تعریف خدمات عضویت
انواع خدمات عضویت
برای امکان ارائه خدمات متفاوت به اعضای متفاوت باید تعدادی خدمات عضویت تعریف کنید.
هر کدام از خدمات به یک دسته از اعضا تعلق خواهد گرفت و امکانات و محدودیتهای این اعضا را در کسب خدمات کنترل خواهد کرد.
برای تعریف یک خدمات عضویت جدید ابتدا روی آیکون 
کلیک نمائید سپس یک نام دلخواه وارد نموده و در آخر برای ادامه تنظیمات روی آن دوبار کلیک کنید
خدمات عضویت شامل سرویسهای امانت، تمدید امانت، رزرو و نگهداری، مطالعه در محل، و تمدید مطالعه در محل می باشد.
برای تنظیم هر کدام از سرویسها، ابتدا باید تیک فعال سازی آن سرویس را بزنید و سپس تکمه جزئیات را کلیک نمائید.
سرویس امانت
تنظیمات تعداد اسناد
اولین تنظیم روی تعداد اسناد قابل امانت انجام می شود که در این قسمت حداکثر تعداد اسنادی که عضو می تواند امانت بگیرد تعیین می شود. اگر یک کتابخانه مخازن متعدد داشته باشد (مانند کتابخانه های دانشکده ای)، آنگاه می توانید تعداد اسناد مجاز را میان مخازن مختلف تقسیم و مدیریت نمائید.
تنظیمات زمان امانت
از این طریق معلوم می شود این نوع از اعضا حداکثر چند روز می توانند کتابها را در امانت خود نگهدارند. اگر هیچ محدودیت زمانی وجود نداشته باشد (ناحیه تدوین زمان، غیرفعال باشد) به این حالت امانت نامحدود نامیده می شود. در این حالت، عضو می تواند سند را تا زمانی که عضو دیگری درخواست نکرده نزد خود به امانت نگهدارد. اگر عضو دیگری سند را درخواست کند آنگاه پس از مدت معینی باید سند به کتابخانه بازگشت داده شود. این مدت برحسب روز در ناحیه مشخص تعیین می شود.
فعال نمودن اسناد از نظر محتوی و روش استفاده
در قسمت های انواع اسناد از نظر محتوا و انواع اسناد در نظر روش استفاده، اسنادی که اعضا می توانند به امانت بگیرند تعیین می گردد. انواع محتواهای مجاز برای این نوع از اعضا را از فهرست انواع اسناد تیک بزنید. اگر می خواهید این اعضا با تایید مسئول امانات بتوانند به صورت موردی انواع اسناد با محتواهای دیگر را به امانت بگیرند گزینه مربوطه را تیک بزنید.
تنظیمات تاخیر اسناد
در حالت پیش فرض، سیستم جریمه ای برای تاخیرها در نظر نمی گیرد و تنظیمات مربوط به جریمه غیرفعال است برای تنظیم جریمه، ابتدا گزینه تاخیر در بازگشت سند منجر به جریمه ریالی می شود را فعال نمائید.
جریمه ثابت
حداقل جریمه ای که بدون توجه به روزهای تاخیر و بطور ثابت در نظر گرفته می شود.
جریمه روزانه
میزان جریمه ای که برای هر روز تاخیر محاسبه می شود.
حد مجاز تاخیر
اگر می خواهید چند روز تخفیف برای تاخیر در نظر بگیرید تعداد روزهای مورد نظر خود را در این قسمت وارد کنید. به عبارت دیگر تاخیر عضو، بلافاصله پس از اتمام مهلت امانت آغاز نمی شود و عضو یک مهلت دوباره برای بازگشت پیدا می کند. بدیهی است در صورت بازگشت سند در این مهلت، هیچ تاخیری برای عضو ثبت نخواهد شد.
تاخیر شامل حد مجاز
حال سوال این است که اگر تاخیر از حد مجاز بیشتر شد، آنگاه این حد مجاز نیز در محاسبه جریمه نهایی لحاظ شود یا نه. با تیک زدن این گزینه، تعداد روزهای حد مجاز تاخیر نیز جزئی از تاخیر کل به شمار می آید و به ازای هر روز آن جریمه محاسبه خواهد شد. در غیر این صورت مهلت مجاز در محاسبه جریمه نهایی دخیل نخواهد شد و از کل روزهای تاخیر کسر خواهد شد.
