تایید و نهایی کردن اسناد
تایید و نهایی کردن اسناد
به منظور تایید و نهایی کردن اسناد، از منوی " سند "، گزینه " ملاحظه فهرست اسناد " را انتخاب نمایید.
پنجره " فهرست اسناد " به شکل زیر باز می‌شود.
این پنجره از سه قسمت زیر تشکیل شده است :
محدوده
قسمت محدوده، شامل گزینه‌های زیر می‌باشد :
- فهرست اسناد نرم افزار : نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید.
- به منظور تعیین محدوده زمانی گزارش، می‌توان از گزینه‌های زیر استفاده نمود :
- فقط اسناد سال مالی 13xx
- اسناد تمام سال‌های مالی
- فقط اسناد سال مالی 13xx : با انتخاب این گزینه، امکان انتخاب اسناد به صورت‌های زیر فراهم خواهد شد :
- کلیه اسناد : با انتخاب این گزینه، کلیه اسناد سال مالی جاری انتخاب می‌شوند.
- محدوده‌ای از اسناد : با انتخاب این گزینه، در پایین صفحه عبارت " محدوده اسناد " به همراه دو کادر جهت وارد نمودن شماره سندهای ابتدا و انتهای محدوده گزارش ظاهر می‌شود. شماره سندهای ابتدا و انتها را می‌توان با فشردن تکمه
نیز انتخاب نمود.
- محدوده‌ای از اسناد : با انتخاب این گزینه، در پایین صفحه عبارت " محدوده اسناد " به همراه دو کادر جهت وارد نمودن شماره سندهای ابتدا و انتهای محدوده گزارش ظاهر می‌شود. شماره سندهای ابتدا و انتها را می‌توان با فشردن تکمه
- اسناد یک ماه خاص : با انتخاب این گزینه، فیلد انتخاب ماه به پنجره اضافه می‌شود و می‌توان ماه موردنظر را جهت اخذ گزارش انتخاب نمود.
- اسناد تا انتهای یک ماه خاص : با انتخاب این گزینه، فیلد انتخاب ماه به پنجره اضافه می‌شود و گزارش شامل اسناد از ابتدای سال مالی جاری تا انتهای ماه انتخاب شده خواهد بود.
- عملیات در یک محدوده تاریخ : با انتخاب این گزینه، دو کادر جهت وارد نمودن تاریخ ابتدا و انتهای گزارش به پنجره اضافه می‌شود.
- اسناد تمام سال‌های مالی : با انتخاب این گزینه، فیلدهای تاریخ ابتدا و انتهای محدوده گزارش فعال می‌شوند و امکان انتخاب محدوده زمانی گزارش برای چند سال مالی فراهم می‌گردد.
- گزارش حاوی اسناد : از این قسمت، به منظور انتخاب " بخش " اسناد دخیل در گزارش می‌توان استفاده نمود. بخش اسناد به یکی از حالت‌های زیر قابل انتخاب خواهد بود :
- تمام بخش‌ها : گزارش شامل اسناد تمام بخش‌ها خواهد بود.
- یک بخش خاص : گزارش تنها شامل اسناد یک بخش خاص خواهد بود؛ در صورت انتخاب این گزینه، از کادر مقابل " یک بخش خاص "، یکی از بخش‌های تعریف شده در سیستم را انتخاب نمایید.
- از قسمت " انواع سند " می‌توان ترکیبی از انواع زیر را انتخاب نمود :
- عادی
- افتتاحیه
- اختتامیه
- سود و زیان
- از قسمت " وضعیت اسناد "، می‌توان ترکیبی از حالت‌های زیر را انتخاب نمود :
- پیش نویس
- عملیاتی
- تایید شده
- نهایی شده
شرایط
در قسمت شرایط، می‌توان روی فیلدهای اطلاعات عمومی اسناد شرط قرار داد.
ترتیب
در قسمت ترتیب، می‌توان ترتیب گزارش را بر اساس فیلدهای اطلاعات عمومی اسناد تعیین نمود.
پس از تعیین " محدوده "، " شرایط " و " ترتیب " مورد نظر خود، تکمه تصویب را کلیک نمایید تا پنجره " فهرست اسناد حسابداری " باز شود.
سندی را که می‌خواهید تایید کنید، انتخاب کرده سپس مثلث کنار تکمه تایید یا نهایی کردن سندها یا 
و یا کلیدهای ترکیبی " Ctrl + Enter " را فشار دهید . از منوی باز شده، تبدیل سند تحت مکان نما به «تایید شده» را انتخاب نموده تا سند عملیاتی شما به سند «تایید شده» تبدیل گردد.
اگر سند تایید شده‌ای را بخواهید به سند «نهایی شده» تبدیل کنید، ابتدا آن را انتخاب کرده و سپس از منوی ذکر شده " تبدیل سند تحت مکان نما به «نهایی شده» " را انتخاب نمایید.
