تعریف جداول پایه: تفاوت بین نسخه‌ها

از NOSA Wiki
پرش به ناوبری پرش به جستجو
 
(۱۱۸ نسخه‌ٔ میانی ویرایش شده توسط ۳ کاربر نشان داده نشده)
سطر ۱: سطر ۱:
 +
<!--جهت علامت‌گذاری مطالب این صفحه، می‌توانید از کدهای محدوده 402301 تا 402350 استفاده نمایید. آخرین کد استفاده شده : "402301"-->
  
 +
==مفهوم جداول پایه==
 +
'''اطلاعات پایه''' لازم برای راه اندازی سیستم امانات را در قالب تعدادی جدول، تدوین شده و در سیستم ذخیره می‌گردد. این جدولها، '''جداول پایه''' نام دارد.
  
=='''مفهوم جداول پایه'''==
+
'''شیوه جمع آوری اطلاعات''':
  
'''اطلاعات پایه''' لازم برای راه اندازی سیستم امانات را در قالب تعدادی جدول، تدوین شده و در سیستم ذخیره می گردد. این جدولها، '''جداول پایه''' نام دارد.
+
گام اول برای تدوین جداول پایه، '''شناخت دقیق سیستم دستی''' است، سیستم دستی یعنی روال‌ها و خدماتی که براساس آیین نامه در میز امانت ارائه می‌شود، این شناخت از طریق '''مطالعه آیین نامه امانت و مصاحبه با مسئول میز امانات''' به دست می‌آید که در تدوین جداول پایه به کار  می‌روند.
 +
===تقسیم بندی جداول پایه===
 +
جداول پایه در سیستم امانات بر دو دسته '''جداول پایه اعضا''' و '''جداول پایه اسناد''' طبقه بندی می‌شوند.
  
 +
جداول پایه اعضا
  
  
'''شیوه جمع آوری اطلاعات'''
+
[[file:cir0111000.jpg|900px |thumb |center|تقسیم بندی جداول پایه اعضا]]
  
گام اول برای تدوین جداول پایه، '''شناخت دقیق سیستم دستی''' است، سیستم دستی یعنی روالها و خدماتی که براساس آیین نامه در میز امانت ارائه می شود، این شناخت از طریق '''مطالعه آیین نامه امانت و مصاحبه با مسئول میز امانات''' به دست می آید که در تدوین جداول پایه به کار  می روند.
 
  
 +
جداول پایه اسناد
  
  
 +
[[file:cir0212000.jpg|900px |thumb |center|تقسیم بندی جداول پایه اسناد]]
  
==تقسیم بندی جداول پایه==
+
==جداول پایه اعضا==
  
جداول پایه در سیستم امانات بر دو دسته '''جداول پایه اعضا''' و '''جداول پایه اسناد''' طبقه بندی میشوند.
+
جداول پایه اعضا بر دو دسته '''اطلاعات آموزشی''' و '''اطلاعات اداری''' تقسیم میشوند
 +
 
 +
 
 +
[[file:CIR1001013.png|900px |thumb |center|تقسیم بندی جداول پایه]]
 +
 
 +
===جداول پایه اطلاعات آموزشی===
 +
 
 +
اطلاعات آموزشی شامل '''دانشگاه‌ها''' و '''دانشکده‌ها''' و '''گروه‌های آموزشی''' و '''رشته‌های تحصیلی''' و '''مقاطع تحصیلی''' است.
 +
 
 +
 
 +
اگر یک مرکز دربرگیرنده چند دانشگاه یا مجموعه‌های دانشگاهی باشد و دانشجویان تمام این دانشگاه‌ها عضو سیستم باشند آنگاه باید فهرست این دانشگاه‌ها را در این جدول وارد کنید.  
  
 +
برای مثال فرض کنید یک سیستم امانات متمرکز برای پردیس‌های مرکزی و کشاورزی دانشگاه تهران نصب شده و دانشجویان هر دو پردیس عضو سیستم باشند.
  
[[file:CIR1001012.PNG|900px |thumb |center|جداول پایه]]
+
بهرحال با کلیک روی آیکون [[file:CIRGEN0001.PNG|25px]] دانشگاه‌های زیرمجموعه سیستم را وارد کنید.
  
=='''جداول پایه اعضا'''==
 
  
جداول پایه اعضا بر دو دسته '''اطلاعات آموزشی''' و '''اطلاعات اداری''' تقسیم میشوند
+
[[file:CIR1001014.png|900px |thumb |center|دانشگاه‌ها]]
  
  
[[file:CIR1001013.PNG|500px |thumb |center|تقسیم بندی جداول پایه]]
+
در جدول زیر باید نام تمام '''دانشکده‌های''' های دانشگاه‌ها را وارد کنید.  
  
 +
برای ورود اطلاعات دانشکده ابتدا از ستون نام '''دانشگاه'''، لیست دانشگاه‌ها را باز کنید و از آنجا '''دانشگاه''' مورد نظر را انتخاب کنید.
  
 +
سپس نام '''دانشکده''' را در ستون مربوطه وارد کنید.
  
  
==جداول پایه اطلاعات آموزشی==
+
[[file:CIR1001015.png|900px |thumb |center|دانشکده ها]]
  
اطلاعات آموزشی شامل دانشگاهها و دانشکده ها و گروههای آموزشی و رشته های تحصیلی و مقاطع تحصیلی است
 
  
 +
در جدول زیر نام تمام '''گروه‌های آموزشی''' را وارد کنید.
 +
 +
برای وارد کردن نام هر '''گروه آموزشی'''، ابتدا باید در ستون '''دانشکده''' روی آیکون [[file:CIRGEN0009.PNG|25px]] کلیک کنید و از فهرست درختی ساختار آموزشی، '''دانشکده''' مورد نظر خود را انتخاب کنید. پس از آن نام '''گروه''' مورد نظر را در ستون مربوطه وارد کنید.
  
اگر یک مرکز دربرگیرنده چند دانشگاه یا مجموعه های دانشگاهی باشد و دانشجویان تمام این دانشگاهها عضو سیستم باشند آنگاه باید فهرست این دانشگاهها را در این جدول وارد کنید.
 
  
برای مثال فرض کنید یک سیستم امانات متمرکز برای پردیسهای مرکزی و کشاورزی دانشگاه تهران نصب شده و دانشجویان هر دو پردیس عضو سیستم باشند.  
+
[[file:CIR1001016.png|900px |thumb |center|گروه آموزشی]]
  
بهرحال با کلیک روی آیکون [[file:CIRGEN0001.PNG|25px]] دانشگاههای زیرمجموعه سیستم را در این جدول وارد کنید.
 
  
 +
در جدول زیر باید نام تمام '''رشته‌های تحصیلی''' دانشگاه  را وارد کنید.
 +
 +
برای وارد کردن نام هر '''رشته'''، ابتدا باید در ستون '''گروه آموزشی'''،  روی آیکون [[file:CIRGEN0009.PNG|25px]] کلیک کنید و از فهرست درختی ساختار آموزشی ، '''گروه آموزشی ''' مورد نظر خود را انتخاب کنید. پس از آن نام '''رشته''' مورد نظر را در ستون مربوطه وارد کنید.
  
[[file:CIR1001014.PNG|900px |thumb |center|دانشگاهها]]
 
  
 +
[[file:CIR1001017.png|900px |thumb |center|رشته تحصیلی]]
  
در این جدول باید نام تمام دانشکده های دانشگاه (ها) را وارد کنید.
 
  
برای ورود اطلاعات دانشکده ابتدا باید از ستون '''نام دانشگاه'''، لیست دانشگاهها را باز کنید و از آنجا دانشگاه مورد نظر را انتخاب کنید.  
+
در جدول زیر نام تمام '''مقاطع تحصیلی''' دانشگاه را توسط گزینه [[file:CIRGEN0001.PNG|25px]] وارد کنید.
  
سپس نام دانشکده را در ستون مربوطه وارد کنید.
 
  
 +
[[file:CIR1001018.png|900px |thumb |center|مقاطع تحصیلی]]
  
[[file:CIR1001015.PNG|900px |thumb |center|دانشکده ها]]
+
===جداول پایه اطلاعات اداری===
 +
اطلاعات اداری شامل '''اداره ها''' و '''وضعیت استخدامی''' و '''مدارک تحصیلی''' است
  
 +
در فهرست '''اداره''' ها ساختار سازمانی سه لایه نیز پشتیبانی میشود که بر اساس آن میتوان سلسله مراتبی را پیاده سازی کنید. به عبارت دیگر نامهای '''اداره'''، '''سازمان''' و '''سازمان مادر''' کاملا قراردادی است و شما می توانید لایه های مختلف سازمانی خود را در آن تعریف نمائید.
  
در این جدول باید نام تمام گروههای آموزشی را وارد کنید.
 
 
برای وارد کردن نام هر گروه آموزشی، ابتدا باید در ستون دانشکده روی آیکون [[file:CIRGEN0009.PNG|25px]] کلیک کنید و از فهرست درختی ساختار آموزشی، دانشکده مورد نظر خود را
 
  
انتخاب کنید. پس از آن نام گروه مورد نظر را در ستون مربوطه وارد کنید.
 
