مدارک دریافت و پرداخت
تعریف یک مدرک دریافت و پرداخت
جهت تعریف یک مدرک دریافت و پرداخت جدید، از منوی " سند " ، " مدارک دریافت و پرداخت " را انتخاب نمایید.
با انتخاب این گزینه، صفحه مربوط به تنظیمات نمایش مدارک دریافت و پرداخت باز می‌شود.
بعد از تصویب، پنجره " مدارک دریافت و پرداخت " به شکل زیر باز خواهد شد:
درصورتی که برای اولین بار است می‌خواهید مدرک دریافت و پرداخت جدید تعریف نمایید، فهرست مدارک دریافت و پرداخت خالی می‌باشد.
برای ایجاد یک مدرک جدید، تکمه 
تعبیه شده در نوار ابزار و یا کلید " Insert " صفحه کلید را فشار دهید.
به این ترتیب یک سطر خالی جهت تعریف فیلدها در جدول در اختیار قرار می‌گیرد.
همچنین می توانید با استفاده از پنجره " تدوین یک مدرک دریافت و پرداخت " نیز اقدام به تعریف مدرک دریافت و پرداخت نمایید.
به منظور دسترسی به پنجره " تدوین یک مدرک دریافت و پرداخت " می‌توان از تکمه 
تعبیه شده در نوار ابزار و یا کلیدهای ترکیبی " Shift + Enter " روی سطر جدید استفاده نمایید.
قسمت " اطلاعات اصلی " شامل گزینه‌های زیر می‌باشد :
- وضعیت :یک مدرک تعریف شده در سیستم دریافت و پرداخت می تواند دارای چهار وضعیت متفاوت به شرح زیر باشد:
- جدید : مدرکی است که هیچ سندی برای آن تنظیم نشده است.
- موجود : مدرکی است که سند برای آن تنظیم شده اما هنوز در سیستم موجود می‌باشد و دارای مانده سررسیدی است.
- خارج شده : مدرکی است که تکلیف آن مشخص شده، یعنی در اثر فعالیت های مالی، مدرک اصطلاحا از سیستم خارج شده است.
- باطل شده : مدرکی که در سیستم دارای هیچ رخدادی نیست و توسط کاربر به عنوان مدرک باطل شده معرفی شده است.
- ماهیت : مدارک با توجه به نوع مدرک می توانند دارای ماهیت دریافتنی، پرداختنی، دریافت نقدی و یا پرداخت نقدی باشند.
- نوع : مدارک دریافت و پرداخت می توانند انواع مختلفی داشته باشد مانند؛ چک، چک پول، سفته، ضمانتنامه، حواله، فیش و سایر.
- باطل شده : هرگاه این تیک زده شود مدرک در وضعیت باطل شده قرار خواهد گرفت و امکان سند زدن وجود نخواهد داشت.
برای ابطال یک مدرک در صورتی که فاقد عملیات مالی باشد، امکان تیک زدن کزینه " باطل شده " در این قسمت تعبیه شده است.
- دسته چک : برای چک‌های صادره، تعیین دسته چک الزامی است. با استفاده از تکمه
دسته چک مورد نظر را از فهرست دسته چک‌ها انتخاب نمایید.
- شماره : شماره مدرک باید وارد شود.
لازم به ذکر است در مدارک با ماهیت پرداختنی یا پرداخت نقدی از نوع چک، با انتخاب دسته چک، شماره چک با توجه به شماره چک‌های مصرف شده به طور خودکار در فیلد شماره درج می‌گردد اما امکان وارد کردن شماره چک به صورت دستی نیز وجود دارد.
تکمه یا پیشنهاد شماره چک، فقط برای چک های صادره جدید (پس از تعیین دسته چک) کار می‌کند.
- تاریخ : تاریخ مدرک را در این قسمت درج نمایید. برای درج تاریخ می توانید با استفاده از تکمه
تقویم را احضار نمایید.
فیلد تاریخ باید دارای مقدار باشد.
به علت اینکه فیلد تاریخ باید مقدار داشته باشد چک‌هایی که از نوع تضمینی هستند یک تاریخ به تاریخ دور برایشان درنظر بگیرید.
- مبلغ : مبلغ مدرک را باید وارد نمایید. برای درج مبلغ می توانید با استفاده از تکمه
ماشین حساب را احضار نمایید.
