قراردادهای خرید(یا هزینه)
قراردادهای خرید یا هزینه بمنظور ارتباط برگه‌های و کنترل هزینه‌های مربوط به یک قرارداد از بابت مبلغ کل قرارداد
ثبت اطلاعات مورد نیاز در زمان صدور رخدادهای هزینه به فایل Access (مطابق استاندارد TTMS) تعبیه شده‌اند.
تدوین یک قرارداد خرید(یا هزینه)
بمنظور تدوین یک قرارداد جدید، از منوی " سند "، زیر منوی " برگه‌های هزینه "، گزینه " قرارداد خرید(یا هزینه) " را انتخاب نمایید:
{عکس منوی سند و برگه‌های هزینه}
محاوره قراردادهای خرید(یا هزینه)، مطابق شکل زیر باز خواهد شد:
{عکس محاوره قراردادهای خرید یا هزینه}
در این قسمت اطلاعات مربوط به قراردهای هزینه، جهت فیلتر شدن فهرست قراردادهای تعیین می‌گردد؛ جهت عبور از این مرحله برروی تکمه " تصویب "، کلیک نمایید.
{عکس پنجره قراردادهای خرید یا هزینه}
بنظور تعریف یک قرارداد جدید از کلید " Insert " و یا تکمه {...} استفاده نمایید:
فیلدهای مربوط به یک قرارداد شامل:
- تاریخ: در این قسمت تاریخ مربوط به قرارداد را وارد نمایید؛ جهت فراخوانی تقویم، در حالت ورود اطلاعات فیلد تاریخ، از کلید ترکیبی " Ctrl + Enter " استفاده نمایید.
- سری: در این قسمت سری قرارداد خرید را وارد نمایید؛ پیش‌فرض سری قراردادهای خرید از قسمت تنظیمات سیستم برای کاربران قابل تعیین می‌باشد.
- شماره: در این قسمت یک شماره به قرارداد خرید اختصاص دهید، در صورت خالی گزاشتن این فیلد سیستم بصورت خودکار یک شماره از ادامه شماره‌های ثبت شده در سیستم با توجه به سری مربوطه، به قرارداد اختصاص خواهد داد.
در هر سری، شماره گذاری قراردادها از 1 آغاز خواهد شد.
درج شماره تکراری در یک سری امکانپذیر نخواهد بود.
- شماره شناسایی قرارداد: در این قسمت عبارت شناسایی قرارداد را وارد نمایید. این عبارت به عنوان شماره قرارداد در استاندارد TTMS به فایل اکسس مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
- موضوع: در این قسمت موضوع قرارداد را وارد نمایید؛ در صوررت نیاز می‌توانید جهت جستجو و استفاده از عبارت‌های مشابه ثبت شده، در حالت ورود اطلاعات فیلد موضوع، از کلید ترکیبی " Ctrl + Enter "، استفاده نمایید.
- وضعیت: در این قسمت وضعیت قرارداد مورد نظر را تعیین نمایید:
- جاری: قراردادهایی که در وضعیت جاری قراردارند قابل استناد در برگه‌های هزینه خواهند بود.
- خاتمه یافته: این وضعیت برای قرارداد هایی که هزینه مربوط به آنها(نسبت به بهای کل قرارداد) ثبت شده است در نظر گرفته می‌شود.
- لغو شده: قراردادهای که در وضعیت لغو شده قرار می‌گیرند قابل استناد در برگه‌های هزینه نخواهند بود.
- بهای کل قرارداد: در این قسمت بهای کل قرارداد تعیین خواهد شد؛ در صورت نیاز به ماشین حساب از کلید ترکیبی " Ctrl + Enter " استفاده نمایید.
- کد طرف قرارداد: در این قسمت کد تفصیلی مربوط به طرف قرارداد را تعیین نمایید؛ بمنظور جستجو در تفصیلی‌ها می‌توانید از عبارت " Enter + / " جهت جستجوی تفصیلی از درخت تفصیلی‌ها و از عبارت " Enter + // " جهت جستجو در نام تفصیلی‌ها، استفاده نمایید.
- نام تفصیلی طرف قرارداد: نام تفصیلی طرف قرارداد بصورت خودکار با وارد نمودن " کد طرف قرارداد " درج خواهد شد.
- شرح: در این قسمت شرح قرارداد را وارد نمایید؛ در صوررت نیاز می‌توانید جهت جستجو و استفاده از عبارت‌های مشابه ثبت شده، در حالت ورود اطلاعات فیلد شرح، از کلید ترکیبی " Ctrl + Enter "، استفاده نمایید.
بجز فیلد " شرح " تعیین سایر اطلاعات مربوط به قرارداد هزینه الزامی می‌باشد.
محاوره تدوین یک قرارداد خرید(یا هزینه)
جهت ورود به محاوره تدوین یک قرارداد خرید(یا هزینه)، از کلید ترکیبی " Shift + Enter " و یا تکمه {...} استفاده نمایید.
{ عکس محاوره تدوین یک قرارداد خرید(یا هزینه)}
محاوره تدوین یک قرارداد خرید(یا هزینه) متشکل از تب‌های زیر می‌باشد:
- اصلی
- طرف قرارداد
- تکمیلی
- یادداشت
اصلی
{عکس محاوره تدوین یک قرارداد خرید(یا هزینه) - خالی}
- سری: در این قسمت سری قرارداد خرید را وارد نمایید؛ پیش‌فرض سری قراردادهای خرید از قسمت تنظیمات سیستم برای کاربران قابل تعیین می‌باشد.
