تنظیم سند حسابداری جدید
از منوی سند، گزینه "تنظیم سند حسابداری جدید" را انتخاب کنید.
سپس پنجره زیر باز می شود که شامل گزینه های زیر می باشد.
تاریخ سند
برای انتخاب تاریخ سند، پس از فشردن کلید تقویم 
می توانید تاریخ مورد نظر را در پنجره تقویم، کلیک نمایید و یا با کمک کلید پرش به امروز 
یا همان کلید F2 تاریخ روز را با فشار 
یا کلید Enter ثبت نمایید.
ممکن است با پیغامی مبتنی بر اینکه تاریخ مربوط به یک روز تعطیل است مواجه شوید، با انتخاب بله، سند به همین تاریخ باز خواهد شد و با انتخاب خیر، در صفحه اطلاعات عمومی سند حسابداری می توانید تاریخ سند مورد نظر را وارد و تصویب نمایید.
شرح سند
می توانید شرح سند را مستقیما در پنجره "اطلاعات عمومی سند حسابداری" نموده و یا با انتخاب کلید جستجو در شرح‌های موجود یعنی 
، پنجره زیر را باز کنید . با تایپ چند حرف از شرح مورد نظرتان، امکان جستجو در عبارت‌های مشابه که از قبل در سیستم درج شده‌اند را به منظور تسریع درج عبارت‌های جدید، خواهید یافت.
بخش یا شعبه
از فهرست مقابل، بخش یا شعبه ای که قصد تنظیم سند حسابداری جدید آن را دارید، انتخاب نمایید.
نوع سند
از فهرست مقابل، نوع سند را بر اساس عادی، افتتاحیه، اختتامیه یا سود و زیان بودن، تنظیم نمایید.
شماره عطف
از فهرست مقابل،
پس از تکمیل و تصویب پنجره "اطلاعات عمومی سند حسابداری" پنجره سند حسابداری جدید باز می شود.
هنگامی که وارد صفحه حسابداری شدید، روی کد حساب قرار گرفته و کد حساب موررد نظر را وارد نمایید. در صورت ندانستن کد حساب با تایپ "/" و فشار کلید Enter در قسمت کد حساب می توانید صفحه "درخت حسابها" را احضار و حساب مورد نظر را انتخاب نمایید و یا با تایپ "//" و فشار کلید Enter در قسمت کد حساب، صفحه "انتخاب حساب با جستجو در نام" را احضار کنید که بدین ترتیب می توانید حساب مورد نظر را جستجو نموده و انتخاب کنید.
سپس تکمه تصویب را کلیک کرده تا حساب در سند حسابداری درج گرددو در صورتیکه حساب به تفصیلی ارتباط داشته باشد، در قسمت مربوط به تفصیلی 1 تا 2، تفصیلی مربوطه را با استفاده از روالی مشابه آنچه گفته شد، انتخاب کنید
و در صورت نیاز با استفاده از قسمت تکمیلی واقع در پایین صفحه می توانید کد تفصیلی 3 تا 5 را نیز وارد نمایید . در قسمت جانبی می توانید شماره عطف، شماره ارجاع، شماره سر رسید و همچنین تاریخ سر رسید را ثبت نمایید و در قسمت اشخاص نام تنظیم کننده سند (کسی که سند را به حالت پیش نویس ثبت نموده)، نام بررسی کننده(کسی که سند را به حالت عملیاتی تغییر داده)، نام تایید کننده (تایید کننده سند)، نام نهایی کننده سند( نهایی کننده سند) و نام آخرین اصلاح کننده (آخرین اصلاح کننده سند) قابل مشاهده می باشد .
حال در قسمت بدهکار و یا بستانکار مبلغ مورد نظر خود را وارد کنید که می توانید برای محاسبه و درج مبلغ از ماشین حساب نیز استفاده نمایید.