- مبلغ ارز : می‌توانید مبلغ ارزی مدرک را وارد نمایید. می‌توان به صورت دستی مبلغ را وارد کرد یا اینکه با استفاده از تکمه ارز را به واحد پول اصلی سیستم تبدیل نمود.
برای تبدیل ارز به واحد پول اصلی سیستم ابتدا لازم است واحد پول(ارز) مشخص گردد.
- واحدپول(ارز) : می توان واحد پول(ارز) دلخواه را از این قسمت انتخاب نمود.
- ظهرنویسی : هرگاه بخواهید برای مدرک یادداشتی تعیین کنید از این فیلد استفاده نمایید.
- تفصیلی : درج تفصیلی برای مدرک هنگام تنظیم سند (به صورت دستی یا روال) و گزارشگیری مدارک مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
جهت تکمیل سایر اطلاعات مدرک، بر اساس ماهیت آن می‌توانید از قسمت چک پرداختی استفاده کنید.
قسمت " چک پرداختی " شامل گزینه‌های زیر می‌باشد :
فیلدهای تاریخ، شماره و مبلغ در قسمت اطلاعات اصلی وجود دارد که در این قسمت تکرار شده است می‌توان از هر دو قسمت فیلدهای مربوطه را پر نمود.
- در وجه : جهت مشخص نمودن اینکه مدرک در وجه چه شخص یا شرکتی قرار است پرداخت شود.
- بابت : جهت مشخص نمودن اینکه بابت چه موضوعی قرار است مدرک پرداخت شود.
- به حواله کرد : در خصوص حامل بودن یا نبودن مدارک پرداختنی، می‌توان از گزینه مربوطه استفاده نمود.
هرگاه گزینه مربوطه را تیک نزده باشید، هنگام پرینت چک عبارت " به حواله کرد " روی برگ چک خط زده می‌شود ولی اگر تیک زده باشید عبارت خط زده نمی‌شود.
جهت تکمیل سایر اطلاعات مدرک، بر اساس ماهیت آن می‌توانید از قسمت چک دریافتی استفاده کنید.
فیلدهای در وجه و بابت در قسمت چک‌های پرداختی وجود دارد که در این قسمت تکرار شده است می‌توان از هر دو قسمت فیلدهای مربوطه را پر نمود.
- نام بانک : جهت مشخص نمودن نام بانک چک دریافت شده به عنوان اطلاعات تکمیلی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- نام شعبه : جهت مشخص نمودن نام شعبه چک دریافت شده به عنوان اطلاعات تکمیلی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- شماره حساب جاری : جهت مشخص نمودن شماره حساب جاری چک دریافت شده به عنوان اطلاعات تکمیلی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- یا آورنده : برای مدارک دریافتی یا دریافت نقدی می‌توان جهت نگهداری اطلاعات مدارک مذکور، در خصوص حامل بودن یا نبودن آن‌ها از گزینه " یا آورنده " استفاده نمود.
- تعداد روز تا نقد شدن : هرگاه قرار شود طبق توافق چک دریافتی چند روز بعد از تاریخ سررسید وصول گردد تعداد روز معین شده را می‌توانید در این قسمت درج نمایید.
پس از تکمیل فیلدها و تصویب پنجره فوق، یک مدرک جدید به فهرست مدارک دریافت و پرداخت اضافه خواهد شد.
اصلاح یک مدرک دریافت و پرداخت
جهت اصلاح یک مدرک دریافت و پرداخت مطابق شکل زیر، از منوی " سند " ، " مدارک دریافت و پرداخت " را انتخاب نمایید.
با انتخاب این گزینه پنجره مربوط به تنظیمات نمایشی " مدارک دریافت و پرداخت " ظاهر می‌شود:
قسمت " محتوی " شامل گزینه‌های زیر می‌باشد :
- تاریخ مدرک : می‌توان انتخاب نمود مدارکی که در یک محدوده تاریخ معین قرار دارند نمایش داده شوند. برای درج تاریخ می توانید با استفاده از تکمه تقویم را احضار نمایید.
- نوع مدرک : می‌توان مشخص نمود چه نوع مدارکی در فهرست مدارک نمایش داده شوند.
- بانک(مرکز عملیات مالی )
- تمام بانک‌ها: درصورتی که می‌خواهید تمام مراکز عملیات مالی با نوع بانک نمایش داده شود این گزینه را انتخاب نمایید.
- یک بانک خاص : درصورتی که می‌خواهید مرکز عملیات مالی یک نوع بانک خاص نمایش داده شود کد مرکز مربوطه را با استفاده از تکمه از پنجره " مراکز عملیات مالی " انتخاب نمایید.
