تعریف جداول پایه

مفهوم جداول پایه

اطلاعات پایه لازم برای راه اندازی سیستم امانات را در قالب تعدادی جدول، تدوین شده و در سیستم ذخیره می گردد. این جدولها، جداول پایه نام دارد.

شیوه جمع آوری اطلاعات

گام اول برای تدوین جداول پایه، شناخت دقیق سیستم دستی است، سیستم دستی یعنی روالها و خدماتی که براساس آیین نامه در میز امانت ارائه می شود، این شناخت از طریق مطالعه آیین نامه امانت و مصاحبه با مسئول میز امانات به دست می آید که در تدوین جداول پایه به کار می روند.

تقسیم بندی جداول پایه

جداول پایه در سیستم امانات بر دو دسته جداول پایه اعضا و جداول پایه اسناد طبقه بندی میشوند.

جداول پایه

جداول پایه اعضا

جداول پایه اعضا بر دو دسته اطلاعات آموزشی و اطلاعات اداری تقسیم میشوند

تقسیم بندی جداول پایه

جداول پایه اطلاعات آموزشی

اطلاعات آموزشی شامل دانشگاهها و دانشکده ها و گروههای آموزشی و رشته های تحصیلی و مقاطع تحصیلی است

اگر یک مرکز دربرگیرنده چند دانشگاه یا مجموعه های دانشگاهی باشد و دانشجویان تمام این دانشگاهها عضو سیستم باشند آنگاه باید فهرست این دانشگاهها را در این جدول وارد کنید.

برای مثال فرض کنید یک سیستم امانات متمرکز برای پردیسهای مرکزی و کشاورزی دانشگاه تهران نصب شده و دانشجویان هر دو پردیس عضو سیستم باشند.

بهرحال با کلیک روی آیکون دانشگاههای زیرمجموعه سیستم را در این جدول وارد کنید.

دانشگاهها

در این جدول باید نام تمام دانشکده های دانشگاه (ها) را وارد کنید.

برای ورود اطلاعات دانشکده ابتدا باید از ستون نام دانشگاه، لیست دانشگاهها را باز کنید و از آنجا دانشگاه مورد نظر را انتخاب کنید.

سپس نام دانشکده را در ستون مربوطه وارد کنید.

دانشکده ها

در این جدول باید نام تمام گروههای آموزشی را وارد کنید.

برای وارد کردن نام هر گروه آموزشی، ابتدا باید در ستون دانشکده روی آیکون کلیک کنید و از فهرست درختی ساختار آموزشی، دانشکده مورد نظر خود را

انتخاب کنید. پس از آن نام گروه مورد نظر را در ستون مربوطه وارد کنید.

گروه آموزشی

در این جدول باید نام تمام رشته های تحصیلی دانشگاه را وارد کنید.

برای وارد کردن نام هر رشته، ابتدا باید در ستون ”گروه آموزشی“، روی آیکون کلیک کنید و از فهرست درختی ساختار آموزشی ، گروه آموزشی مورد نظر

خود را انتخاب کنید. پس از آن نام رشته مورد نظر را در ستون مربوطه وارد کنید.

رشته تحصیلی

در این جدول نام تمام مقاطع تحصیلی دانشگاه را توسط گزینه وارد کنید.

مقاطع تحصیلی

جداول پایه اطلاعات اداری

اطلاعات اداری شامل اداره ها و وضعیت استخدامی و مدارک تحصیلی است

در فهرست اداره ها ساختار سازمانی سه لایه نیز پشتیبانی میشود که بر اساس آن میتوان سلسله مراتبی را پیاده سازی کنید. به عبارت دیگر نامهای اداره، سازمان و

سازمان مادر کاملا قراردادی است و شما می توانید لایه های مختلف سازمانی خود را در آن تعریف کنید.

فرض کنید برای شما گزارشگیری در سطح بخشهای اداری مهم باشد. برای این کار می توانید این ساختار را تعریف کنید:

سازمان مادر: معاونتها

سازمان : مدیریتها

اداره : بخشها

اداره ها

نکته : هرچقدر این ساختار پیچیده تر و جزئی تر و تعداد اعضا بیشتر باشد، ورود اطلاعات و به روز کردن آن دشوارتر خواهد بود. اما در مقابل گزارشگیری های دقیق تری را تولید خواهد کرد.

وضعیتهای استخدامی برای دسته بندی و گزارشگیری از اعضای کارمند به کار می رود.