  
 +
'''فرض کنید''' برای شما گزارشگیری در سطح بخشهای اداری مهم باشد. برای این کار می توانید این ساختار را تعریف کنید:
 +
 +
'''سازمان مادر: معاونتها'''
 +
 +
'''سازمان : مدیریتها'''
  
[[file:CIR1001016.PNG|900px |thumb |center|گروه آموزشی]]
+
'''اداره : بخشها'''
  
  
در این جدول باید نام تمام رشته های تحصیلی دانشگاه  را وارد کنید.
+
[[file:CIR1001019.png|900px |thumb |center|اداره ها]]
 
برای وارد کردن نام هر رشته، ابتدا باید در ستون ”گروه آموزشی“،  روی آیکون [[file:CIRGEN0009.PNG|25px]] کلیک کنید و از فهرست درختی ساختار آموزشی ، گروه آموزشی  مورد نظر
 
  
خود را انتخاب کنید. پس از آن نام رشته مورد نظر را در ستون مربوطه وارد کنید.
 
  
 +
نکته : هرچقدر این '''ساختار پیچیده تر و جزئی تر''' و تعداد اعضا بیشتر باشد، ورود اطلاعات و به روز کردن آن '''دشوارتر''' خواهد بود. اما در مقابل '''گزارشگیری های دقیق تری ''' را تولید خواهد کرد.
  
[[file:CIR1001017.PNG|900px |thumb |center|رشته تحصیلی]]
 
  
 +
'''وضعیتهای استخدامی''' برای دسته بندی و گزارشگیری از اعضای کارمند به کار می رود.
  
در این جدول نام تمام مقاطع تحصیلی دانشگاه را توسط گزینه [[file:CIRGEN0001.PNG|25px]] وارد کنید.
 
  
 +
[[file:CIR1001020.png|900px |thumb |center|وضعیت استخدامی]]
  
[[file:CIR1001018.PNG|900px |thumb |center|مقاطع تحصیلی]]
 
  
==جداول پایه اطلاعات اداری==
+
'''مدارک تحصیلی''' نیز برای دسته بندی و گزارشگیری از اعضای کارمند به کار می رود.
اطلاعات اداری شامل '''اداره ها''' و '''وضعیت استخدامی''' و '''مدارک تحصیلی''' است
 
  
در فهرست اداره ها  ساختار سازمانی سه لایه نیز پشتیبانی میشود که بر اساس آن میتوان سلسله مراتبی را پیاده سازی کنید. به عبارت دیگر نامهای '''اداره'''، '''سازمان''' و
 
  
'''سازمان مادر''' کاملا قراردادی است و شما می توانید لایه های مختلف سازمانی خود را در آن تعریف کنید.
+
[[file:CIR1001021.png|900px |thumb |center|مدارک تحصیلی]]
  
 +
==جداول پایه اسناد==
  
  
فرض کنید برای شما گزارشگیری در سطح بخشهای اداری مهم باشد. برای این کار می توانید این ساختار را تعریف کنید:
+
[[file:cir0212000.jpg|900px |thumb |center|خدمات اسناد]]
  
سازمان مادر: معاونتها
+
===انواع خدمات اسناد===
  
سازمان : مدیریتها
+
در هر کتابخانه، گروه‌های مختلف '''اسناد''' به روشها و کیفیت‌های مختلف امانت داده می‌شود.
  
اداره : بخشها
+
برای مثال کتاب‌های مرجع فقط برای مطالعه در محل امانت داده می‌شود. یا مثلا کتاب‌های پراستفاده (مثلا کمک درسی) مدت کمتری در مقایسه با دیگر کتاب‌ها امانت داده می‌شود.
  
 +
برای پیاده سازی این امکان، باید '''انواع خدمات اسناد''' را تعریف و تدوین کنید. 
  
[[file:CIR1001019.PNG|900px |thumb |center|اداره ها]]
 
  
  
نکته : هرچقدر این ساختار پیچیده تر و جزئی تر و تعداد اعضا بیشتر باشد، ورود اطلاعات و به روز کردن آن دشوارتر خواهد بود. اما در مقابل گزارشگیری های دقیق تری را تولید خواهد کرد.
+
[[file:CIR1001034.PNG|900px |thumb |center|خدمات اسناد]]
  
  
وضعیتهای استخدامی برای دسته بندی و گزارشگیری از اعضای کارمند به کار می رود.
 
  
 +
روی آیکون [[file:CIRGEN0001.PNG|25px]] کلیک کنید سپس یک نام دلخواه برای '''خدمات اسناد''' وارد کنید، در ستون '''عبارت کلیدی'''، یک عبارت لاتین برای این '''خدمات اسناد''' وارد کنید در نهایت روی ناحیه نام '''خدمات اسناد''' دوبار کلیک نموده تا پنجره زیر باز شود.
  
[[file:CIR1001020.PNG|900px |thumb |center|وضعیت استخدامی]]
+
'''خدمات اسناد''' در پنج قسمت '''امانت'''، '''تمدید امانت'''، '''رزرو و نگهداری'''، '''مطالعه در محل'''، '''تمدید مطالعه در محل''' تنظیم می‌شود.
  
 +
برای تنظیم هرکدام از این سرویس‌ها باید ابتدا مربع واقع در سمت راست آن سرویس را تیک بزنید.
  
مدارک تحصیلی نیز برای دسته بندی و گزارشگیری از اعضای کارمند به کار می رود.
+
در مرحله بعد باید تکمه '''جزئیات''' واقع در روبروی هر سرویس را کلیک کنید.
  
  
[[file:CIR1001021.PNG|900px |thumb |center|مدارک تحصیلی]]
 
  
=='''انواع خدمات عضویت'''==
+
[[file:CIR1001035.PNG|900px |thumb |center|خدمات اسناد]]
  
 +
===سرویس امانت===
  
 +
'''تنظیمات زمان امانت'''
  
 +
بطور پیش فرض هیچ محدودیت زمانی برای امانت سند وجود ندارد (قسمت تنظیمات زمان امانت غیرفعال است).
  
 +
برای تعیین زمان مجاز برای امانت این دسته از اسناد، ابتدا باید گزینه مربوط به محدودیت زمانی را تیک بزنید تا ناحیه تنظیمات زمان امانت فعال شود.
  
برای امکان ارائه خدمات متفاوت به اعضای متفاوت باید تعدادی خدمات عضویت تعریف کنید.
+
*'''حداکثر زمان امانت برحسب روز'''
  
هر کدام از خدمات به یک دسته از اعضا تعلق خواهد گرفت و امکانات و محدودیتهای این اعضا را در کسب خدمات کنترل خواهد کرد.
+
در این قسمت تعیین می شود این دسته از اسناد حداکثر چند روز می تواند به امانت برده شود.
  
برای تعریف یک خدمات عضویت جدید ابتدا روی آیکون [[file:CIRGEN0001.PNG|25px]] کلیک نمائید سپس یک نام دلخواه وارد نموده و در آخر برای ادامه تنظیمات روی آن دوبار کلیک کنید
+
*'''اجازه امانت طولانی تر با تایید مسئول امانات '''
  
 +
اگر می خواهید مسئول میز امانت اختیار افزایش مدت مجاز امانات را داشته باشد این گزینه را تیک بزنید. در غیر این صورت سیستم به هیچ وجه اجازه امانت بیشتر از مدت مجاز را نخواهد داد.
  
[[file:CIR1001022.PNG|900px |thumb |center|خدمات عضویت]]
 
  
  
خدمات عضویت شامل سرویسهای '''امانت'''، '''تمدید امانت'''، '''رزرو و نگهداری'''، '''مطالعه در محل'''، و '''تمدید مطالعه در محل''' می باشد.
+
[[file:CIR1001041.PNG|900px |thumb |center|سرویس امانت]]
  
برای تنظیم هر کدام از سرویسها، ابتدا باید تیک فعال سازی آن سرویس را بزنید و سپس تکمه '''جزئیات''' را کلیک نمائید.
 
  
  
'''سرویس امانت'''
+
'''تنظیمات تاخیر اسناد'''
  
 +
در این مورد نیز بطور پیش فرض سیستم هیچ جریمه ای را برای تاخیر در نظر نمی گیرد (ناحیه تنظیمات جریمه غیرفعال است).
  
[[file:CIR1001023.PNG|900px |thumb |center|جزئیات]]
+
برای تعیین جریمه تاخیر، ابتدا باید گزینه فعال سازی این امکان را تیک بزنید.
  
 +
*'''جریمه ثابت '''
  
'''تنظیمات تعداد اسناد'''
+
این جریمه به شکل ثابت و برای هر سندی که تاخیر داشته باشد محاسبه می شود.
تنظیمات سرویس امانت در شش زبانه انجام می شود. اولین تنظیم روی تعداد اسناد قابل امانت انجام می شود که در این قسمت حداکثر تعداد اسنادی که عضو می تواند امانت بگیرد تعیین می
 
شود.
 
