مفاهیم اولیه ورود اطلاعات

ساختار پایگاه در سرور سیمرغ

سند

هر مدرک اطلاعاتی موجود در کتابخانه اعم از کتاب، نشریه، مقاله، پایان نامه، و ... سند نامیده می شود.

فیلد

هر یک از مداخل اطلاعاتی مهم سند از قبیل عنوان، نویسنده یک فیلد نامیده می شود.

فيلد(اصلي) ساده

فيلدهاي پايگاههاي اطلاعاتي در سيمرغ به دو دسته تقسيم مي شود: ساده و تکرارپذير. فيلدهايي مانند عنوان اصلي، پديدآور، شماره رده بنديو ... به دليل اينکه يک بار نياز به ورود اطلاعات دارند فيلدهاي ساده ناميده مي شوند. به عبارت ديگر هر کتاب (سند)، تنها يک "عنوان اصلي" ، يک "پديدآور" و يک "شماره رده بندي" دارد.

فيلد(اصلي) تکرار پذیر

فيلدهايي مانند موضوع، يادداشت، شناسه افزوده و ... نيز وجود دارد که هر کتاب (سند) ممکن است بيش از يک مورد از اين فيلدها را دارا باشد. براي مثال يک کتاب مي تواند چهار موضوع و سه شناسه افزوده مختلف داشته باشد. اين نوع فيلدها را فيلدهاي تکرارپذير مي ناميم.

فیلد جزیی

به منظور تفکيک بيشتر اطلاعات، هر فيلد اصلي ممکن است از يک يا چند فيلد جزئي(subfield) تشکيل شود. مثلا" فيلد اصلي پديدآور داراي فيلدهاي جزئي نام، نام خانوادگي، نقشو سال تولد و وفات مي باشد.

فيلد(جزئي) ارجاعي

به فيلدهائي که به يک پایگاه ارجاعی (پایگاه پدر) مرتبط شده اند، فيلدهاي ارجاعي مي‌گويند. براي مثال در مورد پايگاه کتابهاي فارسي اين امکان وجود دارد که فيلد موضوع به پايگاه مستند موضوعات فارسي (پدر) متصل گردد. در اين حالت، موضوع يک فيلد ارجاعي مي باشد. لازم به توضيح است که ورود اطلاعات در فيلدهاي ارجاعي به شکل دستي ممکن نيست و لذا در اين موارد، فيلد ديگري متناظر با آن وجود دارد که فيلد متناظر متني نام دارد و مي توان در اين فيلد اطلاعات را به شکل دستي وارد کرده و بعد با عمل رفع ابهام، به فيلد ارجاعي منتقل نمود. راه ديگر ورود اطلاعات در اين فيلدها انتخاب از واژه نامه پايگاه پدر مي باشد.

رکورد

مجموع چند فیلد را یک رکورد می نامیم. به عبارت دیگر مجموع اطلاعات کتابشناختی هر سند تشکیل یک رکورد را می دهد.

فایل

مجموع چند رکورد را فایل می نامیم. در سیمرغ فایلهای مختلفی وجود دارد از قبیل فایل تدوین، فایل اصلی، فایل اصلاح، فایلهای صادره و ...

پایگاه

مجموع رکوردهای مربوط به یک نوع از اسناد را پایگاه می نامیم. مثلا مجموع رکوردهای کتابهای فارسی پایگاه کتابهای فارسی را تشکیل می دهد.

پایگاه ارجاعی (پایگاه پدر)

پایگاه ارجاعی متشکل از فیلدهای ارجاعی است که سایر پایگاه ها به آن استناد می کنند ... مانند پایگاه مستند موضوعات فارسی ، پایگاه مستند مشاهیر.