فهرست اسناد اموال
فهرست اسناد اموال
در سیستم مالی یکپارچه نوسا، سندهای دارایی در کنار سندهای سایر نرم‌افزارها قرار خواهند گرفت (انبار، فروش، دریافت و پرداخت، دستمزد). سندهای دارایی صرفا از رخدادهای دارایی‌ها حاصل می‌شوند. مکانیزم تنظیم سند مبتنی است بر احضار تعدادی از رخدادهای سند نشده در یک فهرست و انتخاب برخی یا همه رخدادها برای تشکیل سند. برخلاف مکانیزم ویرایش دارایی‌ها، در اینجا صرفا با رخدادهای یک دارایی مواجه نخواهیم بود و می‌توانیم سند دارایی را از رخدادهای دارایی‌ها متنوع، به همراه هم تشکیل دهیم.
از فهرست اسناد اموال به منظور ملاحظه، اصلاح و تایید اسناد علامت گذاری شده (انعکاس در سند حسابداری) ، می‌توان استفاده نمود.
به این منظور لازم است از منوی " سند " ، " ملاحظه فهرست اسناد " را انتخاب نمایید.
با انتخاب این گزینه، پنجره " فهرست اسناد " مطابق شکل زیر باز خواهد شد:
پنجره فوق متشکل از بخش‌های زیر می‌باشد:
محدوده
در این قسمت می‌توان محدوده اسناد شرکت کننده در گزارش را تعیین نمود.
- فهرست اسناد نرم‌افزار : در این قسمت نرم‌افزار " اموال " را انتخاب نمایید.
- فقط اسناد سال مالی 13xx : با انتخاب این گزینه اسناد مربوط به سال مالی جاری نمایش داده خواهد شد.
- امکان انتخاب محدوده‌ای از اسناد سال مالی جاری نیز با استفاده از فیلدهای " از شماره " و " تا " میسر می‌باشد.
- اسناد تمام سالهای مالی : با انتخاب این گزینه، اسناد مربوط به تمام سالهای مالی نمایش داده خواهد شد.
- امکان انتخاب اسناد در یک محدوده‌ی تاریخی مشخص نیز با استفاده از فیلدهای " از تاریخ " و " تا " میسر می‌باشد.
- گزارش حاوی اسناد : در این قسمت می‌توان اسناد را با توجه به بخش آن‌ها فیلتر نمود.
- تمام بخش‌ها : با انتخاب این گزینه اسناد مربوط به تمام بخش‌ها نمایش داده می‌شوند.
- یک بخش خاص : با انتخاب این گزینه تنها اسناد مربوط به بخش منتخب نمایش داده می‌شوند.
- از قسمت انواع سند می‌توان ترکیبی از انواع زیر را انتخاب نمود :
- عادی
- افتتاحیه
- اختتامیه
- سود و زیان
- از قسمت وضعیت اسناد، می‌توان ترکیبی از حالت‌های زیر را انتخاب نمود:
- پیش نویس
- عملیاتی
- تایید شده
با توجه به این که اسناد اموال به صورت پیش نویس ذخیره می‌شود. جهت مشاهده، حتما تیک پیش نویس در گزارشات لحاظ شود.
شرایط
از این قسمت جهت اعمال شرایط دلخواه بر روی فیلدهای اطلاعات عمومی اسناد استفاده می‌شود.
- به منظور ایجاد یک شرط جدید از تکمه
جهت ورود به پنجره " تدوین یک شرط " استفاده نمایید:
- در پنجره فوق ابتدا فیلد مورد نظر جهت اعمال شرط را انتخاب نمایید.
- یکی از عملگر‌های موجود را انتخاب نمایید.
- در قسمت تعیین شده عبارت یا مقداری، که قرار است جهت مقایسه به‌کار رود را وارد نمایید.
با فشردن تکمه تصویب، شرط جدید به فهرست شرایط اضافه خواهد شد.
به همین ترتیب می‌توان سایر شرط ها را به فهرست اضافه نمود.
نکته بسیار مهمی که در خصوص ارتباط شروط تعریف شده با یکدیگر وجود دارد، مربوط به قسمت " عملگر با سطرهای قبلی " یعنی " و " ، " یا " و " بجز " می‌باشد که باید توجه ویژه‌ای به آن شود.