اگر یک کتابخانه مخازن متعدد داشته باشد (مانند کتابخانه های دانشکده ای)، آنگاه می توانید تعداد اسناد مجاز  را میان مخازن مختلف تقسیم و مدیریت نمائید.
 
  
 +
*'''جریمه روزانه'''
  
[[file:CIR1001024.PNG|900px |thumb |center|جزئیات سرویس امانت]]
+
مبلغ جریمه وارد شده در این ناحیه به ازای هر روز تاخیر محاسبه خواهد شد.  
  
 +
*'''مهلت بازگشت به ازای جریمه ثابت'''
  
'''تنظیمات زمان امانت'''
+
در این مهلت زمانی اگر سند بازگشت بخورد فقط جریمه ثابت تعلق خواهد گرفت و جریمه روزانه محاسبه نخواهد شد.
مرحله بعد تعیین مدت زمان امانت است. از این طریق معلوم می شود این نوع از اعضا حداکثر چند روز می توانند کتابها را در امانت خود نگهدارند.
 
اگر هیچ محدودیت زمانی وجود نداشته باشد (ناحیه تدوین زمان، غیرفعال باشد) به این حالت امانت نامحدود نامیده می شود. در این حالت، عضو می تواند سند را تا زمانی که عضو
 
دیگری درخواست نکرده نزد خود به امانت نگهدارد. اگر عضو دیگری سند را درخواست کند آنگاه پس از مدت معینی باید سند به کتابخانه بازگشت داده شود. این مدت برحسب روز در ناحیه
 
مشخص تعیین می شود.
 
  
  
[[file:CIR1001025.PNG|900px |thumb |center|جزئیات زمان امانت]]
 
  
 +
[[file:CIR1001042.PNG|900px |thumb |center|تاخیر اسناد]]
  
'''فعال نمودن اسناد از نظر محتوی و روش استفاده'''
 
در قسمت های '''انواع اسناد از نظر محتوا''' و '''انواع اسناد در نظر روش استفاده'''، اسنادی که اعضا می توانند به امانت بگیرند تعیین می گردد. انواع محتواهای مجاز برای این
 
نوع از اعضا را از فهرست انواع اسناد تیک بزنید.
 
اگر می خواهید این اعضا با تایید مسئول امانات بتوانند به صورت موردی انواع اسناد با محتواهای دیگر را به امانت بگیرند گزینه مربوطه را تیک بزنید.
 
  
 +
'''تنظیمات هزینه اسناد'''
  
[[file:CIR1001026.PNG|900px |thumb |center|جزئیات نوع سند(محتوی)]]
+
مشابه موارد قبل، سیستم بطور پیش فرض، هیچ هزینه ای را برای خدمات امانت  در نظر نمی گیرد (ناحیه  تنظیمات هزینه غیرفعال است).
  
 +
برای تعیین هزینه، ابتدا باید گزینه فعال سازی این امکان را تیک بزنید.
  
'''تنظیمات تاخیر اسناد'''
+
*'''هزینه ثابت '''
در حالت پیش فرض، سیستم جریمه ای برای تاخیرها در نظر نمی گیرد و تنظیمات مربوط به جریمه غیرفعال است
 
برای تنظیم جریمه، ابتدا گزینه '''تاخیر در بازگشت سند منجر به جریمه ریالی می شود''' را فعال نمائید.
 
  
'''جریمه ثابت''': حداقل جریمه ای که بدون توجه به روزهای تاخیر و بطور ثابت در نظر گرفته می شود.
+
این هزینه  به شکل ثابت و برای هر سندی که به امانت می رود داشته باشد محاسبه می شود.
  
'''جریمه روزانه''': میزان جریمه ای که برای هر روز تاخیر محاسبه می شود.
+
*'''هزینه روزانه '''
  
'''حد مجاز تاخیر''': اگر می خواهید چند روز تخفیف برای تاخیر در نظر بگیرید تعداد روزهای مورد نظر خود را در این قسمت وارد کنید. به عبارت دیگر تاخیر عضو، بلافاصله پس از اتمام مهلت امانت آغاز نمی شود و عضو یک مهلت دوباره برای بازگشت پیدا می کند. بدیهی است در صورت بازگشت سند در این مهلت، هیچ تاخیری برای عضو ثبت نخواهد شد.
+
مبلغ هزینه وارد شده در این ناحیه به ازای هر روز امانت محاسبه خواهد شد.  
  
'''تاخیر شامل حد مجاز''': حال سوال این است که اگر تاخیر از حد مجاز بیشتر شد، آنگاه این حد مجاز نیز در محاسبه جریمه نهایی لحاظ شود یا نه. با تیک زدن این گزینه، تعداد روزهای حد مجاز تاخیر نیز جزئی از تاخیر کل به شمار می آید و به ازای هر روز آن جریمه محاسبه خواهد شد. در غیر این صورت مهلت مجاز در محاسبه جریمه نهایی دخیل نخواهد شد و از کل روزهای تاخیر کسر خواهد شد.
+
*'''مهلت بازگشت به ازای هزینه ثابت'''
  
'''مهلت بازگشت سند به ازای جریمه ثابت''': تا مهلتی که در این قسمت تنظیم می شود فقط جریمه ثابت محاسبه می شود و پس از آن جریمه روزانه نیز محاسبه و به کل جریمه افزوده می شود.
+
در این مهلت زمانی اگر سند بازگشت بخورد فقط هزینه ثابت تعلق خواهد گرفت و هزینه روزانه محاسبه نخواهد شد.
  
  
[[file:CIR1001027.PNG|900px |thumb |center|جزئیات تاخیر]]
 
  
 +
[[file:CIR1001043.PNG|900px |thumb |center|هزینه اسناد]]
  
'''تنظیمات دریافت هزینه برای اسناد'''
+
===سرویس تمدید===
در حالت پیش فرض، سیستم هزینه ای را برای خدمات در نظر نمی گیرد و تنظیمات مربوط به دریافت هزینه غیرفعال است (به شکل دقت کنید)
 
برای تنظیمات هزینه خدمات، ابتدا گزینه دریافت هزینه  را کلیک کنید.
 
هزینه ثابت: حداقل هزینه ای که بدون توجه به مدت امانت و بطور ثابت دریافت  می شود.
 
هزینه روزانه: میزان هزینه ای که برای هر روز امانت محاسبه می شود.
 
مهلت بازگشت سند به ازای هزینه ثابت: در این ناحیه تعیین می شود که عضو به ازای هزینه ثابتی که پرداخت می کند چند روز بتواند سند را در امانت نگهدارد. به عبارت دیگر تا انقضای
 
این مهلت، هزینه روزانه محاسبه نمی شود .
 
  
  
[[file:CIR1001028.PNG|900px |thumb |center|جزئیات هزینه]]
+
*'''مشاهده و بررسی سند قبل از تمدید'''
  
 +
در بعضی از مراکز برای اطمینان از سالم بودن سند، لازم است حتما سند قبل از تمدید توسط مسئول امانات رویت شود. در این سیستم نیز بطور پیش فرض این شرط وجود دارد.
  
در حالت پیش فرض، اعتبار مالی عضو در حین امانت سند کنترل میشود ولی برخی از مراکز مایلند هنگام تسویه حساب عضو مقدار بدهکاری عضو را محاسبه کنند، در این صورت سیستم اعتبار مالی عضو را در هر رخداد بررسی نمیکند
+
در این وضعیت امکان تمدید تلفنی یا غیرحضوری وجود ندارد و عضو باید سند را به میز امانات منتقل کرده و در محل تمدید نماید.
  
  
[[file:CIR1001029.PNG|900px |thumb |center|جزئیات اعتبار مالی]]
+
*'''تمدید به فرم غیرحضوری'''
  
==سرویس تمدید==
+
در حالت عادی، امکان تمدید سند به شکل غیرحضوری و از طریق سرویسهای امانت کلاینت سیمرغ وجود دارد. اما اگر می خواهید این امکان را از اعضا بگیرید تیک این گزینه را بردارید.
  
1.تمدید سند رزرو شده
 
بطور معمول اعضا مجاز به تمدید سند رزرو شده نیستند و  پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید امانت سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می خواهید این کار را
 
مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.
 
  
 +
*'''تمدید سند رزرو شده'''
  
2.تمدید سند تاخیری
+
بطور معمول سندی که رزرو شده نباید تمدید شود که پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید امانت سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می خواهید این کار را مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.
بطور عادی اعضا مجاز به تمدید سند دارای تاخیر نیستند. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید تیک این گزینه را بردارید.
 
  
  
3.اجازه تمدید به فرم غیرحضوری
+
*'''تمدید سند تاخیری'''
در حالت عادی، اعضا امکان تمدید سند به شکل غیرحضوری و از طریق سرویسهای امانت کلاینت سیمرغ را دارند. اما اگر می خواهید این امکان را از اعضا بگیرید تیک این گزینه را بردارید.
 
