تنظیم سند حسابداری جدید: تفاوت میان نسخه‌ها
بدون خلاصۀ ویرایش |
بدون خلاصۀ ویرایش |
||
| خط ۲۳۲: | خط ۲۳۲: | ||
*آیکون [[file:gnl 015.png|25px]] یا (Alt +F6): جهت اصلاح مشخصات عمومی سند با محاوره بکار میرود. با فشار این آیکون پنجره [[#12014|اطلاعات عمومی سند حسابداری]] باز میشود | *آیکون [[file:gnl 015.png|25px]] یا (Alt +F6): جهت اصلاح مشخصات عمومی سند با محاوره بکار میرود. با فشار این آیکون پنجره [[#12014|اطلاعات عمومی سند حسابداری]] باز میشود | ||
*آیکون [[file:gnl 021.png|25px]]: جهت مشاهده فهرست رسیدهای سند بکار میرود. | *آیکون [[file:gnl 021.png|25px]]: جهت مشاهده فهرست رسیدهای سند بکار میرود. | ||
نسخهٔ ۲۲ اکتبر ۲۰۱۸، ساعت ۱۵:۴۹
جهت تنظیم سند حسابداری جدید، از منوی " سند "، گزینه " تنظیم سند حسابداری جدید " را انتخاب کنید.
پنجره" اطلاعات عمومی سند حسابداری "، شامل گزینه های زیر باز میشود.
تاریخ سند
تاریخ مورد نظر را در کادر مقابل " تاریخ سند " وارد نمایید و یا میتوانید پس از فشردن تکمه تقویم 
، تاریخ مورد نظر را در پنجره" تقویم "، انتخاب کنید .
میتوانید با کمک تکمه پرش به امروزیا همان کلید " F2 " تاریخ روز را با فشار تکمه
یا کلید Enter انتخاب کنید.
ممکن است با پیغامی مبتنی بر اینکه تاریخ مربوط به یک روز تعطیل است مواجه شوید، با انتخاب بله، سند به همین تاریخ باز خواهد شد.
و با انتخاب خیر، صفحه زیر باز می شود که میتوانید تاریخ مورد نظر را مجددا وارد و یا با فشردن تکمه ، تاریخ مورد نظر را در پنجره تقویم، وارد نمایید .
شرح سند
می توانید " شرح سند " را مستقیما در پنجره " اطلاعات عمومی سند حسابداری "، وارد نموده و یا با انتخاب تکمه جستجو در شرح‌های موجود یعنی 
، پنجره زیر را باز کنید . با تایپ چند حرف از شرح مورد نظرتان، امکان جستجو در عبارت‌های مشابه که از قبل در سیستم درج شده‌اند را به منظور تسریع درج عبارت‌های جدید، خواهید یافت.
شرح لاتین سند
جهت استفاده از گزارش‌های دو زبانه، " شرح لاتین سند " را وارد نمایید.
بخش یا شعبه
دراین کادر، بخش یا شعبه مورد نظری را که قصد تنظیم سند حسابداری جدید آن را دارید، تعیین نمایید.
نوع سند
در این کادر نوع سند را بر اساس نوع عادی، افتتاحیه، اختتامیه یا سود و زیان بودن، انتخاب نمایید.
شماره عطف
در صورت لزوم می توانید " شماره عطف " سند را در کادر مقابل وارد کنید.
پس از تصویب پنجره " اطلاعات عمومی سند حسابداری "، پنجره" سند حسابداری (جدید) " باز میشود.
هنگامی که وارد صفحه حسابداری شدید، روی کد حساب قرار گرفته و کد حساب موررد نظر را وارد نمایید. در صورت ندانستن کد حساب با تایپ "/" و فشار کلید Enter در قسمت کد حساب می توانید صفحه " درخت حسابها " را احضار و حساب مورد نظر را انتخاب نمایید و یا با تایپ "//" و فشار کلید Enter در قسمت کد حساب، صفحه " انتخاب حساب با جستجو در نام " را احضار کنید که بدین ترتیب می توانید حساب مورد نظر را جستجو نموده و انتخاب کنید.
سپس تکمه تصویب را کلیک کرده تا حساب در سند حسابداری درج گردد و در صورتیکه حساب به تفصیلی ارتباط داشته باشد، در قسمت مربوط به تفصیلی 1 تا 2، تفصیلی مربوطه را با استفاده از روالی مشابه آنچه گفته شد، انتخاب کنید.
و در صورت نیاز، با استفاده از قسمت تکمیلی واقع در پایین صفحه میتوانید کد تفصیلی 3 تا 5 را نیز وارد نمایید .
