تنظیم سند دریافت و پرداخت
تنظیم سند دریافت و پرداخت
تنظیم سند دریافت و پرداخت به دو روش امکان پذیر است:
- به صورت دستی
- با استفاده از روال (Wizard)
تنظیم سند دریافت و پرداخت به صورت دستی
برای تنظیم سند دریافت و پرداخت به صورت دستی، از منوی " سند "، " تنظیم سند دریافت و پرداخت جدید " را انتخاب نمائید.
اگر تاریخ آخرین سندی که تنظیم شده باشد. تاریخ یک روز تعطیل باشد. ممکن است با پیغام زیر مواجه شوید.
- با انتخاب " خیر "،پنجره " تعیین تاریخ سند " باز می‌شود.
در صورت نیاز به مشاهده تقویم بر روی تکمه تقویم 
کلیک کرده تا پنجره تقویم ظاهر شود. حال تاریخ مورد نظر را انتخاب نموده و تکمه
یا کلید " Enter " را فشار دهید.
انتخاب تاریخ تنها در محدوده سال مالی جاری امکان پذیر خواهد بود.
با زدن تکمه تصویب پنجره " اطلاعات عمومی سند دریافت و پرداخت " باز میگردد.
- با انتخاب " بله "، صفحه " اطلاعات عمومی سند دریافت و پرداخت " باز می‌شود.
اطلاعات عمومی سند دریافت و پرداخت
پنجره " اطلاعات عمومی سند دریافت و پرداخت " شامل گزینه‌های زیر می‌باشد:
- تاریخ سند
تاریخ مورد نظر جهت ثبت سند را در کادر مقابل " تاریخ سند " وارد نمایید. در صورت نیاز به مشاهده تقویم بر روی تکمه تقویم کلیک کرده تا پنجره تقویم ظاهر شود. حال تاریخ مورد نظر را انتخاب نموده و تکمه یا کلید " Enter " را فشار دهید.
در پنجره تقویم می‌توان به کمک تکمه پرش به امروزیا همان کلید " F2 " ، به تاریخ جاری پرش و تاریخ روز را با فشار تکمه
یا کلید " Enter " انتخاب کنید.
انتخاب تاریخ تنها در محدوده سال مالی جاری امکان پذیر خواهد بود.
ممکن است با پیغامی مبتنی بر اینکه تاریخ مربوط به یک روز تعطیل است مواجه شوید، با انتخاب " بله "، سند به همین تاریخ باز خواهد شد.
و با انتخاب خیر، صفحه زیر باز می‌شود که می‌توانید تاریخ مورد نظر را مجددا وارد و یا با فشردن تکمه ، تاریخ مورد نظر را در پنجره تقویم، وارد نمایید .
- شرح سند
می‌توانید " شرح سند " را مستقیما در پنجره " اطلاعات عمومی سند دریافت و پرداخت "، وارد نموده و یا با انتخاب تکمه جستجو در شرح‌های موجود یعنی 
، پنجره زیر را باز کنید. با تایپ چند حرف از شرح مورد نظرتان، امکان جستجو در عبارت‌های مشابه که از قبل در سیستم درج شده‌اند را به منظور تسریع درج عبارت‌های جدید، خواهید یافت.
- شرح لاتین سند
جهت استفاده از گزارش‌های دو زبانه، " شرح لاتین سند " را وارد نمایید.
- بخش یا شعبه
در صورت استفاده از امکان بخش در سیستم‌اطلاعاتی، بخش یا شعبه مورد نظری را که قصد تنظیم سند دریافت و پرداخت جدید مربوط به آن را دارید، تعیین نمایید.
- نوع سند
در این کادر، نوع سند مورد نظر را از میان گزینه های عادی، افتتاحیه، اختتامیه یا سود و زیان، انتخاب نمایید.
- شماره عطف
فیلدی اختیاری است که می‌توان شماره مرتبط با این سند را در آن وارد نمود و در صورت ورود این شماره می‌توانید از آن در گزارشات استفاده نمایید.
پس از تصویب پنجره " اطلاعات عمومی سند دریافت و پرداخت "، پنجره " سند دریافت و پرداخت (جدید) " به شکل زیر باز می‌شود.
