بهنگامسازی واژهنامه
ورود اطلاعات در سيمرغ به شکل غيرمستقيم يا دو مرحله‌اي انجام مي‌شود. در مرحله اول، اطلاعات در فايل‌هاي تدوين وارد مي‌شود و پس از کنترل و بررسي‌هاي لازم، در مرحله دوم به فايل اصلي انتقال مي‌يابد. هر کاربر مي تواند يک يا چند فايل تدوين به نام‌هاي دلخواه ايجاد کرده و در آنها به ورود اطلاعات بپردازد. يک فايل تدوين در واقع يک فايل موقت است و هنگام افزودن رکوردهای آن به فايل اصلي پایگاه، کل فایل تدوين حذف شده، و رکوردهای آن به انتهای فايل اصلي افزوده خواهد شد. بعد از این انتقال، به منظور جستجو پذیر شدن اطلاعات این دسته از رکوردها، نیاز است تا عملیات واژه‌سازی انجام شود.
لازم به توضیح است که بعد از اصلاح اطلاعات رکوردهای قبلی موجود در فایل اصلی نیز، لازم است تا واژهنامه بهنگام گردد.
براي مثال فرض کنيد شماره ثبت يک کتاب تغيير کند. در اين حالت تا قبل از اينکه واژه نامه بهنگام شود، هنوز همان شماره ثبت قبلي در واژه نامه، موجود و قابل جستجو می‌باشد. به همین دلیل هنگام جستجو با شماره ثبت جديد، کتاب مورد نظر بازيابي نخواهد شد.
نکته: از آنجاییکه در نرم‌افزار سیمرغ، مکانیزم جستجو از طریق واژهنامه انجام می‌شود، بنابراین به هنگام بودن واژهنامه ازاهمیت بالایی برخوردار است.
به منظور بهنگامسازی واژهنامه، پس از اجرای نرم‌افزار کلاینت سیمرغ و اتصال به میزبان، پایگاه مورد نظر را انتخاب کنید و در پنجره پایگاه (مثلا کتابهای فارسی)، از منوی اصلاح مستقیم بر روی تکمه
کلیک نمایید.
در پنجره بهنگامسازی واژهنامه موارد زیر وجود دارد:
تعداد رکوردهاي پايگاه: در اين قسمت تعداد رکوردهاي موجود در فايل اصلي پايگاه ديده مي‌شود.
آخرين رکورد موجود در واژهنامه رکورد شماره ؟؟؟ مي باشد: عددي که در اين ناحيه ديده مي‌شود نشان مي‌‌دهد که واژهنامه تا اين شماره رکورد، بهنگام است. بديهي است اگر اين شماره از تعداد رکوردهاي واژهنامه کوچکتر باشد نشاندهنده آن است که تعدادي از آخرين رکوردهاي افزوده شده به فايل اصلي هنوز در واژهنامه موجود نيستند و به تبع آن قابل بازيابي نيز نمي‌باشند.
آخرين رکورد مورد نظر براي بهنگام سازي: توصیه می‌شود که همیشه آخرین شماره رکورد پایگاه را وارد نمایید.
در بعضی موارد خاص و برای کنترل صحت واژهنامه این امکان ایجاد شده است تا در مواردی که تعداد رکوردهای پایگاه زیاد است و عملیات واژه‌سازی طولانی می‌گردد، واژهنامه را فقط برای تعدادی از رکوردهای ابتدایی ساخت و کنترل‌ها را انجام داد. اما همانطور که در بالا توصیه شد، همیشه آخرین شماره رکورد پایگاه را وارد نمایید.
واژهنامه قبل از ساخت پاکسازي شود: هرگاه در حین عملیات واژه‌سازی یا بهنگام‌سازي واژهنامه، بدلایل مختلف (مانند قطع برق سرور) کار متوقف شود، واژهنامه خراب شده و می‌بایست دوباره از ابتدا و از اولين رکورد عمل واژه‌سازی را انجام داد. در اکثر اوقات سیستم بصورت هوشمند از خرابی واژهنامه آگاه شده و تیک مربوط به پاکسازی را می‌زند، اما اگر لازم بود تا در مواردی این کار بصورت دستی انجام شود، امکان آن وجود دارد تا شما تیک گزينه مربوطه را بزنيد.
بطور معمول و در اکثر اوقات احتیاجی به پاکسازی واژهنامه نمی‌باشد.
در انتها با کلیک بر روی تکمه تصویب عملیات بهنگامسازی واژهنامه آغاز خواهد شد.
