تعریف خدمات عضویت
انواع خدمات عضویت
برای امکان ارائه خدمات متفاوت به اعضای متفاوت باید تعدادی خدمات عضویت تعریف کنید.هر کدام از خدمات به یک دسته از اعضا تعلق خواهد گرفت و امکانات و محدودیت‌های این اعضا را در کسب خدمات کنترل خواهد کرد.
کلاینت نرم‌افزار امانت را اجرا کنید از منوی اعضا گزینه انواع خدمات عضویت را انتخاب کنید.
برای تعریف یک خدمات عضویت جدید ابتدا روی آیکون 
کلیک کنید سپس یک نام دلخواه وارد کرده و در آخر برای ادامه تنظیمات روی آن دوبار کلیک کنید.
خدمات عضویت شامل سرویسهای امانت، تمدید امانت، رزرو و نگهداری، مطالعه در محل، و تمدید مطالعه در محل می‌باشد.
برای تنظیم هر کدام از سرویس‌ها، ابتدا باید تیک فعال‌سازی آن سرویس را بزنید و سپس تکمه جزئیات را کلیک کنید.
سرویس امانت
تنظیمات تعداد اسناد
اولین تنظیم روی تعداد اسناد قابل امانت انجام می‌شود که در این قسمت حداکثر تعداد اسنادی که عضو می‌تواند امانت بگیرد تعیین می‌شود.
اگر یک کتابخانه مخازن متعدد داشته باشد (مانند کتابخانه‌های دانشکده‌ای)، آنگاه می‌توانید تعداد اسناد مجاز را میان مخازن مختلف تقسیم و مدیریت کنید.
تنظیمات زمان امانت
از این طریق معلوم می‌شود این نوع از اعضا حداکثر چند روز می‌توانند کتاب‌ها را در امانت خود نگهدارند. اگر هیچ محدودیت زمانی وجود نداشته باشد (ناحیه تدوین زمان، غیرفعال باشد) به این حالت امانت نامحدود نامیده می‌شود. در این حالت، عضو می‌تواند سند را تا زمانی که عضو دیگری درخواست نکرده نزد خود به امانت نگهدارد. اگر عضو دیگری سند را درخواست کند آنگاه پس از مدت معینی باید سند به کتابخانه بازگشت داده شود. این مدت برحسب روز در ناحیه مشخص تعیین می‌شود.
فعال نمودن اسناد از نظر محتوی و روش استفاده
در قسمت های انواع اسناد از نظر محتوا و انواع اسناد در نظر روش استفاده، اسنادی که اعضا می‌توانند به امانت بگیرند تعیین می‌گردد. انواع محتواهای مجاز برای این نوع از اعضا را از فهرست انواع اسناد تیک بزنید.
اگر می‌خواهید این اعضا با تایید مسئول امانات بتوانند به صورت موردی انواع اسناد با محتواهای دیگر را به امانت بگیرند گزینه مربوطه را تیک بزنید.
تنظیمات تاخیر اسناد
در حالت پیش فرض، سیستم جریمه‌ای برای تاخیرها در نظر نمی‌گیرد و تنظیمات مربوط به جریمه غیرفعال است.
برای تنظیم جریمه، ابتدا گزینه تاخیر در بازگشت سند منجر به جریمه ریالی می‌شود را فعال کنید.
جریمه ثابت
حداقل جریمه‌ای که بدون توجه به روزهای تاخیر و بطور ثابت در نظر گرفته می‌شود.
جریمه روزانه
میزان جریمه‌ای که برای هر روز تاخیر محاسبه می‌شود.
حد مجاز تاخیر
اگر می‌خواهید چند روز تخفیف برای تاخیر در نظر بگیرید تعداد روزهای مورد نظر خود را در این قسمت وارد کنید. به عبارت دیگر تاخیر عضو، بلافاصله پس از اتمام مهلت امانت آغاز نمی‌شود و عضو یک مهلت دوباره برای بازگشت پیدا می‌کند. بدیهی است در صورت بازگشت سند در این مهلت، هیچ تاخیری برای عضو ثبت نخواهد شد.
تاخیر شامل حد مجاز
حال سوال این است که اگر تاخیر از حد مجاز بیشتر شد، آنگاه این حد مجاز نیز در محاسبه جریمه نهایی لحاظ شود یا نه. با تیک زدن این گزینه، تعداد روزهای حد مجاز تاخیر نیز جزئی از تاخیر کل به شمار می‌آید و به ازای هر روز آن جریمه محاسبه خواهد شد. در غیر این صورت مهلت مجاز در محاسبه جریمه نهایی دخیل نخواهد شد و از کل روزهای تاخیر کسر خواهد شد.
