تلفیق اسناد
تلفیق سندها
به منظور تلفیق سندها از منوی سند، گزینه " ملاحظه فهرست اسناد " را انتخاب نمایید.
پنجره "فهرست اسناد" بشکل زیر باز می‌شود.
قسمت " محدوده "، شامل گزینه‌های زیر می‌باشد.
- فهرست اسناد نرم افزار : نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید.
- فقط اسناد سال مالی 13xx : با انتخاب گزینه " فقط اسناد سال مالی 13xx "، امکان وارد نمودن شماره سندهای ابتدا و انتهای محدوده گزارش ظاهر می‌شود. شماره سندهای ابتدا و انتها را می‌توان با فشردن تکمه
نیز انتخاب نمود.
- اسناد تمام سال‌های مالی : با انتخاب گزینه " اسناد تمام سال‌های مالی "، فیلدهای تاریخ ابتدا و انتهای محدوده گزارش فعال می‌شوند و امکان انتخاب محدوده زمانی گزارش برای چند سال مالی فراهم می‌گردد.
- گزارش حاوی اسناد : به منظور انتخاب " بخش " اسناد دخیل در گزارش می‌توان استفاده نمود.
بخش اسناد به یکی از حالت‌های زیر قابل انتخاب خواهد بود :
- تمام بخش‌ها : گزارش شامل اسناد تمام بخش‌ها خواهد بود.
- یک بخش خاص : گزارش تنها شامل اسناد یک بخش خاص خواهد بود، در صورت انتخاب این گزینه، از کادر مقابل " یک بخش خاص "، یکی از بخش‌های تعریف شده در سیستم را انتخاب نمایید.
- از قسمت " انوع سند " می‌توان ترکیبی از انواع زیر را انتخاب نمود :
- عادی
- افتتاحیه
- اختتامیه
- سود و زیان
- از قسمت " وضعیت اسناد "، می‌توان ترکیبی از حالت‌های زیر را انتخاب نمود:
- پیش نویس
- عملیاتی
- تایید شده
- نهایی شده
در قسمت " شرایط "، می‌توان روی گزارش فهرست اسناد شرط قرار داد.
در قسمت " ترتیب "، می‌توان ترتیب گزارش را بر اساس فیلدهای فهرست اسناد تعیین نمود.
پس از تعیین " محدوده "، " شرایط "و " ترتیب " مورد نظر خود، تکمه تصویب را کلیک نمایید تا پنجره فهرست اسناد حسابداری باز شود.
به منظور تلفیق سندهای حسابداری انتخاب شده، در نوار ابزار پنجره فهرست اسناد حسابداری،،آیکون 
یا تلفیق سندهای انتخاب شده قرار دارد.بدین منظور سندهای مورد نظر را به کمک کلید Ctrl و کلیک ماوس انتخاب کرده و آیکون را فشار دهید.از بین سندهای انتخاب شده، سندی که کوچکترین شماره را داشته باشد به عنوان مقصد تلفیق شناسایی می‌شود و سطرهای سایر سندها به آن سند منتقل می‌گردند و سایر سندها حذف می‌شوند.
فقط سندهای "حسابداری" و "دریافت و پرداخت" و سندهای "پیش‌نویس" و " عملیاتی" قابل تلفیق می‌باشند و در صورت وجود اسناد پیش نویس و عملیاتی همزمان، سند مقصد در وضعیت پیش نویس ذخیره می‌گردد. همچنین جهت تلفیق، سندهای انتخاب شده نباید توسط سایر کاربران در حال اصلاح باشند.
در صورت انتخاب سندهای "تایید شده" یا "نهایی شده" جهت تلفیق با پیغام "سندهای علامت‌گذاری شده باید در وضعیت "عملیاتی" یا "پیش نویس" باشند " مواجه خواهید شد.
سندهای غیر قابل تلفیق (حذف )
سندهایی که "رسید" داشته باشند و سندهای حسابداری که از تایید اسناد سایر نرم افزارها حاصل شده باشند قابل تلفیق(حذف)نیستند.
تلفیق سندها در تاریخ‌های متفاوت
تلفیق سندها در تاریخ‌های متفاوت برای کاربرانی که اختیار مربوط را نداشته باشند ممنوع است و با پیغام "امکان انجام این کار در اختیار شما تعریف نشده است" مواجه خواهند شد.
و سایر کاربران برای تلفیق سندها در تاریخ‌های متفاوت با پیغام " سندهای انتخاب شده مربوط به تاریخ‌های متفاوتی می‌باشند" مواجه خواهند شد.
پس از تایید با پیغام "سند فوق به عنوان مقصد تلفیق لحاظ می‌شوند.سایر اسناد علامت‌گذاری شده"حذف" خواهند شد" مواجه خواهید شد.
تلفیق سندهای سایر بخش‌ها
با دانستن مفهوم بخش‌ها، و امکانات سطح دسترسی کاربران می‌توانید از امکان تلفیق سندهای سایر بخش ها استفاده نمایید. برای آنکه بتوانید اطلاعات ثبت شده در مراکزی که دارای شعب پراکنده می‌باشند را در اختیار داشته باشید نیازمند سیستم مالی یکپارچه می‌باشید که کل اطلاعات شعب را در یک پایگاه مشترک به صورت متمرکز نگهداری نمایید و هر یک از پرسنل با توجه به سطح دسترسی در بخشی از مجموعه فعالیت نماید و یا کاربر ارشد سیستم بتواند اطلاعات کل مرکز را در اختیار داشته باشد. بنابراین برای تفکیک عملیات هر یک از شعب از بخش استفاده می‌نماییم که از تداخل عملیات شعب و همچنین از دسترسی کاربران به سایر شعب جلوگیری نماییم.
category : بازگشت