  
 +
بطور عادی سندی که تاخیر دارد مجاز به تمدید نیست. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید تیک این گزینه را بردارید.
  
4.تمدید سند رزرو شده
 
بطور معمول اعضا نمی توانند سندی رزرو شده را تمدید کنند که پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید امانت سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می خواهید این کار
 
را مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.
 
  
 +
*'''حداکثر تکرار تمدید'''
  
5.تمدید سند تاخیری
+
برای تنظیم  تمدید نامحدودتیک گزینه محدودیت سند را بردارید. (در این حالت ناحیه تنظیمات تعداد دفعات امانت غیر فعال می شود)
بطور عادی اعضا مجاز به تمدید سند دارای تاخیر نیستند. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید تیک این گزینه را بردارید.
 
  
 +
در حالت پیش فرض،  سند برای تمدید مکرر محدودیت دارد و حداکثر دفعات تمدید برابر صفر است. این تنظیمات به این معنی است که در حالت عادی امکان تمدید وجود ندارد.
  
6.حداکثر تکرار تمدید
 
در حالت پیش فرض،  عضو برای تمدید مکرر محدودیت دارد و حداکثر دفعات تمدید برابر صفر است. این تنظیمات به این معنی است که در حالت عادی امکان تمدید وجود ندارد.
 
 
اگر می خواهید تعداد تمدیدها را بیشتر کنید، حداکثر دفعات مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.
 
اگر می خواهید تعداد تمدیدها را بیشتر کنید، حداکثر دفعات مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.
  
7.تمدید بیشتر با اجازه مسئول امانات
+
 
 +
*'''تمدید بیشتر با اجازه مسئول امانات'''
 +
 
 
در حالت عادی، مسئول امانات می تواند به صلاحدید خود اجازه امانت بیشتر از حد مجاز را بدهد. اما اگر می خواهید این اختیار را از مسئول امانات بگیرید، تیک این گزینه را بردارید.  
 
در حالت عادی، مسئول امانات می تواند به صلاحدید خود اجازه امانت بیشتر از حد مجاز را بدهد. اما اگر می خواهید این اختیار را از مسئول امانات بگیرید، تیک این گزینه را بردارید.  
و اما اگر می خواهید هیچ محدودیتی در تعداد تمدیدهای مجاز اعضا وجود نداشته باشد تیک گزینه محدودیت تمدید را بردارید. (در این حالت ناحیه تنظیمات تعداد دفعات تمدید غیر فعال می شود)
 
اگر می خواهید تعداد تمدیدها را بیشتر کنید، حداکثر دفعات مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.
 
  
 +
تنظیمات مربوط به حداکثر زمان تمدید، تعداد مجاز تمدیدها و ... در این فرم انجام می شود.
 +
 +
 +
*'''حداکثر زمان تمدید'''
  
8.حداکثر زمان تمدید
 
 
بطور پیش فرض، حداکثر زمان تمدید برابر با حداکثر زمان امانت است.
 
بطور پیش فرض، حداکثر زمان تمدید برابر با حداکثر زمان امانت است.
 +
 
اما در بعضی از مراکز برای تمدید، محدودیت هایی را قائل می شوند و تمایل دارند مدت تمدید را کمتر از مدت امانت قرار دهند.  
 
اما در بعضی از مراکز برای تمدید، محدودیت هایی را قائل می شوند و تمایل دارند مدت تمدید را کمتر از مدت امانت قرار دهند.  
 +
 
بهرحال برای تعیین زمان تمدید ابتدا باید حالت پیش فرض را تغییر دهیم (باید تیک گزینه حداکثر زمان تمدید برابر با زمان امانت را برداریم)
 
بهرحال برای تعیین زمان تمدید ابتدا باید حالت پیش فرض را تغییر دهیم (باید تیک گزینه حداکثر زمان تمدید برابر با زمان امانت را برداریم)
 +
 
سپس مدت مورد نظر خود برای زمان تمدید را برحسب روز وارد می کنیم.
 
سپس مدت مورد نظر خود برای زمان تمدید را برحسب روز وارد می کنیم.
  
  
[[file:CIR1001030.PNG|900px |thumb |center|سرویس تمدید]]
+
[[file:CIR1001045.PNG|900px |thumb |center|سرویس تمدید]]
 +
 
 +
===سرویس رزرو و نگهداری===
 +
 
 +
*'''امکان رزرو به شکل غیرحضوری'''
 +
 
 +
بطور پیش فرض امکان درخواست نگهداری و رزرو اسناد به شکل غیرحضوری یا از طریق اینترنت وجود دارد.
 +
 
 +
اما اگر می خواهید امکان رزرو غیرحضوری را از اعضا بگیرید آنگاه باید این تیک را بردارید.
 +
 
 +
*'''امکان رزرو اسناد در امانت نامحدود'''
 +
 
 +
در مورد اسناد در امانت نامحدود دو تصمیم می توان گرفت:
 +
 
 +
*1. این اسناد قابل رزرو توسط اعضای دیگر نیستند  و هیچ محدودیتی در بازگشت اسناد برای اعضای امانت گیرنده وجود ندارد (شکل پیش فرض نیز این گزینه می باشد).
 +
 
 +
*2. این اسناد تا زمانی که عضو دیگری آنها را رزرو نکرده باشد در امانت عضو خواهد بود و به محض رزرو باید به کتابخانه بازگشت داده شود. برای اعمال این مورد باید این گزینه را
 +
تیک بزنید.
 +
 
 +
 
 +
[[file:CIR1001046.PNG|900px |thumb |center|رزرو و نگهداری]]
 +
 
 +
===سرویس مطالعه در محل===
 +
 
 +
'''زمان مطالعه'''
 +
 
 +
بطور پیش فرض هیچ محدودیت زمانی برای مطالعه سند وجود ندارد (قسمت تنظیمات زمان مطالعه غیرفعال است).
 +
 
 +
برای تعیین زمان مجاز برای مطالعه این دسته از اسناد، ابتدا گزینه مربوط به محدودیت زمانی  را تیک بزنید، به این ترتیب ناحیه تنظیمات زمان مطالعه، فعال خواهد شد.
 +
 
 +
*'''حداکثر زمان مطالعه برحسب روز'''
 +
 
 +
در این قسمت تعیین می شود این دسته از اسناد حداکثر چند ساعت می تواند به امانت برده شود
 +
 
 +
*'''اجازه امانت طولانی تر با تایید مسئول امانات'''
 +
 
 +
اگر می خواهید مسئول میز امانت اختیار افزایش مدت مجاز مطالعه را داشته باشد این گزینه را تیک بزنید. در غیر این صورت سیستم به هیچ وجه اجازه مطالعه بیشتر از مدت مجاز را نخواهد داد.
 +
 
 +
 
 +
 
 +
[[file:CIR1001047.PNG|900px |thumb |center|سرویس مطالعه در محل]]
 +
 
 +
 
 +
 
 +
'''تنظیمات جریمه تاخیر'''
 +
 
 +
در این مورد نیز بطور پیش فرض سیستم هیچ جریمه ای را برای تاخیر در نظر نمی گیرد (ناحیه تنظیمات جریمه غیرفعال است)، برای تعیین جریمه تاخیر، ابتدا باید گزینه فعال سازی این امکان را تیک بزنید.
 +
 
 +
 
 +
*'''جریمه ثابت'''
 +
 
 +
این جریمه به شکل ثابت و برای هر سندی که تاخیر داشته باشد محاسبه می شود.
 +
 
 +
*'''جریمه ساعتی'''
 +
 
 +
مبلغ جریمه وارد شده در این ناحیه به ازای هر ساعت تاخیر محاسبه خواهد شد.
 +
 
 +
*'''مهلت بازگشت به ازای جریمه ثابت'''
 +
 
 +
در این مهلت زمانی اگر سند بازگشت بخورد فقط جریمه ثابت تعلق خواهد گرفت و جریمه ساعتی محاسبه نخواهد شد.
 +
 
 +
مشابه موارد قبل، سیستم بطور پیش فرض،  هیچ هزینه ای را برای خدمات مطالعه در نظر نمی گیرد (هزینه ها صفر است).
 +
 
 +
 
 +
 
 +
[[file:CIR1001049.PNG|900px |thumb |center|سرویس مطالعه در محل]]
 +
 
 +
 
 +
'''تنظیمات هزینه'''
 +
 
 +
 
 +
*'''هزینه ثابت'''
 +
 
 +
این هزینه  به شکل ثابت و برای هر سندی که به امانت می رود داشته باشد محاسبه می شود.
 +
 
 +
*'''هزینه ساعتی'''
 +
 
 +
مبلغ هزینه وارد شده در این ناحیه به ازای هر ساعت مطالعه محاسبه خواهد شد.
 +
 
 +
*'''مهلت بازگشت به ازای هزینه ثابت'''
 +
 
 +
در این مهلت زمانی اگر سند بازگشت بخورد فقط هزینه ثابت تعلق خواهد گرفت و هزینه ساعتی محاسبه نخواهد شد.
 +
 
