انواع اعلامیه‌های تولیدی سیستم

در کتابخانه‌های با سیستم دستی (سنتی)، يكى از وظايف روزانه مسئولين ميز امانت تهیه حداقل 2 نوع اعلاميه و الصاق آن بهتابلوی اعلانات کتابخانه می‌باشد تا بدینوسیله به اعضا اطلاع‌رسانی نمایند. این اعلامیه‌ها عبارتند از:

الف) اعلامیه هاى ديركرد:

شامل ليست اعضای دارای تاخیر در امانت جاری به همراه عنوان کتاب تاخیری می‌باشد که بدین طریق از آنها درخواست مى‌شود تا هر چه سريعتر كتاب دارای تاخیر را به كتابخانه عودت دهند.

ب)  اعلاميه بازگشت كتابهاى رزرو شده:

دربرگیرنده، فهرست اعضايى است كه كتابی را که در امانت بوده، رزرو کرده‌اند، و حال آن کتاب به کتابخانه بازگشته است. از طریق این اعلامیه به عضو اطلاع داده مى‌شود كه برای امانت کتاب مورد نظر به کتابخانه مراجعه نماید. مسلما این کتاب تا مدت محدودى براى عضو نگهدارى می‌گردد و ظرف این مدت محدود به شخص دیگری امانت داده نخواهد شد.

در سيستم گردش امانات نوسا، با رفع محدوديتهاى سيستم دستى، اولاً تنوع اعلامیه ها بيشتر شده و ثانياً اين اعلامیه ها به صورت خودكار توليد می‌گردد. بعد از تولید این اعلامیه ها، اطلاع‌رسانی به اعضا از طریق پست الکترونیک (Email) و یا پیام کوتاه (SMS) انجام خواهد شد.

مشخصات یک سیستم اطلاعاتی

انواع اعلاميه هاى سيستم امانات نوسا به شرح زير مى‌باشد:

1) اعلامیه هاى رزرو اسناد آماده امانت:

اين اعلاميه زمانى صادر مى‌شود كه يك كتاب رزرو شده به كتابخانه بازگشت داده شود. در اين اعلاميه به عضوى كه كتاب مذكور را رزرو كرده اطلاع داده مى‌شود كه كتاب درخواستى او به كتابخانه برگشته و تا مدت محدودى (معمولاً دو روز) براى او نگهدارى خواهد شد.

2) اعلامیه هاى اخطار اسناد در امانت داراى تاخير:

در صورتى كه كتابى در مهلت تعيين شده (مثلاً 14 روز) به كتابخانه بازگردانده نشود، اعلاميه‌اى براى عضو فرستاده مى‌شود و به او يادآورى مى‌كند که مهلت امانت كتاب در دست او به پايان رسيده و بايد هرچه سريع تر به كتابخانه برگردانده شود.

3) اعلامیه هاى بازگشت اسناد در امانت نامحدود:

در سيستم امانات نوسا علاوه بر امانت در زمان محدود، امكان ثبت امانت نامحدود نيز وجود دارد، به اين شكل كه بعضى از اعضا، مى توانند اسناد در امانت خود را تا زمانى كه عضو ديگرى آن اسناد را رزرو نكرده باشد، نزد خود نگهدارند. لذا در اين موارد به محض آنكه عضو دیگری آن كتاب را رزرو كند، بلافاصله اعلاميه‌اى براى عضو دارنده آن كتاب فرستاده شده و به او يادآورى مى‌كند كه كتاب توسط عضو ديگرى رزرو شده و بايد به كتابخانه برگردانده شود.

4) اعلامیه هاى اخطار كاهش اعتبار مالى اعضا:

اکثر کتابخانه‌ها بازای هر روز تاخیر در بازگشت اسناد به کتابخانه جریمه دیرکرد، و یا براى ارایه خدمات از عضو هزينه دريافت مى‌كنند. به همین دلیل در ابتداى عضويت مبلغ معينى از عضو اخذ و به عنوان اعتبار مالى او در نظر گرفته مى‌شود. اين اعتبار با هر بار ارائه خدمات و یا تاخیر در بازگشت کتاب كاهش مى‌يابد تا به صفر برسد. حال در سيستم امانات نوسا اين امكان پيش بينى شده كه به محض آنكه اعتبار عضو از ميزان معينى كمتر شود يك اعلاميه براى عضو صادر شده و به او يادآورى كند كه اعتبار مالى او در حال اتمام است و بايد براى دريافت خدمات بعدى، اعتبار خود را افزايش دهد.

5) اعلامیه هاى اخطار پايان دوره عضويت اعضا:

دوره عضويت در بيشتر كتابخانه ها محدود و معمولاً يك ساله است. در سيستم امانات نوسا اين امكان ايجاد شده است كه براى اعضايى كه دوره عضويت آنها اتمام يافته اعلاميه‌ای صادر و ارسال گردد تا آنها بتوانند بموقع براى تمديد عضويت خود اقدام نمایند.

6) اعلامیه های درخواست‌های عضویت :

در نسخه 8.08 این امکان وجود دارد که مراجعه کنندگان از طریق پورتال درخواست عضویت کنند. در فرایند رسیدگی به درخواست‌های عضویت، با این اعلامیه کتابخانه قادر خواهد بود تا وضعیت رسیدگی را در هر مرحله به اطلاع درخواست کننده برساند.

7) اعلامیه های اسناد تازه:

در این اعلامیه، برای هر عنوان کتاب جدید، یک اعلامیه برای عضوی که علاقمند به موضوع آن کتاب بوده است، ایجاد می‌گردد.

8) اعلامیه های سرجمع اسناد تازه:

تصور کنید یک کتابخانه بزرگ دانشگاهی در نمایشگاه کتاب حدود 1000 عنوان کتاب خریداری کند، اگر قرار باشد این تعداد اعلامیه برای هر عضو علاقمند فرستاده شود چه حجم اعلامیه توسط سیستم تولید خواهد شد که عملا ارسال آنها غیرممکن خواهد بود. به همین دلیل نوع خاصی بنام سرجمع اسناد تازه پیاده‌سازی شده تا تعداد معینی از تازه‌ها را به شکل سرجمع و در قالب یک اعلامیه ارسال کند.