- ماهیت مدرک : با توجه به ماهیت مدارک می‌توان مشخص نمود که مدارک نقدی یا سررسیدی نمایش داده شوند.
- دسته چک
- تمام دسته چک‌ها: درصورتی که می‌خواهید تمام دسته چک‌ها نمایش داده شوند این گزینه را انتخاب نمایید.
- یک دسته چک خاص : درصورتی که می‌خواهید یک دسته چک خاص نمایش داده شود دسته چک مربوطه را با استفاده از تکمه از پنجره " دسته چک‌ها " انتخاب نمایید.
- کد تفصیلی : در صورتی که برای مدارک، تفصیلی مشخص کرده باشید و بخواهید مدارک با کدهای تفصیلی خاصی نمایش داده شوند، می‌توان در کادر ابتدا و انتها با استفاده از تکمه محدوده‌ای از کدهای تفصیلی را تعیین کرد یا در کادر الگو با استفاده از تکمه یک کد تفصیلی خاص یا الگوی خاصی را انتخاب نمود.
- وضعیت مدرک : با توجه به وضعیت‌های متفاوت مدارک می‌توان مشخص نمود مدارک با چه نوع وضعیتی نمایش داده شوند.
- مدارک موجود و خارج شده با توجه به اسناد
- اسناد تمام بخش‌ها: درصورتی که می‌خواهید اسناد تمام بخش‌ها نمایش داده شوند این گزینه را انتخاب نمایید.
- فقط بخش : درصورتی که می‌خواهید اسناد یک بخش خاص نمایش داده شود بخش مربوطه را با استفاده از کادر مقابل انتخاب نمایید.
- مدارک موجود و خارج شده با توجه به عملیات مالی
- اسناد تمام سال‌های مالی : درصورتی که می‌خواهید مدارک تمام سال‌های مالی نمایش داده شوند این گزینه را انتخاب نمایید.
- فقط اسناد سال مالی97 : درصورتی که می‌خواهید فقط مدارک سال مالی انتخاب شده نمایش داده شوند این گزینه را انتخاب نمایید.
- عملیات مالی تمام نهادها(وحسابها)
- عملیات یک نهاد خاص : درصورتی که می‌خواهید مدارک مربوط به یک نهاد خاص نمایش داده شوند با استفاده از تکمه نهاد مورد نظر را انتخاب نمایید.
- عملیات یک حساب خاص : درصورتی که می‌خواهید مدارک مربوط به یک حساب خاص نمایش داده شوند با استفاده از تکمه حساب مورد نظر را انتخاب نمایید.
- عملیات یک نهاد خاص : درصورتی که می‌خواهید مدارک مربوط به یک نهاد خاص نمایش داده شوند با استفاده از تکمه
در قسمت " شرایط "، می‌توان روی فیلدهای مدارک دریافت و پرداخت شرط قرار داد.
در قسمت " ترتیب "، می‌توان ترتیب گزارش را بر اساس فیلدهای مدارک دریافت و پرداخت تعیین نمود.
با تصویب پنجره فوق فهرستی از مدارک دریافت و پرداخت با توجه به محتوی، شرایط و ترتیب انتخاب شده ظاهر خواهد شد.
پس از انتخاب مدرک مورد نظر، به کمک تکمه تعبیه شده در نوار ابزار و یا کلیدهای " Shift + Enter " وارد پنجره " تدوین یک مدرک دریافت و پرداخت " شده و اصلاحات مورد نظر را انجام داده و تصویب نمایید.
ماهیت، مبلغ، تاریخ، تفصیلی و مبلغ ارزی مدارک موجود(دارای مانده) غیر قابل تغییر می‌باشد.
در صورتی که وضعیت مدرک خارج شده باشد امکان تغییر تفصیلی وجود خواهد داشت.
حذف یک مدرک دریافت و پرداخت
جهت حذف یک مدرک دریافت و پرداخت مطابق شکل زیر، از منوی " سند " ، " مدارک دریافت و پرداخت " را انتخاب نمایید.
با انتخاب این گزینه، صفحه مربوط به تنظیمات نمایش مدارک دریافت و پرداخت باز می‌شود، آن را تصویب نمایید.
قسمت " محتوی " شامل گزینه‌های زیر می‌باشد :
- تاریخ مدرک : می‌توان انتخاب نمود مدارکی که در یک محدوده تاریخ معین قرار دارند نمایش داده شوند. برای درج تاریخ می توانید با استفاده از تکمه تقویم را احضار نمایید.
