افزودن منبع دیجیتال جدید از روش پیش تعیین شده
یکی دیگر از روشهای افزودن منبع در نرم‌افزار آرشیو و فروش نوسا، استفاده از روش پیش تعریف شده است. در این روش بر خلاف سایر روشهای افزودن منبع، کاربر نیازی نیست که به درخت اصلی نرم‌افزار دسترسی داشته باشد.
لازم به ذکر است برای استفاده از این روش باید ابتدا تعاریف و تنظیمات این روش در تنظیمات پایه سیستم انجام شده باشد.
برای افزودن یک منبع با استفاده از این روش، مراحل زیر را می‌بایست انجام دهید:
در صفحه اصلی نرم‌افزار، گزینه مستقیم افزودن منبع دیجیتال خاص و یا از منوی بالای صفحه، منابع دیجیتال، گزینه افزودن منبع با استفاده از روشهای پیش تعریف شده را کلیک نمایید.
در پنجرهای که باز می‌شود، فهرستی از انواع روشهای قابل استفاده (که قبلا در سیستم تعریف شده‌اند) نمایش داده می‌شود که روش مورد نظر خود را انتخاب و سپس گزینه تصویب را کلیک کنید.
پنجره مربوط به افزودن منبع باز می‌شود.
این پنجره بر حسب سیاست مرکز، دارای حداکثر، سه سربرگ زیر می‌باشد که در ادامه هریک توضیح داده می‌شود.
محتوی
سربرگ محتوی شامل موارد زیر می‌باشد:
- شرح: در این قسمت نام منبع خود را وارد نمایید.
لازم به ذکر است که درصورت تمایل و سیاستهای از پیش تعیین شده مرکز، می‌توان نام فایل نیز به صورت خودکار دراین قسمت قرار گیرد.
: در صورتیکه سند شما دارای فایل الکترونیک است از این گزینه استفاده نمایید. با کلیک بر روی این گزینه، پنجرهای مربوط به انتخاب فایل مورد نظر باز می‌شود. با مراجعه به محل فایل، و استفاده از گزینه open آن را انتخاب نمایید و سپس برای ادامه مراحل به سربرگهای بعدی طبقه‌بندی و یادداشت وارد شوید.
چنانچه سند در دست شما از نوع چاپی است ( مثلا یک نامه چاپی)، پس لازم است نسخه الکترونیک، pdf آن را تولید نمایید. لذا ابتدا در تنظیمات پویشگر، اسکنر خود را معرفی و سپس با گزینه پویش تصویر، فرایند اسکن کردن منبع را انجام دهید.
: برای معرفی دستگاه اسکنر به سیستم، می‌بایست در این قسمت وارد شوید. بر اساس صلاحدید و نیاز می‌توان موارد زیر را نیز اعمال نمایید.
- محاوره پویشگر نمایش داده شود: چنانچه این مورد را انتخاب نمایید. در مراحل تولید اسکن، پنجره‌های مربوط به تنظیمات اسکنر باز می‌شود.
- هنگام ذخیره‌سازی تصویر از فشرده‌سازی JPEG استفاده شود: با استفاده از این گزینه تصاویر در قالب JPEG فشرده‌سازی خواهند شد.
- نام فایل توسط کاربر تعیین شود: چنانچه این گزینه را انتخاب نمایید، پس از اتمام تولید اسکن، پنجره تعیین نام فایل نتیجه پویش برایتان باز می‌شود که می‌توانید برای فایل تولید شده نامی را لحاظ نمایید.
: پس از معرفی دستگاه پویشگر(اسکنر)، با استفاده از این گزینه، منبع چاپی خود را اسکن کنید. برای این کار کافی است سند چاپی را در دستگاه پویشگر قرار داده و سپس گزینه پویش تصویر را کلیک نمایید.
در پنجرهای که مشابه شکل زیر است، پس از مشاهده موارد و شرایط پویش تصویر، بر روی گزینه تصویب کلیک نمایید.
بر حسب اینکه گزینه‌های موجود در قسمت تنظیمات پویشگر فعال شده باشد، صفحاتی همانند شکلهای زیر که مربوط به شیوه و تنظیمات پویشگر نمایش داده می‌شود.
که پس از گذر از آن صفحات، در نهایت، با پنجره تعیین وضعیت ادامه عملیات پویش مواجه می‌شوید.
حال براساس تعداد برگه‌هایی که مربوط به منبع دردست کار است، یکی از دو گزینه زیر را انتخاب نمایید.
- گزینه ادامه عملیات: چنانچه برگهای دیگری ازین منبع باید اسکن شود. باید ابتدا برگه جدید را در دستگاه قراردهید و سپس این گزینه را کلیک نمایید.این مرحله تا پایان اسکن برگهای این منبع ادامه داده می‌شود.