وضعیت استخدامی

مدارک تحصیلی نیز برای دسته بندی و گزارشگیری از اعضای کارمند به کار می رود.

مدارک تحصیلی

انواع خدمات عضویت

برای امکان ارائه خدمات متفاوت به اعضای متفاوت باید تعدادی خدمات عضویت تعریف کنید.

هر کدام از خدمات به یک دسته از اعضا تعلق خواهد گرفت و امکانات و محدودیتهای این اعضا را در کسب خدمات کنترل خواهد کرد.

برای تعریف یک خدمات عضویت جدید ابتدا روی آیکون کلیک نمائید سپس یک نام دلخواه وارد نموده و در آخر برای ادامه تنظیمات روی آن دوبار کلیک کنید

خدمات عضویت

خدمات عضویت شامل سرویسهای امانت، تمدید امانت، رزرو و نگهداری، مطالعه در محل، و تمدید مطالعه در محل می باشد.

برای تنظیم هر کدام از سرویسها، ابتدا باید تیک فعال سازی آن سرویس را بزنید و سپس تکمه جزئیات را کلیک نمائید.

جزئیات

سرویس امانت

تنظیمات تعداد اسناد

اولین تنظیم روی تعداد اسناد قابل امانت انجام می شود که در این قسمت حداکثر تعداد اسنادی که عضو می تواند امانت بگیرد تعیین می شود. اگر یک کتابخانه مخازن متعدد داشته باشد (مانند کتابخانه های دانشکده ای)، آنگاه می توانید تعداد اسناد مجاز را میان مخازن مختلف تقسیم و مدیریت نمائید.

جزئیات سرویس امانت

تنظیمات زمان امانت

از این طریق معلوم می شود این نوع از اعضا حداکثر چند روز می توانند کتابها را در امانت خود نگهدارند. اگر هیچ محدودیت زمانی وجود نداشته باشد (ناحیه تدوین زمان، غیرفعال باشد) به این حالت امانت نامحدود نامیده می شود. در این حالت، عضو می تواند سند را تا زمانی که عضو دیگری درخواست نکرده نزد خود به امانت نگهدارد. اگر عضو دیگری سند را درخواست کند آنگاه پس از مدت معینی باید سند به کتابخانه بازگشت داده شود. این مدت برحسب روز در ناحیه مشخص تعیین می شود.

جزئیات زمان امانت

فعال نمودن اسناد از نظر محتوی و روش استفاده

در قسمت های انواع اسناد از نظر محتوا و انواع اسناد در نظر روش استفاده، اسنادی که اعضا می توانند به امانت بگیرند تعیین می گردد. انواع محتواهای مجاز برای این نوع از اعضا را از فهرست انواع اسناد تیک بزنید. اگر می خواهید این اعضا با تایید مسئول امانات بتوانند به صورت موردی انواع اسناد با محتواهای دیگر را به امانت بگیرند گزینه مربوطه را تیک بزنید.

جزئیات نوع سند(محتوی)

تنظیمات تاخیر اسناد

در حالت پیش فرض، سیستم جریمه ای برای تاخیرها در نظر نمی گیرد و تنظیمات مربوط به جریمه غیرفعال است برای تنظیم جریمه، ابتدا گزینه تاخیر در بازگشت سند منجر به جریمه ریالی می شود را فعال نمائید.

جریمه ثابت

حداقل جریمه ای که بدون توجه به روزهای تاخیر و بطور ثابت در نظر گرفته می شود.

جریمه روزانه

میزان جریمه ای که برای هر روز تاخیر محاسبه می شود.

حد مجاز تاخیر

اگر می خواهید چند روز تخفیف برای تاخیر در نظر بگیرید تعداد روزهای مورد نظر خود را در این قسمت وارد کنید. به عبارت دیگر تاخیر عضو، بلافاصله پس از اتمام مهلت امانت آغاز نمی شود و عضو یک مهلت دوباره برای بازگشت پیدا می کند. بدیهی است در صورت بازگشت سند در این مهلت، هیچ تاخیری برای عضو ثبت نخواهد شد.

تاخیر شامل حد مجاز

حال سوال این است که اگر تاخیر از حد مجاز بیشتر شد، آنگاه این حد مجاز نیز در محاسبه جریمه نهایی لحاظ شود یا نه. با تیک زدن این گزینه، تعداد روزهای حد مجاز تاخیر نیز جزئی از تاخیر کل به شمار می آید و به ازای هر روز آن جریمه محاسبه خواهد شد. در غیر این صورت مهلت مجاز در محاسبه جریمه نهایی دخیل نخواهد شد و از کل روزهای تاخیر کسر خواهد شد.

