ثبت حقوق معوقه

از NOSA Wiki
پرش به: ناوبری، جستجو

تعریف معوقه

چنانچه "ثبت حقوق" پرسنل را برای یک ماه انجام داده و نخواسته باشیم سابقه اطلاعات ورودی و ثبت شده را با "حذف حقوق" از دست بدهیم از "معوقه" استفاده می کنیم. به عبارتی "معوقه" برای تغییرات در ثبت حقوق گذشته با حفظ سابقه(اصلاحیه حقوق ثبت شده) کاربرد دارد.

دو دلیل برای احضار پرسنل  در "کاربرگ معوقه" و اجرای محاسبه معوقه برای آنها قابل تصور است: یکی احضار صریح پرسنل برای تغییر یک یا چند فیلد از فیلدهای ارجاعی  "اطلاعات اصلی حقوق" (در آن ماه)و دیگری احضار بدون نیاز به تغییر اطلاعات فیلدها و صرفا برای لحاظ کردن برنامه جدید یا اعمال یک یا چند مقدار ثابت جدید(زمانی که برنامه‌های ثبت و حذف حقوق یا جدول مقادیر ثابت را برای یک یا چند ماه از ماه‌های قبل تغییر داده باشیم و بخواهیم حقوق پرسنل را براساس این تغییرات جدید دوباره با معوقه محاسبه کنیم)
 "سند معوقه" میتقل از  "سند حقوق"  ثبت می‌گردد.
به دلیل اینکه معوقه سبب تغییر و اصلاح محاسبات حقوق ثبت شده ماه جاری یا گذشته می‌شود، چنانچه گزارش‌های قانونی را به ادارات دارایی و تامین اجتماعی ارائه کرده باشیم، ضروری است قبل از ثبت معوقه با کارشناسان مربوطه هماهنگی صورت پذیرد و سپس جهت معوقه پذیر کردن برنامه های تحت تاثیر و ثبت معوقه اقدام نمود.


کاربرگ محاسبه معوقه

با توجه به نکات و توضیحات پیش گفته، جهت محاسبه معوقه از منوی دستمزد، قسمت محاسبات معوقه، بر روی گزینه کاربرگ محاسبه معوقه کلیک می‌نماییم:

Pay-1-6-1.png

محاوره ای به شکل زیر باز می‌گردد:

کاربرگ محاسبه معوقه


در پنجره "محتوی" ماه و سال محاسبه معوقه و همچنین فرم کاربرگ محاسبه معوقه که "قبلا" طراحی گردیده را انتخاب می‌نماییم، همچنین از طریق پنجره "ترتیب" ، قادر خواهیم بود نحوه نمایش و ترتیب فهرست کاربرگ را معین کنیم:

کاربرگ محاسبه معوقه


با فشردن دکمه تصویب پنجره "کاربرگ محاسبه معوقه" برای ماه مورد نظر باز می‌شود:


کاربرگ محاسبه معوقه


همانطور که ملاحظه می‌گردد فرم کاربرگی که از قبل طراحی گردیده‌است خالی می‌باشد، چنانچه فقط "برنامه‌های ثبت و حذف حقوق" یا "فهرست مقادیر ثابت" تغییر کرده‌اند و قصد داریم در ماه‌های گذشته محاسبات با حفظ سوابق گذشته مجددا لحاظ گردند، این فرم باید حداقل شامل یکی از فیلدهای "مشخصات پرسنل" مثل شماره پرسنلی و یا نام‌ونام‌خانوادگی باشد تا بتوانیم معین کنیم اصلاح محاسبات ثبت حقوق(معوقه) برای کدام یک از پرسنل صورت پذیرد. همچنین در صورتی که قصد اصلاح فیلدهای حکمی مشخصات پایه پرسنلی یا متغیر ماهانه مثل ساعات کارکرد،اضافه کاری و سایر در ماه‌هایی که ثبت حقوق انجام داده‌ایم را داریم، می‌توانیم فیلدهای موردنظر را از منوی " سیستم" ، قسمت " تنظیمات سیستم برای تمام کاربران" ، در کاربرگ محاسبه معوقه اضافه کنیم:


طراحی فرم کاربرگ محاسبه معوقه


برای مثال،از منوی "گزارش دستمزد" ، یک "گزارش اصلی حقوق" فروردین ماه برای پرسنلی که حقوق آنها ثبت گردیده است، تهیه می‌کنیم:


گزارش اصلی دستمزد


در این گزارش متوجه ثبت اشتباه کارکرد روزانه برای آقایان "مشهدی" و "سجادی" در اردیبهشت ماه شده‌ایم و با توجه به اینکه ثبت حقوق فروردین ماه صورت گرفته است و سند حقوق را صادر کرده‌ایم، قصد داریم ضمن حفظ سوابق، یک معوقه در فرودین ماه برای این دو پرسنل تنظیم کنیم. بدین منظور پس از باز نمودن فرم کاربرگ ثبت معوقه بر روی آیکون Gnl 000.png واقع در نوارابزار بالای فرم کاربرگ کلیک می‌نماییم. محاوره زیر جهت افزودن پرسنل مورد نظر به کاربرگ معوقه نمایان می‌گردد:


کاربرگ محاسبه معوقه


کاربرگ محاسبه معوقه


در پنجره "محتوی" می‌توان محدوده پرسنلی که قصد محاسبه معوقه برای آنها را داریم انتخاب یا با درج قسمتی از نام، آن‌ها را به لیست کاربرگ محاسبه معوقه اضافه نمود. در همین پنجره، از قسمت "انتخاب سوابق محاسبه و ثبت حقوق" می‌توان پرسنل را بر اساس مرتبه‌های ثبت حقوق در ماه انتخابی، به فهرست کاربرگ معوقه افزود. البته در کاربرگ‌ها و گزارش های سیستم دستمزد تمامی سوابق بطور پیش‌ فرض جهت درج، در حالت انتخاب قرار گرفته‌اند.


سوابق محاسبه و ثبت حقوق


در ادامه برای تعیین مشخصات و محدوده پنجره "محتوی" می‌توان با گذاشتن تیک قسمت "فقط رکوردهایی که نیاز به معوقه دارند" ، باتوجه به تغییرات صورت گرفته در "برنامه ثبت و حذف حقوق"، "جدول مقادیر ثابت" ، تشخیص رکوردهایی که به معوقه نیاز دارند را به عهده سیستم گذاشت.


در صورت تمایل از پنجره "بخش و سازمان" ، بخش و واحد سازمانی پرسنل مدنظرمان را محدود می‌کنیم:


کاربرگ محاسبه معوقه


در قسمت "شرایط" جهت گزینش خاص مورد نظر روی فیلدهای اطلاعات پرسنلی، می‌توان شرط گذاری نمود:


کاربرگ محاسبه معوقه


با درج اسامی پرسنلی که قصد ثبت معوقه در محاسبات حقوق فروردین آن‌ها را داریم و تصویب این محاوره، کاربرگ ما جهت محاسبه معوقه آماده می‌گردد:


کاربرگ محاسبه معوقه


تغییرات مدنظرمان در مورد ساعت کارکرد این دو پرسنل از 31روز به 29 و 30 انجام و سپس مثلث مشکی رنگ کنار آیکون Gnl 257.png را فشرده و گزینه مناسب زیر را انتخاب می‌کنیم:


Pay-1-6-16.png


در پنجره ظاهر شده یک شرح مناسب برای سابقه محاسبه معوقه‌ این دو پرسنل درج و تصویب می‌نماییم:


Pay-1-6-26.png


حال مجدد "گزارش اصلی حقوق" فروردین ماه برای پرسنلی که حقوق آنها ثبت گردیده است، تهیه می‌کنیم:


گزارش اصلی دستمزد


همان‌گونه که ملاحظه می‌گردد تغییرات صورت گرفته در کارکرد روزانه این دو پرسنل بصورت معوقه لحاظ و در محاسبات حقوق فروردین آن‌ها تاثیر داده شده است.

