مفاهیم اولیه ورود اطلاعات

برای درک بهتر از ساختار پایگاه‌های سیمرغ لازم است ابتدا با مفاهیم مورد استفاده در برنامه آشنا شوید.

سند

هر مدرک اطلاعاتی موجود در کتابخانه اعم از کتاب، نشریه، مقاله، پایان‌نامه، و ... سند نامیده می‌شود.

فیلد

هر یک از مداخل اطلاعاتی مهم سند از قبیل عنوان، نویسنده یک فیلد نامیده می‌شود. در ادامه به انواع فیلدها پرداخته می‌شود:

فيلد(اصلي) ساده

فيلدهايي مانند عنوان اصلي، پديدآور، شماره رده‌بندي و ... به دليل اينکه يک‌بار نياز به ورود اطلاعات دارند فيلدهاي ساده ناميده مي‌شوند. به عبارت ديگر هر کتاب (سند)، تنها يک "عنوان اصلي"، يک "پديدآور" و يک "شماره رده‌بندي" دارد.

فيلد(اصلي) تکرار پذیر

فيلدهايي مانند موضوع، يادداشت، شناسه افزوده و ... نيز وجود دارد که هر کتاب (سند) ممکن است بيش از يک مورد از اين فيلدها را دارا باشد. براي مثال يک کتاب مي‌تواند چهار موضوع و سه شناسه‌ی افزوده مختلف داشته باشد. اين نوع فيلدها را فيلدهاي تکرارپذير مي‌ناميم.

فیلد جزیی

به منظور تفکيک بيشتر اطلاعات، هر فيلد اصلي ممکن است از يک يا چند فيلد جزئي(subfield) تشکيل شود. مثلا" فيلد اصلي پديدآور داراي فيلدهاي جزئي نام، نام خانوادگي، نقش و سال تولد و وفات مي‌باشد.

فيلد(جزئي) ارجاعي

به فيلدهائي که به يک پایگاه ارجاعی (پایگاه پدر) مرتبط شده‌اند، فيلدهاي ارجاعي مي‌گويند. براي مثال در مورد پايگاه کتابهاي فارسي اين امکان وجود دارد که فيلد موضوع به پايگاه مستند موضوعات فارسي (پدر) متصل گردد. در اين حالت، موضوع يک فيلد ارجاعي مي‌باشد. لازم به توضيح است که ورود اطلاعات در فيلدهاي ارجاعي به شکل دستي ممکن نيست و لذا در اين موارد، فيلد ديگري متناظر با آن وجود دارد که فيلد متناظر‌ متني نام دارد و مي‌توان در اين فيلد اطلاعات را به شکل دستي وارد کرده و بعد با عمل رفع‌ابهام، به فيلد ارجاعي منتقل نمود. راه ديگر ورود اطلاعات در اين فيلدها انتخاب از واژه‌نامه پايگاه پدر مي‌باشد.

فیلد انتخابی چند گزینه‌ای

فیلدهای همانند سرشناسه ویا شناسه افزوده نمونه‌ی از یک فیلد انتخابی چند گزینه ای است.

فیلد انتخابی چند گزینه‌ای

فیلد انتخابی تک گزینه‌ای

فیلد مرجع نمونه‌ی یک فیلد انتخابی تک گزینه‌ای است. فهرست نویس با توجه به نوع سیاستهای کتابخانه، سندی که دارای ویژگی مرجع هست را با انتخاب این گزینه مشخص می‌کند.

نمونه فیلد انتخابی

رکورد

مجموع چند فیلد را یک رکورد می‌نامیم. به عبارت دیگر مجموع اطلاعات کتابشناختی هر سند تشکیل یک رکورد را می‌دهد.

نمونه‌ی رکورد

فایل

مجموع چند رکورد را فایل می‌نامیم. در سیمرغ فایلهای مختلفی وجود دارد از قبیل فایل تدوین، فایل اصلی، فایل اصلاح، فایلهای صادره و ...

یک فایل نمونه

پایگاه

مجموع رکوردهای مربوط به یک نوع از اسناد را پایگاه می‌نامیم. مثلا مجموع رکوردهای کتابهای فارسی پایگاه کتابهای فارسی را تشکیل می‌دهد.

یک پایگاه نمونه

پایگاه ارجاعی (پایگاه پدر)

پایگاه ارجاعی متشکل از فیلدهای ارجاعی است که سایر پایگاه‌ها به آن استناد می‌کنند ... مانند پایگاه مستند موضوعات فارسی ، پایگاه مستند مشاهیر.

بانک اطلاعاتی

بانک اطلاعاتي یا پایگاه داده‌ها مجموعه‌اي سازمان يافته از اطلاعات و داده‌هاي مرتبط به هم است. در برنامه سیمرغ هر پایگاه برحسب نوع سند تعریف می‌شوند. شکل زیر نشان دهنده‌‌ی چندین بانک اطلاعاتی است.

نمونه‌ی بانک اطلاعاتی

ورود اطلاعات در سیمرغ

ورود اطلاعات در سیمرغ به دو روش غیرمستقیم و مستقیم انجام می‌شود.

نکته: قبل از ورود اطلاعات در سیمرغ، لازم است بدانید که بر اساس نوع سند، پایگاه ورود اطلاعات متفاوت خواهد بود. به این معنی که هر سند براساس محتوی‌ که دارد در پایگاه اطلاعاتی مستقل ورود اطلاعات و ذخیره می‌شود.

ورود غیر مستقیم اطلاعات

ورود غیر مستقیم اطلاعات به دو صورت انجام می‌شود:

1. ورود اطلاعات در فایل تدوین
   کتابهای که دارای عنوان جدید هستند و بار اولی است که 
2. ورود اطلاعات در فایل اصلاح

مرحله دوم : انتقال به فایل اصلی پس از اتمام ورود اطلاعات حال باید اطلاعات موجود در فایل یا فایل‌های تدوین را به پایگاه اصلی انتقال دهید. درشکل زیر سعی شده تا تصویری کلی از مراحل ورود غیر مستقیم اطلاعات را برایتان نشان دهد.