آرشیو مدارک
امکان آرشیو مدارک، از نسخه 802 در سیستم مالی یکپارچه نوسا تعبیه شده است. با استفاده از این امکان، می‌توان انواع تصاویر، مستندات، نقشه‌ها و حتی منابع دیجیتال صوتی و تصویری را که در نرم‌افزار آرشیو نوسا بایگانی و نگهداری شده است را در نرم‌افزار مالی نوسا، به عنوان مدارک آرشیو مورد استفاده قرار داد.
به این منظور لازم است ابتدا ارتباط نرم‌افزار مالی نوسا و نرم‌افزار آرشیو برقرار گردد. پس از آن امکان افزودن مدارک آرشیو در بخش‌ها(پذیرنده‌ها)ی زیر فراهم خواهد شد :
- سطرهای دفتر تلفن و نشانی
- کالاها
- دارایی‌ها
- کلیه اسناد
- برگه‌های درخواست کالا
- برگه‌های رسید موقت
- انواع برگه‌های انبار
- پیش فاکتورها
- فاکتورهای فروش و برگشت از فروش
- قراردادهای فروش
- برگه‌های درخواست و انجام خدمات
- برگه‌های هزینه و برگشت هزینه
- قراردادهای خرید یا هزینه
مراحل برقراری ارتباط میان نرم‌افزار مالی نوسا و نرم‌افزار آرشیو به شرح زیر می‌باشد :
- تعریف سرورهای آرشیو
- انتقال مدارک مورد نظر از نرم‌افزار آرشیو به فهرست کلی مدارک آرشیو نرم‌افزار مالی
- ایجاد ارتباط بین مدارک آرشیو و پذیرنده‌های نرم‌افزار مالی
امکان انتقال همزمان مدارک از نرم‌افزار آرشیو و ایجاد ارتباط بین آنها و پذیرنده‌ها نیز وجود خواهد داشت.
سرورهای آرشیو
یک شرکت یا سازمان ممکن است سرورهای آرشیو متعددی داشته باشد و از هر سرور مدارکی را به پذیرنده‌ها مربوط کرده باشد. بطور مثال، هر یک از بخش‌ها یا شعبه‌های یک شرکت یا سازمان ممکن است سرور آرشیو اختصاصی خود را داشته باشند، اما سرور مالی آنها مشترک باشد. به همین دلیل در یک پایگاه اطلاعات مالی، امکان تعریف سرورهای آرشیو متعدد میسر می‌باشد.
با توجه به تعدد عناصر مورد استفاده در ثبت مجموعه رویدادهای مالی؛ همچنین فراوانی عملیات مربوط به آنها، داده‌هایی از جنس‌های گوناگون، در مسیر انجام فعالیت‌های سازمانی به وجود می‌آیند.
با کمک نرم‌افزار آرشیو نوسا قادر خواهید بود به راحتی و به صورت متمرکز، کلیه‌ی این داده‌ها را در نرم‌افزار آرشیو ذخیره نموده، به رکورد موردنظر در نرم‌افزار مدیریت مالی نوسا متصل نمایید.
پس از برقراری اتصال، می‌توانید بدون نیاز به مراجعه به نرم‌افزار آرشیو و از داخل نرم‌افزار مالی، به راحتی و بر اساس سطوح کاربری تعیین شده، مستندات را ملاحظه نمایید. نکته حائز اهمیت در این مورد، امکان ملاحظه‌ی مستندات مربوط به هر بخش از نرم‌افزار از طریق مرورگر وب و بدون نیاز به کلاینت نرم‌افزار آرشیو می‌باشد. این ویژگی سبب می‌شود کلیه‌ی کاربران(حتی کاربران راه دور) بتوانند بر اساس دسترسی تعیین شده و بدون نیاز به دانش کار با نرم‌افزار آرشیو، تنها با فشردن تکمه‌ی مربوطه، مستندات را از طریق وب ملاحظه نمایند.
بخش‌هایی از نرم‌افزار که قابلیت اتصال به رکوردهای نرم‌افزار آرشیو را دارند، عبارتند از :
انواع محتوی
انواع رابطه
فهرست مدارک آرشیو