- نوع مدرک : می‌توان مشخص نمود چه نوع مدارکی در فهرست مدارک نمایش داده شوند.
- بانک(مرکز عملیات مالی )
- تمام بانک‌ها: درصورتی که می‌خواهید تمام مراکز عملیات مالی با نوع بانک نمایش داده شود این گزینه را انتخاب نمایید.
- یک بانک خاص : درصورتی که می‌خواهید مرکز عملیات مالی یک نوع بانک خاص نمایش داده شود کد مرکز مربوطه را با استفاده از تکمه از پنجره " مراکز عملیات مالی " انتخاب نمایید.
- ماهیت مدرک : با توجه به ماهیت مدارک می‌توان مشخص نمود که مدارک نقدی یا سررسیدی نمایش داده شوند.
- دسته چک
- تمام دسته چک‌ها: درصورتی که می‌خواهید تمام دسته چک‌ها نمایش داده شوند این گزینه را انتخاب نمایید.
- یک دسته چک خاص : درصورتی که می‌خواهید یک دسته چک خاص نمایش داده شود دسته چک مربوطه را با استفاده از تکمه از پنجره " دسته چک‌ها " انتخاب نمایید.
- کد تفصیلی : در صورتی که برای مدارک، تفصیلی مشخص کرده باشید و بخواهید مدارک با کدهای تفصیلی خاصی نمایش داده شوند، می‌توان در کادر ابتدا و انتها با استفاده از تکمه محدوده‌ای از کدهای تفصیلی را تعیین کرد یا در کادر الگو با استفاده از تکمه یک کد تفصیلی خاص یا الگوی خاصی را انتخاب نمود.
- وضعیت مدرک : با توجه به وضعیت‌های متفاوت مدارک می‌توان مشخص نمود مدارک با چه نوع وضعیتی نمایش داده شوند.
- مدارک موجود و خارج شده با توجه به اسناد
- اسناد تمام بخش‌ها: درصورتی که می‌خواهید اسناد تمام بخش‌ها نمایش داده شوند این گزینه را انتخاب نمایید.
- فقط بخش : درصورتی که می‌خواهید اسناد یک بخش خاص نمایش داده شود بخش مربوطه را با استفاده از کادر مقابل انتخاب نمایید.
- مدارک موجود و خارج شده با توجه به عملیات مالی
- اسناد تمام سال‌های مالی : درصورتی که می‌خواهید مدارک تمام سال‌های مالی نمایش داده شوند این گزینه را انتخاب نمایید.
- فقط اسناد سال مالی97 : درصورتی که می‌خواهید فقط مدارک سال مالی انتخاب شده نمایش داده شوند این گزینه را انتخاب نمایید.
- عملیات مالی تمام نهادها(وحسابها)
- عملیات یک نهاد خاص : درصورتی که می‌خواهید مدارک مربوط به یک نهاد خاص نمایش داده شوند با استفاده از تکمه نهاد مورد نظر را انتخاب نمایید.
- عملیات یک حساب خاص : درصورتی که می‌خواهید مدارک مربوط به یک حساب خاص نمایش داده شوند با استفاده از تکمه حساب مورد نظر را انتخاب نمایید.
- عملیات یک نهاد خاص : درصورتی که می‌خواهید مدارک مربوط به یک نهاد خاص نمایش داده شوند با استفاده از تکمه
در قسمت " شرایط "، می‌توان روی فیلدهای مدارک دریافت و پرداخت شرط قرار داد.
در قسمت " ترتیب "، می‌توان ترتیب گزارش را بر اساس فیلدهای مدارک دریافت و پرداخت تعیین نمود.
با تصویب پنجره فوق فهرستی از مدارک دریافت و پرداخت با توجه به محتوی، شرایط و ترتیب انتخاب شده ظاهر خواهد شد.
پس از انتخاب مدرک مورد نظر به کمک تکمه 
تعبیه شده در نوار ابزار و یا از کلیدهای ترکیبی " Ctrl + Delete " صفحه کلید، اقدام به حذف مدرک دریافت و پرداخت نمایید.
هنگامی که مدرکی در سطرهای سند به کار رفته باشد امکان حذف آن وجود نخواهد داشت. در این صورت باید ابتدا آن مدرک را از سطرهای سند حذف نموده تا امکان حذف آن وجود داشته باشد.