در پنجره " سند دریافت و پرداخت ( جدید ) "، با استفاده از کلیدهای جهت‌دار روی " شماره مدرک " قرار گرفته و کلید " Enter " را فشار دهید.
فیلد " شماره مدرک " در حالت درج قرار می‌گیرد. آیکون یا از صفحه کلید " Ctrl+ Enter " را فشار دهید.
پنجره " تعیین مدارک دریافت و پرداخت " به شکل زیر باز می‌شود:
این پنجره شامل زیر می‌باشد :
- مدرک دریافت و پرداخت
- بدون مدرک
- مدرک فعلی درج شده در این سطر
- یکی از مدارک درج شده در سایر سطرهای سند
- مدرک نقدی جدید
- مدرک سررسیدی جدید
- مدرک موجود ( در همین حساب و تفصیلی )
- یک مدرک دلخواه
- ارتباط رخداد با مدرک
- سررسیدی
- نقد شده
- درج تفصیلی مدرک در
- مدرک نقدی جدید : با انتخاب این گزینه می توانید یکی از مدارک جدید که ماهیت آنها دریافت و یا پرداخت نقدی می‌باشد را انتخاب کنید.
هنگام استفاده از این گزینه بخش ارتباط رخداد با مدرک غیر فعال است.
" درج تفصیلی مدرک در " :در صورتی که بخواهید تفصیلی مدرک در سطر سند درج شود. می توانید این گزینه را انتخاب نمائید و تعیین کنید در کدام تفصیلی درج انجام شود.
سپس تکمه " تصویب " یا " Enter " را از صفحه کلید فشاردهید. پنجره " مدارک دریافت و پرداخت " به شکل زیر باز می‌شود.
در صورتی که مدرک سررسیدی جدیدی موجود نباشد صفحه مذکور خالی می‌باشد.
می‌توانید از تکمه 
موجود در نوار ابزار و یا کلید " Insert " صفحه کلید استفاده نمائید. یا از کلیدهای ترکیبی " Shift + Enter " استفاده نمائید و از پنجره " تدوین یک مدرک دریافت و پرداخت" مدرک جدید را تعریف نمائید.
مدرک مورد نظر را انتخاب کرده و کلید " Enter " را فشار دهید. مدرک انتخاب شده در سند درج میگردد.
- " مدرک سررسیدی جدید " :
ﻣﺪﺭﻛﻲ ﺍﺳﺖ ﻛﻪ ﻫﻴﭻ ﺳﻨﺪﻱ ﺑﺮﺍﻱ ﺁﻥ ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻧﺸﺪﻩ ﺍﺳﺖ. و برای اولین بار می خواهید برای این، مدرک سررسیدی جدید سند تنظیم نمائید.
با انتخاب این گزینه می توانید یکی از مدارک جدید که ماهیت آنها دریافتنی و یا پرداختنی با تاریخ سررسید می‌باشد را انتخاب کنید.
هنگام استفاده از این گزینه بخش ارتباط رخداد با مدرک غیر فعال است.
" درج تفصیلی مدرک در " :در صورتی که بخواهید تفصیلی مدرک در سطر سند درج شود. می توانید این گزینه را انتخاب نمائید و تعیین کنید در کدام تفصیلی درج انجام شود.
سپس تکمه " تصویب " یا " Enter " را از صفحه کلید فشاردهید. پنجره " مدارک دریافت و پرداخت " به شکل زیر باز می‌شود.
در صورتی که مدرک سررسیدی جدیدی موجود نباشد صفحه مذکور خالی می‌باشد.
می‌توانید از تکمه موجود در نوار ابزار و یا کلید " Insert " صفحه کلید استفاده نمائید. یا از کلیدهای ترکیبی " Shift + Enter " استفاده نمائید و از پنجره " تدوین یک مدرک دریافت و پرداخت" مدرک جدید را تعریف نمائید.
مدرک مورد نظر را انتخاب کرده و کلید " Enter " را فشار دهید. مدرک انتخاب شده در سند درج میگردد.
- مدرک موجود(مدرک موجود در همین حساب و تفصیلی)
اگر بخواهید یکی از مدارک موجود در حساب و تفصیلی خاصی را انتخاب کنید، ابتدا باید در سطر های سند، حساب و تفصیلی مورد نظر را وارد کنید سپس از این گزینه استفاده کنید.