 +
 
 +
 
 +
[[file:CIR1001050.PNG|900px |thumb |center|سرویس مطالعه در محل]]
 +
 
 +
===سرویس تمدید مطالعه در محل===
 +
 
 +
 
 +
 
 +
*'''تمدید مطالعه  به فرم غیرحضوری'''
 +
 
 +
در حالت عادی، امکان تمدید مطالعه سند به شکل غیرحضوری و از طریق سرویسهای امانت کلاینت سیمرغ وجود دارد. اما اگر می خواهید این امکان را از اعضا بگیرید تیک این گزینه را بردارید.
 +
 
 +
*'''تمدید مطالعه سند رزرو شده'''
 +
 
 +
بطور معمول سندی که رزرو شده نباید تمدید شود که پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید مطالعه سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می خواهید این کار را مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.
 +
 
 +
*'''تمدید مطالعه سند تاخیری'''
 +
 
 +
بطور عادی سندی که تاخیر دارد مجاز به تمدید نیست. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید تیک این گزینه را بردارید.
 +
 
 +
*'''حداکثر دفعات تکرار تمدید'''
 +
 
 +
در حالت پیش فرض،  سند برای تمدید مکرر مطالعه، محدودیت ندارد (ناحیه تنظیمات حداکثر دفعات تمدید غیرفعال است)
 +
 
 +
برای تنظیم حداکثر دفعات تمدید باید ابتدا گزینه مربوط به محدودیت تمدید را تیک بزنید
 +
 
 +
سپس حداکثر دفعات مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.
 +
 
 +
*'''تمدید بیشتر با تایید مسئول امانت'''
 +
 
 +
در حالت پیش فرض، فرض می شود مسئول میز امانت قدرت انعطاف بیشتری داشته و در مواردی که صلاح می داند می تواند اجازه تمدید بیشتر از حد مجاز را بدهد. و اما  اگر می خواهید این اختیار را از مسئول امانات سلب کنید باید تیک این گزینه را بردارید.
 +
 
 +
تنظیمات مربوط به حداکثر زمان تمدید، تعداد مجاز تمدیدها و ... برای مطالعه در محل در این فرم انجام می شود.
 +
 
 +
*'''حداکثر زمان تمدید'''
 +
 
 +
بطور پیش فرض، حداکثر زمان تمدید برابر با حداکثر زمان مطالعه است.
 +
 
 +
اما در بعضی از مراکز برای تمدید، محدودیت هایی را قائل می شوند و تمایل دارند مدت تمدید را کمتر از مدت مطالعه قرار دهند.
 +
 
 +
بهرحال برای تعیین زمان تمدید ابتدا باید حالت پیش فرض را تغییر دهیم (باید تیک گزینه حداکثر زمان تمدید  برابر با زمان مطالعه را برداریم)
 +
 
 +
سپس مدت مورد نظر خود برای زمان تمدید را برحسب ساعت وارد می کنیم.
 +
 
 +
 
 +
 
 +
[[file:CIR1001051.PNG|900px |thumb |center|سرویس تمدید مطالعه در محل]]
 +
 
 +
===پیش فرضهای عمومی===
 +
 
 +
'''پیش فرضهای عمومی اسناد'''، مشخصات خاص امانات برای عموم یا اکثریت اسناد یک کتابخانه است.
 +
 
 +
پارامترهایی مانند '''مخزن'''، '''نوع خدمات اسناد'''، '''روش استفاده'''، '''رده سنی''' و ... جزء '''اطلاعات کتابشناختی اسناد''' نیست و باید در سیستم امانات تعیین شود.
 +
 
 +
تعیین این پارامترها به صورت تک تک و برای همه اسناد دشوار و زمانبر است که تدوین پیش فرضها راه حلی است برای رفع این مشکل.
 +
 
 +
به این ترتیب تمام اسناد در هنگام انتقال به امانات، در صورتی که در '''فایل فرمت XPCIRC''' پارامتر خاصی تنظیم نشده باشد، پارامترهای پیش فرض را به خود خواهند گرفت.
 +
 
 +
 
 +
 
 +
[[file:CIR1001039.PNG|900px |thumb |center|پیش فرضهای عمومی]]
  
 +
===انواع اسناد از نظر محتوی===
  
==سرویس رزرو و نگهداری==
+
'''محتوی''' تقریبا همان مفهومی است که براساس آن قفسه های نگهداری اسناد از هم جدا شده است.
  
'''تعداد سند'''
+
برای مثال '''کتابها، نشریات، پایان نامه ها، لوحهای فشرده و ...''' در قفسه های خاص خود نگهداری می شود.
  
محدودیت در کل مخازن
+
البته مفهوم '''محتوی''' در اینجا گسترده تر از این است و با کمک این مفهوم، اسناد از یک نوع نیز می تواند به محتواهای جزئی تر تقسیم شود.
(مجموع رزروهای همه مخازن)حداکثر تعداد اسناد قابل رزرو در این ناحیه وارد میگردد
 
  
محدودیت در هر مخزن
+
برای مثال، اسناد از نوع دیداری شنیداری می تواند به محتواهای فیلم، موسیقی، عکس، و ... تقسیم شود.
در حالت عادی محدودیت در هر مخزن وجود ندارد و به این معنی است که عضو می تواند تمام اسناد مجاز رزرو خود را از هر کدام از مخازن انجام دهد.  
 
برای ایجاد محدودیت در هر مخزن، ابتدا باید گزینه محدودیت رزرو را تیک بزنید.
 
سپس حداکثر تعداد اسناد قابل رزرو در هر مخزن را در این ناحیه وارد کنید
 
  
مجوز تعداد رزرو بیش از حد مجاز به مسئول میز امانت
 
در حالت پیش فرض، اعضا می توانند در موارد خاص و با مجوز مسئول امانت، تعداد رزروهای خود را بیش از حد مجاز انجام دهند.
 
اما اگر بخواهید این اختیار را از مسئول امانات بگیرید باید این دو گزینه را غیرفعال کنید
 
  
  
[[file:CIR1001031.PNG|900px |thumb |center|سرویس رزرو و نگهداری]]
+
[[file:CIR1001036.PNG|900px |thumb |center|انواع محتوی]]
  
 +
===انواع اسناد از نظر روش استفاده===
  
 +
اسناد معمولا بسته به '''فرمت (شکل فیزیکی)''' آنها، روشهای استفاده مختلف دارند. مثلا اسناد دیداری شنیداری برای استفاده نیاز به دستگاه خاص دارند و به دلیل محدودیت فضا و تجهیزات خاص، خدمات استفاده در محل یا امانت این نوع از اسناد با مدیریت خاص ارائه می شود.
  
'''روش اطلاع و زمان نگهداری'''
+
اگرچه اسناد با محتواهای مختلف روشهای استفاده مختلف دارند اما مفهوم '''روش استفاده''' تفاوتهایی با مفهوم محتوا دارد. به عبارت دیگر گاهی یک محتوای خاص (مثلا کتابها) روشهای استفاده مختلف دارند. برای مثال کتابهای نفیس، محرمانه، و پراستفاده فقط برای مطالعه در محل امانت داده می شود.
  
پس از بازگشت سند رزرو شده به کتابخانه، این مساله باید به نوعی به اطلاع عضو رزروکننده برسد تا برای امانت گرفتن این سند به کتابخانه مراجعه کند.
 
  
راههای اطلاع رسانی به عضو
 
درج در اعلامیه عمومی اسناد رزروشده آماده امانت
 
یکی از گزارشهای چاپی سیستم امانات،“ اعلامیه عمومی اسناد رزرو شده آماده امانت“ است که به شکل روزانه و توسط مسئول امانات تهیه می شود و در بورد کتابخانه در معرض دید اعضا قرار می گیرد. این اعلامیه عمومی است و کلیه اسناد رزرو آماده امانت را در برمی گیرد.
 
  
ارسال پستی
+
[[file:CIR1001037.PNG|900px |thumb |center|انواع روش استفاده]]
در این روش، برای هر عضو یک گزارش اختصاصی تهیه می شود و به آدرس پستی او فرستاده می شود. در این گزارش، به اطلاع عضو رسانده می شود که اسناد درخواستی او به کتابخانه بازگشت داده شده و آماده امانت هستند.  
 
  
تماس تلفنی
+
===رده های سنی===
در این روش، سیستم یک گزارش از اعضای رزرو کننده تهیه می کند و مسئول امانت از روی این لیست، با تک تک اعضا تماس گرفته و خبر بازگشت اسناد مورد نظر اعضا را به اطلاع آنها می رساند.
 
  
راههای اطلاع رسانی به عضو (ادامه)
+
در بعضی از  '''کتابخانه های عمومی'''  به ویژه کتابخانه هایی که '''اعضای کودک و نوجوان''' دارند تمایل به طبقه بندی اسناد بر اساس '''محدوده سنی''' وجود دارد.
ارسال پست الکترونیک (Email)
 
در این روش به ازای هر سند بازگشت داده شده، یک Email به آدرس عضو رزروکننده ارسال می شود.
 