تکمه‌های موجود در پنجره " تدوین یک مدرک دریافت و پرداخت "، به شرح زیر می‌باشند:
: مکان‌نما را به آخرین سطر موجود خواهد برد.
: مکان‌نما را به سطر بعدی خواهد برد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + Down " از صفحه کلید می‌باشد.
: مکان‌نما به سطر قبلی باز خواهد گشت. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + Up " از صفحه کلید می‌باشد.
: مکان‌نما به اولین سطر موجود خواهد رفت.
: با باز کردن مثلث کنار این تکمه، سه امکان زیر نمایش داده می‌شود:
- : جهت پرش به سطر دلخواه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + G " از صفحه‌کلید می‌باشد.
: جهت جستجو و پرش به نتیجه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + F " از صفحه‌کلید می‌باشد.
:جهت تکرار آخرین جستجو مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلید " F3 " از صفحه‌کلید می‌باشد.
: جهت حذف مدرک تحت مکان‌نما مورد استفاده قرار می‌گیرد.
: جهت افزودن مدرک جدید مورد استفاده قرار می گیرد. این تکمه معادل کلید " Insert " از صفحه کلید است.
: به منظور بازخوانی اطلاعات و ثبت تغییرات انجام شده مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلید " F5 " از صفحه کلید می‌باشد.
: مدرکی که مکان‌نما بر روی آن قرار دارد را چاپ می نماید. این تکمه معادل کلید ترکیبی " Ctrl+P " از صفحه کلید می‌باشد.
: با استفاده از این آیکن می‌توان عبارت‌های استاندارد برای عبارت " در وجه " و " بابت " قرار داد.
تکمه‌های موجود در پنجره " مدارک دریافت و پرداخت "، به شرح زیر می‌باشند:
- : مکان‌نما را به آخرین سطر موجود خواهد برد.
- : مکان‌نما را به سطر بعدی خواهد برد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + Down " از صفحه کلید می‌باشد.
- : مکان‌نما به سطر قبلی باز خواهد گشت. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + Up " از صفحه کلید می‌باشد.
- : مکان‌نما به اولین سطر موجود خواهد رفت.
- : با باز کردن مثلث کنار این تکمه، سه امکان زیر نمایش داده می‌شود:
- : جهت پرش به سطر دلخواه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + G " از صفحه‌کلید می‌باشد.
- : جهت جستجو و پرش به نتیجه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + F " از صفحه‌کلید می‌باشد.
- :جهت تکرار آخرین جستجو مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلید " F3 " از صفحه‌کلید می‌باشد.
- : جهت حذف مدرک تحت مکان‌نما مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- : جهت تعریف مدرک جدید در سطر تحت مکان نما مورد استفاده قرار می‌گیرد. با فشردن مثلث کنار این آیکون، گزینه‌های زیر قابل دسترس خواهد بود:
- تعریف مدرک جدید یا (Insert) : با انتخاب این گزینه می‌توان مدرک جدیدی با استفاده از پنجره " تدوین یک دسته چک " تعریف نمود.
- کپی مدرک قبلی (Alt + Enter) : جهت تعریف مدرک جدید، با کپی از سطر قبلی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
: جهت سهولت و بالا بردن سرعت اصلاح سطرها می توان از امکان تدوین سطرها در جدول استفاده نمود.
: جهت ویرایش سطر تحت مکان‌نما با استفاده از محاوره، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
: با فشردن مثلث کنار این آیکون، گزینه‌های زیر قابل دسترس خواهد بود:
- ریز عملیات مدرک تحت مکان نما : جهت مشاهده گردش مدرک مربوطه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- فهرست مدارک دارای شماره تکراری : با انتخاب گزینه فوق، از بین مدارک موجود در فهرست مدارک، مدارک دارای شماره تکراری (با توجه به نوع و ماهیت) نمایش داده خواهند شد.
- : به منظور بازخوانی اطلاعات و ثبت تغییرات انجام شده در مدارک دریافت و پرداخت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- : جهت چاپ فهرست مدارک دریافت و پرداخت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
: جهت نمایش فهرست مدارک دریافت و پرداخت در نرم‌افزار " Excel " بکار می‌رود .
: جهت تغییر شرایط گزارش مورد استفاده قرار می‌گیرد. با فشردن این تکمه، محاوره ابتدایی گزارش باز می‌شود و می‌توان تنظیمات اخذ گزارش را تغییر داد.
category : بازگشت