هنگام استفاده از این گزینه بخش ارتباط رخداد با مدرک و درج تفصیلی مدرک غیر فعال می باشد.
سپس تکمه " تصویب " یا " Enter " را از صفحه کلید فشاردهید. پنجره " تنظیمات نمایشی مدارک دریافت و پرداخت " به شکل زیر باز می‌شود.
تکمه " تصویب " را فشار دهید. پنجره " مدارک دریافت و پرداخت " به شکل زیر باز می‌شود:
لیستی از تمامی مدارک موجود در همین حساب و تفصیلی را نشان داده می‌شود.
اگر حساب و تفصیلی را وارد نکنیم تمام مدارک موجود نمایش داده می شوند.
مدرک مورد نظر را انتخاب کرده و کلید " Enter " را فشار دهید. مدرک انتخاب شده در سند درج میگردد.
یکی از مدارک درج شده در سایر سطرهای سند
اگر بخواهید یکی از مدارکی که در سایر سطرهای سند استفاده کرده اید، در سطر جدید نیز استفاده کنید از این گزینه استفاده می کنید.
می توانید ارتباط رخداد با مدرک را نیز تغییر دهید.
" درج تفصیلی مدرک در " :در صورتی که بخواهید تفصیلی مدرک در سطر سند درج شود. می توانید این گزینه را انتخاب نمائید و تعیین کنید در کدام تفصیلی درج انجام شود.
بعنوان مثال زمانی که یک چک موجود در صندوق را به حساب بانکی می خوابانیم، در سطر دوم (مربوط به اسناد در جریان وصول بانک مورد نظر)، همان مدرک سطر اول را با حفظ سررسید (ارتباط رخداد با مدرک از نوع سررسیدی)، نیاز خواهیم داشت.
مدارک درج شده در سایر سطرهای سند نمایش داده می‌شود. مدرک مورد نظر را انتخاب نمائید و کلید " Enter " را فشار دهید.
مدرک انتخاب شده در سطر سند درج میگردد.
در صورتی که گزینه " درج تفصیلی مدرک در " انتخاب شده باشه " تفصیلی " در سطر سند درج میگردد.
مدرک فعلی درج شده در این سطر
اگر سطری از سند دریافت و پرداخت دارای شماره مدرک باشد و بر روی شماره مدرک کلید ترکیبی " Ctrl+Enter " را فشار می دهید.
بصورت پیش فرض گزینه مدرک فعلی درج شده در این سطر انتخاب شده است.
اگر در سطر سند دریافت و پرداخت یک مدرک انتخاب شده باشد که دارای ارتباط سررسیدی با رخداد باشد و بخواهیم آنرا به نقد شده تبدیل کنیم باید این گزینه را انتخاب کرد.
باید تاریخ سررسید مدرک را حذف نمائید. در غیر این صورت با پیغام زیر مواجه می‌شوید.
اگر در سطر سند دریافت و پرداخت یک مدرک انتخاب شده باشد که دارای ارتباط نقدی با رخداد باشد و بخواهید آنرا به سررسیدی تبدیل کنید
با پیغام زیر مواجه می‌شوید:
مدرک دریافت و پرداخت دارای ماهیت نقدی یا پرداخت نقدی اسست. در این حالت، ارتباط سطر سند با مدرک باید از نوع نقدی یا نقد شده باشد.
باید ماهیت مدرک را هم تعییر دهید
بدون مدرک
اگر برای یک سطر از سند دریافت و پرداخت مدرک تعیین کرده باشید، دیگر نمی توان آنرا به صورت دستی حذف کنید. و باید با استفاده از کلید ترکیبی " Ctrl+Enter " و انتخاب گزینه «بدون مدرک» از پنجره باز شده، مدرک مورد نظر را حذف کنید.
با حذف مدرک ستون های " نوع مدرک " ، " ماهیت مدرک " و " شماره مدرک " خالی میگردد وفقط " تاریخ سررسید " باقی می‌ماند.