مهلت بازگشت سند به ازای جریمه ثابت
تا مهلتی که در این قسمت تنظیم می شود فقط جریمه ثابت محاسبه می شود و پس از آن جریمه روزانه نیز محاسبه و به کل جریمه افزوده می شود.
تنظیمات دریافت هزینه برای اسناد
در حالت پیش فرض، سیستم هزینه ای را برای خدمات در نظر نمی گیرد و تنظیمات مربوط به دریافت هزینه غیرفعال است (به شکل دقت کنید) برای تنظیمات هزینه خدمات، ابتدا گزینه دریافت هزینه را کلیک کنید. هزینه ثابت: حداقل هزینه ای که بدون توجه به مدت امانت و بطور ثابت دریافت می شود. هزینه روزانه: میزان هزینه ای که برای هر روز امانت محاسبه می شود. مهلت بازگشت سند به ازای هزینه ثابت: در این ناحیه تعیین می شود که عضو به ازای هزینه ثابتی که پرداخت می کند چند روز بتواند سند را در امانت نگهدارد. به عبارت دیگر تا انقضای این مهلت، هزینه روزانه محاسبه نمی شود .
اعتبار مالی
در حالت پیش فرض، اعتبار مالی عضو در حین امانت سند کنترل میشود ولی برخی از مراکز مایلند هنگام تسویه حساب عضو مقدار بدهکاری عضو را محاسبه کنند، در این صورت سیستم اعتبار مالی عضو را در هر رخداد بررسی نمیکند
سرویس تمدید
1.تمدید سند رزرو شده
بطور معمول اعضا مجاز به تمدید سند رزرو شده نیستند و پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید امانت سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می خواهید این کار را مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.
2.تمدید سند تاخیری
بطور عادی اعضا مجاز به تمدید سند دارای تاخیر نیستند. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید تیک این گزینه را بردارید.
3.اجازه تمدید به فرم غیرحضوری
در حالت عادی، اعضا امکان تمدید سند به شکل غیرحضوری و از طریق سرویسهای امانت کلاینت سیمرغ را دارند. اما اگر می خواهید این امکان را از اعضا بگیرید تیک این گزینه را بردارید.
4.تمدید سند رزرو شده
بطور معمول اعضا نمی توانند سند رزرو شده را تمدید کنند که پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید امانت سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می خواهید این کار را مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.
5.تمدید سند تاخیری
بطور عادی اعضا از طریق اینترنت مجاز به تمدید سند دارای تاخیر نیستند. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید تیک این گزینه را بردارید.
6.حداکثر تکرار تمدید
در حالت پیش فرض، عضو برای تمدید مکرر محدودیت دارد و حداکثر دفعات تمدید برابر صفر است. این تنظیمات به این معنی است که در حالت عادی امکان تمدید وجود ندارد. اگر می خواهید تعداد تمدیدها را بیشتر کنید، حداکثر دفعات مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.
7.تمدید بیشتر با اجازه مسئول امانات
در حالت عادی، مسئول امانات می تواند به صلاحدید خود اجازه امانت بیشتر از حد مجاز را بدهد. اما اگر می خواهید این اختیار را از مسئول امانات بگیرید، تیک این گزینه را بردارید. و اما اگر می خواهید هیچ محدودیتی در تعداد تمدیدهای مجاز اعضا وجود نداشته باشد تیک گزینه محدودیت تمدید را بردارید. (در این حالت ناحیه تنظیمات تعداد دفعات تمدید غیر فعال می شود) اگر می خواهید تعداد تمدیدها را بیشتر کنید، حداکثر دفعات مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.
8.حداکثر زمان تمدید
بطور پیش فرض، حداکثر زمان تمدید برابر با حداکثر زمان امانت است. اما در بعضی از مراکز برای تمدید، محدودیت هایی را قائل می شوند و تمایل دارند مدت تمدید را کمتر از مدت امانت قرار دهند. بهرحال برای تعیین زمان تمدید ابتدا باید حالت پیش فرض را تغییر دهیم (باید تیک گزینه حداکثر زمان تمدید برابر با زمان امانت را برداریم) سپس مدت مورد نظر خود برای زمان تمدید را برحسب روز وارد می کنیم.