پس از تعریف شرط(شرایط) موردنظر از تکمه
جهت ذخیره استفاده نمایید.
همچنین جهت بازیابی شرایط ذخیره شده، از تکمه " بازیابی مجموعه شرایط " یا 
استفاده نمایید.
ترتیب
در این قسمت می‌توان فهرست اسناد را بر اساس فیلدهای اطلاعات عمومی اسناد مرتب نمود.
برای این منظور فیلدی را که می‌خواهید فهرست اسناد بر اساس آن مرتب شود را انتخاب نموده و تکمه " افزودن فیلد به فهرست " یا 
را فشار دهید.
همچنین جهت حذف یک فیلد کافیست آن را از قسمت " مرتب سازی برحسب " انتخاب نموده و تکمه " حذف فیلد از فهرست " یا 
را فشار دهید.
جهت تعیین نوع مرتب سازی می‌توان از تکمه 
، به ترتیب صعودی یا 
به ترتیب نزولی استفاده نمود.
پس از تعیین اطلاعات مورد نظر، برروی تکمه " تصویب " کلیک نمایید.
در پنجره فهرست اسناد، اطلاعات مربوط به هر سند در ستون‌هایی به شرح زیر نمایش داده می‌شود:
- شماره : شماره سند براساس تاریخ مرتب می شود و در این قسمت نمایش داده می‌شود.
- تاریخ سند : تاریخ ثبت سند در این ستون نمایش داده می‌شود.
- شرح سند : در صورتی که در زمان تنظیم سند اموال از فهرست رخدادهای دارایی سند نشده ، شرح عمومی سند را وارد نموده باشید، شرح سند در این ستون نمایش داده می‌شود.
- مبنا : شماره مبنای سند در این ستون نمایش داده می‌شود.
شماره مبنا، یک شماره اختصاصی ، یونیک و فاقد ترتیب است که بصورت خودکار توسط سیستم به سند اختصاص داده می‌شود. از شماره مبنا، جهت بایگانی و جستجوی اسناد می‌توان استفاده نمود.
- توالی : شماره توالی سند در این ستون نمایش داده می‌شود.
شماره توالی، یک شماره اختصاصی و یونیک است که بصورت خودکار توسط سیستم و با توجه به ترتیب ثبت اسناد، به آن‌ها اختصاص داده می‌شود. از شماره توالی، جهت بایگانی و جستجوی اسناد می‌توان استفاده نمود.
با توجه به اینکه حذف، جابجایی، تغییر تاریخ اسناد و ... منجر به تغییر شماره سند می‌گردد، جهت بایگانی اسناد می‌توان از شماره مبنا یا شماره توالی استفاده نمود.
- نسخه : تعداد ویرایش‌های صورت گرفته بر روی سند، در این قسمت نمایش داده خواهد شد.
این شماره از یک شروع می‌شود.
- عطف : شماره عطف سند در این ستون نمایش داده می‌شود.
شماره عطف سند، یک شماره اختیاری است که می‌تواند توسط کاربر و در زمان تنظیم و یا اصلاح سند حسابداری در قسمت " اطلاعات عمومی یک سند " وارد گردد این تکمه معادل کلیدترکیبی " Alt+ F6 " می‌باشد. این شماره جنبه اطلاعاتی و گزارش گیری دارد.
- بخش : در این ستون، نام بخش سند نمایش داده می‌شود.
- نوع سند : نوع سند در این قسمت نمایش داده می‌شود. انواع اسناد در سیستم اموال فقط شامل نوع سند " عادی " می‌باشد.
- وضعیت اسناد : وضعیت اسناد در این قسمت نمایش داده می‌شود. وضعیت اسناد اموال به شرح زیر می‌باشند :
- پیش نویس
- عملیاتی
- تایید شده
- تنظیم کننده : نام کاربری که از فهرست رخدادهای دارایی ،" رخدادهایی دارایی سند نشده " را به سند اموال تبدیل می کند، در این ستون نمایش داده می‌شود.
- بررسی کننده : نام کاربری که سند را در وضعیت " عملیاتی " ذخیره نموده، در این ستون نمایش داده می‌شود.
- تایید کننده : در صورتی که از اسناد اموال ، سند حسابداری تشکیل گردد، نام کاربری که وضعیت سند را به حالت " تایید شده " تغییر داده است، در این ستون نمایش داده می‌شود.