یک مدرک دلخواه
ارتباط رخداد با مدرک:
" درج تفصیلی مدرک در " :در صورتی که بخواهید تفصیلی مدرک در سطر سند درج شود. می توانید این گزینه را انتخاب نمائید و تعیین کنید در کدام تفصیلی درج انجام شود.
سپس تکمه " تصویب " یا " Enter " را از صفحه کلید فشاردهید. پنجره " تنظیمات نمایشی مدارک دریافت و پرداخت " به شکل زیر باز می‌شود.
در صورتی که مدرک موجود نباشد صفحه مذکور خالی می‌باشد.
می‌توانید از تکمه موجود در نوار ابزار و یا کلید " Insert " صفحه کلید استفاده نمائید. یا از کلیدهای ترکیبی " Shift + Enter " استفاده نمائید و از پنجره " تدوین یک مدرک دریافت و پرداخت" مدرک جدید را تعریف نمائید.
مدرک مورد نظر را انتخاب کرده و کلید " Enter " را فشار دهید. مدرک انتخاب شده در سند درج میگردد.
" نوع مدرک " ، " ماهیت مدرک "، " شماره مدرک " ، " تاریخ سررسید مدرک " و " مبلغ مدرک " با توجه به اطلاعات موجود در مدرک انتخاب شده، در سند درج میگردد.
کد حساب
در پنجره "سند دریافت و پرداخت جدید" ، کد حساب موردنظر را در ستون کد حساب وارد نمایید.
در صورت اطلاع نداشتن از کد حساب مورد نظر، کافیست عبارت "/" در قسمت کد حساب، وارد نموده و کلید Enter را فشار دهید، با انجام این کار پنجره ای تحت عنوان " انتخاب حساب " ظاهر خواهد شد و می‌توان حساب مورد نظر را از ساختار درختی موجود در این پنجره، به سهولت انتخاب نمود.
همچنین جهت جستجوی سریع یک حساب، کافیست عبارت "//" را در قسمت کد حساب وارد نمایید. حال با فشردن کلید " Enter"، پنجره ای تحت عنوان " انتخاب حساب با جستجو در نام " احضار خواهد شد و می‌توان با تایپ چند حرف اول از حساب مورد نظر، آن را از فهرست یافته ها بر اساس حسابهای موجود، انتخاب نمود.
با کلیک بر روی گزینه " تصویب " حساب مورد نظر در سند درج خواهد شد.
اگر حساب انتخاب شده با تفصیلی مدرک درج شده ارتباط نداشته باشد پیغام زیر را مشاهده خواهید کرد:
کد تفصیلی
در صورتی که گزینه " درج تفصیلی مدرک در " انتخاب شده باشه و حساب با تفصیلی مربوطه ارتباط داشته باشد " تفصیلی " در سطر سند درج میگردد.
یا می‌توانید در صورت ارتباط حساب با تفصیلی، تفصیلی های مورد نظر را در ستون های مربوطه(کد تفصیلی 1 و کد تفصیلی 2) وارد نمود.
محل درج سایر تفصیلی ها (تفصیلی 3 الی 5)، قسمت " تکمیلی " واقع در انتهای پنجره دریافت و پرداخت، می‌باشد.
از قسمت "جانبی" می‌توان عملیات مربوط به مقدار - تعداد، ارز، شماره عطف و سایر مشخصات تکمیلی حساب(سطر سند) تحت مکان نما را تعیین نمود.
در قسمت اشخاص :
نام " تنظیم کننده سند ": کسی که سند را به حالت پیش نویس ثبت نموده است.
نام " بررسی کننده ": کسی که سند را به حالت عملیاتی تغییر داده است.
نام " تایید کننده ": کسی که سند را تایید کرده است.
نام " نهایی کننده سند: ":کسی که سند را نهایی کرده است.
نام " آخرین اصلاح کننده: " آخرین اصلاح کننده سند قابل مشاهده می‌باشد .
شرح عملیات
در ستون شرح عملیات، شرح مربوط به هر سطر از سند(آرتیکل) را وارد نمایید.
جهت سهولت در هنگام درج شرح عملیات و دسترسی سریع به شرح‌های موجود، در سطر مورد نظر بر روی فیلد شرح عملیات کلیک کرده و کلید " Enter " را فشار دهید تا فیلد مزبور آماده ورود اطلاعات گردد.
