تنظیم سند حسابداری جدید

از منوی سند، گزینه "تنظیم سند حسابداری جدید" را انتخاب کنید.

منوی سند

سپس پنجره زیر باز می شود

اطلاعات عمومی سند حسابداری

برای انتخاب تاریخ سند، پس از فشردن کلید تقویم می توانید تاریخ مورد نظر در تقویم را کلیک نمایید و یا با کمک کلید پرش به امروز یا همان کلید F2 تاریخ روز را با فشار یا کلید Enter ثبت نمایید.

ممکن است با پیغامی مبتنی بر اینکه تاریخ مربوط به یک روز تعطیل است مواجه شوید، با انتخاب بله، سند به همین تاریخ باز خواهد شد و با انتخاب خیر، در صفحه اطلاعات عمومی سند حسابداری می توانید تاریخ سند مورد نظر را وارد و تصویب نمایید.

تایید

می توانید شرح سند را مستقیما در پنجره "اطلاعات عمومی سند حسابداری" وارد نموده و یا جهت تسریع، کلید جستجو در شرح‌های موجود یعنی را باز کنید که پنجره زیر باز می شود که با تایپ چند حرف از شرح، امکان جستجو در عبارت‌های مشابه که از قبل در سیستم درج شده‌اند به منظور تسریع درج عبارت‌های جدید، وجود دارد.

جستجو در شرح عمومی اسناد حسابداری

بخشی که قصد تنظیم سند حسابداری جدید آن را دارید، انتخاب نمایید و نوع سند را بر اساس عادی، افتتاحیه، اختتامیه یا سود و زیان بودن، تنظیم نمایید.

هنگامی که وارد صفحه حسابداری شدید، روی کد حساب قرار گرفته و کد حساب موررد نظر را وارد نمایید. در صورت ندانستن کد حساب با تایپ "/" و فشار کلید Enter در قسمت کد حساب می توانید صفحه "درخت حسابها" را احضار و حساب مورد نظر را انتخاب نمایید و یا با تایپ "//" و فشار کلید Enter در قسمت کد حساب، صفحه "انتخاب حساب با جستجو در نام" را احضار کنید که بدین ترتیب می توانید حساب مورد نظر را جستجو نموده و انتخاب کنید سپس تکمه تصویب را کلیک کرده تا حساب در سند حسابداری درج گردد.

در قسمت مربوط به تفصیلی 1 تا 2، تفصیلی مربوطه را با استفاده از روالی مشابه آنچه گفته شد، انتخاب کنید و در صورت نیاز با استفاده از قسمت تکمیلی واقع در پایین صفحه می توانید کد تفضیلی 3 تا 5 را نیز وارد نمایید . در قسمت جانبی می توانید شماره عطف، شماره ارجاع، شماره سر رسید و همچنین تاریخ سر رسید را ثبت نمایید و در قسمت اشخاص نام تنظیم کننده سند (کسی که سند را به حالت پیش نویس ثبت نموده)، نام بررسی کننده(کسی که سند را به حالت عملیاتی تغییر داده)، نام تایید کننده (تایید کننده سند)، نام نهایی کننده سند( نهایی کننده سند) و آخرین اصلاح کننده (آخرین اصلاح کننده سند) قابل مشاهده می باشد .

حال در قسمت بدهکار و یا بستانکار مبلغ مورد نظر خود را وارد کنید که می توانید برای محاسبه و درج مبلغ از ماشین حساب نیز استفاده نمایید و در شرح عملیات، شرح آرتیکل مربوطه را وارد نمایید و جهت سهولت در درج شرح عملیات می توانید پس از فشردن وارد پنجره زیر شوید.

شرح‌های سند و سایر سطرهای سند

برای ایجاد سطری دیگر، پس از وارد نمودن شرح عملیات توسط فشار کلید Tab در صفحه کلید، به سطر جدید بروید و همچنین برای ایجاد سطر جدید در مکان نما، می توانید روی آیکون افزودن سطر جدید یعنی کلیک کرده و یا کلید Insert در صفحه کلید را فشار دهید . وقتی سطر جدید ایجاد گردید، می توانید طبق آنچه گفته شد حساب، تفصیلی، مبلغ بدهکار و بستانکار و شرح عملیات را برای آن وارد کنید . به همین ترتیب سطرهای مورد نظر را وارد نموده در پایان با آیکون "ذخیره سند" یعنی یا همان فشار کلید F2 و یا آیکون "ذخیره سند و تنظیم سند جدید" یعنی یا همان کلید ترکیبی Shift+F2 همزمان می توانید سند را ثبت و وارد پنجره اطلاعات عمومی سند حسابداری جهت ثبت سند جدید شویدو جهت ذخیره سند در فایل "وارده XP" و ذخیره سطرهای علامت گذاری شده سند در فایل "وارده XP"از آیکون از طریق مثلث کنار آیکون استفاده نمایید.

