تعریف روشهای از پیش تعیین شده افزودن منابع
روش عادی افزودن منبع دیجیتال به دلیل وجود سربرگها و فیلدهای مختلف و متعدد، دارای دشواریها و پیچیدگیهای زیادی است. در بیشتر موارد نیز با توجه به نوع کار انجام شده، شاید نیازی به ویرایش تمام سربرگها و فیلدها نباشد. لذا برای مدیریت بهتر و با هدف ساده‌تر کردن فرایند ورود اطلاعات منابع دیجیتال، امکانی با عنوان روشهای از پیش تعریف شده در سیستم پیاده‌سازی شده است. به این ترتیب مدیران سیستم می توانند با توجه به ضرورت و نیازهای مراحل مختلف ورود اطلاعات و با در نظر گرفتن انواع منابع و دسترسی های مورد نیاز کاربران، سربرگها و فیلدهای مورد نیاز خود را انتخاب و آن را تحت عنوان یک روش از پیش تعریف شده ذخیره نمایند. ویژگی بارز این روش، عدم نیاز کاربر به درخت اصلی منابع دیجیتال است به این معنی که کاربر می تواند کاملا بدون نیاز به آگاهی از ساختار درختواره منابع دیجیتال، عملیات افزودن منابع را در نقطه ای از درخت که برای او از قبل تعیین شده است انجام دهد.
محاوره روشهای از پیش تعیین‌شده
برای تعریف یک روش پیش تعیین شده، مطابق شکل زیر باید ابتدا در نرم‌افزار کلاینت آرشیو و فروش نوسا، از منوی دیجیتال، وارد زیرمنوی اطلاعات پایه سیستم شوید و سپس گزینه روشهای از پیش تعیین شده افزودن منابع دیجیتال را کلیک کنید.
در پنجره‌ای که به شکل زیر باز می‌شود، در ابتد هیچ روشی تعریف نشده است، لذا برای تعریف اولین روش، روی سطر اول دو بار کلیک کنید.
توضیح: برای تعریف روشهای بعدی باید روی آیکون 
کلیک کنید
به این ترتیب پنجره مربوط به تعریف روش به شکل زیر باز می‌شود.
همانطور که مشاهده می‌کنید، تنظیمات این پنجره در زبانه‌های مختلف انجام می‌شود که در ادامه به ترتیب توضیح داده شده است.
تنظیمات عمومی
کد: کد مربوط به روش در این ستون نمایش داده می‌شود. لازم به توضیح است که این کد بصورت خودکار درج می‌شود اما می‌توانید آن را به دلخواه خود تغییر دهید.
شرح: نامی را که برای این روش درنظر دارید وارد کنید.
نوع دسته بندی: به صورت پیش فرض عادی می‌باشد. گزینه‌های دیگر این فیلد به فرایند گردش کار مربوط هستند.
لازم به ذکر است که این گزینه‌ها فقط در حالتی قابل انتخاب است که ماژول گردش کار فرایند-محور خریداری و پیاده‌سازی شده باشد.
عنوان صفحه: در سربرگ محتوا، نوع محتوا و فایل منبع دیجیتال تعیین می‌شود. حال اگر بخواهید هنگام باز شدن کاربرگ افزودن منبع، سربرگ محتوی با نام دیگری نمایش داده شود می‌توانید در این قسمت نام مورد نظر خود را وارد نمایید. در غیر اینصورت این قسمت را خالی رها کنید.
تنظیمات منبع دیجیتال
در این سربرگ، مشخصات پیش‌فرض برای منبع دیجیتال ذخیره می شود. این که منبع مورد نظر، زیرمجموعه کدام سرگروه در درختواره منابع دیجیتال است و پیش‌فرضهای دیگر برای تعیین نوع محتوا، قالب خاص، روش ذخیره و ...
تنظیمات موجود در این محاوره به شرح زیر است:
کد منبع دیجیتال سرگروه: اگر روی آیکون 
در سمت چپ این فیلد کلیک کنید، درختواره منابع دیجیتال باز خواهد شد و شما می توانید کد سرگروه مورد نظر خود را انتخاب کنید. انتخاب شما به این معنی است که از این پس تمام منابعی که وارد می کنید در زیرگروه این کد ذخیره خواهد شد.