- گزینه ذخیره: چنانچه برگی دیگری از این منبع برای اسکن وجود ندارد.گزینه ذخیره را کلیک تا فرایند اسکن به پایان برسد.
پس از اتمام کار اسکن و کلیک بر روی گزینه ذخیره، چنانچه گزینه مربوط به نام فایل درتنظیمات پویشگر را فعال کرده باشید. پنجره تعیین نام فایل نتیجه پویش باز می‌شود که می توان نام مورد نظر برای سند اسکن شده را وارد نمایید.
حال در صورت وجود سیاست طبقه‌بندی و یادداشت، طبق راهنمایی که در ادامه آمده است جلو بروید. در غیر اینصورت به قسمت پایانی راهنما برای ذخیره مراجعه نمایید.
طبقه‌بندی:
چنانچه مرکزی طبقه‌بندی را سیاستهای خود تعریف کرده باشد. در این قسمت می تواند منبع را در یک طبقه یا چند طبقه، دسته‌بندی نماید.
فیلد شرح در قسمت بالای این سربرگ، در واقع همان شرح فایل که در سربرگ محتوی افزوده شده است. لذا نیازی به تغییر و ویرایش آن نمی باشد. آنچه مربوط به طبقه‌بندی منبع است را در جدول پایین می توانید لحاظ نمایید.
در جدول پایین، در ستون کد درختی یکبار کلیک نمایید تا گزینه 
نمایش داده شود. و سپس بر روی آن کلیک نمایید.
حال پنجره مربوط به انتخاب طبقه‌بندی باز می‌شود. که طبقه مورد نظر خود را انتخاب کنید.
همانطور که ملاحظه می‌نمایید جدول زیر بااطلاعات کد درختی، طبقه مستقیم و طبقه اصلی پر می‌شود.
کد درختی: کد مربوط به منبع در درخت طبقه‌بندی می‌باشد.
طبقه مستقیم: نام طبقه‌ای که منبع به آن ارجاع شده است.
طبقه اصلی: نام درخت طبقه‌بندی‌ای که انتخاب شده است.
شرح: چنانچه بخواهید ارجاع این منبع با نامی متفاوت در درخت طبقه‌بندی قرار گیرد، می‌توان در این قسمت آن را وارد نمود. در غیر اینصورت با خالی بودن این قسمت، این منبع با نام ارجاع از شرح منبع وارد شده در درخت طبقه‌بندی قرار خواهد گرفت.
چنانچه بخواهید برای این منبع، طبقه دیگری نیز لحاظ کنید، می‌بایست از نوار ابزار، گزینه 
را کلیک تا سطری جدیدایجاد شود و مجددا طبقه را انتخاب نمایید.
یادداشت:
چنانچه مرکزی انواع یادداشتها را در سیاستهای خود تعریف کرده باشد. در این قسمت می‌تواند برای منبع یک یا چند یادداشت، وارد نماید.
فیلد شرح در قسمت بالای این سربرگ، در واقع همان شرح فایل که در سربرگ محتوی افزوده شده است. لذا نیازی به تغییر و ویرایش آن نمی باشد. آنچه مربوط به یادداشت منبع است را در جدول پایین این پنجره می توان لحاظ کرد.
چنانچه بخواهید یادداشتی برای این منبع وارد کنید. می‌بایست ابتدا نوع یادداشت مورد نظر ( که می‌بایست انواع یادداشتها در تعاریف پایه پیش‌بینی و تعریف شده‌باشد) راانتخاب کنید و سپس در قسمت یادداشت متن یادداشت را وارد نمایید.
برای اینکار ، در جدول پایین، در ستون نوع، یکبار کلیک نمایید تا گزینه 
نمایش داده شود.
از منوی کشویی آن ، نوع یادداشت را انتخاب نمایید. سپس در قسمت یادداشت، متن یادداشت مرتبط را وارد نمایید.
چنانچه بخواهید برای این منبع، یادداشت دیگری نیز لحاظ کنید، می‌بایست از نوار ابزار، گزینه را کلیک تا سطری جدیدایجاد شود و مجددا نوع یادداشت را انتخاب و در قسمت یادداشت، متن یادداشت را وارد نمایید.
درنهایت کاربرگ را با یکی از گزینه‌های زیر ذخیره نمایید:
- گزينه ذخيره و خروج: چنانچه منبع ديگري برای افزودن در نرم‌افزار در دست ندارید اين گزينه را کليک نماييد.
- گزينه ذخيره و رکورد بعدي: چنانچه منبع ديگري از همين خانواده و شاخه در دست داريد. اين گزينه را کليک نماييد تا بلافاصله کاربرگ جديدي در همين سطح درخت برايتان باز شود.