حال با استفاده از تکمه و یا کلید های ترکیبی " Ctrl + Enter"، پنجره " شرح های استاندارد و سایر سطر های سند " به‌شکل زیر ظاهر خواهد شد.
تنظیم سطر جدید سند
جهت افزودن سطر جدید به سند، کافیست بر روی آیکون افزودن سطر جدید، کلیک نمایید. با انجام این‌کار یک سطر خالی در محل مکان نما ایجاد خواهد شد.
همچنین با فشردن مثلث کنار آیکون ، امکان افزودن سطر جدید به حالت های زیر امکان پذیر خواهد بود.
- افزودن سطر جدید در محل مکان نما یا کلید Ins: با انتخاب این گزینه سطر جدید در محل مکان نما اضافه خواهد شد.
- افزودن سطر جدید در انتهای سند یا کلید های Ctrl + Ins: با انتخاب این گزینه سطر جدید در انتهای سند، ایجاد خواهد شد.
- افزودن سطر جدید با کپی از سطر قبلی یا کلید های Alt + Enter: با انتخاب این گزینه سطر جدید با کپی از سطر قبلی ایجاد خواهد شد.
- فراخوانی(کپی)یک سند دیگر " Ctrl + I ": جهت کپی اطلاعات سند موجود در سیستم اطلاعاتی در سند جدید، از این گزینه استفاده می‌شود.
- افزودن یکباره تعدادی حساب یا کلید های Alt + Ins: با انتخاب این گزینه می‌توان یک محدوده مشخص از حسابها را به صورت یکباره به سند جدید اضافه نمود. پس از انتخاب گزینه مذبور، پنجره ای تحت عنوان " افزودن یکباره تعدادی حساب " به شکل زیر، ظاهر خواهد شد.
پس از انتخاب حسابهای مورد نظر، جهت درج در سند بر روی تکمه تصویب کلیک نمایید.
از این امکان، تنها در اسناد با وضعیت پیش نویس می‌توان استفاده نمود.
- تکرار ( کپی) سطر تحت مکان نما: با انتخاب این گزینه و انتخاب سطر مورد نظر خود با کمک کلید Ctrl و کلیک ماوس، می‌توانید سطر مورد نظر را حداکثر تا 50 سطر کپی نماید.
- فراخوانی سند وارده XP: از این گزینه جهت فراخوانی اسناد ذخیره شده با فرمت XML. استفاده می‌شود.
از طریق مراحل فوق می‌توان سایر سطر(آرتیکل)های موردنظر را وارد نمود.
'تنظیم سند دریافت و پرداخت با استفاده از روال'
قبل از تنظیم سند دریافت و پرداخت با استفاده از روال باید موارد زیر از قبل در سیستم تعریف شده باشد:
- مراکز عملیات مالی
- نهادهای دریافت وپرداخت
- دسته چک ها
- مدارک دریافت و پرداخت
" مدارک دریافت و پرداخت " و " دسته چک ها " را می توان در هنگام تنظیم سند با اسستفاده از روال نیز تعریف نمائید.
برای تنظیم سند دریافت و پرداخت با استفاده از روال، از منوی " سند "، " تنظیم سند دریافت و پرداخت جدید " را انتخاب نمائید.
اگر تاریخ آخرین سندی که تنظیم شده باشد. تاریخ یک روز تعطیل باشد. ممکن است با پیغام زیر مواجه شوید.
- با انتخاب " خیر "،پنجره " تعیین تاریخ سند " باز می‌شود.
در صورت نیاز به مشاهده تقویم بر روی تکمه تقویم کلیک کرده تا پنجره تقویم ظاهر شود. حال تاریخ مورد نظر را انتخاب نموده و تکمه یا کلید " Enter " را فشار دهید.
انتخاب تاریخ تنها در محدوده سال مالی جاری امکان پذیر خواهد بود.
با زدن تکمه تصویب پنجره " اطلاعات عمومی سند دریافت و پرداخت " باز میگردد.
- با انتخاب " بله "، صفحه " اطلاعات عمومی سند دریافت و پرداخت " باز می‌شود.