شرح منبع دیجیتال سرگروه: بعد از انتخاب کد سرگروه، بطور اتوماتیک، شرح سرگروه در این ناحیه درج می شود.
ورود شرح منبع دیجیتال توسط کاربر ضروری است:با انتخاب این گزینه، کاربر باید حتما یک شرح دلخواه برای منبع دیجیتال وارد کند. در غیر اینصورت سیستم یک شرح منبع خودکار تولید می‌کند. این شرح شامل مسیر کامل و نام فایل منبع دیجیتال خواهد بود.
نوع محتوی تمام منابع دیجیتال مشخص هستند:با انتخاب این گزینه، کاربر باید حتما نوع محتوای منابع دیجیتال را تعیین کند. به عبارت دیگر، در این وضعیت هیچ منبعی با محتوای تعیین‌نشده نمی تواند ذخیره شود.
نوع محتوی پیش فرض منبع دیجیتال: در این قسمت نوع محتوای پیش فرض را تعیین کنید. برای مثال اگر قرار است تعداد زیادی منبع دیجیتال از نوع عکس را وارد کنید، در اینجا گزینه "عکس عمومی" را انتخاب کنید.
قالب خاص برای منبع دیجیتال ضروری است:قالب خاص بطور اتوماتیک از پسوند فایل منبع دیجیتال استخراج و ذخیره میگردد. حال اگر این گزینه را انتخاب کنید، به این معنی است که حتما باید پسوند فایل، در فهرست قالبهای خاص تعریف شده باشد. یعنی اینکه در این وضعیت، قالب خاص "تعیین نشده" برای منبع دیجیتال معنی ندارد.
قالب خاص منابع دیجیتال دارای پسوند یافت نشده:در حالتی که پسوند فایل منبع دیجیتال در فهرست قالبهای خاص تعریف شده وجود نداشته باشد، آنگاه باید برای این نوع از منابع، تعیین کنید کدام قالب خاص انتخاب و ذخیره شود.
روش ذخیره فایل منبع دیجیتال : در این ناحیه روش ذخیره فایل منبع دیجیتال تعیین می‌شود که شامل دو حالت زیر می‌باشد:
محتوای فایل به طور کامل درون پایگاه اطلاعات ذخیره می‌شود: بطور کلی و برای اکثر منابع دیجیتال با سایز معمولی می توانید این گزینه را انتخاب کنید.
تنها مسیر فایل پس از تطبیق با زیر شاخه های مجازی ، درون پایگاه اطلاعات ذخیره می‌شود: در این حالت، فایل منبع درون پایگاه ذخیره نمی‌شود و فقط مسیر فایل ذخیره می‌شود. این گزینه برای فایلهای بسیار حجیم و بزرگ (مثلا فیلمهای سینمایی) مناسب است.
نوع زیر گروه از نظر کدینگ:در این قسمت، تعداد ارقام زیرگروه تعیین می‌شود. برای مثال اگر گزینه "زیرگروه 3 رقمی" را انتخاب کنید، حداکثر می‌توانید 999 منبع را در این زیرشاخه ذخیره کنید.
درج / در کد منابع دیجیتال زیرگروه:با انتخاب این گزینه، کد منابع دیجیتال با علامت "/" نمایش داده می‌شود. به این صورت که قبل از هر زیرگروه(زیرشاخه) یک علامت "/" درج می‌شود. در غیر این صورت، کد به شکل یک عدد خالص نشان داده می‌شود و زیرگروهها و لایه‌ها از هم تفکیک نمی‌شود.
تنظیمات طبقه‌بندی
در این زبانه، یک طبقه(node) خاص از درخت طبقه بندی منابع دیجیتال انتخاب می‌شود و به این ترتیب تمام منابع دیجیتالی که با این روش ذخیره می‌شود زیرمجموعه این طبقه قرار می گیرد.
نکته: طبقه‌بندی یکی از optionهای سیستم آرشیو است لذا برای اعمال طبقه‌بندی منابع، می‌بایست این امکان خریداری و پیاده سازی شده باشد.