مهلت بازگشت سند به ازای جریمه ثابت
تا مهلتی که در این قسمت تنظیم می‌شود فقط جریمه ثابت محاسبه می‌شود و پس از آن جریمه روزانه نیز محاسبه و به کل جریمه افزوده می‌شود.
تنظیمات دریافت هزینه برای اسناد
در حالت پیش فرض، سیستم هزینه‌ای را برای خدمات در نظر نمی‌گیرد و تنظیمات مربوط به دریافت هزینه غیرفعال است (به شکل دقت کنید) برای تنظیمات هزینه خدمات، ابتدا گزینه دریافت هزینه را کلیک کنید. هزینه ثابت: حداقل هزینه‌ای که بدون توجه به مدت امانت و بطور ثابت دریافت می‌شود. هزینه روزانه: میزان هزینه‌ای که برای هر روز امانت محاسبه می‌شود. مهلت بازگشت سند به ازای هزینه ثابت: در این ناحیه تعیین می‌شود که عضو به ازای هزینه ثابتی که پرداخت می‌کند چند روز بتواند سند را در امانت نگهدارد. به عبارت دیگر تا انقضای این مهلت، هزینه روزانه محاسبه نمی‌شود .
اعتبار مالی
در حالت پیش فرض، اعتبار مالی عضو در حین امانت سند کنترل می‌شود ولی برخی از مراکز مایلند هنگام تسویه حساب عضو مقدار بدهکاری عضو را محاسبه کنند، در این صورت سیستم اعتبار مالی عضو را در هر رخداد بررسی نمیکند.
سرویس تمدید
1.تمدید سند رزرو شده
بطور معمول اعضا مجاز به تمدید سند رزرو شده نیستند و پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید امانت سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می خواهید این کار را مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.
2.تمدید سند تاخیری
بطور عادی اعضا مجاز به تمدید سند دارای تاخیر نیستند. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید تیک این گزینه را بردارید.
3.اجازه تمدید به فرم غیرحضوری
در حالت عادی، اعضا امکان تمدید سند به شکل غیرحضوری و از طریق سرویسهای امانت کلاینت سیمرغ را دارند. اما اگر می خواهید این امکان را از اعضا بگیرید تیک این گزینه را بردارید.
4.تمدید سند رزرو شده
بطور معمول اعضا نمی توانند سند رزرو شده را تمدید کنند که پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید امانت سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می خواهید این کار را مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.
5.تمدید سند تاخیری
بطور عادی اعضا از طریق اینترنت مجاز به تمدید سند دارای تاخیر نیستند. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید تیک این گزینه را بردارید.
6.حداکثر تکرار تمدید
در حالت پیش فرض، عضو برای تمدید مکرر محدودیت دارد و حداکثر دفعات تمدید برابر صفر است. این تنظیمات به این معنی است که در حالت عادی امکان تمدید وجود ندارد. اگر می خواهید تعداد تمدیدها را بیشتر کنید، حداکثر دفعات مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.
7.تمدید بیشتر با اجازه مسئول امانات
در حالت عادی، مسئول امانات می تواند به صلاحدید خود اجازه امانت بیشتر از حد مجاز را بدهد. اما اگر می خواهید این اختیار را از مسئول امانات بگیرید، تیک این گزینه را بردارید. و اما اگر می خواهید هیچ محدودیتی در تعداد تمدیدهای مجاز اعضا وجود نداشته باشد تیک گزینه محدودیت تمدید را بردارید. (در این حالت ناحیه تنظیمات تعداد دفعات تمدید غیر فعال می شود) اگر می خواهید تعداد تمدیدها را بیشتر کنید، حداکثر دفعات مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.
8.حداکثر زمان تمدید
بطور پیش فرض، حداکثر زمان تمدید برابر با حداکثر زمان امانت است. اما در بعضی از مراکز برای تمدید، محدودیت هایی را قائل می شوند و تمایل دارند مدت تمدید را کمتر از مدت امانت قرار دهند. بهرحال برای تعیین زمان تمدید ابتدا باید حالت پیش فرض را تغییر دهید (باید تیک گزینه حداکثر زمان تمدید برابر با زمان امانت را بردارید) سپس مدت مورد نظر خود برای زمان تمدید را برحسب روز وارد کنید.