سند حسابداری جدید

 وقتی که می خواهید سند را در وضعیت عملیاتی ذخیره کنید، باید مبلغ بدهکار و بستانکار برابر بوده تا عمل ذخیره صورت پذیرد، در صورتی که بخواهید با وجود برابر نبودن جمع مبلغ بدهکار و بستانکار، سند را ذخیره نمایید باید آن را در حالت پیش نویس ذخیره نمایید که برای ذخیره سند به حالت پیش نویس  تکمه "تبدیل به پیش نویس" و یا کلید ترکیبی Ctrl+F9 را فشار دهید تا وضعیت سند به حالت پیش نویس تبدیل گردد . برای برگرداندن وضعیت سند به حالت عملیاتی این کلید را مجددا فشار دهید.

آیکون‌های موجود در نوار ابزار تنظیم سند حسابداری جدید عبارتند از :

• آیکون پرش به سند دلخواه(Ctrl+F3):با فشار این آیکون پنجره انتخاب سند باز می شود.

• آیکون تنظیم سند جدید (Alt+F9):با فشار این آیکون پنجره اطلاعات عمومی سند حسابداری باز می شود.

• آیکون اصلاح مشخصات عمومی سند با محاوره(Alt+F6):

• آیکون بازخوانی اطلاعات(F5):

• آیکون انصراف از ذخیره سند:

• آیکون ذخیره سند(F2):

• آیکون چاپ(Ctrl+P):

• آیکون نمایش اطلاعات جدول در Excel:

• آیکون آخرین سند:

• آیکون سند بعد(Ctrl+PgDn):

• آیکون سند قبل(Ctrl+PgUp):

• آیکون اولین سند:

• آیکون تغییر نحوه کار با سند از ملاحظه به اصلاح و بالعکس (F9):

• آیکون وضعیت سر جمع سند:

• آیکون بررسی درستی سطرهای سند (Shift+F9):

• آیکون تغییر وضعیت سند از پیش نویس به عملیاتی و برعکس(Ctrl+F9):

• آیکون آخرین سطر: مکان‌نما را به آخرین سند می برد.

• آیکون سطر بعدی (Ctrl +Down): مکان نما را به سطر بعدی می برد.

• آیکون سطر قبلی(Ctrl +Up): مکان نما به سطر قبلی می برد.

• آیکون اولین سطر: مکان‌نما به اولین سند می برد.

• آیکون پرش به سطر دلخواه(Ctrl+G):

• آیکون حذف سطر تحت مکان نما(Ctrl+Del):

• آیکون افزودن سطر جدید(Insert):

• آیکون تدوین سطرها در جدول:

• آیکون اصلاح سطر تحت مکان نما با محاوره(Shift+Enter):

• آیکون ملاحظه سند ابتدایی مربوط به سطر تحت مکان نما

• آیکون مرتب کردن سطرهای سند: سطرهای سند را به ترتیب نوع مبلغ (بدهکار و بستانکار)، به ترتیب کد حساب و نوع مبلغ، به ترتیب دلخواه و بازسازی ردیف سطرهای سند مرتب می نماید.

• آیکون انتقال سطر به بالا:مکان‌نما را به سطر بالا می برد.

• آیکون انتقال سطر به پایین:مکان‌نما را به سطر پایین می برد.

چگونه می توان در هنگام تنظیم سند حسابداری جدید، از کپی سند دیگری استفاده نمود ؟

روش اول :

در پنجره تنظیم یا اصلاح سند حسابداری، کلیدهای Ctrl+I را فشار دهید تا پنجره انتخاب سند حسابداری باز شود.

انتخاب سند

شماره سند مورد نظر را وارد و تصویب کنید که در این حالت پنجره "تایید فراخوانی (کپی ) سند" باز می شود.

تایید فراخوانی (کپی ) سند

اگر می خواهید سند عینا کپی شود، تکمه تصویب را کلیک کنید و در صورتی که می خواهید از معکوس مبالغ سند استفاده نمایید (مثلا هنگامی که می خواهید از روی سند اختتامیه، سند افتتاحیه ایجاد نمایید) گزینه مبالغ سطرهای سند معکوس شوند را تیک زده و تصویب کنید.

روش دوم :

(Drag & Drop) ابتدا سند مورد نظر را باز نموده و سپس گزینه تنظیم سند حسابداری جدید را انتخاب کنید و پس از انتخاب تاریخ سند در قسمت پنجره ها، سند حسابداری را فراخوانی نموده و با کمک کلیک کلید چپ ماوس + Ctrl، اسناد را انتخاب نمایید و سپس با استفاده از کلیک سمت راست ماوس و بردن مکان نما به قسمت پنجره ها و ماندن روی صفحه سند حسابداری جدید و دراپ کردن سطرهای سند، پنجره انتخاب گزینه های افزودن دو رخداد با مبالغ معکوس و افزودن دو رخداد با حفظ علامت مبالغ طبق شکل زیر می توانید اسناد را در صفحه جدید کپی نمایید.