- شماره: در این قسمت یک شماره به قرارداد خرید اختصاص دهید، در صورت خالی گزاشتن این فیلد سیستم بصورت خودکار یک شماره از ادامه شماره‌های ثبت شده در سیستم با توجه به سری مربوطه، به قرارداد اختصاص خواهد داد.
در هر سری، شماره گذاری قراردادها از 1 آغاز خواهد شد.
درج شماره تکراری در یک سری امکانپذیر نخواهد بود.
- تاریخ: در این قسمت تاریخ مربوط به قرارداد را وارد نمایید؛ جهت فراخوانی تقویم، از کلید ترکیبی " Ctrl + Enter " و یا تکمه {...} استفاده نمایید.
- بخش: در صورت استفاده از امکان بخش، می‌توانید بخش مربوط به قرارداد را در این قسمت تعیین نمایید.
- وضعیت: در این قسمت وضعیت قرارداد مورد نظر را تعیین نمایید:
- جاری: قراردادهایی که در وضعیت جاری قراردارند قابل استناد در برگه‌های هزینه خواهند بود.
- خاتمه یافته: این وضعیت برای قرارداد هایی که هزینه مربوط به آنها(نسبت به بهای کل قرارداد) ثبت شده است در نظر گرفته می‌شود.
- لغو شده: قراردادهای که در وضعیت لغو شده قرار می‌گیرند قابل استناد در برگه‌های هزینه نخواهند بود.
- شماره شناسایی قرارداد: در این قسمت عبارت شناسایی قرارداد را وارد نمایید. این عبارت به عنوان شماره قرارداد در استاندارد TTMS به فایل اکسس مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
- موضوع: در این قسمت موضوع قرارداد را وارد نمایید؛ در صوررت نیاز می‌توانید جهت جستجو و استفاده از عبارت‌های مشابه ثبت شده، در حالت ورود اطلاعات فیلد موضوع، از کلید ترکیبی " Ctrl + Enter "، استفاده نمایید.
- موضوع لاتین: در صورت نیاز می‌توانید یک موضوع لاتین برای قرارداد تعیین نمایید.
- شرح: در این قسمت شرح قرارداد را وارد نمایید؛ در صوررت نیاز می‌توانید جهت جستجو و استفاده از عبارت‌های مشابه ثبت شده، در حالت ورود اطلاعات فیلد شرح، از کلید ترکیبی " Ctrl + Enter "، استفاده نمایید.
- شرح لاتین:در صورت نیاز می‌توانید شرح لاتین مربوط به قرارداد را در این قسمت وارد نمایید.
- بهای کل قرارداد: در این قسمت بهای کل قرارداد تعیین خواهد شد؛ جهت فراخوانی ماشین‌حساب، از کلید ترکیبی " Ctrl + Enter " و یا تکمه {...} استفاده نمایید.
- واحد پول(ارز): در صورت نیاز با تعیین مبلغ ارزی قرارداد، واحد ارز مورد نظر را انتخاب نمایید.
- بهای ارزی قرارداد: در این قسمت بهای ارزی قرارداد را وارد نمایید.
{عکس محاوره تدوین یک قرارداد خرید(یا هزینه) - پرشده}
طرف قرارداد
{عکس محاوره تدوین یک قرارداد خرید(یا هزینه) - طرف قرارداد - خالی}
- تفصیلی طرف قرارداد: در این قسمت کد تفصیلی مربوط به طرف قرارداد را تعیین نمایید؛ بمنظور جستجو در تفصیلی‌ها می‌توانید از عبارت " Enter + / " جهت جستجوی تفصیلی از درخت تفصیلی‌ها و از عبارت " Enter + // " جهت جستجو در نام تفصیلی‌ها، استفاده نمایید.
- نشانی: در صورت ارتباط تفصیلی طرف قرارداد با دفتر تلفن و نشانی، اطلاعات مربوط نشانی، کد پستی، کد اقتصادی و محل جغرافیایی مربوط به طرف قرارداد بصورت خودکار استخراج خواهد شد.
{عکس محاوره تدوین یک قرارداد خرید(یا هزینه) - طرف قرارداد - پرشده}
تکمیلی
{عکس محاوره تدوین یک قرارداد خرید(یا هزینه) - تکمیلی - خالی}
تفصیلی قرارداد: به منظور تعریف و یا ارتباط یک تفیلی با قرارداد از تکمه {...} استفاده نمایید:
در پنجره انتخاب تفصیلی، تفصیلی قرارداد مورد نظر را انتخاب نموده و یا در صورت نیاز به وسیله تکمه " افزودن تفصیلی زیرگروه "(در منوی انتخابی تکمه اصلاح تفصیلی)، اقدام به تعریف تفصیلی جدید نمایید.
{عکس پنجره انتخاب تفصیلی}
- شماره عطف - تاریخ عطف: در صورت نیاز می‌توانید یک شماره و تاریخ را در قالب شماره و تاریخ عطف، به قرارداد اختصاصی دهید.
- شماره ارجاع - تاریخ ارجاع: در صورت نیاز می‌توانید یک شماره و تاریخ را در قالب شماره و تاریخ ارجاع، به قرارداد اختصاصی دهید.
اطلاعات مربوط به عطف و ارجاع، جنبه کنترلی و گزارش گیری خواهند داشت.
{عکس محاوره تدوین یک قرارداد خرید(یا هزینه) - تکمیلی - پرشده}
یادداشت
{عکس محاوره تدوین یک قرارداد خرید(یا هزینه) - یادداشت}
در صورت لزوم می‌توانید اطلاعاتی را در قالب یادداشت به قرارداد مورد نظر اختصاص دهید.
جهت ثبت قرارداد برروی تکمه " تصویب " کلیک نمایید.