نموده و بر روی فراخوانی سند وارده XP کلیک کنید،
وقتی صفحه انتخاب یک فایل xml باز شد، فایل مزبور را انتخاب و آن را open کنید.
صفحه فراخوانی سند وارده Xp باز می شود، در صورت نیاز، گزینه مبالغ سطرهای سند معکوس شوند را تیک بزنید و سپس آن را تصویب نمایید، حال میتوانید سند را ذخیره کنید.