پس از اینکه پذیرش مقدار- تعداد و یا عملیات ارزی را برای حساب تعریف نمودید، می توانید در هنگام تنظیم سند حسابداری برای حساب مزبور در قسمت جانبی اطلاعات مربوط به مقدار یا تعداد و یا عملیات ارزی را وارد نمایید.
فیلدهای قسمت جانبی عبارتند از:
- نام ارز : در کادر مقابل ، یکی از واحد‌های پول( ارز ) را انتخاب کنید.
- مبلغ ارز : جهت تبدیل مبلغ ارز به واحد پول اصلی سیستم بکار میرود . با فشار تکمه
وارد پنجره زیر میشود.
- نام واحد مقدار یا تعداد : در صورتی که نیاز به ثبت نام واحد مقدار یا تعداد وجود داشته باشد،ار کادر مقابل نوع آن را انتخاب نمایید.
- مقدار یا تعداد : در صورت نیاز، می توانید مبلغ مورد نظر را وارد نمایید و یا با استفاده از تکمه
و با احضار ماشین حساب، حاصل انجام محاسبات را وارد نمایید.
- شماره عطف : در صورت نیاز، شماره عطف را وارد نمایید .
- شماره ارجاع : در صورت نیاز، شماره ارجاع را وارد نمایید .
- شماره سررسید : در صورت نیاز، شماره سررسید را وارد نمایید .
با فشار تکمه در کنار هر یک از کادر‌های شماره عطف ، شماره ارجاع و شماره سررسید پنجره زیر باز میشود.
- تاریخ سررسید : در صورت نیاز، تاریخ سررسید را وارد نمایید و یا میتوانید پس از فشردن تکمه تقویم
، تاریخ مورد نظر را در پنجره" تقویم "، انتخاب کنید ..
در قسمت اشخاص واقع در پایین صفحه نام " تنظیم کننده " سند (کسی که سند را به حالت پیش نویس ثبت نموده)، نام " بررسی کننده "(کسی که سند را به حالت عملیاتی تغییر داده)، نام " تایید کننده " (تایید کننده سند)، نام " نهایی کننده " سند( نهایی کننده سند) و نام " آخرین اصلاح کننده " (آخرین اصلاح کننده سند) قابل مشاهده می باشد .
و یا برای تکمیل یک سطر سند حسابداری می توانید با دو بار کلیک کردن کلید ماوس، پنجره " تدوین یک سطر سند حسابداری " را باز کرده و در قسمت های اصلی، تکمیلی و یا جانبی، اطلاعات مورد نیاز را وارد نمایید .
حال در قسمت بدهکار و یا بستانکار مبلغ مورد نظر خود را وارد کنید که میتوانید برای محاسبه و درج مبلغ از ماشین حساب نیز استفاده نمایید.
جهت احضار ماشین حساب، ابتدا فیلد مبلغ بدهکار یا بستانکار را انتخاب و سپس با استفاده از کلید Enter مکان نمای چشمک زن ظاهر میشود، در این حالت انتخاب کلیدهای Ctrl+Enter منجر به احضار ماشین حساب شده، پس از انجام محاسبات لازم با فشار کلید Enter، عدد بدهکار و یا بستانکار سند، جایگذاری میگردد.
اگر هنگام تنظیم سند، توسط کلیدهای Alt+F10، ماشین حساب را احضار و محاسبات را انجام دهید، حاصل این محاسبات را نمی‌توانید در ستون های بدهکار یا بستانکار جایگزین نمایید.
و در قسمت شرح عملیات، شرح آرتیکل مربوطه را وارد نمایید و جهت سهولت در درج شرح عملیات میتوانید پس از فشردن تکمه وارد پنجره زیر شوید.
سپس برای ایجاد سطری دیگر، با فشار کلید Tab در صفحه کلید، به سطر جدید بروید و همچنین برای ایجاد سطر جدید در مکان نما، می توانید روی آیکون افزودن سطر جدید یعنی 
کلیک کرده و یا کلید Insert در صفحه کلید را فشار دهید و یا با باز کردن مثلث کنار آیکون یکی از گزینه ها پنجره مزبور را با توجه به نیاز، انتخاب نمایید.
وقتی سطر جدید ایجاد گردید، میتوانید طبق آنچه گفته شد حساب، تفصیلی، مبلغ بدهکار و بستانکار و شرح عملیات را برای آن وارد کنید و به همین ترتیب سطرهای مورد نظر را وارد نمایید.
