تلفیق اسناد
تلفیق سندها
جهت تجمیع و بایگانی اسناد می‌توان از امکان " تلفیق سندها " استفاده نمود؛ برای این منظور از منوی " سند "، گزینه " ملاحظه فهرست اسناد " را انتخاب نمایید.
با انتخاب این گزینه، پنجره " فهرست اسناد " مطابق شکل زیر باز خواهد شد:
پنجره فوق متشکل از بخش‌های زیر می‌باشد:
فهرست اسناد - محدوده
در این قسمت محدوده اسناد مورد نظر جهت ملاحظه، تعیین خواهد شد.
- فهرست اسناد نرم‌افزار: در این قسمت نرم‌افزار مورد نظر جهت ملاحظه اسناد مربوط به آن تعیین خواهد شد.
تنها اسناد مربوط به نرم‌افزار حسابداری و دریافت و پرداخت، قابل تلفیق می‌باشند.
- فقط اسناد سال مالی X : با انتخاب این گزینه تنها محدوده‌ای از اسناد مربوط به سال مالی جاری قابل ملاحظه خواهند بود.
- با انتخاب گزینه‌ی مذکور می‌توان شماره اسناد موردنظر در سال مالی جاری را در فیلدهای " از شماره " و " تا " تعیین نمود.
- اسناد تمام سالهای مالی: با انتخاب این گزینه، اسناد مربوط به تمام سالهای مالی قابل ملاحظه خواهند بود.
- با انتخاب گزینه‌ی مذکور می‌توان محدوده‌ی تاریخ اسناد موردنظر را در فیلدهای " از تاریخ " و " تا " تعیین نمود.
- گزارش حاوی اسناد: در این قسمت می‌توان ملاحظه اسناد را به یک بخش خاص را محدود نمود.
- تمام بخش‌ها: با انتخاب این گزینه اسناد مربوط به تمام بخش‌ها نمایش داده می‌شوند.
- یک بخش خاص: با انتخاب این گزینه تنها اسناد مربوط به بخش منتخب نمایش داده می‌شوند.
- از قسمت " انوع سند " می‌توان ترکیبی از انواع زیر را انتخاب نمود :
- عادی
- افتتاحیه
- اختتامیه
- سود و زیان
- از قسمت " وضعیت اسناد "، می‌توان ترکیبی از حالت‌های زیر را انتخاب نمود:
- پیش نویس
- عملیاتی
- تایید شده
- نهایی شده
فهرست اسناد - شرایط
از این قسمت جهت اعمال شرایط دلخواه بر روی محدوده اسناد مورد نظر استفاده می‌شود.
- به منظور ایجاد یک شرط جدید از تکمه
جهت ورود به پنجره " تدوین یک شرط " استفاده نمایید:
- در پنجره فوق ابتدا فیلد مورد نظر جهت اعمال شرط را انتخاب نمایید.
- یکی از عملگر‌های موجود را انتخاب نمایید.
- در قسمت تعیین شده عبارت یا مقداری، که قرار است جهت مقایسه به‌کار رود را وارد نمایید.
با فشردن تکمه تصویب، شرط جدید به فهرست شرایط اضافه خواهد شد.
به همین ترتیب می‌توان سایر شرط ها را به فهرست اضافه نمود.
نکته بسیار مهمی که در خصوص ارتباط شروط تعریف شده با یگدیگر وجود دارد، مربوط به قسمت " عملگر با سطرهای قبلی " یعنی " و " ، " یا " و " بجز " می‌باشد که باید توجه ویژه‌ای به آن معطوف گردد.
پس از تعریف شرط(شرایط) موردنظر از تکمه
جهت ذخیره استفاده نمایید.
همچنین جهت بازیابی شرایط ذخیره شده، از تکمه " بازیابی مجموعه شرایط " یا 
استفاده نمایید.
فهرست اسناد - ترتیب
در این بخش ترتیب ملاحظه اسناد تعیین خواهدشد.
برای این منظور فیلدی را که می‌خواهید فهرست اسناد به ترتیب آن مرتب شود را انتخاب نموده و تکمه " افزودن فیلد به فهرست " یا 
را فشار دهید.
همچنین جهت حذف یک فیلد کافیست آن را از قسمت " مرتب سازی برحسب " انتخاب نموده و تکمه " حذف فیلد از فهرست " یا 
را فشار دهید.
جهت تعیین نوع مرتب سازی می‌توان از آیکون 
، به ترتیب صعودی یا 
به ترتیب نزولی استفاده نمود.
پس از تعیین اطلاعات مربط به محدوده اسناد مورد نظر، برروی تکمه " تصویب " کلیک نمایید.
جهت انتخاب اسناد مورد نظر به منظور تلفیق، ضمن پایین نگاه داشتن کلید " Ctrt "، اسناد موردنظر را به وسیله کلیک چپ موس انتخاب نموده و سپس تکمه 
یا " تلفیق سندهای انتخاب شده " را فشار دهید.
از بین اسناد منتخب، سندی که کوچکترین شماره را داشته باشد به عنوان مقصد تلفیق شناسایی شده و سطرهای سایر اسناد به آن منتقل خواهد شد، سایر اسناد حذف خواهند شد.
اکیداً توصیه می‌شود که پیش از استفاده از این امکان، اقدام به تهیه پشتیبان از سیستم اطلاعاتی خود نمایید.
با انتخاب تکمه " تلفیق سندهای انتخاب شده "، پیغامی مبنی بر اطلاعات سندی که بعنوان مقصد تلفیق اسناد باقی خواهد ماند، نمایش داده می‌شود؛ توجه نمایید که سایر اسناد حذف خواهند شد.
تنها اسناد حسابداری پیش‌نویس و عملیاتی قابل تلفیق با یکدیگر می‌باشند.
اسنادی حسابداری که بصورت خودکار از تایید اسناد و برگه‌های سایر نرم‌افزارها حاصل می‌شوند، قابلیت تلفیق را نخواهند داشت.
در صورت وجود اسناد پیش‌نویس و عملیاتی همزمان، سند مقصد در وضعیت پیش‌نویس ذخیره خواهد شد. تلفیق اسناد حسابداری منوط به اختیار ویژه‌ی تلفیق سندهای حسابداری برای کاربر می‌باشد و کاربران فاقد این اختیار با پیغام " امکان انجام این کار در اختیار شما تعریف نشده است " مواجه خواهند شد.
در صورت انتخاب اسناد " تایید شده " یا " نهایی شده " جهت تلفیق، با پیغام " سندهای علامت‌گذاری شده باید در وضعیت " عملیاتی " یا " پیش نویس " باشند " مواجه خواهید شد:
تلفیق سندها در تاریخهای متفاوت
همانند آنچه که در تلفق اسناد عنوان گردید، می‌توان اسناد حسابداری در تاریخهای مختلف را تلفیق نمود.
تلفیق اسناد در تاریخهای متفاوت، منوت بر اختیار ویژه‌ی " تلفیق سندهای حسابداری - در تاریخهای متفاوت " می‌باشد و کاربران فاقد این اختیار با پیغام " امکان انجام این کار در اختیار شما تعریف نشده است " مواجه خواهند شد.
در صورت انتخاب اسنادی با تاریخ های متفاوت جهت تلفیق، سیستم تحت پیغامی این مسئله را گزارش خواهد داد:
در صورت تایید محاوره فوق، پیغامی مبنی بر اطلاعات سندی که بعنوان مقصد تلفیق اسناد باقی خواهد ماند، نمایش داده می‌شود؛ توجه نمایید که سایر اسناد حذف خواهند شد.
category : بازگشت