  
ارسال پیام کوتاه (SMS)
+
از این طریق می توان این امکان را ایجاد کرد که برای '''گروههای مختلف سنی اعضا'''، فقط اسناد مناسب با آن '''محدوده سنی''' امانت داده شود.
در این روش برای هر سند بازگشت داده شده، یک SMS به شماره همراه عضو رزرو کننده  ارسال می شود.
 
  
زمان نگهداری اسناد
+
تعداد رده ها و محدوده هر رده سنی کاملا دلخواه است و بستگی به سلایق و نیازهای کتابخانه دارد.
اسناد پس از بازگشت به کتابخانه می تواند مدت زمانی خاصی برای اولین عضو رزروکننده نگهداری شود. عضو در مدت زمان نگهداری، فرصت دارد به کتابخانه مراجعه و سند یادشده را به امانت بگیرد.  
 
در حالت عادی، سیستم هیچ زمان انتظاری را در نظر نمی گیرد اما اگر مایل به استفاده از این امکان باشید می توانید زمان انتظار مورد نظر خود را به شرح زیر تعیین کنید:
 
  
نگهداری اسناد بدون رزرو
 
اسنادی که رزرو دیگری ندارند حساسیت کمتری از این نظر دارند و می توانند زمان انتظار بیشتری داشته باشند. بهرحال زمان انتظار مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.
 
  
نگهداری اسناد دارای رزرو
 
اسنادی که رزرو دیگری دارند معمولا زمان کمتری نگهداری می شوند. بهرحال زمان انتظار مورد نظر برای این نوع از اسناد را در این ناحیه وارد کنید.
 
  
 +
[[file:CIR1001038.PNG|900px |thumb |center|رده های سنی]]
  
[[file:CIR1001032.PNG|900px |thumb |center|سرویس رزرو و نگهداری]]
+
===معین کننده سند===
  
 +
'''معین کننده''' اسناد یک مبنا و معیار طبقه بندی اختیاری و افزون بر طبقه بندی‌های  قبلی است. به عبارت دیگر '''هرگونه طبقه بندی که در قالب‌های معمول در جداول پایه نگنجد''' می‌تواند به شکل معین کننده در سیستم تعریف شود.
  
'''الویت و نحوه رزرو'''
+
دقت کنید که معمولا جداول پایه، اکثر معیارهای طبقه بندی را شامل می شود به دلیل این که اساسا طبقه بندی‌ها یا برای تفکیک انواع مختلف خدمات  به اعضاست که این مورد در خدمات اسناد ایجاد شده است یا اینکه برای گزارش گیری از اطلاعات کتابشناختی یا امانی اسناد است که موارد مهم آن در سیستم موجود است. بنابراین بجز در موارد خاص در اکثر موارد ضرورتی به تعریف معین کننده‌ها نیست.
  
میزان اولویت مورد نظر خود را برحسب روز مشخص نمائید
+
برای مثال فرض کنید کتابخانه ای نیاز داشته باشد اسناد خود را به شکل کلی طبقه بندی موضوعی نماید (مثلا ادبیات، فنی، مدیریت، علوم اجتماعی، ...). این طبقه بندی بیشتر به منظور امکان گزارشگیری آماری از میزان امانت موضوعات مختلف و استفاده از این اطلاعات در تصمیم گیری‌ها و سیاست گذاری‌های مدیریتی است. بهرحال این اطلاعات جزء اطلاعات کتابشناختی و جداول پایه نیست و باید به شکل معین کننده تعریف شود.
رزرو غیرحضوری به معنی رزرو از طریق سرویسهای امانت کلاینت سیمرغ (یا از طریق اینترنت) می باشد. در حالت پیش فرض، امکان رزرو غیرحضوری برای اعضا وجود ندارد اما اگر بخواهید این امکان را ایجاد کنید باید گزینه مربوط به آن واقع در این ناحیه را تیک بزنید.  
 
  
   
+
 
[[file:CIR1001033.PNG|900px |thumb |center|سرویس رزرو و نگهداری]]
+
  نکته مهم: دقت کنید که '''معین کننده‌ها''' باید '''به شکل دستی''' به اسناد تخصیص داده شود لذا در هنگام تعریف معین کننده میزان کار لازم برای ویرایش و بهنگام سازی دوره‌ای اطلاعات اسناد را در نظر بگیرید.
 +
 
 +
 
 +
[[file:cir1001040.png|900px |thumb |center|معین کننده اعضا]]

نسخهٔ کنونی تا ‏۲۰ ژوئن ۲۰۲۰، ساعت ۰۷:۰۰


مفهوم جداول پایه

اطلاعات پایه لازم برای راه اندازی سیستم امانات را در قالب تعدادی جدول، تدوین شده و در سیستم ذخیره می‌گردد. این جدولها، جداول پایه نام دارد.

شیوه جمع آوری اطلاعات:

گام اول برای تدوین جداول پایه، شناخت دقیق سیستم دستی است، سیستم دستی یعنی روال‌ها و خدماتی که براساس آیین نامه در میز امانت ارائه می‌شود، این شناخت از طریق مطالعه آیین نامه امانت و مصاحبه با مسئول میز امانات به دست می‌آید که در تدوین جداول پایه به کار می‌روند.

تقسیم بندی جداول پایه

جداول پایه در سیستم امانات بر دو دسته جداول پایه اعضا و جداول پایه اسناد طبقه بندی می‌شوند.

جداول پایه اعضا


تقسیم بندی جداول پایه اعضا


جداول پایه اسناد


تقسیم بندی جداول پایه اسناد

جداول پایه اعضا

جداول پایه اعضا بر دو دسته اطلاعات آموزشی و اطلاعات اداری تقسیم میشوند


تقسیم بندی جداول پایه

جداول پایه اطلاعات آموزشی

اطلاعات آموزشی شامل دانشگاه‌ها و دانشکده‌ها و گروه‌های آموزشی و رشته‌های تحصیلی و مقاطع تحصیلی است.


اگر یک مرکز دربرگیرنده چند دانشگاه یا مجموعه‌های دانشگاهی باشد و دانشجویان تمام این دانشگاه‌ها عضو سیستم باشند آنگاه باید فهرست این دانشگاه‌ها را در این جدول وارد کنید.

برای مثال فرض کنید یک سیستم امانات متمرکز برای پردیس‌های مرکزی و کشاورزی دانشگاه تهران نصب شده و دانشجویان هر دو پردیس عضو سیستم باشند.

بهرحال با کلیک روی آیکون CIRGEN0001.PNG دانشگاه‌های زیرمجموعه سیستم را وارد کنید.


دانشگاه‌ها


در جدول زیر باید نام تمام دانشکده‌های های دانشگاه‌ها را وارد کنید.

برای ورود اطلاعات دانشکده ابتدا از ستون نام دانشگاه، لیست دانشگاه‌ها را باز کنید و از آنجا دانشگاه مورد نظر را انتخاب کنید.

سپس نام دانشکده را در ستون مربوطه وارد کنید.


دانشکده ها


در جدول زیر نام تمام گروه‌های آموزشی را وارد کنید.

برای وارد کردن نام هر گروه آموزشی، ابتدا باید در ستون دانشکده روی آیکون CIRGEN0009.PNG کلیک کنید و از فهرست درختی ساختار آموزشی، دانشکده مورد نظر خود را انتخاب کنید. پس از آن نام گروه مورد نظر را در ستون مربوطه وارد کنید.


گروه آموزشی


در جدول زیر باید نام تمام رشته‌های تحصیلی دانشگاه را وارد کنید.

برای وارد کردن نام هر رشته، ابتدا باید در ستون گروه آموزشی، روی آیکون CIRGEN0009.PNG کلیک کنید و از فهرست درختی ساختار آموزشی ، گروه آموزشی مورد نظر خود را انتخاب کنید. پس از آن نام رشته مورد نظر را در ستون مربوطه وارد کنید.


رشته تحصیلی


در جدول زیر نام تمام مقاطع تحصیلی دانشگاه را توسط گزینه CIRGEN0001.PNG وارد کنید.


مقاطع تحصیلی

جداول پایه اطلاعات اداری

اطلاعات اداری شامل اداره ها و وضعیت استخدامی و مدارک تحصیلی است

در فهرست اداره ها ساختار سازمانی سه لایه نیز پشتیبانی میشود که بر اساس آن میتوان سلسله مراتبی را پیاده سازی کنید. به عبارت دیگر نامهای اداره، سازمان و سازمان مادر کاملا قراردادی است و شما می توانید لایه های مختلف سازمانی خود را در آن تعریف نمائید.


فرض کنید برای شما گزارشگیری در سطح بخشهای اداری مهم باشد. برای این کار می توانید این ساختار را تعریف کنید:

سازمان مادر: معاونتها

سازمان : مدیریتها

اداره : بخشها


اداره ها


نکته : هرچقدر این ساختار پیچیده تر و جزئی تر و تعداد اعضا بیشتر باشد، ورود اطلاعات و به روز کردن آن دشوارتر خواهد بود. اما در مقابل گزارشگیری های دقیق تری  را تولید خواهد کرد.