سپس با آیکون " ذخیره سند " یعنی 
یا همان کلید " F2 " اقدام به ذخیره سند نمایید و یا با استفاده از آیکون " ذخیره سند و تنظیم سند جدید " یعنی 
یا همان کلید ترکیبی Shift+F2 میتوانید همزمان سند را ثبت و وارد پنجره اطلاعات عمومی سند حسابداری جهت ثبت سند جدید شوید و چنانچه در هنگام ذخیره سند با پیغام خطایی مبنی بر اینکه ارتباط با سرور قطع شده است، مواجه شدید، میتوانید سند را بطور موقت ذخیره نمایید و برای این کار از آیکون 
، ذخیره سند در فایل " وارده XP " و جهت ذخیره سطرهای علامت گذاری شده سند در فایل " وارده XP " به ترتیب از آیکون استفاده نمایید.
وقتی که می‌خواهید سند را در وضعیت عملیاتی ذخیره کنید، باید مبلغ بدهکار و بستانکار برابر بوده تا عمل ذخیره صورت پذیرد، در صورتی که بخواهید با وجود برابر نبودن جمع مبلغ بدهکار و بستانکار، سند را ذخیره نمایید باید آن را در حالت پیش نویس ذخیره نمایید که برای ذخیره سند به حالت پیش نویس تکمه " تبدیل به پیش نویس " و یا کلید ترکیبی Ctrl+F9 را فشار دهید تا وضعیت سند به حالت پیش نویس تبدیل گردد . برای برگرداندن وضعیت سند به حالت عملیاتی این کلید را مجددا فشار دهید.
آیکون‌های موجود در نوار ابزار تنظیم سند حسابداری جدید عبارتند از :
- آیکون
یا Ctrl+F3 : با انتخاب این آیکون پنجره " انتخاب سند " باز می شود که با وارد نمودن شماره سند مورد نظر، سند دلخواه احضار میگردد .
- آیکون
یا (Alt+F9): جهت تنظیم سند جدید بکار میرود.
- آیکون
یا (Alt +F6): جهت اصلاح مشخصات عمومی سند با محاوره بکار میرود. با فشار این آیکون پنجره اطلاعات عمومی سند حسابداری باز میشود
- آیکون
: جهت مشاهده فهرست رسیدهای سند بکار میرود.
- آیکون
یا(F5) :بازخوانی اطلاعات
- آیکون
: جهت انصراف از ذخیره سند بکار میرود.
- آیکون
یا (F2) :ذخیره سند
- آیکون
چاپ(Ctrl+P): جهت چاپ گزارش با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات مورد استفاده قرار می‌گیرد. با فشردن مثلث کنار این آیکون، گزینه های زیر قابل دسترس خواهد بود:
- چاپ سند حسابداری Ctrl+P : جهت چاپ گزارش شرح عمومی سند با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات بکار میرود.
- چاپ سند به فرم Ctrl+Q PPM : جهت چاپ گزارش شرح عمومی سند با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات همراه باامکان مشاهده حساب کل و مبلغ جزء می‌باشد .
- آیکون
: جهت نمایش اطلاعات جدول در Excel بکار میرود.
- آیکون
: آخرین سند را نشان میدهد.
- آیکون
یا(Ctrl+ pgDn): سند بعد را نشان میدهد.
- آیکون
یا(Ctrl+PgUp): سند قبل را نشان میدهد.
- آیکون
: اولین سند را نشان میدهد.
- آیکون
: جهت تغییر نحوه کار با سند از ملاحظه به اصلاح و بالعکس (F9) می‌باشد.
- آیکون
: وضعیت سر جمع سند را نشان میدهد . با باز نمودن مثلث کنار آیکون گزینههای زیر قابل استفاده میشود.
- آیکون
یا( Shift + F9): جهت بررسی درستی سطرهای سند کاربرد دارد. با باز نمودن مثلث کنار آیکون گزینههای زیر قابل استفاده میشود.
- آیکون
یا( Ctrl + F9): جهت تغییر وضعیت سند از پیش نویس به عملیاتی و برعکس کاربرد دارد.
آیکون‌های موجود در نوار ابزار تنظیم سطر سند حسابداری جدید عبارتند از :
- آیکون
آخرین سطر: مکان‌نما را به آخرین سطر می‌برد ..
- آیکون
سطر بعدی (Ctrl +Down): مکان نما را به سطر بعدی می‌برد .
- آیکون
سطر قبلی(Ctrl +Up): مکان نما را به سطر قبلی می‌برد .
