مفاهیم اولیه ورود اطلاعات
یکی از ویژگی‌های مهم نرم‌افزار سیمرغ، ورود اطلاعات در پایگاه‌های مستقل است. بدین معنی که بر حسب نوع مدرک، پایگاهی مختص آن طراحی شده‌است. پس از انتخاب پایگاه به دو روش می‌توان ورود اطلاعات را انجام داد.
انواع ورود اطلاعات در نرم‌افزار سیمرغ
ورود مستقیم اطلاعات
در این روش شما وارد فایل اصلی پایگاه مورد نظر به نام اصلاح مستقیم شده و مستقیما رکورد جدید را به فایل اصلی پایگاه اضافه می‌کنید.
ورود غیر مستقیم اطلاعات
در این روش ابتدا اطلاعات در فایل تدوین وارد شده وپس از طی مراحل کنترل وبررسی، اطلاعات به فایل اصلی منتقل می‌شود.
مفاهیم مورد‌استفاده در وروداطلاعات
سند
هر مدرک اطلاعاتی موجود در کتابخانه اعم از کتاب، نشریه، مقاله، پایان‌نامه، و ... سند نامیده می‌شود.
فیلد
هر یک از مداخل اطلاعاتی مهم سند از قبیل عنوان، نویسنده یک فیلد نامیده می‌شود. در ادامه به انواع فیلدها پرداخته می‌شود:
فيلد(اصلي) ساده
فيلدهايي مانند عنوان اصلي، پديدآور، شماره رده‌بندي و ... به دليل اينکه يک‌بار نياز به ورود اطلاعات دارند فيلدهاي ساده ناميده مي‌شوند. به عبارت ديگر هر کتاب (سند)، تنها يک "عنوان اصلي"، يک "پديدآور" و يک "شماره رده‌بندي" دارد.
فيلد(اصلي) تکرارپذیر
فيلدهايي مانند موضوع، يادداشت، شناسه افزوده و ... نيز وجود دارد که هر کتاب (سند) ممکن است بيش از يک مورد از اين فيلدها را دارا باشد. براي مثال يک کتاب مي‌تواند چهار موضوع و سه شناسه‌ی افزوده مختلف داشته باشد. اين نوع فيلدها را فيلدهاي تکرارپذير مي‌ناميم.
فیلد جزیی
به منظور تفکيک بيشتر اطلاعات، هر فيلد اصلي ممکن است از يک يا چند فيلد جزئي (subfield) تشکيل شود. مثلا" فيلد اصلي پديدآور داراي فيلدهاي جزئي نام، نام خانوادگي، نقش و سال تولد و وفات مي‌باشد.
فيلد(جزئي) ارجاعي
به فيلدهائي که به يک پایگاه ارجاعی (پایگاه پدر)مرتبط شده‌اند، فيلدهاي ارجاعي مي‌گويند. براي مثال در مورد پايگاه کتابهاي فارسي اين امکان وجود دارد که فيلد موضوع به پايگاه مستند موضوعات فارسي (پدر) متصل گردد. در اين حالت، موضوع يک فيلد ارجاعي مي‌باشد. لازم به توضيح است که ورود اطلاعات در فيلدهاي ارجاعي به شکل دستي ممکن نيست و لذا در اين موارد، فيلد ديگري متناظر با آن وجود دارد که فيلد متناظر متني نام دارد و مي‌توان در اين فيلد اطلاعات را به شکل دستي وارد کرده و بعد با عمل رفع‌ابهام، به فيلد ارجاعي منتقل نمود. راه ديگر ورود اطلاعات در اين فيلدها انتخاب از واژه‌نامه پايگاه پدر مي‌باشد.
فیلد انتخابی چند گزینه‌ای
فیلدهای همانند سرشناسه و یا شناسه افزوده نمونه‌ی از یک فیلد انتخابی چند گزینه ای است.
فیلد انتخابی تک گزینه‌ای
فیلد مرجع نمونه‌ی یک فیلد انتخابی تک گزینه‌ای است. فهرست نویس با توجه به نوع سیاستهای کتابخانه، سندی که دارای ویژگی مرجع هست را با انتخاب این گزینه مشخص می‌کند.
رکورد
مجموع چند فیلد را یک رکورد می‌نامیم. به عبارت دیگر مجموع اطلاعات کتابشناختی هر سند تشکیل یک رکورد را می‌دهد.
فایل
مجموع چند رکورد را فایل می‌نامیم. در سیمرغ فایلهای مختلفی وجود دارد از قبیل فایل تدوین، فایل اصلی، فایل اصلاح، فایلهای صادره و ...که هرکدام برحسب نوع فعالیت مورد نیاز قابل استفاده‌است.
پایگاه
مجموع رکوردهای مربوط به یک نوع از اسناد را پایگاه می‌نامیم. مثلا مجموع رکوردهای کتابهای فارسی پایگاه کتابهای فارسی را تشکیل می‌دهد.
در برنامه سیمرغ هر پایگاه برحسب نوع سند به طور اختصاصی و مستقل تعریف می‌شوند. شکل زیر نشان دهنده‌‌ی چندین پایگاه اطلاعاتی مستقل در سیمرغ است.