سرویس رزرو و نگهداری
تعداد سند
محدودیت در کل مخازن (مجموع رزروهای همه مخازن)حداکثر تعداد اسناد قابل رزرو در این ناحیه وارد می‌گردد.
محدودیت در هر مخزن در حالت عادی محدودیت در هر مخزن وجود ندارد و به این معنی است که عضو می‌تواند تمام اسناد مجاز رزرو خود را از هر کدام از مخازن انجام دهد. برای ایجاد محدودیت در هر مخزن، ابتدا باید گزینه محدودیت رزرو را تیک بزنید. سپس حداکثر تعداد اسناد قابل رزرو در هر مخزن را در این ناحیه وارد کنید.
مجوز تعداد رزرو بیش از حد مجاز به مسئول میز امانت در حالت پیش فرض، اعضا می‌توانند در موارد خاص و با مجوز مسئول امانت، تعداد رزروهای خود را بیش از حد مجاز انجام دهند. اما اگر بخواهید این اختیار را از مسئول امانات بگیرید باید این دو گزینه را غیرفعال کنید.
روش اطلاع و زمان نگهداری
پس از بازگشت سند رزرو شده به کتابخانه، این مساله باید به نوعی به اطلاع عضو رزروکننده برسد تا برای امانت گرفتن این سند به کتابخانه مراجعه کند.
راه‌های اطلاع رسانی به عضو درج در اعلامیه عمومی اسناد رزروشده آماده امانت یکی از گزارش‌های چاپی سیستم امانات،“ اعلامیه عمومی اسناد رزرو شده آماده امانت“ است که به شکل روزانه و توسط مسئول امانات تهیه می‌شود و در بورد کتابخانه در معرض دید اعضا قرار می‌گیرد. این اعلامیه عمومی است و کلیه اسناد رزرو آماده امانت را در برمی‌گیرد.
ارسال پستی در این روش، برای هر عضو یک گزارش اختصاصی تهیه می‌شود و به آدرس پستی او فرستاده می‌شود. در این گزارش، به اطلاع عضو رسانده می‌شود که اسناد درخواستی او به کتابخانه بازگشت داده شده و آماده امانت هستند.
تماس تلفنی در این روش، سیستم یک گزارش از اعضای رزرو کننده تهیه می‌کند و مسئول امانت از روی این لیست، با تک تک اعضا تماس گرفته و خبر بازگشت اسناد مورد نظر اعضا را به اطلاع آنها می‌رساند.
ارسال پست الکترونیک (Email) در این روش به ازای هر سند بازگشت داده شده، یک Email به آدرس عضو رزروکننده ارسال می‌شود.
ارسال پیام کوتاه (SMS) در این روش برای هر سند بازگشت داده شده، یک SMS به شماره همراه عضو رزرو کننده ارسال می‌شود.
زمان نگهداری اسناد اسناد پس از بازگشت به کتابخانه می‌تواند مدت زمانی خاصی برای اولین عضو رزروکننده نگهداری شود. عضو در مدت زمان نگهداری، فرصت دارد به کتابخانه مراجعه و سند یادشده را به امانت بگیرد. در حالت عادی، سیستم هیچ زمان انتظاری را در نظر نمی‌گیرد اما اگر مایل به استفاده از این امکان باشید می‌توانید زمان انتظار مورد نظر خود را به شرح زیر تعیین کنید:
نگهداری اسناد بدون رزرو اسنادی که رزرو دیگری ندارند حساسیت کمتری از این نظر دارند و می‌توانند زمان انتظار بیشتری داشته باشند. بهرحال زمان انتظار مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.
نگهداری اسناد دارای رزرو اسنادی که رزرو دیگری دارند معمولا زمان کمتری نگهداری می‌شوند. بهرحال زمان انتظار مورد نظر برای این نوع از اسناد را در این ناحیه وارد کنید.
الویت و نحوه رزرو
میزان اولویت مورد نظر خود را برحسب روز مشخص کنید. رزرو غیرحضوری به معنی رزرو از طریق سرویسهای امانت کلاینت سیمرغ (یا از طریق اینترنت) می‌باشد. در حالت پیش فرض، امکان رزرو غیرحضوری برای اعضا وجود ندارد اما اگر بخواهید این امکان را ایجاد کنید باید گزینه مربوط به آن واقع در این ناحیه را تیک بزنید.
سرویس مطالعه در محل
در این ناحیه حداکثر تعداد اسنادی که عضو می‌تواند همزمان برای مطالعه بگیرد تعیین می‌شود.
