سازماندهی مجدد منابع دیجیتال

گاهی از اوقات بنا بدلایلی مراکز نیاز به تغییر شیوه سازماندهی یا تغییر چیدمان درخت منابع دیجیتال خود دارند، این امر به علت ساختار درختی انعطاف‌پذیر در سیستم آرشیو منابع دیجیتال، کاملا امکان‌پذیر می‌باشد. به عنوان مثال، فرض کنید پایان‌نامه‌های یک دانشگاه به تفکیک دانشکده و سپس سال، در درخت منابع دیجیتال قرار گرفته‌اند، اما مسئولین آرشیو آن دانشگاه تصمیم می‌گیرند که این شیوه را تغییر داده و آنها را بر اساس سال و سپس دانشکده سازماندهی مجدد نمایند، این کار با استفاده از امکان Drag and Drop در درخت منابع دیجیتال براحتی قابل انجام می‌باشد.

اشاخه درخت منابع دیجیتال

اشاخه درخت منابع دیجیتال

مبدا و مقصد:

جهت انجام عمل انتقال، شاخه‌ای به عنوان مبدا و شاخه‌ای دیگر، به عنوان مقصد نیاز می‌باشد. شاخه مقصد در قسمت فهرست منابع دیجیتال تعیین و شاخه مبدا در درخت منابع دیجیتال مشخص می‌گردد.

مسیر انتقال منابع، همواره از درخت منابع دیجیتال به فهرست منابع دیجیتال می‌باشد.(مطابق تصویر زیر)

فهرست درختی منابع دیجیتال

روش انجام کار:

1. شاخه‌های مبدا و مقصد را مطابق توضیحات بالا، مشخص نمایید.

2. منابعی که قصد انتقال آنها را دارید، انتخاب کنید. برای انتخاب منابع مورد نظر، در صورتیکه منابع به صورت گسسته و جدا از هم قرار دارند، از کلید Ctrl به همراه کلید چپ موس استفاده نمایید. در صورتیکه منابع در کنار هم قرار دارند با استفاده همزمان از کلید Shift و کلیدهای فلش صفحه کلید(جهت بالا و پایین) می‌توانید چندین منبع دیجیتال در کنار هم را انتخاب نمایید.

3. پس از انتخاب منابع، در حالیکه کلید چپ موس را نگهداشته‌اید، منابع را از سمت چپ به سمت راست انتقال دهید (Drag and Drop). بجای اینکار می‌توانید بر روی منابع، کلیک راست نموده و گزینه جابجایی یا کپی منابع دیجیتال انتخاب شده به فهرست مقابل را انتخاب نمایید.

فهرست درختی منابع دیجیتال

4. نوع عملیات را انتخاب نموده و تصویب نمایید. در حالت کپی می‌توانید با انتخاب گزینه زیرگروه نیز کپی شوند، یک شاخه را به همراه زیرشاخه هایش انتقال دهید.

جابه‌جایی یا کپی منابع دیجیتال

در پایان به چند نکته مهم و موثر در عمل انتقال منابع دیجیتال می پردازیم:

نکته اول: نوع زیرگروه از نظر کدینگ در شاخه مقصد می‌بایست مساوی و یا بزرگتر از شاخه مبدا باشد. به عنوان مثال نمی‌توان منبعی با کدینگ چهاررقمی را به شاخه‌ای با کدینگ سه رقمی انتقال داد. جهت رفع این مشکل، قبل از انتقال باید کدینگ مقصد افزایش یابد.

نکته دوم: امکان نگهداری منابع دیجیتال با شماره منبع تکراری در یک شاخه وجود ندارد. در صورت تکراری بودن شماره منابع مبدا و مقصد، ابتدا آخرین شماره منبع مقصد را بدست آورید. (مطابق شکل زیر)

فهرست درختی منابع دیجیتال

سپس بر روی سرشاخه مبدا، کلیک راست نموده و شماره گذاری مجدد زیرگروه‌های منابع دیجیتال جاری را انتخاب نمایید.

شماره‌گزاری مجدد

در محاوره باز شده، شماره شروع را عددی بزرگتر از آخرین شماره منبع دیجیتال مقصد وارد نموده و تصویب کنید.

شماره‌گزاری مجدد