چنانچه بخواهیم گزارشی حاوی تفاوت ناشی از معوقه پرسنل را داشته باشیم بر روی پرسنل مورد نظر در کاربرگ قرار گرفته و با فشردن کلیدهای ترکیبی Shift+F9 صفحه کیبورد یا استفاده از مثلث مشکی رنگ کنار آیکون Gnl 021.png وانتخاب گزینه "رکورد کامل تفاوت ناشی از معوقه" در بالای همین گزارش می‌توان به گزارش مورد نظر دست یافت. ضمنا آخرین گزینه از منوی "گزارش دستمزد" ما را به سمت همین گزارش سوق خواهد داد:


Pay-1-6-28.png


Pay-1-6-29.png


رکورد کامل تفاوت ناشی از معوقه



سوابق اجرای محاسبه معوقه

جهت ملاحظه "سوابق اجرای محاسبه معوقه" ، از منوی "دستمزد"، قسمت "محاسبات معوقه" اقدام به انتخاب گزینه دوم می‌نماییم:


Pay-1-6-4.png


در این محاوره، از پنجره "محتوی"، محدوده ماه‌های مورد نظر که محاسبات معوقه برای آن‌ها صورت گرفته است و همچنین فرم نمایش فهرست را انتخاب می‌کنیم:


سوابق اجرای محاسبه معوقه


در صورت تمایل از پنجره "بخش و سازمان" ،بخش و واحد سازمانی پرسنل مدنظرمان را محدود می‌کنیم:


سوابق اجرای محاسبه معوقه


در قسمت "شرایط" جهت گزینش خاص مورد نظر روی فیلدهای اطلاعات پرسنلی، می‌توان شرط گذاری نمود:


سوابق اجرای محاسبه معوقه


در قسمت "ترتیب" برای مرتب کردن نحوه نمایش براساس فیلدهای اطلاعات پرسنل می‌توان گزینه‌های مورد نظر را انتخاب کنیم و در نهایت تکمه "تصویب" را می‌فشاریم:


سوابق اجرای محاسبه معوقه


سوابق اجرای محاسبه معوقه


در این پنجره فهرست سوابق اجرای معوقه در بازه ماه‌های انتخابی ملاحظه می‌گردد. از طریق مثلث مشکی رنگ کنار آیکون Gnl 003.png واقع در نوارابزار بالای این پنجره می‌توان نسبت به حذف سابقه مورد نظر یا حتی حذف رکوردهای تفاوت یک یا چند پرسنل موردنظر اقدام نمود:


Pay-1-6-40.png


با انتخاب گزینه "مرور اسناد دستمزد مربوط به سابقه تحت مکان‌نما" از طریق مثلث مشکی رنگ کنار آیکون Gnl 021.png، چنانچه قبلا اقدام به تشکیل سند از طریق گزارش اصلی دستمزد برای ماه مورد نظر کرده باشیم، می‌توان اسناد دستمزد را به دو شیوه زیر ملاحظه کرد:


Pay-1-6-39.png


از طریق مثلث مشکی رنگ کنار آیکون Gnl 021.png وانتخاب گزینه "ملاحظه محتویات سابقه تحت مکان‌نما" می‌توان "گزارش مقایسه‌ای معوقه" برای پرسنلی که معوقه برای آن‌ها ثبت گردیده است را ملاحظه نمود:


Pay-1-6-38.png


گزارش مقایسه‌ای معوقه


جهت اطلاع از رکوردهای مشخصات و حقوق هریک از پرسنل این لیست، می‌توان از گزارشات واقع در لیست کنار آیکون Gnl 021.png واقع در نوارابزار بالای این پنجره بهره برد. در‌ضمن در این پنجره قادریم با استفاده از لیست کنار آیکون Gnl 087.png نسبت به اخذ خروجی و صدور اطلاعات در قالب فرمت های TXT و DBF اقدام نمود:


Pay-1-6-42.png


Pay-1-6-43.png


آیکون‌های نوارابزار فهرست کاربرگ محاسبه معوقه

کاربرگ محاسبه معوقه


  • Gnl 033.png : جهت پرش به آخرین سطر فهرست مورد استفاده قرار می‌گیرد.
  • Gnl 034.png : جهت پرش به سطر بعدی فهرست مورد استفاده قرار می‌گیرد.این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + Down " از صفحه‌ کلید می‌باشد.
  • Gnl 035.png : جهت پرش به سطر قبلی فهرست مورد استفاده قرار می‌گیرد.این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + Up " از صفحه‌ کلید می‌باشد.
  • Gnl 036.png : جهت پرش به اولین سطر فهرست مورد استفاده قرار می‌گیرد.

  • Gnl 037.png : با باز کردن مثلث کنار این تکمه، هشت امکان زیر نمایش داده می‌شود :


پرش به سطر دلخواه


  • Gnl 037.png : جهت پرش به سطر دلخواه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + G " از صفحه‌ کلید می‌باشد.
  • Gnl 023.png : جهت جستجو و پرش به نتیجه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + F " از صفحه‌ کلید می‌باشد.
  • Gnl 022.png : جهت تکرار آخرین جستجو مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلید " F3 " از صفحه‌ کلید می‌باشد.
  • اصلاح یکباره سطر(های) کاربرگ : با انتخاب این گزینه قادر خواهیم بود پس از انتخاب چند سطر(پرسنل) با کمک کلیدهای " Ctrl " یا " Shift " صفحه کلید، فیلد دلخواهی را برای آن پرسنل منتخب، مقداردهی نماییم:


اصلاح یکباره سطرهای کاربرگ


  • تعیین یکباره مقادیر پیش فرض در سطر(های) کاربرگ : با انتخاب این گزینه، چنانچه برای فیلدهای متغیر ماهانه یا مشخصات پایه پرسنلی در هنگام تعریف، مقدار یا عبارت پیش فرضی معین کرده باشیم، قادر خواهیم بود این مقادیر(تاریخ،زمان،مدت،عدد،حرف،عضو معین کننده) را برای سطر(های) منتخب به یکباره فراخوانی نماییم.
  • صفر(پاک) کردن یکباره فیلدها در سطر(های) کاربرگ : چنانچه بخواهیم اطلاعات فیلدهای حقوقی بعضی از پرسنل(سطرهای کاربرگ) را به یکباره صفر(پاک) نماییم، سطر(های) مورد نظر را با نگه داشتن تکمه " Ctrl " یا " Shift " صفحه کلید و کلیک موس بر روی آن‌ها انتخاب(آبی رنگ) نموده و از طریق این گزینه و تایید پیام مربوطه، به این حصل دست خواهیم یافت.
  • اصلاح یکباره فیلدهای ارجاعی سطر(های) کاربرگ با مقادیر فیلدهای مرجع : این گزینه به ما کمک می‌کند تا بتوانیم به یکباره برای پرسنل منتخب در کاربرگ، آخرین اطلاعات فیلدهای ارجاعی(متغیر ماهانه و مشخصات پایه پرسنلی)واقع در اطلاعات اصلی حقوق را جایگزین اطلاعات موجود نماییم.
  • ارجاع وارون : با انتخاب این گزینه، چنانچه در یک ماه مشخصی ثبت حقوق صورت گرفته باشد، قادر به فراخوانی و اصلاح یکباره سطر(های) منتخب این کاربرگ با مقادیر فیلدهای ارجاعی(در اطلاعات اصلی حقوق) آن ماه خواهیم بود.


