تعریف و تدوین درخت واحدهای سازمانی

درخت واحد‌های سازمانی، جهت طبقه بندی وظیفه‌ای یک سازمان یا شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در "نرم افزار اموال و دارایی ثابت نوسا" نیز با هدف اخذ گزارشات مرتبط با دارایی این درخت در قالب واحد‌های سازمانی، قابل تعریف، اصلاح و استفاده خواهد بود.

تعریف یک واحد سازمانی

---

به منظور تعریف یک واحد سازمانی، مطابق شکل، از منوی " دستمزد " ، " درخت واحد های سازمانی " را انتخاب نمایید.

منوی‌ دستمزد

درخت واحد‌های سازمانی به شکل زیر باز می‌شود :

درخت واحد‌های سازمانی

جهت تعریف واحد سازمانی جدید، از تکمه موجود در نوار ابزار و یا کلید " Insert " صفحه کلید استفاده نمایید تا پنجره " تدوین یک واحد سازمانی " به شکل زیر باز شود:

تدوین یک واحد‌های سازمانی

به منظور تعریف واحد سازمانی جدید، درج " شماره واحد در گروه " و " نام واحد سازمانی " الزامی می‌باشد.

امکان تعیین " وضعیت زیرگروه "جهت تعریف مجموعه واحد سازمانی ، درج علامت ""/"در محل‌های زیرگروه " ، "نام لاتین" و "بخش پیش فرض" نیز از طریق این پنجره امکان پذیر می‌باشد.

پس از وارد نمودن فیلد‌های فوق، تکمه تصویب را انتخاب نمایید.

به این ترتیب واحد سازمانی جدید در سیستم تعریف می‌شود. برای سایر واحد‌های سازمانی می‌توان به همین شیوه اقدام نمود:

درخت واحد‌های سازمانی

بهتر است ابتدا واحدهای سرگروه را تعریف نمایید و سپس در زیرگروه این واحدها، اقدام به تعریف واحدهای عملیاتی(فاقد زیرگروه)نمایید.

توجه نمایید که واحد سازمانی در سطحی که ساختار فهرستی در آن قرار دارد ایجاد خواهد شد.

واحدهای سرگروه(غیر عملیاتی) با تکمه‌  و واحدهای عملیاتی(فاقد زیرگروه) با تکمه‌  در ساختار درختی نمایش داده می‌شوند.

جهت عملیاتی نمودن یک واحد سازمانی کافی است وضعیت زیرگروه واحد مورد‌نظر را روی فاقد زیرگروه قرار دهید. 

تنها واحدهای سازمانی عملیاتی(سطح آخر) قابل درج در تعریف  "مشخصات پایه پرسنلی"  می‌باشند.

ویرایش یک واحد سازمانی

---

جهت ویرایش یک واحد سازمانی، مطابق شکل زیر، از منوی " دستمزد " ، " درخت واحد های سازمانی " را انتخاب نمایید.

منوی‌ دستمزد

درخت واحد های سازمانی به شکل زیر باز می‌شود:

درخت واحد‌های سازمانی

واحد سازمانی مورد نظر را انتخاب نموده و کلید " Enter "را فشار دهید. به این ترتیب پنجره تدوین یک واحد سازمانی باز می‌شود.

تدوین یک واحد‌های سازمانی

پس از انجام تغییرات مورد نظر تکمه " تصویب " یا کلید " Enter " را فشار دهید تا تغییرات ثبت گردد.

حذف یک واحد سازمانی

---

به منظور حذف یک واحد سازمانی، مطابق شکل زیر، از منوی " دستمزد " ، " درخت واحد های سازمانی " را انتخاب نمایید.

منوی‌ دستمزد

درخت واحدهای سازمانی به شکل زیر باز می‌شود:

درخت واحد‌های سازمانی

پس از انتخاب واحد سازمانی مورد نظر، تکمه نوار ابزار را فشار دهید و یا از کلید های ترکیبی " Ctrl + Del " صفحه کلید استفاده نمایید.

همچنین جهت حذف گروهی واحد های سازمانی، پس از قرارگیری در ساختار درختی، واحد های سازمانی مورد نظر را با استفاده از کلید " Shift " و کلید های " Up و Down " صفحه کلید و یا با استفاده از کلیدهای Ctrl یا Shift "و کلید سمت چپ ماوس، انتخاب نموده و با فشردن کلید سمت راست ماوس، گزینه " حذف واحد های انتخاب شده " را انتخاب نمایید.

به این ترتیب واحد های سازمانی مورد نظر حذف خواهند گردید.

چنانچه " واحدهای سازمانی " در "  یک یا چند رکوردمشخصات پایه پرسنلی "  درج شده باشند، قابل حذف نمی‌باشند.

نوار ابزار درخت واحدهای سازمانی

---

درخت واحد‌های سازمانی

درخت واحدهای سازمانی، شامل دو نوار ابزار به شرح زیر می‌باشد :

• نوار ابزار ساختار فهرستی
• نوار ابزار ساختار درختی

نوار ابزار ساختار فهرستی شامل تکمه‌های زیر می‌باشد:

---

• تکمه‌ یا آخرین سطر: مکان‌نما را به آخرین سطر موجود در ساختار فهرستی خواهد برد.

• تکمه‌ یا سطر بعدی: مکان‌نما را به سطر بعدی خواهد برد.

• تکمه‌ یا سطر قبلی: مکان‌نما به سطر قبلی باز خواهد گشت.

• تکمه‌ یا اولین سطر: مکان‌نما به اولین سطر موجود خواهد رفت.