اگر یک کتابخانه مخازن متعدد داشته باشد (مانند کتابخانه‌های دانشکده‌ای)، آنگاه می‌توانید تعداد اسناد مجاز را میان مخازن مختلف تقسیم و مدیریت کنید.
فرض کنید یک کتابخانه می‌خواهد به یک دسته از اعضا خدمات مطالعه در محل را طوری ارائه دهد که:
الف) بتوانند حداکثر 6 سند را از تمام مخازن به مطالعه بگیرند. (محدودیت در کل مخازن)
ب) از هر مخزن (دانشکده) حداکثر دو کتاب برای مطالعه در محل بگیرند. محدودیت در هر مخزن)
در حالت عادی، هیچ محدودیتی در هر مخزن وجود ندارد یعنی این که هر عضو می تواند تا سقف مجاز خود از هر مخزن به امانت بگیرد.
اما برای اعمال محدودیت در هر مخزن ابتدا باید گزینه مربوطه را تیک بزنید سپس تعداد مورد نظر خود را در ناحیه مربوطه وارد کنید.
مرحله بعد تعیین مدت زمان مطالعه است.
از این طریق تعیین می‌شود این نوع از اعضا حداکثر چند ساعت می توانند اسناد را برای مطالعه نزد خود نگهدارند.
- محدود کردن زمان مطالعه
در حالت پیش فرض، محدودیتی برای زمان مطالعه وجود ندارد. برای تعیین محدودیت، ابتدا باید این گزینه را تیک بزنید. سپس حداکثر زمان مورد نظر خود را برحسب ساعت، در این ناحیه وارد کنید.
مطالعه طولانی‌تر از حد مجاز با تایید مسئول امانات
در حالت عادی، اعضا می‌توانند با تایید مسئول امانات، اسناد را به مدت بیشتر از حد مجاز به امانت بگیرند. اما اگر می خواهید این اختیار را از مسئول امانات بگیرید باید این تیک را بردارید.
در این قسمت انواع اسنادی را که این اعضا می‌توانند برای مطالعه در محل به امانت بگیرند تعیین کنید.
انواع اسناد مجاز برای این نوع از اعضا را از فهرست انواع اسناد تیک بزنید.
اجازه مطالعه اسناد غیرمجاز با تایید مسئول امانات به شکل پیش فرضفعال است و اعضا می‌توانند به صورت موردی و با تایید مسئول امانات، انواع دیگر اسناد را برای مطالعه در محل
به امانت بگیرند، اما اگر می خواهید این اختیار را از مسئول امانات بگیرید گزینه مربوطه را غیرفعال کنید.
انواع اسناد مجاز برای این نوع از اعضا را از فهرست انواع اسناد تیک بزنید.
- اجازه مطالعه اسناد غیرمجاز با تایید مسئول امانات
بصورت عادی، فعال است و اعضا می‌توانند با تایید مسئول امانات و به صورت موردی انواع دیگر اسناد با روش‌های استفاده متفاوت را برای مطالعه در محل به امانت بگیرند. بهرحال اگر
مایل نیستید مسئول این زمانت این اختیار را داشته باشد، گزینه روبرو را غیرفعال کنید.
در حالت پیش فرض، سیستم جریمه‌ای برای تاخیرها در نظر نمی‌گیرد و تنظیمات مربوط به جریمه غیرفعال است.
برای تعیین جریمه، ابتدا گزینه فعال سازی جریمه ها را تیک بزنید.
- جریمه ثابت
حداقل جریمه‌ای که بدون توجه به ساعتهای تاخیر و بطور ثابت در نظر گرفته می‌شود.
- جریمه ساعتی
میزان جریمه‌ای که برای هر ساعت تاخیر محاسبه می‌شود.
- حد مجاز تاخیر
اگر می‌خواهید چند ساعت تخفیف برای تاخیر در نظر بگیرید تعداد ساعتهای مورد نظر خود را در این قسمت وارد کنید. به عبارت دیگر تاخیر عضو، بلافاصله پس از اتمام مهلت مطالعه آغاز نمی‌شود و عضو یک مهلت دوباره برای بازگشت پیدا می‌کند. بدیهی است در صورت بازگشت سند در این مهلت، هیچ تاخیری برای عضو ثبت نخواهد شد.
- تاخیر شامل حد مجاز
حال سوال این است که اگر تاخیر از حد مجاز بیشتر شد، آنگاه این حد مجاز نیز در محاسبه جریمه نهایی لحاظ شود یا نه. با تیک زدن این گزینه، تعداد ساعتهای حد مجاز تاخیر نیز جزئی از تاخیر کل به شمار می‌آید و به ازای هر ساعت آن جریمه محاسبه خواهد شد. در غیر این صورت مهلت مجاز در محاسبه جریمه نهایی دخیل نخواهد شد و از کل ساعتهای تاخیر کسر خواهد شد.