- آیکون
اولین سطر : مکان‌نما را به اولین سطر می برد.
- آیکون پرش به سند دلخواه: جهت پرش به سطر دلخواه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + G " از صفحه‌کلید می‌باشد.
- آیکون
یا (Ctrl +Del) :جهت حذف سند تحت مکان نما بکار میرود و با باز نمودن مثلث کنار آیکون گزینههای زیر قابل استفاده میشود.
- حذف سطر تحت مکان نما Ctrl+Del : میتوانید سطرهای علامت گذاری شده را با هم حذف نمایید.
- حذف تمامی سطرهای صفر (فاقد مبلغ ):ابتدا با استفاده از مثلت کنار آیکون و انتخاب گزینه افزودن یکباره تعدادی حساب یا کلیدهای ترکیبی Alt+Ins با انتخاب محدوده کد حساب در پنجره " افزودن یکباره تعدادی حساب " میتوانید تعدادی حساب فاقد مبلغ را به سند اضافه نمایید و سپس مبالغ مورد نظر خود را وارد نمایید و با انتخاب گزینه " حذف تمامی سطرهای صفر ( فاقد مبلغ )" اسناد فاقد مبلغ را به طور یکباره حذف نمایید.
- آیکون یا (Insert): افزودن سطر جدید
- آیکون
: جهت سهولت و بالا بردن سرعت اصلاح سطرها از این آیکون استفاده میشود؛ به کمک آن می‌توان هر فیلد در هر سطر را بدون رفتن به پنجره تدوین آن وارد نمود.
- آیکون ) یا (Shift +Enter) : به منظور تدوین سطر تحت مکان‌نما از این گزینه استفاده میشود، با کلید روی آیکون مزبور وارد پنجره " تدوین یک سطر سند حسابداری " تحت مکان‌نما خواهید شد.
- آیکون : جهت ملاحظه سند مربوط به سطر تحت مکان‌نما مورد استفاده قرار می‌گیرد. با باز نمودن مثلث کنار آیکون گزینههای زیر قابل استفاده میشود.
- ملاحظه سند ابتدایی مربوط به سطر تحت مکان نما:
- ملاحظه برگه هزینه مربوط به سطر تحت مکان نما: چنانچه از نرم افزار مدیریت هزینه نیز استفاده می‌نمایید به منظور احضار برگ هزینه مربوط به سطر تحت مکان نما از این گزینه استفاده نمایید.
- آیکون
مرتب کردن سطرهای سند : سطرهای سند را به ترتیب نوع مبلغ (بدهکار و بستانکار)، به ترتیب کد حساب و نوع مبلغ، به ترتیب دلخواه و بازسازی ردیف سطرهای سند مرتب می‌نماید.
- آیکون
: جهت انتقال سطر به بالا استفاده میشود.
- آیکون
: جهت انتقال سطر به پایین استفاده میشود.
کپی کردن از سند های قبلی در هنگام تنظیم سند حسابداری جدید
روش اول :
در پنجره " سند حسابداری( اصلاح ) "، کلیدهای Ctrl+I را فشار دهید تا پنجره " انتخاب سند " باز شود.
شماره سند مورد نظر را وارد و تصویب کنید که در این حالت پنجره " تایید فراخوانی (کپی ) سند " باز میشود.
اگر می‌خواهید سند عینا کپی شود، تکمه تصویب را کلیک کنید و در صورتی که می‌خواهید از معکوس مبالغ سند استفاده نمایید (مثلا هنگامی که می‌خواهید از روی سند اختتامیه، سند افتتاحیه ایجاد نمایید) گزینه مبالغ سطرهای سند معکوس شوند را تیک زده و تصویب کنید.
روش دوم :
(Drag & Drop)
ابتدا از منوی سند، گزینه " تنظیم سند حسابداری جدید " را انتخاب و گزینه های مورد نیاز پنجره " اطلاعات عمومی سند حسابداری " را وارد و یا انتخاب نمایید سپس از طریق منوی سند، گزینه ملاحظه اسناد را انتخاب کنید تا پنجره انتخاب سند باز شود و شماره سند مورد نظری را که قصد کپی کردن از آن را دارید، وارد و تصویب نمایید تا سند مورد نظر احضار گردد حال سطرهای مورد نظر سند را انتخاب نمایید و با استفاده از نگه داشتن کلید سمت راست ماوس و بردن مکان نما به قسمت پنجره ها واقع در سمت چپ و ماندن روی گزینه سند حسابداری جدید و برگرداندن مکان نما به مرکز صفحه مذکور و دراپ کردن سطرهای سند از طریق آزد کردن کلید ماوس، پنجره انتخاب گزینههای افزودن دو رخداد با مبالغ معکوس و افزودن دو رخداد با حفظ علامت مبالغ طبق شکل زیر باز می شود که با انتخاب یکی از دو گزینه‌‌ها، بر حسب نیاز، میتوانید سطرهای سند انتخاب شده را در صفحه " تنظیم سند حسابداری جدید " کپی نمایید.
