رفع مغایرت اسناد
آشنایی با نکات مهم گسترش اسناد و رفع مغایرت در سیستم امانات
بطور کلی یک نسخه جدید که در پایگاه اطلاعاتی ورود اطلاعات شده است، به شرطی به سیستم امانات منتقل می‌شود که شماره معیار (شماره ثبت و یا کدمیله‌ای) این نسخه قبلا در سیستم امانات موجود نباشد. به عبارت دیگر سیستم امانات اجازه انتقال اسناد با شماره ثبتهای تکراری را نمی‌دهد. درست در لحظه پس از انتفال رکوردها به سیستم امانات، رکوردهای پایگاه اطلاعاتی و پایگاه امانات کاملا" مشابه‌اند و مغایرتی میان آنها وجود ندارد. اما به تدریج و پس از مدت زمانی ممکن است در پایگاههای اطلاعاتی تغییراتی اعمال شود که این تغییرات باعث تفاوت میان پایگاههای اطلاعاتی و سیستم امانات می‌گردد. این تغییرات شامل موارد زیر است:
- رکوردی به پایگاه اضافه می‌شود.
- نسخه‌ای به نسخههای یک رکورد اضافه می‌شود.
- رکوردی حذف می‌شود.
- نسخه‌ای از نسخههای یک رکورد حذف می‌شود.
- عبارت معیار یک نسخه تغییر می‌کند.
- اطلاعات کامل یک رکورد تغییر می‌کند و به رکورد دیگری تبدیل می‌شود.
بیشتر تفاوتها از طریق انتقال مجدد رکوردها بطور اتوماتیک رفع می‌شود اما برای رفع دو مورد آخر، ابزاری به نام رفع مغایرت پیاده سازی شده است که باید به شکل دستی و توسط کاربر امانات انجام شود. برای آشنایی دقیق‌تر با شرایط رفع مغایرت،در ادامه توضیح داده می‌شود:
انواع تفاوتهای احتمالی میان پایگاههای اطلاعاتی سیمرغ و سیستم امانات:
رکوردهای جدیدی به پایگاههای اطلاعاتی افزوده می‌شود:این حالت با انتقال رکوردهای جدید به سیستم امانات رفع می‌شود.
نسخه‌ای به رکورد(های) موجود اضافه می‌شود: این حالت نیز با انتقال مجدد رکوردها رفع می‌شود.
نسخه ای از رکورد حذف (وجین) می‌شود: در این مورد سه حالت زیر باید از هم تفکیک شود:
- نسخه حذف شده در امانت جاری است: در رفع مغایرت می‌آید و باید پس از بازگشت سند به شکل دستی حذف شود.
- نسخه موجود است (سابقه امانت دارد): در رفع مغایرت می‌آید و به شکل دستی حذف می‌شود.
- نسخه موجود است (سابقه امانت ندارد): با انتقال مجدد بطور اتوماتیک حذف می‌شود.
یک رکورد بطور کامل از پایگاه اطلاعاتی حذف می‌شود: در این مورد نیز سه حالت ممکن است اتفاق بیافتد:
- نسخه‌ای از این رکورد در امانت است:نسخههای در امانت جاری در رفع مغایرت می‌آید و تا زمانی که بازگشت داده نشده قابل حذف شدن نیست.
-تمام نسخه‌ها موجودند(بعضی از نسخه ها سابقه امانت دارند): فقط نسخه‌هایی که رخداد امانت دارند در رفع مغایرت می‌آید و دستی حذف می‌شود.
-تمام نسخه‌ها موجودند (هیچ نسخه ای سابقه امانت ندارد): با انتقال مجدد بطور اتوماتیک حذف می‌شود.
شماره معیار (شماره ثبت یا کدمیله ای) تغییر می کند: سه حالت دارد:
1-شماره معیار تکراری نیست:
نسخه موجود است :
الف) سابقه امانت ندارد: با انتقال مجدد بطور اتوماتیک اعمال می‌شود.
ب) سابقه امانت دارد: در رفع مغایرت می‌آید و با استفاده از گزینه
رفع می‌شود.
نسخه در امانت جاری است: در رفع مغایرت می آید و با استفاده از گزینهرفع می‌شود.
2- شماره معیار دو نسخه در داخل یک رکورد با هم جابجا می‌شود:
- هر دو نسخه موجودند: با انتقال بطور اتوماتیک برطرف می‌شود.
- یکی از نسخه ها در امانت است : با انتقال مجدد بطور اتوماتیک جای دو نسخه با هم عوض می‌شود بدین ترتیب که نسخه موجود درحالت امانت قرارمی‌‌گیرد و نسخه امانت در وضعیت موجود قرار می‌گیرد.
- هر دو نسخه در امانت هستند : مانند حالت قبل در رفع مغایرت نمی‌آید و رخداد نسخه‌ها جابجا می‌شود.
3- شماره معیار تکراری است:
- شماره معیار دو نسخه داخل یک رکورد تکراری است: هر دو نسخه در رفع مغایرت می آید.
- شماره معیار یک نسخه با شماره معیار نسخه ای از یک رکورد دیگر تکراری است: نسخه ای که تغییر کرده در رفع مغایرت می‌آید و با استفاده از گزینهرفع نمی‌شود و پیغام می آید که شماره ثبت تکراری است.
محتویات یک رکورد کاملا" حذف و رکورد جدیدی با شماره معیارهای جدید به جای آن وارد می‌شود.
- نسخه‌ای از رکورد در امانت جاری است: نسخه در امانت در رفع مغایرت می آید ولی چون در امانت جاری است نمی توان آن را حذف کرد و لذا باید ابتدا بازگشت داده شده و سپس از پایگاه حذف شود.
- تمام نسخه ها موجود است ولی بعضی از نسخه ها دارای رخداد: نسخه دارای رخداد در رفع مغایرت می آید و می توان آن را حذف کرد.
-تمام نسخه ها موجود است و بدون رخداد: با انتقال مجدد تغییرات بطور اتوماتیک اعمال می‌شود.
محتویات فیلدهای اطلاعاتی دیگر رکورد (عنوان، شماره بازیابی، ...) به غیر از فیلد معیار تغییر می‌کند:
در تمام این موارد، عمل انتقال مجدد، تغییرات را بطور اتوماتیک اعمال می‌کند و در لیست رفع مغایرت هیچ رکوردی مشاهده نمی‌شود.
مراحل انجام رفع مغایرت :
برای انجام عملیات رفع مغایرت، پس از اجرای برنامه امانات توسط کاربر با اختیارات کامل، از منوی اتصال به سرورهای سیمرغ ، گزینه رفع مغایرت را کلیک نمایید.
حال پس از انتخاب نوع پایگاه مورد نظر، گزینه تصویب را کلیک نمایید.
همانطور که در شکل زیر مشخص شده، در قسمت بالا اسنادی که در سیستم امانات هستند نمایش داده شده است که بر روی هر یک که کلیک نمایید، در قسمت پایین، سند مرتبط آن را با اطلاعات جدید موجود در سیمرغ نمایش می‌دهد و از آنجا که بین این دو مغایرت وجود داشته است (بر اساس توضیحات اولیه پست)، جهت رفع این تناقض در قسمت رفع مغایرت ، بایگانی شده تا توسط کتابدار بررسی و رفع و منطبق شود.