افزودن گروهی منابع دیجیتال

از آنجاییکه درخت منابع دیجیتال، انعطاف‌پذیر می‌باشد، می‌توان فایل‌های منابع دیجیتال را به صورت گروهی با حفظ ساختار از یک فولدر موجود بر روی هارد دیسک، به یک شاخه از درخت اضافه کرد، بدون آنکه تغییری در سایر شاخه‌های درخت ایجاد شود. پس از اجرای کلاینت نرم‌افزار آرشیو و انتخاب گزینه افزودن یا اصلاح درختی از پنجره اصلی نرم‌افزار، بر روی آیکون منوی آبشاری افزودن یک منبع کلیک نمایید. از منوی بازشده گزینه افزودن گروهی منابع دیجیتال از یک دایرکتوری را انتخاب کنید.

افزودن گروهی منابع دیجیتال از یک دایرکتوری

پنجره افزودن گروهی منابع دیجیتال از یک دایرکتوری شامل قسمت‌های زیر می‌باشد:

1- دایرکتوری حاوی فایل‌ها: مسیر فولدر اصلی حاوی فایل‌ها را مشخص می‌کند.

2- شرح سرگروه اصلی: سرشاخه اصلی با این شرح در درخت، ایجاد و منابع با ساختار فولدر مذکور در زیرشاخه‌های آن قرار می‌گیرد.

3- شرایط فایل‌ها: عدم درج شرایط، هنگام افزودن گروهی، به معنی افزودن تمامی منابع دیجیتال موجود در دایرکتوری مربوطه می‌باشد. در صورتیکه بخواهیم تعدادی از منابع بر اساس شرایطی از قبیل نام فایل، پسوند فایل و یا حجم فایل اضافه شود، می‌توان از شرایط فایل‌ها استفاده نمود. به عنوان مثال تنها فایل‌های با پسوند PDF و حجم کمتر از 10 مگابایت اضافه گردد.

افزودن گروهی منابع دیجیتال

4- مشخصات پیش‌فرض برای دایرکتوری‌ها: نوع محتوای شاخه‌ها، تعداد ارقام زیرگروه و همچنین شیوه ساخت شرح شاخه‌ها را می توان تعیین نمود.

در اکثر موارد شاخه‌ها عمل دسته‌بندی در درخت را انجام داده و محتوای مجموعه، گزینه مناسبی می‌باشد. همچنین بهتر است شیوه ساخت شرح برگرفته از نام دایرکتوری باشد، در غیراینصورت مسیر فولدر بر روی هارددیسک (به عنوان مثال: D:\nosa\Repository\multimedia\Fbooks\Biology) به عنوان شرح شاخه درج می‌گردد.

تعداد ارقام زیرگروه (معادل زیرگروه از نظر کدینگ در افزودن تکی) تعیین‌کننده تعداد منابعی می‌باشد که در هر شاخه قرار می‌گیرد. به عنوان مثال در صورت انتخاب سه‌رقمی، می‌توان تا 999 منبع را در این شاخه نگهداری نمود.

کدینگ شاخه منبع دیجیتال

هر گاه از تعداد فایل‌های مورد نظر اطلاع دقیقی در دست نمی‌باشد، بهتر است در تعداد ارقام زیرگروه گزینه متناسب با تعداد فایل‌ها انتخاب گردد تا نرم‌افزار به صورت هوشمند تعداد فایل‌ها را تعیین نماید.

5- مشخصات پیش‌فرض برای فایل‌ها: نوع محتوای فایل‌ها، شیوه ذخیره (درون پایگاه و یا بیرون از پایگاه) و همچنین شیوه ساخت شرح فایل‌ها (نام فایل و یا مسیر فایل بر روی هارد دیسک) در این قسمت مشخص می‌گردد.

نکته 1: جهت انتخاب صحیح نوع محتوای فایل‌ها در حین افزودن گروهی، توصیه می‌گردد منابع از قبل بر روی هارددیسک از نظر محتوایی دسته‌بندی شده باشند. به عبارت بهتر فولدرهای جداگانه برای انواع مختلف محتوی ایجاد گردد. مانند: فولدری برای کتا‌ب‌ها یا فولدری برای پایان‌نامه‌ها

نکته 2: همانطور که می‌دانید ذخیره منبع دیجیتال، بدون تعیین قالب خاص امکان‌پذیر نمی‌باشد. هرگاه هنگام افزودن گروهی، در بین فایل‌های موجود در یک فولدر، قالب‌های تعریف نشده‌ای وجود داشته باشد، جهت اصلاحات بعدی تعیین قالب خاص پسوند‌های تعریف نشده لازم و ضروری است.