حذف اطلاعات يک رکورد

شماره رکورد در حقیقت شناسنامه رکورد در سیمرغ است اکثر کارها در سیمرغ بر اساس شماره رکورد صورت میگیرد و با حذف رکورد شماره آن از دست میرود و دیگر قابل بازگشت نیست در صورتی می‌توان یک رکورد را در فایل اصلی بطور کامل حذف (Delete) نمود که اطمینان حاصل کنیم از این رکورد در جای دیگری استفاده نشده است. بطور معمول ممکن است یک رکورد در پایگاه‌های دیگر و سیستم امانات مورد استفاده قرار گیرد.

توصیه می‌شود قبل از حذف رکورد ابتدا وضعیت آن در سیستم امانات مورد بررسی قرار گیرد. اگر این رکورد به سیستم امانات منتقل شده و تکراری است، و باید از سیستم امانات هم حذف گردد، پس در امانات بعد از گسترش مجدد، لازم است که حتما عمل رفع مغایرت انجام پذیرد تا رکورد مورد نظر در این سیستم هم حذف گردد.

اگر رکوردی که قرار است حذف شود در یک پایگاه پدر یا پایگاه مستندات است دیگر نمی‌توان آنرا براحتی حذف نمود. چون ابتدا لازم است کنترل گردد که این پایگاه مستند به چند پایگاه فرزند مانند کتاب، نشریه، مقاله، پایان‌نامه و .... متصل است، یا به عبارت بهتر چند پایگاه از این پایگاه مستند استفاده می‌کنند. سپس در تمامی پایگاه‌های فرزند متصل به آن بایستی جستجویی انجام داد که مشخص شود چند رکورد به این رکورد پدر مورد نظر متصل است، بعد از اصلاح و اتصال همگی آنها به رکورد پدر صحیح و اطمینان از اینکه هیچ رکوردی در پایگاه‌های فرزند از این رکورد پایگاه پدر استفاده نمی‌کند، آن موقع حذف مجاز می‌باشد. بطور کلی حذف در پایگاه پدر بدون کنترل بسیار خطرناک می‌باشد.

در کل توصیه می‌گردد بجای حذف یک رکورد از فایل اصلی، در ابتدای یکی از فیلدهای اصلی آن رکورد یک عبارت ثابت بعنوان نمونه "حذف شده" تایپ گردد، و عملیات بالا را انجام داد. این کار باعث می‌شود تا اگر اشتباهی صورت گرفت، امکان برگشت به قبل وجود داشته باشد و اطلاعات آن رکورد از دست نرود. بعد از مدتی که اطمینان حاصل شد از این رکورد نه در سیستم امانات استفاده شده و نه در پایگاه‌های دیگر، آنوقت می‌توان آنرا بطور کامل حذف یا Delete کرد.