و در شرح عملیات، شرح آرتیکل مربوطه را وارد نمایید و جهت سهولت در درج شرح عملیات می توانید پس از فشردن وارد پنجره زیر شوید.
سپس برای ایجاد سطری دیگر، پس از وارد نمودن شرح عملیات توسط فشار کلید Tab در صفحه کلید، به سطر جدید بروید و همچنین برای ایجاد سطر جدید در مکان نما، می توانید روی آیکون افزودن سطر جدید یعنی 
کلیک کرده و یا کلید Insert در صفحه کلید را فشار دهید . وقتی سطر جدید ایجاد گردید، می توانید طبق آنچه گفته شد حساب، تفصیلی، مبلغ بدهکار و بستانکار و شرح عملیات را برای آن وارد کنید و به همین ترتیب سطرهای مورد نظر را وارد نمایید.
جهت "ذخیره سند" یعنی 
یا همان کلید F2 سند را ذخیره کنید و یا با استفاده از آیکون "ذخیره سند و تنظیم سند جدید" یعنی 
یا همان کلید ترکیبی Shift+F2 می توانید همزمان سند را ثبت و وارد پنجره اطلاعات عمومی سند حسابداری جهت ثبت سند جدید شوید و چنانچه در هنگام ذخیره سند با پیغام خطایی مبنی بر اینکه ارتباط با سرور قطع شده است، مواجه شدید، می توانید سند را بطور موقت ذخیره نمایید و برای این کار از آیکون 
، ذخیره سند در فایل "وارده XP" و جهت ذخیره سطرهای علامت گذاری شده سند در فایل "وارده XP" به ترتیب از آیکون استفاده نمایید.
وقتی که می خواهید سند را در وضعیت عملیاتی ذخیره کنید، باید مبلغ بدهکار و بستانکار برابر بوده تا عمل ذخیره صورت پذیرد، در صورتی که بخواهید با وجود برابر نبودن جمع مبلغ بدهکار و بستانکار، سند را ذخیره نمایید باید آن را در حالت پیش نویس ذخیره نمایید که برای ذخیره سند به حالت پیش نویس تکمه "تبدیل به پیش نویس" و یا کلید ترکیبی Ctrl+F9 را فشار دهید تا وضعیت سند به حالت پیش نویس تبدیل گردد . برای برگرداندن وضعیت سند به حالت عملیاتی این کلید را مجددا فشار دهید.
آیکون‌های موجود در نوار ابزار تنظیم سند حسابداری جدید عبارتند از :
- آیکون
یا Ctrl+F3 : پرش به سطر دلخواه
- آیکون
تنظیم سند جدید (Alt+F9):با فشار این آیکون پنجره اطلاعات عمومی سند حسابداری باز می شود.
- آیکون
یا (F5): بازخوانی اطلاعات
- آیکون
:جهت انصراف از ذخیره سند بکار می رود.
- آیکون
یا (F2): ذخیره سند
- آیکون
چاپ(Ctrl+P): جهت چاپ سند از این آیکون استفاده می شود.
- آیکون
: جهت نمایش اطلاعات جدول در Excel بکار می رود.
- آیکون
:آخرین سند را نشان می دهد.
- آیکون
یا(Ctrl+ pgDn):سند بعد را نشان می دهد.
- آیکون
یا (Ctrl+PgUp):سند قبل را نشان می دهد.
- آیکون
:اولین سند را نشان می دهد.
- آیکون
:جهت تغییر نحوه کار با سند از ملاحظه به اصلاح و بالعکس (F9) می باشد
- آیکون
:وضعیت سر جمع سند را نشان می دهد.
- آیکون
یا ( Shift + F9): جهت بررسی درستی سطرهای سند کاربرد دارد.
- آیکون
یا ( Ctrl + F9): جهت تغییر وضعیت سند از پیش نویس به عملیاتی و برعکس کاربرد دارد.
- آیکون
آخرین سطر: مکان‌نما را به آخرین سند می برد.