آیکون بازخوانی اطلاعات 
هنگامی که سندی باز باشد و در این حالت، تغییری در حساب و تفصیلی‌های به کار رفته در سند داده شود، یا اینکه مثلا با اصلاح یکباره اسناد یک سری از سطرها تحت تاثیر قرار گیرند، برای اینکه آخرین تغییرات در سندی که باز بوده، مشاهده شود کافیست مثلث کنار آیکون بازخوانی کلی اطلاعات یعنی را باز کنید.
هنگامی که در اصلاح اسناد سند، در برخی از سطرها تغییراتی داده و به سطرهای دیگر رفته باشید، می توانید آخرین تغییرات سطر مورد نظر خود را حذف نمایید. برای این کار کافیست روی آن سطر قرار گرفته و از منوی باز شده کنار مثلث گزینه " حذف اصلاحات انجام شده در سطر تحت مکان نما " را انتخاب کنید . اگر خواستید آخرین تغییر را حذف نمایید، کافیست از منوی باز شده گزینه " انصراف از آخرین اصلاح یا تغییر انجام شده " را انتخاب کنید.
آیکون جستجو و جایگزینی در شرح عملیات 
ابتدا در صفحه اصلاح اسناد ، مثلث کنار آیکون " پرش به سطر دلخواه " را باز کرده و گزینه جستجو و جایگزینی در شرح عملیات یا کلیدهای Ctrl +H را انتخاب کنید.
پنجره جستجو و جایگزینی در شرح عملیات باز میشود .
در این پنجره می توانید عبارت مورد نظر را در قسمت " عبارت جستجو " تایپ نموده و در " عبارت جایگزین " عبارت مورد نظر را وارد نمایید . در صورت لزوم و بر حسب نیاز می توانید گزینههای پیش فرض را تغییر دهید.
همین مراحل را میتوانید برای جستجو و جایگزینی در شرح عملیات لاتین نیز انجام دهید با این تفاوت که باید در منوی باز شده از آیکون ، گزینه جستجو در شرح دیگر (لاتین) را انتخاب نمایید.
اصلاح شرح عملیات، کد حسابها یا کد تفصیلی‌ها
ابتدا در صفحه اصلاح اسناد ، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار دهید.
سپس مثلث کنار آیکون " پرش به سطر دلخواه " را باز کرده و گزینه آخر یعنی " اصلاح یکباره سطرهای علامت گذاری شده " را انتخاب کنید.
سپس پنجره " اصلاح یکباره سطرهای علامت گذاری شده " باز میشود که میتوانید بر حسب نیاز هر کدام از گزینههای موجود را انتخاب و اصلاح کنید.
حذف یکباره تعدادی سطر
ابتدا در صفحه اصلاح اسناد ، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار داده سپس کلیدهای Ctrl+Del را فشار دهید، پیغام تایید حذف سطرهای علامت گذاری شده ظاهر میشود. که میتوانید آن را تصویب نمایید.
کپی سطرهای انتخابی از سند در خود آن سند و یا سندی دیگر
ابتدا در صفحه اصلاح اسناد ، سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار داده سپس مثلث کنار آیکون دیسکت را باز کرده و گزینه ذخیره سطرهای علامت گذاری شده سند در فایل «وارده XP» را کلیک کنید.
سپس صفحه تعیین نام فایل xml باز شده، نام مورد نظر خویش را تایپ و آن را ذخیره نمایید.
حال سندی را که می‌خواهید آن سطرها را در آن کپی کنید، در حالت اصلاح باز کرده، مثلث کنار آیکون مثبت را انتخاب نموده و بر روی فراخوانی سند وارده XP کلیک کنید،
وقتی صفحه انتخاب یک فایل xml باز شد، فایل مزبور را انتخاب و آن را open کنید.
صفحه فراخوانی سند وارده Xp باز می شود، در صورت نیاز، گزینه مبالغ سطرهای سند معکوس شوند را تیک بزنید و سپس آن را تصویب نمایید، حال میتوانید سند را ذخیره کنید.