سند حسابداری جدید

چگونه می توان در هنگام تنظیم سند حسابداری جدید، از ماشین حساب برای وارد کردن مبالغ بدهکار و بستانکار استفاده نمود ؟

ابتدا فیلد مبلغ بدهکار یا بستانکار را انتخاب و سپس با استفاده از کلید Enter مکان نمای چشمک زن ظاهر می شود، در این حالت انتخاب کلیدهای Ctrl+Enter منجر به احضار ماشین حساب شده، پس از انجام محاسبات لازم با فشار کلید Enter، عدد بدهکار و یا بستانکار سند جایگذاری می گردد.

اگر هنگام تنظیم سند، توسط کلیدهای Alt+F10، ماشین حساب را احضار و محاسبات را انجام دهید، حاصل این محاسبات را نمی توانید در ستون های بدهکار یا بستانکار جایگزین نمایید.

چگونه می توان در صفحه اصلاح اسناد، جستجو و جایگزینی در شرح عملیات را انتخاب نمود؟

ابتدا در صفحه اصلاح اسناد، مثلث کنار آیکون "پرش به سطر دلخواه" را باز کرده و گزینه جستجو و جایگزینی در شرح عملیات یا کلیدهای Ctrl +H را انتخاب کنید.

پنجره جستجو و جایگزینی در شرح عملیات باز می شود.

جستجو و جایگزینی در شرح عملیات

در این پنجره می توانید عبارت مورد نظر را در قسمت "عبارت جستجو" تایپ نموده و در "عبارت جایگزین" عبارت مورد نظر را وارد نمایید . در صورت لزوم و بر حسب نیاز می توانید گزینه های پیش فرض را تغییر دهید.

همین مراحل را می توانید برای جستجو و جایگزینی در شرح عملیات لاتین نیز انجام دهید با این تفاوت که باید در منوی باز شده از آیکون ، گزینه جستجو در شرح دیگر (لاتین) را انتخاب نمایید.

چگونه می توان در صفحه اصلاح اسناد، شرح عملیات ، کد حسابها یا کد تفصیلی‌ها را اصلاح نمود؟

ابتدا در صفحه اصلاح اسناد، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک سمت چپ ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار دهید.

سند حسابداری- اصلاح

سپس مثلث کنار آیکون "پرش به سطر دلخواه" را باز کرده و گزینه آخر یعنی "اصلاح یکباره سطرهای علامت گذاری شده" را انتخاب کنید.

سپس پنجره "اصلاح یکباره سطرهای علامت گذاری شده" باز می شود که می توانید بر حسب نیاز هر کدام از گزینه‌های موجود را انتخاب و اصلاح کنید.

اصلاح یکباره سطرهای علامت گذاری شده

چگونه می توان در صفحه اصلاح اسناد، تعدادی سطر را به طور یکباره حذف نمود؟

ابتدا در صفحه اصلاح اسناد، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک سمت چپ ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار داده سپس کلیدهای Ctrl+Del را فشار دهید، پیغام تایید حذف سطرهای علامت گذاری شده ظاهر می شود که می توانید آن را تصویب نمایید.

تایید

چگونه می توان سطرهای انتخابی از سند را در خود آن سند و یا سندی دیگر کپی کرد؟

ابتدا در صفحه اصلاح اسناد، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک سمت چپ ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار داده سپس مثلث کنار آیکون دیسکت را باز کرده و گزینه ذخیره سطرهای علامت گذاری شده سند در فایل «وارده XP» را کلیک کنید.

سپس صفحه تعیین نام فایل xml باز شده، نام مورد نظر خویش را تایپ و آن را ذخیره نمایید.

تعیین نام فایل xml

حال سندی را که می خواهید آن سطرها را در آن کپی کنید، در حالت اصلاح باز کرده، مثلث کنار آیکون مثبت را انتخاب نموده و بر روی فراخوانی سند وارده XP کلیک کنید،

وقتی صفحه انتخاب یک فایل xml باز شد، فایل مزبور را انتخاب و آن را open کنید.

تعیین نام فایل xml

صفحه فراخوانی سند وارده Xp باز می شود، در صورت نیاز، گزینه مبالغ سطرهای سند معکوس شوند را تیک بزنید و سپس آن را تصویب نمایید، حال می توانید سند را ذخیره کنید.

فراخوانی سند واردهxp