- آیکون
سطر بعدی (Ctrl +Down): مکان نما را به سطر بعدی می برد.
- آیکون
سطر قبلی(Ctrl +Up): مکان نما را به سطر قبلی می برد.
- آیکون
اولین سطر: مکان‌نما را به اولین سطر می برد.
- آیکون
یا (Ctrl +Del): جهت حذف سطر تحت مکان نما استفاده می شود.
- آیکون یا (Insert): جهت افزودن سطر جدید استفاده می شود.
- آیکون
: جهت تدوین سطرها در جدول بکار می رود.
- آیکون
) یا (Shift +Enter): جهت تدوین سطرها از طریق محاوره بکار می رود.
- آیکون
: جهت ملاحظه سند ابتدایی مربوط به سطر تحت مکان نما بکار می رود.
- آیکون
مرتب کردن سطرهای سند: سطرهای سند را به ترتیب نوع مبلغ (بدهکار و بستانکار)، به ترتیب کد حساب و نوع مبلغ، به ترتیب دلخواه و بازسازی ردیف سطرهای سند مرتب می نماید.
- آیکون
:جهت انتقال سطر به بالا استفاده می شود.
- آیکون
: جهت انتقال سطر به پایین استفاده می شود.
کپی کردن از سند های قبلی در هنگام تنظیم سند حسابداری جدید
روش اول :
در پنجره تنظیم یا اصلاح سند حسابداری، کلیدهای Ctrl+I را فشار دهید تا پنجره انتخاب سند حسابداری باز شود.
شماره سند مورد نظر را وارد و تصویب کنید که در این حالت پنجره "تایید فراخوانی (کپی ) سند" باز می شود.
اگر می خواهید سند عینا کپی شود، تکمه تصویب را کلیک کنید و در صورتی که می خواهید از معکوس مبالغ سند استفاده نمایید (مثلا هنگامی که می خواهید از روی سند اختتامیه، سند افتتاحیه ایجاد نمایید) گزینه مبالغ سطرهای سند معکوس شوند را تیک زده و تصویب کنید.
روش دوم :
(Drag & Drop) ابتدا سند مورد نظر را باز نموده و سپس گزینه تنظیم سند حسابداری جدید را انتخاب کنید و پس از انتخاب تاریخ سند در قسمت پنجره ها، سند حسابداری را فراخوانی نموده و با کمک کلیک کلید چپ ماوس + Ctrl، اسناد را انتخاب نمایید و سپس با استفاده از کلیک سمت راست ماوس و بردن مکان نما به قسمت پنجره ها و ماندن روی صفحه سند حسابداری جدید و دراپ کردن سطرهای سند، پنجره انتخاب گزینه های افزودن دو رخداد با مبالغ معکوس و افزودن دو رخداد با حفظ علامت مبالغ طبق شکل زیر می توانید اسناد را در صفحه جدید کپی نمایید.
استفاده از ماشین حساب برای وارد کردن مبالغ بدهکار و بستانکار در هنگام تنظیم سند حسابداری جدید
ابتدا فیلد مبلغ بدهکار یا بستانکار را انتخاب و سپس با استفاده از کلید Enter مکان نمای چشمک زن ظاهر می شود، در این حالت انتخاب کلیدهای Ctrl+Enter منجر به احضار ماشین حساب شده، پس از انجام محاسبات لازم با فشار کلید Enter، عدد بدهکار و یا بستانکار سند جایگذاری می گردد.
اگر هنگام تنظیم سند، توسط کلیدهای Alt+F10، ماشین حساب را احضار و محاسبات را انجام دهید، حاصل این محاسبات را نمی توانید در ستون های بدهکار یا بستانکار جایگزین نمایید.