اطلاعات عمومی سند دریافت و پرداخت
پنجره " اطلاعات عمومی سند دریافت و پرداخت " شامل گزینه‌های زیر می‌باشد:
- تاریخ سند
تاریخ مورد نظر جهت ثبت سند را در کادر مقابل " تاریخ سند " وارد نمایید. در صورت نیاز به مشاهده تقویم بر روی تکمه تقویم کلیک کرده تا پنجره تقویم ظاهر شود. حال تاریخ مورد نظر را انتخاب نموده و تکمه یا کلید " Enter " را فشار دهید.
در پنجره تقویم می‌توان به کمک تکمه پرش به امروز
انتخاب تاریخ تنها در محدوده سال مالی جاری امکان پذیر خواهد بود.
ممکن است با پیغامی مبتنی بر اینکه تاریخ مربوط به یک روز تعطیل است مواجه شوید، با انتخاب " بله "، سند به همین تاریخ باز خواهد شد.
و با انتخاب خیر، صفحه زیر باز می‌شود که می‌توانید تاریخ مورد نظر را مجددا وارد و یا با فشردن تکمه ، تاریخ مورد نظر را در پنجره تقویم، وارد نمایید .
- شرح سند
می‌توانید " شرح سند " را مستقیما در پنجره " اطلاعات عمومی سند دریافت و پرداخت "، وارد نموده و یا با انتخاب تکمه جستجو در شرح‌های موجود یعنی ، پنجره زیر را باز کنید. با تایپ چند حرف از شرح مورد نظرتان، امکان جستجو در عبارت‌های مشابه که از قبل در سیستم درج شده‌اند را به منظور تسریع درج عبارت‌های جدید، خواهید یافت.
- شرح لاتین سند
جهت استفاده از گزارش‌های دو زبانه، " شرح لاتین سند " را وارد نمایید.
- بخش یا شعبه
در صورت استفاده از امکان بخش در سیستم‌اطلاعاتی، بخش یا شعبه مورد نظری را که قصد تنظیم سند دریافت و پرداخت جدید مربوط به آن را دارید، تعیین نمایید.
- نوع سند
در این کادر، نوع سند مورد نظر را از میان گزینه های عادی، افتتاحیه، اختتامیه یا سود و زیان، انتخاب نمایید.
- شماره عطف
فیلدی اختیاری است که می‌توان شماره مرتبط با این سند را در آن وارد نمود و در صورت ورود این شماره می‌توانید از آن در گزارشات استفاده نمایید.
پس از تصویب پنجره " اطلاعات عمومی سند دریافت و پرداخت "، پنجره " سند دریافت و پرداخت (جدید) " به شکل زیر باز می‌شود.
پس از ورود به صفحه تنظیم سند دریافت و پرداخت جدید، می‌توانید از تکمه موجود در نوار ابزار یا کلیدهای " Ctrl+ W " از صفحه کلید استفاده نمائید.
پنجره " انتخاب یک روال دریافت و پرداخت " به شکل زیر ظاهر میگردد:
روال‌ها جهت سهولت در استفاده، به سه گروه اصلی زیر تقسیم شده‌اند که هر یک از این سه گروه برحسب مورد، دارای زیر‌گروه‌هایی می‌باشند:
- عملیات نقدی
- عملیات با مدارک دریافتنی
- عملیات با مدارک پرداختنی
ﻓﺮﺽ ﻛﻨﻴﺪ ﻣﻲ ﺧﻮﺍﻫﻴﺪ ﺑﺮﺍﻱ ﭼﻜﻲ ﻛﻪ ﺑﺎﺑﺖ ﺧﺮﻳﺪ ﻛﺎﻻ ﺩﺍﺩﻩ ﺍﻳﺪ، ﺳﻨﺪ ﺩﺭﻳﺎﻓﺖ ﻭ ﭘﺮﺩﺍﺧﺖ ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻧﻤﺎﻳﻴﺪ. از آنجا که قصد پرداخت چک را دارید، باید از گروه اصلی " عملیات با مدارک پرداختنی "، روال " پرداخت مدرک پرداختنی " را انتخاب کنید.