ارجاع وارون



  • Gnl 003.png : جهت حذف رکورد تحت مکان نما از کاربرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + Delete " از صفحه‌ کلید می‌باشد.
  • Gnl 000.png افزودن پرسنل به کاربرگ : جهت افزودن پرسنل به کاربرگ جهت محاسبه معوقه برای آن‌ها در ماه مورد نظر کاربرد دارد.
  • Gnl 014.png : جهت تدوین سطرها در جدول مورد استفاده قرار می‌گیرد.
  • Gnl 015.png : جهت اصلاح سطر تحت مکان نما با محاوره مورد استفاده قرار می‌گیرد.


  • Gnl 021.png : جهت ملاحظه رکورد کامل اطلاعات پرسنل مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در کاربرگ محاسبه معوقه، با قرارگیری روی سطر اطلاعات هرکدام از پرسنل و فشردن مثلث کنار تکمه "ملاحظه رکورد کامل اطلاعات اصلی حقوق Gnl 021.png"، فهرست کرکره‌ای شامل چند گزینه جهت ملاحظه اطلاعات آن پرسنل باز می‌گردد تا بتوان بدون مراجعه به منوی "گزارش حقوق" و قسمت های دیگر نرم افزار، رکورد کامل اطلاعات اصلی حقوق، رکورد کامل مشخصات پایه پرسنلی، رکورد کامل اطلاعات متغیر ماهانه، فیش حقوق، گزارش ماهانه حقوق پرسنل وسوابق معوقه رکورد اصلی حقوق آن شخص را به راحتی اخذ نمود:


Pay-1-6-48.png


  • Gnl 016.png : جهت بازخوانی اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلید " F5 " از صفحه‌کلید می‌باشد.
  • Gnl 018.png : جهت چاپ فهرست کاربرگ محاسبه معوقه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + P " از صفحه‌کلید می‌باشد.
  • Gnl 019.png : جهت نمایش فهرست کاربرگ محاسبه معوقه در اکسل مورد استفاده قرار می‌گیرد.

  • Gnl 175.png : جهت تغییر شرایط گزارش مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + F3 " از صفحه‌کلید می‌باشد.
  • Gnl 257.png : جهت ثبت محاسبه معوقه برای رکورد(های) تحت مکان‌نما یا همه رکورد‌ها پس از فراخوانی پرسنل در ماه موردنظر و ثبت تغییرات لازم، مورد استفاده قرار می‌گیرد:


ثبت محاسبه معوقه


  • Gnl 200.png : جهت اجرای پردازه اضافی برای رکورد‌(های) تحت مکان نما یا همه رکوردها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

"پردازه‌ها" جهت تغییر یکباره اطلاعات فیلدهایی که به صورت طبیعی در کاربرگ قابل اصلاح هستند با امکان حفظ سابقه آنها مورد استفاده قرار می‌گیرند.

چنانچه قبلا از منوی " طراحی دستمزد "، " قسمت " پردازه اضافی "، برنامه پردازه مورد نظر را نوشته و ذخیره کرده باشیم، اکنون می‌ توان جهت اجرای پردازه ابتدا در کاربرگ محاسبه معوقه، سطر(های) مورد نظر را با نگه داشتن تکمه " Ctrl " یا " Shift " صفحه کلید انتخاب نماییم، مثلث کنار تکمه "اجرای پردازه اضافی برای رکورد‌(های) تحت مکان نما یا همه رکوردها Gnl 200.png" را باز می‌کنیم وسپس روی گزینه مدنظر کلیک می‌نماییم:


اجرای پردازه اضافی


اجرای پردازه اضافی برای رکوردهای تحت مکان‌نما


در اجرای پردازه‌های اضافی این امکان وجود دارد که پردازه صرفا برای پیش‌ نمایش تغییرات در کاربرگ(بدون اعمال نهایی داده ها در پایگاه اطلاعات) اجرا شود که این ویژگی برای بررسی مقدماتی و اطمینان حاصل کردن از صحت برنامه پردازه می‌ تواند بسیار مفید باشد.


  • Gnl 088.png : جهت اصلاح‌ اطلاعات با فراخوانی از فایل Text یا DBF مورد استفاده قرار می‌گیرد.

category : بازگشت