وضعیتهای استخدامی برای دسته بندی و گزارشگیری از اعضای کارمند به کار می رود.


وضعیت استخدامی


مدارک تحصیلی نیز برای دسته بندی و گزارشگیری از اعضای کارمند به کار می رود.


مدارک تحصیلی

جداول پایه اسناد

خدمات اسناد

انواع خدمات اسناد

در هر کتابخانه، گروه‌های مختلف اسناد به روشها و کیفیت‌های مختلف امانت داده می‌شود.

برای مثال کتاب‌های مرجع فقط برای مطالعه در محل امانت داده می‌شود. یا مثلا کتاب‌های پراستفاده (مثلا کمک درسی) مدت کمتری در مقایسه با دیگر کتاب‌ها امانت داده می‌شود.

برای پیاده سازی این امکان، باید انواع خدمات اسناد را تعریف و تدوین کنید.


خدمات اسناد


روی آیکون CIRGEN0001.PNG کلیک کنید سپس یک نام دلخواه برای خدمات اسناد وارد کنید، در ستون عبارت کلیدی، یک عبارت لاتین برای این خدمات اسناد وارد کنید در نهایت روی ناحیه نام خدمات اسناد دوبار کلیک نموده تا پنجره زیر باز شود.

خدمات اسناد در پنج قسمت امانت، تمدید امانت، رزرو و نگهداری، مطالعه در محل، تمدید مطالعه در محل تنظیم می‌شود.

برای تنظیم هرکدام از این سرویس‌ها باید ابتدا مربع واقع در سمت راست آن سرویس را تیک بزنید.

در مرحله بعد باید تکمه جزئیات واقع در روبروی هر سرویس را کلیک کنید.


خدمات اسناد

سرویس امانت

تنظیمات زمان امانت

بطور پیش فرض هیچ محدودیت زمانی برای امانت سند وجود ندارد (قسمت تنظیمات زمان امانت غیرفعال است).

برای تعیین زمان مجاز برای امانت این دسته از اسناد، ابتدا باید گزینه مربوط به محدودیت زمانی را تیک بزنید تا ناحیه تنظیمات زمان امانت فعال شود.

  • حداکثر زمان امانت برحسب روز

در این قسمت تعیین می شود این دسته از اسناد حداکثر چند روز می تواند به امانت برده شود.

  • اجازه امانت طولانی تر با تایید مسئول امانات

اگر می خواهید مسئول میز امانت اختیار افزایش مدت مجاز امانات را داشته باشد این گزینه را تیک بزنید. در غیر این صورت سیستم به هیچ وجه اجازه امانت بیشتر از مدت مجاز را نخواهد داد.


سرویس امانت


تنظیمات تاخیر اسناد

در این مورد نیز بطور پیش فرض سیستم هیچ جریمه ای را برای تاخیر در نظر نمی گیرد (ناحیه تنظیمات جریمه غیرفعال است).

برای تعیین جریمه تاخیر، ابتدا باید گزینه فعال سازی این امکان را تیک بزنید.

  • جریمه ثابت

این جریمه به شکل ثابت و برای هر سندی که تاخیر داشته باشد محاسبه می شود.

  • جریمه روزانه

مبلغ جریمه وارد شده در این ناحیه به ازای هر روز تاخیر محاسبه خواهد شد.

  • مهلت بازگشت به ازای جریمه ثابت

در این مهلت زمانی اگر سند بازگشت بخورد فقط جریمه ثابت تعلق خواهد گرفت و جریمه روزانه محاسبه نخواهد شد.


تاخیر اسناد


تنظیمات هزینه اسناد

مشابه موارد قبل، سیستم بطور پیش فرض، هیچ هزینه ای را برای خدمات امانت در نظر نمی گیرد (ناحیه تنظیمات هزینه غیرفعال است).

برای تعیین هزینه، ابتدا باید گزینه فعال سازی این امکان را تیک بزنید.

  • هزینه ثابت

این هزینه به شکل ثابت و برای هر سندی که به امانت می رود داشته باشد محاسبه می شود.

  • هزینه روزانه

مبلغ هزینه وارد شده در این ناحیه به ازای هر روز امانت محاسبه خواهد شد.

  • مهلت بازگشت به ازای هزینه ثابت

در این مهلت زمانی اگر سند بازگشت بخورد فقط هزینه ثابت تعلق خواهد گرفت و هزینه روزانه محاسبه نخواهد شد.


هزینه اسناد

سرویس تمدید

  • مشاهده و بررسی سند قبل از تمدید

در بعضی از مراکز برای اطمینان از سالم بودن سند، لازم است حتما سند قبل از تمدید توسط مسئول امانات رویت شود. در این سیستم نیز بطور پیش فرض این شرط وجود دارد.

در این وضعیت امکان تمدید تلفنی یا غیرحضوری وجود ندارد و عضو باید سند را به میز امانات منتقل کرده و در محل تمدید نماید.


  • تمدید به فرم غیرحضوری

در حالت عادی، امکان تمدید سند به شکل غیرحضوری و از طریق سرویسهای امانت کلاینت سیمرغ وجود دارد. اما اگر می خواهید این امکان را از اعضا بگیرید تیک این گزینه را بردارید.


  • تمدید سند رزرو شده

بطور معمول سندی که رزرو شده نباید تمدید شود که پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید امانت سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می خواهید این کار را مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.


  • تمدید سند تاخیری

بطور عادی سندی که تاخیر دارد مجاز به تمدید نیست. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید تیک این گزینه را بردارید.


  • حداکثر تکرار تمدید

برای تنظیم تمدید نامحدودتیک گزینه محدودیت سند را بردارید. (در این حالت ناحیه تنظیمات تعداد دفعات امانت غیر فعال می شود)

در حالت پیش فرض، سند برای تمدید مکرر محدودیت دارد و حداکثر دفعات تمدید برابر صفر است. این تنظیمات به این معنی است که در حالت عادی امکان تمدید وجود ندارد.

اگر می خواهید تعداد تمدیدها را بیشتر کنید، حداکثر دفعات مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.


  • تمدید بیشتر با اجازه مسئول امانات

در حالت عادی، مسئول امانات می تواند به صلاحدید خود اجازه امانت بیشتر از حد مجاز را بدهد. اما اگر می خواهید این اختیار را از مسئول امانات بگیرید، تیک این گزینه را بردارید.

تنظیمات مربوط به حداکثر زمان تمدید، تعداد مجاز تمدیدها و ... در این فرم انجام می شود.


  • حداکثر زمان تمدید

بطور پیش فرض، حداکثر زمان تمدید برابر با حداکثر زمان امانت است.

اما در بعضی از مراکز برای تمدید، محدودیت هایی را قائل می شوند و تمایل دارند مدت تمدید را کمتر از مدت امانت قرار دهند.

بهرحال برای تعیین زمان تمدید ابتدا باید حالت پیش فرض را تغییر دهیم (باید تیک گزینه حداکثر زمان تمدید برابر با زمان امانت را برداریم)

سپس مدت مورد نظر خود برای زمان تمدید را برحسب روز وارد می کنیم.


سرویس تمدید

سرویس رزرو و نگهداری

  • امکان رزرو به شکل غیرحضوری

بطور پیش فرض امکان درخواست نگهداری و رزرو اسناد به شکل غیرحضوری یا از طریق اینترنت وجود دارد.

اما اگر می خواهید امکان رزرو غیرحضوری را از اعضا بگیرید آنگاه باید این تیک را بردارید.

  • امکان رزرو اسناد در امانت نامحدود

در مورد اسناد در امانت نامحدود دو تصمیم می توان گرفت:

  • 1. این اسناد قابل رزرو توسط اعضای دیگر نیستند و هیچ محدودیتی در بازگشت اسناد برای اعضای امانت گیرنده وجود ندارد (شکل پیش فرض نیز این گزینه می باشد).
  • 2. این اسناد تا زمانی که عضو دیگری آنها را رزرو نکرده باشد در امانت عضو خواهد بود و به محض رزرو باید به کتابخانه بازگشت داده شود. برای اعمال این مورد باید این گزینه را

تیک بزنید.


رزرو و نگهداری

سرویس مطالعه در محل

زمان مطالعه

بطور پیش فرض هیچ محدودیت زمانی برای مطالعه سند وجود ندارد (قسمت تنظیمات زمان مطالعه غیرفعال است).

برای تعیین زمان مجاز برای مطالعه این دسته از اسناد، ابتدا گزینه مربوط به محدودیت زمانی را تیک بزنید، به این ترتیب ناحیه تنظیمات زمان مطالعه، فعال خواهد شد.

  • حداکثر زمان مطالعه برحسب روز

در این قسمت تعیین می شود این دسته از اسناد حداکثر چند ساعت می تواند به امانت برده شود

  • اجازه امانت طولانی تر با تایید مسئول امانات

اگر می خواهید مسئول میز امانت اختیار افزایش مدت مجاز مطالعه را داشته باشد این گزینه را تیک بزنید. در غیر این صورت سیستم به هیچ وجه اجازه مطالعه بیشتر از مدت مجاز را نخواهد داد.


