ثبت حقوق معوقه

تعریف معوقه

چنانچه "ثبت حقوق" پرسنل را برای یک ماه انجام داده و نخواسته باشیم سابقه اطلاعات ورودی و ثبت شده را با "حذف حقوق" از دست بدهیم از "معوقه" استفاده می کنیم. به عبارتی "معوقه" برای تغییرات در ثبت حقوق گذشته با حفظ سابقه(اصلاحیه حقوق ثبت شده) کاربرد دارد.

دو دلیل برای احضار پرسنل  در "کاربرگ معوقه" و اجرای محاسبه معوقه برای آنها قابل تصور است: یکی احضار صریح پرسنل برای تغییر یک یا چند فیلد از فیلدهای ارجاعی  "اطلاعات اصلی حقوق" (در آن ماه)و دیگری احضار بدون نیاز به تغییر اطلاعات فیلدها و صرفا برای لحاظ کردن برنامه جدید یا اعمال یک یا چند مقدار ثابت جدید(زمانی که برنامه‌های ثبت و حذف حقوق یا جدول مقادیر ثابت را برای یک یا چند ماه از ماه‌های قبل تغییر داده باشیم و بخواهیم حقوق پرسنل را براساس این تغییرات جدید دوباره با معوقه محاسبه کنیم)

 "سند معوقه(اصلاحی)" جدا از "سند حقوق" ثبت می‌گردد.

به دلیل اینکه معوقه سبب تغییر و اصلاح محاسبات حقوق ثبت شده ماه جاری یا گذشته می‌شود، چنانچه گزارش‌های قانونی را به ادارات دارایی و تامین اجتماعی ارائه کرده باشیم، ضروری است قبل از ثبت معوقه با کارشناسان مربوطه هماهنگی صورت پذیرد و سپس جهت معوقه پذیر کردن برنامه های تحت تاثیر و ثبت معوقه اقدام نمود.

کاربرگ محاسبه معوقه

با توجه به نکات و توضیحات پیش گفته، جهت محاسبه معوقه از منوی دستمزد، قسمت محاسبات معوقه، بر روی گزینه کاربرگ محاسبه معوقه کلیک می‌نماییم:

محاوره ای به شکل زیر باز می‌گردد:

کاربرگ محاسبه معوقه

در پنجره "محتوی" ماه و سال محاسبه معوقه و همچنین فرم کاربرگ محاسبه معوقه که "قبلا" طراحی گردیده را انتخاب می‌نماییم، همچنین از طریق پنجره "ترتیب" ، قادر خواهیم بود نحوه نمایش و ترتیب فهرست کاربرگ را معین کنیم:

کاربرگ محاسبه معوقه

با فشردن دکمه تصویب پنجره "کاربرگ محاسبه معوقه" برای ماه مورد نظر باز می‌شود:

کاربرگ محاسبه معوقه

همانطور که ملاحظه می‌گردد فرم کاربرگی که از قبل طراحی گردیده‌است خالی می‌باشد،چنانچه فقط "برنامه‌های ثبت و حذف حقوق" یا "فهرست مقادیر ثابت" تغییر نموده‌اند و قصد داریم در ماه‌های گذشته محاسبات با حفظ سوابق گذشته مجددا لحاظ گردند، این فرم باید حداقل شامل یکی از فیلدهای "مشخصات پرسنل" مثل شماره پرسنلی و یا نام‌ونام‌خانوادگی باشد تا بتوانیم معین کنیم اصلاح محاسبات ثبت حقوق(معوقه) برای کدام یک از پرسنل صورت پذیرد. همچنین در صورتی که قصد اصلاح فیلدهای حکمی مشخصات پایه پرسنلی یامتغیر ماهانه مثل ساعات کارکرد،اضافه کاری و سایر در ماه‌هایی که ثبت حقوق انجام داده‌ایم را داریم، می‌توانیم فیلدهای موردنظر را از منوی " سیستم" ، قسمت " تنظیمات سیستم برای تمام کاربران" در کاربرگ محاسبه معوقه اضافه کنیم:

طراحی فرم کاربرگ محاسبه معوقه

برای مثال،از منوی "گزارش دستمزد" ، یک "گزارش اصلی حقوق" فروردین ماه برای پرسنلی که حقوق آنها ثبت گردیده است، تهیه می‌کنیم:

گزارش اصلی دستمزد

در این گزارش متوجه ثبت اشتباه کارکرد روزانه برای آقایان "مشهدی" و "سجادی" در اردیبهشت ماه شده‌ایم و با توجه به اینکه ثبت حقوق فروردین ماه صورت گرفته است و سند حقوق را صادر کرده‌ایم قصد داریم ضمن حفظ سوابق، یک معوقه در فرودین ماه برای این دو پرسنل تنظیم کنیم.

بدین منظور پس از باز نمودن فرم کاربرگ ثبت معوقه بر روی آیکون واقع در نوارابزار بالای فرم کاربرگ کلیک می‌نماییم. محاوره زیر جهت افزودن پرسنل مورد نظر به کاربرگ معوقه نمایان می‌گردد:

کاربرگ محاسبه معوقه

کاربرگ محاسبه معوقه

در پنجره "محتوی" می‌توان محدوده پرسنلی که قصد محاسبه معوقه برای آنها را داریم انتخاب یا با درج قسمتی از نام،آن‌ها را به لیست کاربرگ محاسبه معوقه اضافه نمود.

در همین پنجره، از قسمت "انتخاب سوابق محاسبه و ثبت حقوق" می‌توان پرسنل را بر اساس مرتبه‌های ثبت حقوق در ماه انتخابی به فهرست کاربرگ معوقه افزود، البته در کاربرگ‌ها و گزارش های سیستم دستمزد تمامی سوابق بطور پیش‌ فرض جهت درج، در حالت انتخاب قرار گرفته‌اند.

سوابق محاسبه و ثبت حقوق

در این محاوره فهرست سوابق حقوق ثبت شده نمایش داده می‌شود. از طریق آیکون موجود در نوار ابزار بالای محاوره "سوابق محاسبه و ثبت حقوق " می‌توان سوابق محاسبه را سرجمع نمود:

سوابق محاسبه و ثبت حقوق

واز طریق مثلث مشکی رنگ کنار آیکون موجود در نوار ابزار بالای محاوره "سوابق محاسبه و ثبت حقوق" می‌توان نسبت به ملاحظه "محتویات سوابق" و همچنین "مرور اسناد دستمزد این سوابق" اقدام کرد:

ملاحظه محتویات سوابق

در ادامه، برای تعیین مشخصات و محدوده پنجره "محتوی" می‌توان با گذاشتن تیک قسمت "فقط رکوردهایی که نیاز به معوقه دارند" ، باتوجه به تغییرات صورت گرفته در "برنامه ثبت و حذف حقوق"، "جدول مقادیر ثابت" و "رخدادها"، تشخیص رکوردهایی که به معوقه نیاز دارند را به عهده سیستم گذاشت.

در صورت تمایل از پنجره "بخش و سازمان" ،بخش و واحد سازمانی پرسنل مدنظرمان را محدود می‌کنیم:

[file:pay-1-6-13.png|450px|thumb|center|کاربرگ محاسبه معوقه]]

در قسمت "شرایط" جهت گزینش خاص مورد نظر روی فیلدهای اطلاعات پرسنلی، می‌توان شرط گذاری نمود:

[file:pay-1-6-14.png|450px|thumb|center|کاربرگ محاسبه معوقه]]