مهلت بازگشت سند به ازای جریمه ثابت

تا مهلتی که در این قسمت تنظیم می شود فقط جریمه ثابت محاسبه می شود و پس از آن جریمه روزانه نیز محاسبه و به کل جریمه افزوده می شود.

جزئیات تاخیر

تنظیمات دریافت هزینه برای اسناد

در حالت پیش فرض، سیستم هزینه ای را برای خدمات در نظر نمی گیرد و تنظیمات مربوط به دریافت هزینه غیرفعال است (به شکل دقت کنید) برای تنظیمات هزینه خدمات، ابتدا گزینه دریافت هزینه را کلیک کنید. هزینه ثابت: حداقل هزینه ای که بدون توجه به مدت امانت و بطور ثابت دریافت می شود. هزینه روزانه: میزان هزینه ای که برای هر روز امانت محاسبه می شود. مهلت بازگشت سند به ازای هزینه ثابت: در این ناحیه تعیین می شود که عضو به ازای هزینه ثابتی که پرداخت می کند چند روز بتواند سند را در امانت نگهدارد. به عبارت دیگر تا انقضای این مهلت، هزینه روزانه محاسبه نمی شود .

جزئیات هزینه

اعتبار مالی

در حالت پیش فرض، اعتبار مالی عضو در حین امانت سند کنترل میشود ولی برخی از مراکز مایلند هنگام تسویه حساب عضو مقدار بدهکاری عضو را محاسبه کنند، در این صورت سیستم اعتبار مالی عضو را در هر رخداد بررسی نمیکند

جزئیات اعتبار مالی

سرویس تمدید

1.تمدید سند رزرو شده

بطور معمول اعضا مجاز به تمدید سند رزرو شده نیستند و پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید امانت سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می خواهید این کار را مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.

2.تمدید سند تاخیری

بطور عادی اعضا مجاز به تمدید سند دارای تاخیر نیستند. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید تیک این گزینه را بردارید.

3.اجازه تمدید به فرم غیرحضوری

در حالت عادی، اعضا امکان تمدید سند به شکل غیرحضوری و از طریق سرویسهای امانت کلاینت سیمرغ را دارند. اما اگر می خواهید این امکان را از اعضا بگیرید تیک این گزینه را بردارید.

4.تمدید سند رزرو شده

بطور معمول اعضا نمی توانند سند رزرو شده را تمدید کنند که پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید امانت سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می خواهید این کار را مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.

5.تمدید سند تاخیری

بطور عادی اعضا از طریق اینترنت مجاز به تمدید سند دارای تاخیر نیستند. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید تیک این گزینه را بردارید.

6.حداکثر تکرار تمدید

در حالت پیش فرض، عضو برای تمدید مکرر محدودیت دارد و حداکثر دفعات تمدید برابر صفر است. این تنظیمات به این معنی است که در حالت عادی امکان تمدید وجود ندارد. اگر می خواهید تعداد تمدیدها را بیشتر کنید، حداکثر دفعات مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.

7.تمدید بیشتر با اجازه مسئول امانات

در حالت عادی، مسئول امانات می تواند به صلاحدید خود اجازه امانت بیشتر از حد مجاز را بدهد. اما اگر می خواهید این اختیار را از مسئول امانات بگیرید، تیک این گزینه را بردارید. و اما اگر می خواهید هیچ محدودیتی در تعداد تمدیدهای مجاز اعضا وجود نداشته باشد تیک گزینه محدودیت تمدید را بردارید. (در این حالت ناحیه تنظیمات تعداد دفعات تمدید غیر فعال می شود) اگر می خواهید تعداد تمدیدها را بیشتر کنید، حداکثر دفعات مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.

8.حداکثر زمان تمدید

بطور پیش فرض، حداکثر زمان تمدید برابر با حداکثر زمان امانت است. اما در بعضی از مراکز برای تمدید، محدودیت هایی را قائل می شوند و تمایل دارند مدت تمدید را کمتر از مدت امانت قرار دهند. بهرحال برای تعیین زمان تمدید ابتدا باید حالت پیش فرض را تغییر دهیم (باید تیک گزینه حداکثر زمان تمدید برابر با زمان امانت را برداریم) سپس مدت مورد نظر خود برای زمان تمدید را برحسب روز وارد می کنیم.