• تکمه‌ یا پرش به سطر دلخواه: با انتخاب این گزینه پنجره ای با عنوان " پرش " باز خواهد شد و می‌توان با وارد کردن شماره سطر مورد نظر به سطر پرش کرد.با فشردن مثلث کنار این تکمه‌ فهرست کرکره‌ای شامل گزینه های زیر باز می‌گردد:

• تکمه‌ یا حذف واحد سازمانی تحت مکان‌نما (Ctrl + Delete): با انتخاب این گزینه واحد سازمانی تحت مکان‌نما حذف خواهد شد.

• تکمه‌ یا تعریف واحد سازمانی جدید (Insert) : جهت تعریف واحد سازمانی جدید در سطحی که ساختار فهرستی نشان می‌دهد مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• تکمه‌ یا تدوین سطرها در جدول : جهت سهولت و بالا بردن سرعت اصلاح سطرها از این تکمه‌ استفاده می‌شود؛ به کمک آن می‌توان هر فیلد در هر سطر را بدون رفتن به پنجره تدوین آن وارد نمود.

• تکمه‌ یا اصلاح واحد سازمانی تحت مکان‌نما با محاوره (Shift + Enter) : به منظور تدوین سطر تحت مکان‌نما از این گزینه استفاده می‌شود، با کلیک روی تکمه‌ مزبور وارد پنجره " تدوین یک واحد سازمانی" تحت مکان‌نما خواهید شد.

• تکمه‌ یا خلاصه اطلاعات واحد سازمانی: از این تکمه‌ جهت ملاحظه خلاصه اطلاعات واحد سازمانی که در فهرست مکان نما بر روی آن قرار دارد استفاده می‌کنیم،اطلاعاتی چون موقعیت در درخت واحد سازمانی،تعداد پرسنل و محل‌های استقرار دارایی مرتبط با این واحد سازمانی و همچنین تعداد رکوردهای اطلاعات اصلی حقوق که برای این واحد ثبت گردیده است را بدست می‌دهد:

خلاصه اطلاعات واحد‌ سازمانی

• تکمه‌ یا بازخوانی اطلاعات (F5) : به منظور بازخوانی اطلاعات و ثبت تغییرات انجام شده در درخت واحدهای سازمانی در هر دو بخش ساختار فهرستی و ساختار درختی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• تکمه‌ یا انصراف از اعمال تغییرات : جهت انصراف از تغییرات انجام شده در زمان تدوین اطلاعات جدول مورد استفاده قرار می‌گیرد . نکته ای که باید مورد توجه قرار گیرد این است که امکان مزبور فقط در حین انجام تغییرات با استفاده از تدوین سطر‌های جدول قابل استفاده می‌باشد.

• تکمه‌ یا ذخیره اطلاعات (F2): جهت ذخیره اطلاعات کاربرد دارد.

• تکمه‌ یا چاپ (Ctrl + P) : جهت چاپ اطلاعات درخت واحدهای سازمانی مورد استفاده قرارمی‌گیرد. با فشردن مثلث کنار این تکمه‌، گزینه‌های زیر قابل دسترس خواهد بود:

• چاپ درخت واحدهای سازمانی : جهت چاپ کلیه سطوح درخت حساب به‌کار می‌رود.
• چاپ فهرست واحدهای سازمانی : به منظور چاپ فهرست جاری نمایان شده از واحدهای سازمانی به‌کار می‌رود.

• تکمه‌ یا نمایش اطلاعات در جدول Excel : جهت نمایش اطلاعات فعلی ساختار فهرستی در نرم‌افزار " Excel " بکار می‌رود .

• تکمه‌ یا احضار واحدهای سازمانی زیرگروه: جهت احضار واحدهای سازمانی زیرگروه در ساختار فهرستی بکار می‌رود.

• تکمه‌ یا برگشت به حساب واحدهای سازمانی: جهت بازگشت به واحد سازمانی سرگروه در ساختار فهرستی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

نوار ابزار ساختار درختی شامل تکمه‌های زیر می‌باشد:

---

• تکمه‌ یا احضار فهرست واحدهای زیرگروه واحد تحت مکان نما (F11): با کلیک روی تکمه‌ مزبور زیرمجموعه‌های گروه واحد سازمانی در ساختار فهرستی باز خواهد شد.

• تکمه‌ یا پرش به واحد تحت مکان نما(در درخت): جهت انتقال مکان‌نما از ساختار درختی به ساختار فهرستی می‌باشد.

• تکمه‌ یا پرش واحد تحت مکان نما (در فهرست): جهت انتقال مکان‌نما از ساختار فهرستی به ساختار درختی می‌باشد.

• تکمه‌ یا پرش به کد مورد نظر (Ctrl+Alt+G): با انتخاب این گزینه وارد پنجره ای با عنوان " پرش به کد " مطابق شکل زیر خواهید شد:

پرش به کد

با وارد کردن کد مورد نظر، واحد سازمانی منطبق با کد وارد شده، در صورت وجود در ساختار درختی انتخاب خواهد شد.

• تکمه‌ یا جستجو در اسامی واحدها (Ctrl+Alt+F) : جهت جستجو در اسامی واحدها روی آن کلیک کرده تا وارد پنجره‌ای با عنوان " پرش به نام " شوید:

پرش به نام

با وارد کردن نام واحد مورد نظر در کادر مقابل " نام مورد نظر " و فشردن تکمه " جستجوی جدید " حساب منطبق با نام وارد شده در صورت وجود در ساختار درختی انتخاب خواهد شد.

---

category : بازگشت