صفحه طبقهبندیها نمایش داده شود:اگر می خواهید طبقه‌بندی را اعمال نمایید این گزینه را تیک بزنید، در غیر این صورت، اساسا زبانه طبقه‌بندی نمایش داده نخواهد شد.
عنوان صفحه "طبقهبندیها" :در اینجا می توانید برای زبانه "طبقه بندی ها" یک نام دلخواه انتخاب کنید. در مثال فوق، چون مطالب بر مبنای سال طبقه بندی می شود، عنوان "دسته بندی مطالب براساس سال" برای این طبقه بندی درج شده است. این امکان برای راهنمایی بیشتر اپراتور یا واردکننده غیرمتخصص اطلاعات و راحتی بیشتر در ورود اطلاعات است.
عنوان ستون نام طبقه بندی مستقیم:اگر این ناحیه خالی باشد، نام طبقه‌بندی به همان شکل که در درختواره طبقه‌بندی ذخیره شده دیده می‌شود. اما اگر می خواهید این طبقه با نام دیگری مشاهده شود، آنگاه عبارت دلخواه خود را در این ناحیه وارد کنید.
ستون نام طبقه اصلی نمایش داده شود:اگر این گزینه را تیک بزنید، آنگاه نام طبقه اصلی یا ریشه را در یک ستون مجزا مشاهده خواهید کرد.
عنوان ستون نام طبقه اصلی:در این قسمت می توانید برای طبقه اصلی نام دلخواه خود را تعیین کنید.
کاربر مجاز به درج طبقه‌بندی از نوع ذکر نشده در فهرست طبقهبندیها[ی پیش‌فرض] می‌باشد.: برای برای هر روش از پیش تعریف شده، می توان یک یا چند طبقه بندی پیش فرض تعریف کرد. حال اگر بخواهید کاربر علاوه بر طبقه بندیهای پیش فرض، طبقه بندی دیگری را انتخاب و به فهرست طبقه بندی خود اضافه کند، این گزینه را تیک بزنید.
برای درک بیشتر این موضوع، بهتر است با مفهوم طبقه بندی پیش فرض برای روشهای از پیش تعریف شده آشنا شوید.
تعیین طبقه‌بندی پیش‌فرض برای روش از پیش تعریف شده
ابتدا نگاهی به فهرست روشهای از پیش تعریف شده بیندازید:
ملاحظه می‌کنید که در بخش پایینی این محاوره، سه زبانه به نامهای کاربر، طبقه‌بندی و یادداشت وجود دارد که در هر زبانه، تنظیمات خاص آن انجام می‌شود. همانطور که گفته شد، یکی از این زبانه‌ها، زبانه طبقه‌بندی است. اگر این زبانه را باز کنید آنگاه می توانید طبقه بندی پیش فرض برای این روش را تعیین کنید. به این منظور، ابتدا باید در ستون اول، طبقه بندی اصلی را انتخاب کنید. برای این کار، همانند شکل زیر منوی بازشونده فهرست طبقه بندی اصلی را باز کنید:
از این فهرست، طبقه بندی اصلی را انتخاب کنید (در مثال فوق گزینه "طبقه بندی تاریوردی- سال" انتخاب شده است). سپس در ستون دوم درختواره کامل طبقه بندی را باز کنید و از این درختواره، طبقه بندی پیش فرض دلخواه خود را انتخاب کنید (در مثال زیر شاخه "1398" انتخاب شده است).
به این ترتیب، طبقه بندی مورد نظر به روش مورد نظر اختصاص می یابد.
در ستون سوم هم می توانید استفاده از این طبقه بندی را برای کاربر مجاز یا غیرمجاز کنید.
تنظیمات یادداشت
در این محاوره، یادداشتهای مورد نظر برای ورود اطلاعات منابع، تعیین می‌شود.
این تنظیمات به شرح زیر است:
صفحه یادداشتها نمایش داده شود
برای نمایش محاوره یادداشتها باید این گزینه تیک زده شود. در غیر این صورت اساسا" کاربر امکان ورود اطلاعات یادداشتها را نخواهد داشت.