سرویس مطالعه در محل


تنظیمات جریمه تاخیر

در این مورد نیز بطور پیش فرض سیستم هیچ جریمه ای را برای تاخیر در نظر نمی گیرد (ناحیه تنظیمات جریمه غیرفعال است)، برای تعیین جریمه تاخیر، ابتدا باید گزینه فعال سازی این امکان را تیک بزنید.


  • جریمه ثابت

این جریمه به شکل ثابت و برای هر سندی که تاخیر داشته باشد محاسبه می شود.

  • جریمه ساعتی

مبلغ جریمه وارد شده در این ناحیه به ازای هر ساعت تاخیر محاسبه خواهد شد.

  • مهلت بازگشت به ازای جریمه ثابت

در این مهلت زمانی اگر سند بازگشت بخورد فقط جریمه ثابت تعلق خواهد گرفت و جریمه ساعتی محاسبه نخواهد شد.

مشابه موارد قبل، سیستم بطور پیش فرض، هیچ هزینه ای را برای خدمات مطالعه در نظر نمی گیرد (هزینه ها صفر است).


سرویس مطالعه در محل


تنظیمات هزینه


  • هزینه ثابت

این هزینه به شکل ثابت و برای هر سندی که به امانت می رود داشته باشد محاسبه می شود.

  • هزینه ساعتی

مبلغ هزینه وارد شده در این ناحیه به ازای هر ساعت مطالعه محاسبه خواهد شد.

  • مهلت بازگشت به ازای هزینه ثابت

در این مهلت زمانی اگر سند بازگشت بخورد فقط هزینه ثابت تعلق خواهد گرفت و هزینه ساعتی محاسبه نخواهد شد.


سرویس مطالعه در محل

سرویس تمدید مطالعه در محل

  • تمدید مطالعه به فرم غیرحضوری

در حالت عادی، امکان تمدید مطالعه سند به شکل غیرحضوری و از طریق سرویسهای امانت کلاینت سیمرغ وجود دارد. اما اگر می خواهید این امکان را از اعضا بگیرید تیک این گزینه را بردارید.

  • تمدید مطالعه سند رزرو شده

بطور معمول سندی که رزرو شده نباید تمدید شود که پیش فرض سیستم نیز چنین است (گزینه تمدید مطالعه سند رزرو شده تیک نخورده است). اما اگر بهردلیل می خواهید این کار را مجاز کنید باید این گزینه را تیک بزنید.

  • تمدید مطالعه سند تاخیری

بطور عادی سندی که تاخیر دارد مجاز به تمدید نیست. اما اگر بخواهید این کار را مجاز کنید باید تیک این گزینه را بردارید.

  • حداکثر دفعات تکرار تمدید

در حالت پیش فرض، سند برای تمدید مکرر مطالعه، محدودیت ندارد (ناحیه تنظیمات حداکثر دفعات تمدید غیرفعال است)

برای تنظیم حداکثر دفعات تمدید باید ابتدا گزینه مربوط به محدودیت تمدید را تیک بزنید

سپس حداکثر دفعات مورد نظر خود را در این ناحیه وارد کنید.

  • تمدید بیشتر با تایید مسئول امانت

در حالت پیش فرض، فرض می شود مسئول میز امانت قدرت انعطاف بیشتری داشته و در مواردی که صلاح می داند می تواند اجازه تمدید بیشتر از حد مجاز را بدهد. و اما اگر می خواهید این اختیار را از مسئول امانات سلب کنید باید تیک این گزینه را بردارید.

تنظیمات مربوط به حداکثر زمان تمدید، تعداد مجاز تمدیدها و ... برای مطالعه در محل در این فرم انجام می شود.

  • حداکثر زمان تمدید

بطور پیش فرض، حداکثر زمان تمدید برابر با حداکثر زمان مطالعه است.

اما در بعضی از مراکز برای تمدید، محدودیت هایی را قائل می شوند و تمایل دارند مدت تمدید را کمتر از مدت مطالعه قرار دهند.

بهرحال برای تعیین زمان تمدید ابتدا باید حالت پیش فرض را تغییر دهیم (باید تیک گزینه حداکثر زمان تمدید برابر با زمان مطالعه را برداریم)

سپس مدت مورد نظر خود برای زمان تمدید را برحسب ساعت وارد می کنیم.


سرویس تمدید مطالعه در محل

پیش فرضهای عمومی

پیش فرضهای عمومی اسناد، مشخصات خاص امانات برای عموم یا اکثریت اسناد یک کتابخانه است.

پارامترهایی مانند مخزن، نوع خدمات اسناد، روش استفاده، رده سنی و ... جزء اطلاعات کتابشناختی اسناد نیست و باید در سیستم امانات تعیین شود.

تعیین این پارامترها به صورت تک تک و برای همه اسناد دشوار و زمانبر است که تدوین پیش فرضها راه حلی است برای رفع این مشکل.

به این ترتیب تمام اسناد در هنگام انتقال به امانات، در صورتی که در فایل فرمت XPCIRC پارامتر خاصی تنظیم نشده باشد، پارامترهای پیش فرض را به خود خواهند گرفت.


پیش فرضهای عمومی

انواع اسناد از نظر محتوی

محتوی تقریبا همان مفهومی است که براساس آن قفسه های نگهداری اسناد از هم جدا شده است.

برای مثال کتابها، نشریات، پایان نامه ها، لوحهای فشرده و ... در قفسه های خاص خود نگهداری می شود.

البته مفهوم محتوی در اینجا گسترده تر از این است و با کمک این مفهوم، اسناد از یک نوع نیز می تواند به محتواهای جزئی تر تقسیم شود.

برای مثال، اسناد از نوع دیداری شنیداری می تواند به محتواهای فیلم، موسیقی، عکس، و ... تقسیم شود.


انواع محتوی

انواع اسناد از نظر روش استفاده

اسناد معمولا بسته به فرمت (شکل فیزیکی) آنها، روشهای استفاده مختلف دارند. مثلا اسناد دیداری شنیداری برای استفاده نیاز به دستگاه خاص دارند و به دلیل محدودیت فضا و تجهیزات خاص، خدمات استفاده در محل یا امانت این نوع از اسناد با مدیریت خاص ارائه می شود.

اگرچه اسناد با محتواهای مختلف روشهای استفاده مختلف دارند اما مفهوم روش استفاده تفاوتهایی با مفهوم محتوا دارد. به عبارت دیگر گاهی یک محتوای خاص (مثلا کتابها) روشهای استفاده مختلف دارند. برای مثال کتابهای نفیس، محرمانه، و پراستفاده فقط برای مطالعه در محل امانت داده می شود.


انواع روش استفاده

رده های سنی

در بعضی از کتابخانه های عمومی به ویژه کتابخانه هایی که اعضای کودک و نوجوان دارند تمایل به طبقه بندی اسناد بر اساس محدوده سنی وجود دارد.

از این طریق می توان این امکان را ایجاد کرد که برای گروههای مختلف سنی اعضا، فقط اسناد مناسب با آن محدوده سنی امانت داده شود.

تعداد رده ها و محدوده هر رده سنی کاملا دلخواه است و بستگی به سلایق و نیازهای کتابخانه دارد.


رده های سنی

معین کننده سند

معین کننده اسناد یک مبنا و معیار طبقه بندی اختیاری و افزون بر طبقه بندی‌های قبلی است. به عبارت دیگر هرگونه طبقه بندی که در قالب‌های معمول در جداول پایه نگنجد می‌تواند به شکل معین کننده در سیستم تعریف شود.

دقت کنید که معمولا جداول پایه، اکثر معیارهای طبقه بندی را شامل می شود به دلیل این که اساسا طبقه بندی‌ها یا برای تفکیک انواع مختلف خدمات به اعضاست که این مورد در خدمات اسناد ایجاد شده است یا اینکه برای گزارش گیری از اطلاعات کتابشناختی یا امانی اسناد است که موارد مهم آن در سیستم موجود است. بنابراین بجز در موارد خاص در اکثر موارد ضرورتی به تعریف معین کننده‌ها نیست.

برای مثال فرض کنید کتابخانه ای نیاز داشته باشد اسناد خود را به شکل کلی طبقه بندی موضوعی نماید (مثلا ادبیات، فنی، مدیریت، علوم اجتماعی، ...). این طبقه بندی بیشتر به منظور امکان گزارشگیری آماری از میزان امانت موضوعات مختلف و استفاده از این اطلاعات در تصمیم گیری‌ها و سیاست گذاری‌های مدیریتی است. بهرحال این اطلاعات جزء اطلاعات کتابشناختی و جداول پایه نیست و باید به شکل معین کننده تعریف شود.


نکته مهم: دقت کنید که معین کننده‌ها باید به شکل دستی به اسناد تخصیص داده شود لذا در هنگام تعریف معین کننده میزان کار لازم برای ویرایش و بهنگام سازی دوره‌ای اطلاعات اسناد را در نظر بگیرید.


معین کننده اعضا