- آخرین اصلاح کننده : نام کاربری که آخرین ویرایش را بر روی سند انجام داده است، در این ستون نمایش داده می‌شود.
نوار ابزار فهرست اسناد
نوار ابزار فهرست اسناد شامل تکمه‌های زیر می‌باشد :
: با باز کردن مثلث کنار این تکمه، سه امکان زیر نمایش داده می‌شود :
- : جهت پرش به سطر دلخواه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + G " از صفحه‌کلید می‌باشد.
: جهت جستجو و پرش به سطر نتیجه، مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + F " در صفحه‌کلید می‌باشد.
: جهت تکرار آخرین جستجو مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلید " F3 " از صفحه‌کلید می‌باشد.
- : استفاده از این تکمه جهت تشکیل سند اموال جدید میسر نیست. اسناد اموال به صورت خودکار در سیستم با استفاده از رخدادهای دارایی سند نشده درج می‌گردد.
: جهت اصلاح سند تحت مکان‌نما مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلید " F9 " در صفحه‌کلید می‌باشد.
: با باز کردن مثلث کنار این تکمه، سه امکان زیر نمایش داده می‌شود :
- : جهت ملاحظه سند تحت مکان‌نما مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلید " Enter " در صفحه‌کلید می‌باشد.
- ملاحظه سند حسابداری مربوطه : در صورتی که از اسناد اموال سند حسابداری تشکیل شده باشد. با استفاده از این تکمه می‌توان سند حسابداری مربوطه را مشاهده نمود.
در صورتی که سند اموال فاقد سند حسابداری باشد. خطای زیر نمایش داده می‌شود.
- فهرست شماره عطف‌های استفاده نشده یا تکراری : جهت ملاحظه فهرستی از شماره عطف‌های سند که استفاده نشده یا تکراری است، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
: به منظور بازخوانی اطلاعات و ثبت تغییرات انجام شده در فهرست اسناد، مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلید " F5 " در صفحه‌کلید می‌باشد.
: با باز کردن مثلث کنار این تکمه، دو امکان زیر نمایش داده می‌شود :
- : جهت چاپ فهرست اسناد، مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + P " از صفحه‌کلید می‌باشد.
- چاپ اسناد موجود در گزارش : جهت چاپ اسناد اموال موجود در گزارش مورد استفاده قرار می‌گیرد.
: جهت ملاحظه فهرست اسناد در نرم‌افزار " Excel " مورد استفاده قرار می‌گیرد.
:به منظور " تایید یک یا تعدادی سند اموال" و انعکاس در سند حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. می‌توان یک سند و یا تعدادی سند را به دو روش زیر انتخاب و در یک سند حسابداری تایید نمود.
- برای انتخاب چند سند پشت سرهم، از کلید Shift و کلیدهای Up یا Down استفاده نمایید.
- برای انتخاب چند سند که به صورت پراکنده قرار دارند. از کلید Ctrl به همراه کلیک راست ماوس استفاده نمایید.
- سپس تکمه تایید اسناد علامت گذاری شده (انعکاس در یک سند حسابداری یا را فشار دهید . تا پنجره اطلاعات عمومی سند حسابداری به شکل زیر باز گردد :
- با تصویب پنجره اطلاعات عمومی سند، سند مربوطه در حسابداری تشکیل گردیده، و وضعیت اسناد در سیستم اموال، به تایید شده تغییر می یابد.
تنها اسناد عملیاتی قابلیت تبدیل به " تایید شده " را خواهند داشت.
جهت خارج کردن سند از وضعیت تایید شده ، ابتدا باید سند حسابداری مربوطه حذف گردد.
: جهت تغییر پارامترهای گزارش مورد استفاده قرار می‌گیرد. با فشردن این تکمه، محاوره ابتدایی فهرست اسناد مجدداً ظاهر خواهد شد و می‌توان مطابق آنچه که در " تعیین محدوده فهرست اسناد " عنوان گردید، اقدام به تعیین مجدد محدوده اسناد مورد نظر نمود. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + F3 " در صفحه‌کلید می‌باشد.
تغییر فرم نمایش گزارش با استفاده از این تکمه امکان‌پذیر نمی‌باشد.
: در صورت استفاده از سیستم آرشیو نوسا، از این قسمت جهت مشاهده و الصاق مدارک آرشیو به اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
category : بازگشت