سرویس تمدید

سرویس رزرو و نگهداری

تعداد سند

محدودیت در کل مخازن (مجموع رزروهای همه مخازن)حداکثر تعداد اسناد قابل رزرو در این ناحیه وارد میگردد

محدودیت در هر مخزن در حالت عادی محدودیت در هر مخزن وجود ندارد و به این معنی است که عضو می تواند تمام اسناد مجاز رزرو خود را از هر کدام از مخازن انجام دهد. برای ایجاد محدودیت در هر مخزن، ابتدا باید گزینه محدودیت رزرو را تیک بزنید. سپس حداکثر تعداد اسناد قابل رزرو در هر مخزن را در این ناحیه وارد کنید

مجوز تعداد رزرو بیش از حد مجاز به مسئول میز امانت در حالت پیش فرض، اعضا می توانند در موارد خاص و با مجوز مسئول امانت، تعداد رزروهای خود را بیش از حد مجاز انجام دهند. اما اگر بخواهید این اختیار را از مسئول امانات بگیرید باید این دو گزینه را غیرفعال کنید

سرویس رزرو و نگهداری

روش اطلاع و زمان نگهداری

پس از بازگشت سند رزرو شده به کتابخانه، این مساله باید به نوعی به اطلاع عضو رزروکننده برسد تا برای امانت گرفتن این سند به کتابخانه مراجعه کند.

راههای اطلاع رسانی به عضو درج در اعلامیه عمومی اسناد رزروشده آماده امانت یکی از گزارشهای چاپی سیستم امانات،“ اعلامیه عمومی اسناد رزرو شده آماده امانت“ است که به شکل روزانه و توسط مسئول امانات تهیه می شود و در بورد کتابخانه در معرض دید اعضا قرار می گیرد. این اعلامیه عمومی است و کلیه اسناد رزرو آماده امانت را در برمی گیرد.

ارسال پستی در این روش، برای هر عضو یک گزارش اختصاصی تهیه می شود و به آدرس پستی او فرستاده می شود. در این گزارش، به اطلاع عضو رسانده می شود که اسناد درخواستی او به کتابخانه بازگشت داده شده و آماده امانت هستند.

تماس تلفنی در این روش، سیستم یک گزارش از اعضای رزرو کننده تهیه می کند و مسئول امانت از روی این لیست، با تک تک اعضا تماس گرفته و خبر بازگشت اسناد مورد نظر اعضا را به اطلاع آنها می رساند.

راههای اطلاع رسانی به عضو (ادامه) ارسال پست الکترونیک (Email) در این روش به ازای هر سند بازگشت داده شده، یک Email به آدرس عضو رزروکننده ارسال می شود.

ارسال پیام کوتاه (SMS) در این روش برای هر سند بازگشت داده شده، یک SMS به شماره همراه عضو رزرو کننده ارسال می شود.

زمان نگهداری اسناد اسناد پس از بازگشت به کتابخانه می تواند مدت زمانی خاصی برای اولین عضو رزروکننده نگهداری شود. عضو در مدت زمان نگهداری، فرصت دارد به کتابخانه مراجعه و سند یادشده را به امانت بگیرد. در حالت عادی، سیستم هیچ زمان انتظاری را در نظر نمی گیرد اما اگر مایل به استفاده از این امکان باشید می توانید زمان انتظار مورد نظر خود را به شرح زیر تعیین کنید:

نگهداری اسناد بدون رزرو اسنادی که رزرو دیگری ندارند حساسیت کمتری از این نظر دارند و می توانند زمان انتظار بیشتری داشته باشند. بهرحال زمان انتظار مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.

نگهداری اسناد دارای رزرو اسنادی که رزرو دیگری دارند معمولا زمان کمتری نگهداری می شوند. بهرحال زمان انتظار مورد نظر برای این نوع از اسناد را در این ناحیه وارد کنید.

سرویس رزرو و نگهداری

الویت و نحوه رزرو

میزان اولویت مورد نظر خود را برحسب روز مشخص نمائید رزرو غیرحضوری به معنی رزرو از طریق سرویسهای امانت کلاینت سیمرغ (یا از طریق اینترنت) می باشد. در حالت پیش فرض، امکان رزرو غیرحضوری برای اعضا وجود ندارد اما اگر بخواهید این امکان را ایجاد کنید باید گزینه مربوط به آن واقع در این ناحیه را تیک بزنید.