آیکون بازخوانی اطلاعات 
هنگامی که سندی باز باشد و در این حالت، تغییری در حساب و تفصیلی‌های به کار رفته در سند داده شود، یا اینکه مثلا با اصلاح یکباره اسناد یک سری از سطرها تحت تاثیر قرار گیرند، برای اینکه آخرین تغییرات در سندی که باز بوده، مشاهده شود کافیست مثلث کنار آیکون بازخوانی کلی اطلاعات یعنی را باز کنید.
هنگامی که در اصلاح اسناد سند، در برخی از سطرها تغییراتی داده و به سطرهای دیگر رفته باشید، می توانید آخرین تغییرات سطر مورد نظر خود را حذف نمایید. برای این کار کافیست روی آن سطر قرار گرفته و از منوی باز شده کنار مثلث گزینه "حذف اصلاحات انجام شده در سطر تحت مکان نما" را انتخاب کنید . اگر خواستید آخرین تغییر را حذف نمایید، کافیست از منوی باز شده گزینه " انصراف از آخرین اصلاح یا تغییر انجام شده" را انتخاب کنید.
آیکون جستجو و جایگزینی در شرح عملیات
ابتدا در صفحه اصلاح اسناد، مثلث کنار آیکون "پرش به سطر دلخواه" 
را باز کرده و گزینه جستجو و جایگزینی در شرح عملیات یا کلیدهای Ctrl +H را انتخاب کنید.
پنجره جستجو و جایگزینی در شرح عملیات باز می شود.
در این پنجره می توانید عبارت مورد نظر را در قسمت "عبارت جستجو" تایپ نموده و در "عبارت جایگزین" عبارت مورد نظر را وارد نمایید . در صورت لزوم و بر حسب نیاز می توانید گزینه های پیش فرض را تغییر دهید.
همین مراحل را می توانید برای جستجو و جایگزینی در شرح عملیات لاتین نیز انجام دهید با این تفاوت که باید در منوی باز شده از آیکون ، گزینه جستجو در شرح دیگر (لاتین) را انتخاب نمایید.
اصلاح شرح عملیات ، کد حسابها یا کد تفصیلی‌ها
ابتدا در صفحه اصلاح اسناد، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک سمت چپ ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار دهید.
سپس مثلث کنار آیکون "پرش به سطر دلخواه" را باز کرده و گزینه آخر یعنی "اصلاح یکباره سطرهای علامت گذاری شده" را انتخاب کنید.
سپس پنجره "اصلاح یکباره سطرهای علامت گذاری شده" باز می شود که می توانید بر حسب نیاز هر کدام از گزینه‌های موجود را انتخاب و اصلاح کنید.
حذف یکباره تعدادی سطر
ابتدا در صفحه اصلاح اسناد، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک سمت چپ ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار داده سپس کلیدهای Ctrl+Del را فشار دهید، پیغام تایید حذف سطرهای علامت گذاری شده ظاهر می شود که می توانید آن را تصویب نمایید.
کپی سطرهای انتخابی از سند در خود آن سند و یا سندی دیگر
ابتدا در صفحه اصلاح اسناد، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک سمت چپ ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار داده سپس مثلث کنار آیکون دیسکت را باز کرده و گزینه ذخیره سطرهای علامت گذاری شده سند در فایل «وارده XP» را کلیک کنید.
سپس صفحه تعیین نام فایل xml باز شده، نام مورد نظر خویش را تایپ و آن را ذخیره نمایید.
حال سندی را که می خواهید آن سطرها را در آن کپی کنید، در حالت اصلاح باز کرده، مثلث کنار آیکون مثبت را انتخاب نموده و بر روی فراخوانی سند وارده XP کلیک کنید،
وقتی صفحه انتخاب یک فایل xml باز شد، فایل مزبور را انتخاب و آن را open کنید.
صفحه فراخوانی سند وارده Xp باز می شود، در صورت نیاز، گزینه مبالغ سطرهای سند معکوس شوند را تیک بزنید و سپس آن را تصویب نمایید، حال می توانید سند را ذخیره کنید.