- مهلت بازگشت سند به ازای جریمه ثابت
تا مهلتی که در این قسمت تنظیم می‌شود فقط جریمه ثابت محاسبه می‌شود و پس از آن جریمه ساعتی نیز محاسبه و به کل جریمه افزوده می‌شود.
در حالت پیش فرض، سیستم هزینه‌ای را برای خدمات در نظر نمی‌گیرد و تنظیمات مربوط به دریافت هزینه غیرفعال است (به شکل دقت کنید)
برای فعال شدن تنظیمات هزینه خدمات، ابتدا این گزینه را تیک بزنید.
- هزینه ثابت
حداقل هزینه‌ای که بدون توجه به مدت مطالعه و بطور ثابت دریافت می‌شود.
- هزینه ساعتی
میزان هزینه‌ای که برای هر ساعت امانت محاسبه می‌شود.
- مهلت بازگشت سند به ازای هزینه ثابت
در این ناحیه تعیین می‌شود که عضو به ازای هزینه ثابتی که پرداخت می‌کند چند ساعت بتواند سند را مطالعه کند. به عبارت دیگر تا انقضای این مهلت، هزینه ساعتی محاسبه نمی‌شود.
- اعتبار مالی
در حالت پیش فرض، اعتبار مالی عضو در حین مطالعه سند کنترل می‌شود ولی برخی از مراکز مایلند هنگام تسویه حساب عضو مقدار بدهکاری عضو را محاسبه کنند، در این صورت سیستم اعتبار مالی عضو را در هر رخداد بررسی نمیکند.
سرویس تمدید مطالعه در محل
تنظیمات تمدید مطالعه در محل به فرم حضوری
تمدید سند رزرو شده
بطور معمول اعضا مجاز به تمدید مطالعه سند رزرو شده نیستند و پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید امانت سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می‌خواهید این کار را مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.
تمدید سند تاخیری
بطور عادی اعضا مجاز به تمدید سند دارای تاخیر نیستند. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید تیک این گزینه را بردارید.
تنظیمات تمدید مطالعه در محل به فرم غیرحضوری
اجازه تمدید مطالعه به فرم غیرحضوری
در حالت عادی، اعضا امکان تمدید مطالعه سند به شکل غیرحضوری و از طریق سرویسهای امانت کلاینت سیمرغ را دارند. اما اگر می‌خواهید این امکان را از اعضا بگیرید تیک این گزینه را بردارید.
تمدید مطالعه سند رزرو شده به فرم غیرحضوری
بطور معمول اعضا نمی‌توانند سندی رزرو شده را تمدید کنند که پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید امانت سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می‌خواهید این کار را مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.
تمدید مطالعه سند تاخیری به فرم غیرحضوری
بطور عادی اعضا مجاز به تمدید مطالعه سند دارای تاخیر نیستند. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید این گزینه را غیر فعال کنید.
حداکثر تکرار تمدید
در حالت پیش فرض، عضو هیچ محدودیتی برای تمدید مکرر مطالعه ندارد(گزینه محدودیت تمدید مکرر غیرفعال است).
برای ایجاد محدودیت در تکرار مطالعه باید ابتدا این گزینه را فعال کنید.
سپس حداکثر دفعات مجاز تمدید را در این ناحیه وارد کنید.
امکان تمدید بیشتر از حد مجاز با اجازه مسئول امانات
اعضا می‌توانند بطور موردی و با صلاحدید مسئول امانات تعداد دفعات تمدید را بیشتر از حد مجاز انجام دهند. اما اگر می‌خواهید این اختیار را از مسئول امانات بگیرید باید این گزینه را غیرفعال کنید.
حداکثر زمان تمدید
بطور پیش فرض، حداکثر زمان تمدید برابر با حداکثر زمان امانت است.
اما در بعضی از مراکز برای تمدید، محدودیت هایی را قائل می‌شوند و تمایل دارند مدت تمدید را کمتر از مدت امانت قرار دهند.
بهرحال برای تعیین زمان تمدید ابتدا باید حالت پیش فرض را تغییر دهید (باید تیک گزینه حداکثر زمان تمدید برابر با زمان امانت را بردارید)
سپس مدت مورد نظر خود برای زمان تمدید را برحسب روز وارد کنید.
