تعریف یک عضو جدید
برای تعریف عضو جدید میتوان از گزینه مربوطه در صفحه اصلی و یا کلید F4 و یا از طریق منوی اعضا اقدام نمود
با استفاده از یکی از روشهای مذکور پنجره زیر باز میشود
همانطور که مشاهده مینمائید در این پنجره گزارشی از آخرین عضو تعریف شده در سیستم نمایش داده شده است
در ابتدا دسته بندی عضو مورد نظر را مشخص نموده سپس در صورت لزوم بخش مربوطه را انتخاب نمائید
از قسمت محاوره تعریف عضو میتوان کاربرگ ورود اطلاعات را کامل انتخاب نمود تا اطلاعات بیشتری از عضو را در سییستم ثبت نمائید
کاربرگه اطلاعات عضو درون سازمانی به چهار قسمت شخصی و اداری و آموزشی و عمومی تقسیم شده است که هر چه اطلاعات بیشتری از عضو در سیستم ثبت گردد در آینده گزارشهای کاملتری از اطلاعات اعضا میتوان تهیه نمود
در کاربرگه اطلاعات عضو فیلدهای انتخابی مانند جنسیت و فعالیت سازمانی و وضعیت استخدامی و ... وجود دارد که برخی از آنها مانند وضعیت استخدامی و اداره و رشته و ... که میبایست از طریق جداول پایه تعریف شوند
فیلدهای تاریخی نیز میتواند انتخابی باشد به این صورت که علاوه بر ورود اطلاعات میتوان با گزینه 
تاریخ مورد نظر را انتخاب نمود
نکته : فیدهای رشته تحصیلی و گروههای آموزشی از جمله فیلدهای انتخابی هستند که میبایست توسط گزینه 
از درختواره(همانند شکل زیر)رشته و گروه مورد نظر که انتهای شاخه وجود دارندرا انتخاب نمود