پنجره روال " پرداخت مدرک پرداختنی " به شکل زیر باز می‌شود:
این پنجره شامل مراکز عملیات مالی و نهادهایی است که قبلا تعریف کرده‌اید. در این پنجره تنها نهادهایی ظاهر می‌شود که در ارتباط با روال انتخاب شده می‌باشد وسایر نهادها دیده نمی‌شود.به این ترتیب در انتخاب نهاد کمتر دچار اشتباده می شوید.
می‌توان نهاد موردنظر را از طریق جستجو در نام نیز پیدا کرد.
پس انتخاب نهاد مورد نظر،بر روی تکمه " مرحله بعدی " کلیک نمائید.
پنجره " انتخاب یا تعریف مدارک پرداختنی جدید " به شکل زیر باز می‌شود:
در این پنجره لیستی از مدارک پرداختنی که از نهاد انتخاب شده صادر شده‌اند، را مشاهده می کنید.
در صورتی که مدرکی از قبل تعریف نکرده باشید پنجره مذکور خالی می باشد.
در این صورت می توانید از تکمه موجود در نوار ابزار و یا کلید " Insert " صفحه کلید استفاده نمائید. و از پنجره " تدوین یک مدرک دریافت و پرداخت " مدرک موردنظر را ایجاد نمائید.
در صورت لزوم می‌توانید، چندین مدرک را همزمان با استفاده از " Ctrl " و کلیدهای جهتی صفحه کلید یا " Shift " و استفاده از موس انتخاب نمائید.
مدرک یا مدارک مورد نظر را انتخاب نمائید و بر روی تکمه " مرحله بعدی " کلیک نمائید.
پنجره " تعیین ( تکمیل ) مشخصات طرف اصلی عملیات " به شکل زیر باز می‌شود:
با توجه به اطلاعات مربوط به " حساب " و در صورت وجود تفصیلی(ها)، به طور خودکار در محل مربوطه درج می‌شود.
اطلاعات موجود در مدرک، مانند " مبلغ "، " نوع بدهکار یا بستانکار "، " شماره سررسید "و " تاریخ سررسید" به طور خودکار درج میگردد.
" تاریخ سررسید " از این قسمت قابل تغییر می‌باشد.
توجه شود اگر حساب و تفصیلی (ها) را تغییر دهید. ممکن است اگر بخواهید از این مدرک در روال دیگری استفاده کنید مدرک را مشاهده نکنید.
بر روی تکمه " مرحله بعدی " کلیک نمائید.
پنجره " ویرایش سطرهای طرف اصلی عملیات " به شکل زیر باز می‌شود:
ممکن است در تنظیم سند دریافت و پرداخت با استفاده از روال بخواهید سندهایی را تنظیم نمائید که از چند سطر تشکیل شده است؛ مثلا می‌خواهید سندی را تنظیم نمائید که در آن چند چک را پرداخت کرده اید می‌توانید چک را از مرکز دیگری انتخاب نمائید.
برای انجام این کار آیکون و یا کلید " Insert " صفحه کلید را انتخاب نمائید. پنجره " انتخاب بانکی که مدرک پرداختنی از آن صادر شده است " به صورت زیر باز میگردد:
می توانید مرکزی عملیات مالی دیگری را انتخاب کنید و مدرک را از آن مرکز انتخاب نمائید.
می‌توانید با کلیک بر روی آیکون " درج در سند " از روال خارج شوید و سند را به صورت پیش نویس ذخیره کنید این حالت در مواردی کاربرد دارد که فرد صادر کننده مدرک از طرف حساب (علت صدور چک) بی اطلاع است و تنها سطر اصلی سند را درج می کند. در مرحله بعد همین سند را اصلاح کرده و سطر طرف حساب آنرا وارد می کنید، سپس سند را عملیاتی کرده و ذخیره می کنید.
سپس بر وری آیکون " مرحله بعدی " کلیک نمائید.
پنجره " تعیین (تکمیل) مشخصات طرف فرعی عملیات " به شکل زیر باز می‌شود:
در این قسمت، طرف حساب فرعی و در صورت نیاز تفصیلی مربوط به آن را مشخص کنید.
سپس بر روی آیکون " مرحله بعدی " کلیک نمائید.