سرویس رزرو و نگهداری
تعداد سند
محدودیت در کل مخازن (مجموع رزروهای همه مخازن)حداکثر تعداد اسناد قابل رزرو در این ناحیه وارد میگردد
محدودیت در هر مخزن در حالت عادی محدودیت در هر مخزن وجود ندارد و به این معنی است که عضو می تواند تمام اسناد مجاز رزرو خود را از هر کدام از مخازن انجام دهد. برای ایجاد محدودیت در هر مخزن، ابتدا باید گزینه محدودیت رزرو را تیک بزنید. سپس حداکثر تعداد اسناد قابل رزرو در هر مخزن را در این ناحیه وارد کنید
مجوز تعداد رزرو بیش از حد مجاز به مسئول میز امانت در حالت پیش فرض، اعضا می توانند در موارد خاص و با مجوز مسئول امانت، تعداد رزروهای خود را بیش از حد مجاز انجام دهند. اما اگر بخواهید این اختیار را از مسئول امانات بگیرید باید این دو گزینه را غیرفعال کنید
روش اطلاع و زمان نگهداری
پس از بازگشت سند رزرو شده به کتابخانه، این مساله باید به نوعی به اطلاع عضو رزروکننده برسد تا برای امانت گرفتن این سند به کتابخانه مراجعه کند.
راههای اطلاع رسانی به عضو درج در اعلامیه عمومی اسناد رزروشده آماده امانت یکی از گزارشهای چاپی سیستم امانات،“ اعلامیه عمومی اسناد رزرو شده آماده امانت“ است که به شکل روزانه و توسط مسئول امانات تهیه می شود و در بورد کتابخانه در معرض دید اعضا قرار می گیرد. این اعلامیه عمومی است و کلیه اسناد رزرو آماده امانت را در برمی گیرد.
ارسال پستی در این روش، برای هر عضو یک گزارش اختصاصی تهیه می شود و به آدرس پستی او فرستاده می شود. در این گزارش، به اطلاع عضو رسانده می شود که اسناد درخواستی او به کتابخانه بازگشت داده شده و آماده امانت هستند.
تماس تلفنی در این روش، سیستم یک گزارش از اعضای رزرو کننده تهیه می کند و مسئول امانت از روی این لیست، با تک تک اعضا تماس گرفته و خبر بازگشت اسناد مورد نظر اعضا را به اطلاع آنها می رساند.
ارسال پست الکترونیک (Email) در این روش به ازای هر سند بازگشت داده شده، یک Email به آدرس عضو رزروکننده ارسال می شود.
ارسال پیام کوتاه (SMS) در این روش برای هر سند بازگشت داده شده، یک SMS به شماره همراه عضو رزرو کننده ارسال می شود.
زمان نگهداری اسناد اسناد پس از بازگشت به کتابخانه می تواند مدت زمانی خاصی برای اولین عضو رزروکننده نگهداری شود. عضو در مدت زمان نگهداری، فرصت دارد به کتابخانه مراجعه و سند یادشده را به امانت بگیرد. در حالت عادی، سیستم هیچ زمان انتظاری را در نظر نمی گیرد اما اگر مایل به استفاده از این امکان باشید می توانید زمان انتظار مورد نظر خود را به شرح زیر تعیین کنید:
نگهداری اسناد بدون رزرو اسنادی که رزرو دیگری ندارند حساسیت کمتری از این نظر دارند و می توانند زمان انتظار بیشتری داشته باشند. بهرحال زمان انتظار مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.
نگهداری اسناد دارای رزرو اسنادی که رزرو دیگری دارند معمولا زمان کمتری نگهداری می شوند. بهرحال زمان انتظار مورد نظر برای این نوع از اسناد را در این ناحیه وارد کنید.
الویت و نحوه رزرو
میزان اولویت مورد نظر خود را برحسب روز مشخص نمائید رزرو غیرحضوری به معنی رزرو از طریق سرویسهای امانت کلاینت سیمرغ (یا از طریق اینترنت) می باشد. در حالت پیش فرض، امکان رزرو غیرحضوری برای اعضا وجود ندارد اما اگر بخواهید این امکان را ایجاد کنید باید گزینه مربوط به آن واقع در این ناحیه را تیک بزنید.
سرویس مطالعه در محل
تنظیمات سرویس مطالعه همانند سرویس امانت است با این تفاوت که در سرویس هطالعه اولاٌ زمان، بر حسب مقدار ساعت کاری محسوب میشود و اسناد از کتابخانه خارج نمیشوند ولی در سرویس امانت اسناد به اعضا برای مدت زمان طولانی (بر حسب روز کاری) محاسبه میگردد