سرویس رزرو و نگهداری

جداول پایه اسناد

انواع خدمات اسناد

در هر کتابخانه، گروههای مختلف اسناد به روشها و کیفیتهای مختلف امانت داده می شود.

برای مثال کتابهای مرجع فقط برای مطالعه در محل امانت داده می شود. یا مثلا کتابهای پراستفاده (مثلا کمک درسی) مدت کمتری در مقایسه با دیگر کتابها امانت داده می شود.

برای پیاده سازی این امکان، باید انواع خدمات اسناد را تعریف و تدوین کنید.

خدمات اسناد

روی آیکون کلیک کنید سپس یک نام دلخواه برای خدمات اسناد وارد نمائید، در ستون عبارت کلیدی، یک عبارت لاتین برای این خدمات اسناد وارد نمائید در نهایت روی ناحیه نام خدمات اسناد دوبار کلیک نموده تا پنجره زیر باز شود

خدمات اسناد در پنج قسمت امانت، تمدید امانت، رزرو و نگهداری، مطالعه در محل، مطالعه در محل، تمدید مطالعه در محل تنظیم می شود

برای تنظیم هرکدام از این سرویسها باید ابتدا مربع واقع در سمت راست آن سرویس را تیک بزنید.

در مرحله بعد باید تکمه جزئیات واقع در روبروی هر سرویس را کلیک کنید.

خدمات اسناد

پیش فرضهای عمومی

پیش فرضهای عمومی اسناد، مشخصات خاص امانات برای عموم یا اکثریت اسناد یک کتابخانه است. پارامترهایی مانند مخزن، نوع خدمات اسناد، روش استفاده، رده سنی و ... جزء اطلاعات کتابشناختی اسناد نیست و باید در سیستم امانات تعیین شود. تعیین این پارامترها به صورت تک تک و برای همه اسناد دشوار و زمانبر است. تدوین پیش فرضها راه حلی است برای رفع این مشکل. به این ترتیب تمام اسناد در هنگام انتقال به امانات، در صورتی که در فایل فرمت XPCIRC پارامتر خاصی تنظیم نشده باشد، پارامترهای پیش فرض را به خود خواهند گرفت.

پیش فرضهای عمومی

انواع اسناد از نظر محتوی

محتوا تقریبا همان مفهومی است که براساس آن قفسه های نگهداری اسناد از هم جدا شده است. برای مثال کتابها، نشریات، پایان نامه ها، لوحهای فشرده و ... در قفسه های خاص خود نگهداری می شود

البته مفهوم محتوا در اینجا گسترده تر از این است و با کمک این مفهوم، اسناد از یک نوع نیز می تواند به محتواهای جزئی تر تقسیم شود.

برای مثال، اسناد از نوع دیداری شنیداری می تواند به محتواهای فیلم، موسیقی، عکس، و ... تقسیم شود.

انواع محتوی

انواع اسناد از نظر روش استفاده

اسناد معمولا بسته به فرمت (شکل فیزیکی) آنها، روشهای استفاده مختلف دارند. مثلا اسناد دیداری شنیداری برای استفاده نیاز به دستگاه خاص دارند و به دلیل محدودیت فضا و تجهیزات خاص، خدمات استفاده در محل یا امانت این نوع از اسناد با مدیریت خاص ارائه می شود.

اگرچه اسناد با محتواهای مختلف روشهای استفاده مختلف دارند اما مفهوم روش استفاده تفاوتهایی با مفهوم محتوا دارد. به عبارت دیگر گاهی یک محتوای خاص (مثلا کتابها) روشهای استفاده مختلف دارند. برای مثال کتابهای نفیس، محرمانه، و پراستفاده فقط برای مطالعه در محل امانت داده می شود.

انواع روش استفاده

رده های سنی

در بعضی از کتابخانه های عمومی به ویژه کتابخانه هایی که اعضای کودک و نوجوان دارند تمایل به طبقه بندی اسناد بر اساس محدوده سنی وجود دارد.

از این طریق می توان این امکان را ایجاد کرد که برای گروههای مختلف سنی اعضا، فقط اسناد مناسب با آن محدوده سنی امانت داده شود.

تعداد رده ها و محدوده هر رده سنی کاملا دلخواه است و بستگی به سلایق و نیازهای کتابخانه دارد.

رده های سنی