مفاهیم اولیه ورود اطلاعات
انواع ورود اطلاعات در نرم‌افزار سیمرغ
ورود مستقیم اطلاعات
در این روش شما پس از *انتخاب پایگاه مورد نظر خود، وارد پنجره اصلاح مستقیم می‌شوید. در اين پنجره مي‌توانيد تمام رکوردهاي موجود در فايل اصلي پايگاه را ملاحظه کنيد و هرگونه تغييرات دلخواه خود را به طور لحظه‌ای و مستقیم در فايل اصلي ايجاد کنيد. اين تغييرات مي‌تواند شامل افزودن يک رکورد جديد، حذف يک يا چند رکورد و يا اصلاح يک رکورد خاص باشد. علاوه بر تغييرات مي‌توانيد انواع چاپ هاي مختلف اعم از فهرست برگه يا برچسب و ... و نيز عمليات بهنگامسازي واژهنامهها را نيز از اين پنجره انجام دهيد.
ورود غیر مستقیم اطلاعات
در این روش ورود اطلاعات در سيمرغ به شکل غيرمستقيم يا دو مرحله‌اي انجام مي‌شود. در مرحله اول، اطلاعات در فايل‌هاي موقت تدوين و یا اصلاح وارد مي‌شود و پس از کنترل و بررسي هاي لازم، در مرحله دوم به فايل اصلي انتقال و یا اعمال مي شوند. هر کاربر مي‌تواند يک يا چند فايل تدوين به نامهاي دلخواه ايجاد کرده و در آنها به ورود و يا اصلاح اطلاعات بپردازد. يک فايل تدوين در واقع يک فايل موقت است و پس از بررسی درستی رکورها، در مرحله اعمال به فايل اصلي، از محيط تدوين حذف شده و به فايل اصلي منتقل مي‌شود.
مفاهیم مورد استفاده در ورود اطلاعات
سند
هر مدرک اطلاعاتی موجود در کتابخانه اعم از کتاب، نشریه، مقاله، پایان‌نامه، و ... سند نامیده می‌شود.
فیلد
هر یک از مداخل اطلاعاتی مهم سند از قبیل عنوان، نویسنده یک فیلد نامیده می‌شود. در ادامه به انواع فیلدها پرداخته می‌شود:
فيلد(اصلي) ساده
فيلدهايي مانند عنوان اصلي، پديدآور، شماره رده‌بندي و ... به دليل اينکه يک‌بار نياز به ورود اطلاعات دارند فيلدهاي ساده ناميده مي‌شوند. به عبارت ديگر هر کتاب (سند)، تنها يک "عنوان اصلي"، يک "پديدآور" و يک "شماره رده‌بندي" دارد.
فيلد(اصلي) تکرارپذیر
فيلدهايي مانند موضوع، يادداشت، شناسه افزوده و ... نيز وجود دارد که هر کتاب (سند) ممکن است بيش از يک مورد از اين فيلدها را دارا باشد. براي مثال يک کتاب مي‌تواند چهار موضوع و سه شناسه‌ی افزوده مختلف داشته باشد. اين نوع فيلدها فيلدهاي تکرارپذيرنامیده می‌شود.
فیلد جزیی
به منظور تفکيک بيشتر اطلاعات، هر فيلد اصلي ممکن است از يک يا چند فيلد جزئي (subfield) تشکيل شود. مثلا" فيلد اصلي پديدآور داراي فيلدهاي جزئي نام، نام خانوادگي، نقش و سال تولد و وفات مي‌باشد.
فيلد(جزئي) ارجاعي
به فيلدهائي که به يک پایگاه ارجاعی (پایگاه پدر) مرتبط شده‌اند، فيلدهاي ارجاعي مي‌گويند. براي مثال در مورد پايگاه کتابهاي فارسي اين امکان وجود دارد که فيلد موضوع به پايگاه مستند موضوعات فارسي (پدر) متصل گردد. در اين حالت، موضوع يک فيلد ارجاعي مي‌باشد. لازم به توضيح است که ورود اطلاعات در فيلدهاي ارجاعي به شکل دستي ممکن نيست و لذا در اين موارد، فيلد ديگري متناظر با آن وجود دارد که فيلد متناظر متني نام دارد و مي‌توان در اين فيلد اطلاعات را به شکل دستي وارد کرده و بعد با عمل رفع‌ابهام، به فيلد ارجاعي منتقل نمود. راه ديگر ورود اطلاعات در اين فيلدها انتخاب از واژه‌نامه پايگاه پدر مي‌باشد.
فیلد انتخابی چند گزینه‌ای
فیلدهای همانند سرشناسه و یا شناسه افزوده نمونه‌ی از یک فیلد انتخابی چند گزینه ای است.
فیلد انتخابی تک گزینه‌ای
فیلد مرجع نمونه‌ی یک فیلد انتخابی تک گزینه‌ای است. فهرست نویس با توجه به نوع سیاستهای کتابخانه، سندی که دارای ویژگی مرجع هست را با انتخاب این گزینه مشخص می‌کند.
رکورد
مجموع چند فیلد، یک رکورد نامیده می‌شود. به عبارت دیگر مجموع اطلاعات کتابشناختی هر سند تشکیل یک رکورد را می‌دهد.
فایل
مجموع چند رکورد فایل نامیده می‌شود. در سیمرغ فایلهای مختلفی وجود دارد از قبیل فایل تدوین، فایل اصلی، فایل اصلاح، فایلهای صادره و ...که هرکدام برحسب نوع فعالیت مورد نیاز قابل استفاده‌است.
پایگاه
مجموع رکوردهای مربوط به یک نوع از اسناد، پایگاه نامیده می‌شود. مثلا مجموع رکوردهای کتابهای فارسی پایگاه کتابهای فارسی را تشکیل می‌دهد.
در نرم‌افزار سیمرغ هر پایگاه برحسب نوع سند به طور اختصاصی و مستقل تعریف می‌شوند. شکل زیر نشان‌دهنده‌‌ی چندین پایگاه اطلاعاتی مستقل در سیمرغ است.