پنجره " تایید درج در سطرهای سند " به شکل زیر باز میگردد:
توضیحاتی را در مورد مراحلی که تاکنون برای تنظیم سند طی نموده اید، نشان می دهد. توسط تکمه درج در سند، سند دریافت و پرداخت تنظیم می شود.
در صورت صحیح بودن اطلاعات تکمه " درج در سند " را انتخاب کنید.
سند دریافت و پرداخت با استفاده از روال تشکیل میگردد.
در انتها با پیغام زیر مواجه می شوید:
در صورتی که قصد اجرای دوباره روال را ندارید، بر روی تکمه خیر کلیک نمائید.
به این ترتیب می‌توانید سندی را که تنظیم نموده‌اید را مشاهده کنید.
ذخیره سند
جهت ذخیره اسناد مورد نظر می‌توان به یکی از روش های زیر اقدام نمود:
- ذخیره سند : جهت ذخیره اسناد از آیکون
و یا کلید " F2 " صفحه کلید، استفاده می‌شود.
- ذخیره سند و تنظیم سند جدید: با کلیک بر روی مثلث کنار آیکن و انتخاب گزینه " ذخیره سند و تنظیم سند جدید "
و یا کلیدهای ترکیبی " Shift + F2 "، می‌توان بلافاصله پس از ذخیره سند در حال تدوین، وارد پنجره اطلاعات عمومی سند حسابداری جهت تدوین سند جدید شوید.
- ذخیره سند در فایل " وارده XP ": جهت ذخیره سند به عنوان یک فایل خروجی با فرمت XML. از گزینه مذبور استفاده می‌شود. برای این منظور بر روی مثلث کنار آیکن کلیک کرده و ذخیره ذخیره سند در فایل " وارده XP " ،
را انتخاب نمایید.
با انتخاب این گزینه وارد پنجره انتخاب مسیر جهت ذخیره فایل شده و پس از انتخاب مسیر و نام فایل، با کلیک بر روی روی تکمه " Save " سند مورد نظر ذخیره خواهد شد.
از این گزینه می‌توان در شرایطی که ارتباط نرم‌افزار با سرور دچاره مشکل شده و یا به هر دلیلی امکان ذخیره سند درسیستم‌اطلاعاتی وجود ندارد، استفاده نمود.
- ذخیره سطر های علامت گذاری شده سند در فایل " وارده XP ": جهت ذخیره سطر های مورد نظر به عنوان یک فایل خروجی با فرمت XML. از این گزینه استفاده می‌شود.
برای این منظور، سطرهای موردنظر؛ در صورتیکه متوالی می‌باشند، با استفاده از کلید های ترکیبی (کلید های جهت بالا(پایین) + Shift) و در صورت نیاز به انتخاب سطر ها به صورت پراکنده، با استفاده از (کلیک چپ + Ctrl) انتخاب نمایید. پس از انتخاب سطرهای مورد نظر، بر روی مثلث کنار آیکون 
کلیک کرده و گزینه ذخیره سطر های علامت گذاری شده سند در فایل " وارده XP " را انتخاب نمایید.
ذخیره اسناد در وضعیت پیش‌نویس / عملیاتی
ذخیره اسناد در وضعیت عملیاتی تنها در صورت تراز بودن مجموع گردش بدهکار و گردش بستانکار سند امکان پذیر خواهد بود. همچنین درج مبلغ بدهکار و یا بستانکار برای هر حساب، در این وضعیت الزامی می‌باشد.
جهت نادیده گرفتن این الزامات در زمان تدوین یک سند، می‌توان وضعیت سند را به حالت پیش نویس تغییر داد. وضعیت پیش نویس برای سند این امکان را به کاربر می‌دهد تا بدور از محدودیت های معمول، با آسودگی بیشتری به ورود اطلاعات بپردازد و در فرصت های بعدی سند خود را تکمیل نماید.
برای این منظوراز آیکون " تبدیل به پیش نویس " و یا کلید های ترکیبی " Ctrl + F9 " استفاده نمایید.
همچنین جهت بازگشت وضعیت سند به عملیاتی، از آیکون " تبدیل به عملیاتی " و یا مجددا از کلید های ترکیبی " Ctrl + F9 " استفاده نمایید.
category : بازگشت