فقط سندهای عملیاتی را می‌توان به «تایید شده» تبدیل کرد و نمی‌توان سند پیش نویس را قبل از عملیاتی شدن، مستقیما به «تایید شده» تبدیل نمود و همچنین فقط سندهای «تایید شده» را می‌توان به «نهایی شده» تبدیل کرد و نمی‌توان سند پیش نویس و یا عملیاتی را قبل از اینکه «تایید شده» باشد، مستقیما به «نهایی شده» تبدیل نمود.
تبدیل یکباره اسناد علامت گذاری شده
اگر بخواهید تعدادی سند را با هم به تایید شده تبدیل کنید، می‌توانید با استفاده از فشار کلید Ctrl به همراه کلیک ماوس اقدام به انتخاب سندهای مزبور نمایید و یا اگر بخواهید چند سند پشت سر هم را انتخاب نمایید با فشار همزمان کلید Shift و کلیدهای Up یا Down اقدام به انتخاب آنها نمایید.
در صورتیکه اسناد انتخاب شما عملیاتی هستند، برای نهایی کردن آنها ابتدا از طریق مثلث کنار تکمه «تایید شده» را انتخاب نموده تا اسناد عملیاتی شما به اسناد «نهایی شده» تبدیل گردد.
اگر اسناد تایید شده‌ای را هم بخواهید به اسناد نهایی شده تبدیل کنید، ابتدا آنها را با روشهای گفته شده انتخاب کرده و سپس از منوی ذکر شده، تبدیل اسناد علامت گذاری شده به «نهایی شده» را انتخاب نمایید.
خارج نمودن اسناد از وضعیت «تایید شده» یا «نهایی شده»
به منظور خارج نمودن اسناد از وضعیت «تایید شده» یا «نهایی شده»، از منوی " سند "، گزینه " ملاحظه فهرست اسناد " را انتخاب نمایید.
توجه نمایید که اگر اسناد به حالت ثبت قطعی( غیر قابل بازگشت ) و یا در محدوده حفاظت اسناد قبلی از اصلاح باشند، دیگر نمی‌توان آنها را از وضعیت «تایید شده» یا «نهایی شده» خارج نمود.
پنجره " فهرست اسناد " به شکل زیر باز می‌شود.
این پنجره از سه قسمت زیر تشکیل شده است :
محدوده
قسمت محدوده، شامل گزینه‌های زیر می‌باشد :
- فهرست اسناد نرم افزار : نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید.
- به منظور تعیین محدوده زمانی گزارش، می‌توان از گزینه‌های زیر استفاده نمود :
- فقط اسناد سال مالی 13xx
- اسناد تمام سال‌های مالی
- فقط اسناد سال مالی 13xx : با انتخاب این گزینه، امکان انتخاب اسناد به صورت‌های زیر فراهم خواهد شد :
- کلیه اسناد : با انتخاب این گزینه، کلیه اسناد سال مالی جاری انتخاب می‌شوند.
- محدوده‌ای از اسناد : با انتخاب این گزینه، در پایین صفحه عبارت " محدوده اسناد " به همراه دو کادر جهت وارد نمودن شماره سندهای ابتدا و انتهای محدوده گزارش ظاهر می‌شود. شماره سندهای ابتدا و انتها را می‌توان با فشردن تکمه نیز انتخاب نمود.
- محدوده‌ای از اسناد : با انتخاب این گزینه، در پایین صفحه عبارت " محدوده اسناد " به همراه دو کادر جهت وارد نمودن شماره سندهای ابتدا و انتهای محدوده گزارش ظاهر می‌شود. شماره سندهای ابتدا و انتها را می‌توان با فشردن تکمه
- اسناد یک ماه خاص : با انتخاب این گزینه، فیلد انتخاب ماه به پنجره اضافه می‌شود و می‌توان ماه موردنظر را جهت اخذ گزارش انتخاب نمود.
- اسناد تا انتهای یک ماه خاص : با انتخاب این گزینه، فیلد انتخاب ماه به پنجره اضافه می‌شود و گزارش شامل اسناد از ابتدای سال مالی جاری تا انتهای ماه انتخاب شده خواهد بود.
- عملیات در یک محدوده تاریخ : با انتخاب این گزینه، دو کادر جهت وارد نمودن تاریخ ابتدا و انتهای گزارش به پنجره اضافه می‌شود.
- اسناد تمام سال‌های مالی : با انتخاب این گزینه، فیلدهای تاریخ ابتدا و انتهای محدوده گزارش فعال می‌شوند و امکان انتخاب محدوده زمانی گزارش برای چند سال مالی فراهم می‌گردد.
- گزارش حاوی اسناد : از این قسمت، به منظور انتخاب " بخش " اسناد دخیل در گزارش می‌توان استفاده نمود. بخش اسناد به یکی از حالت‌های زیر قابل انتخاب خواهد بود :
- تمام بخش‌ها : گزارش شامل اسناد تمام بخش‌ها خواهد بود.
- یک بخش خاص : گزارش تنها شامل اسناد یک بخش خاص خواهد بود؛ در صورت انتخاب این گزینه، از کادر مقابل " یک بخش خاص "، یکی از بخش‌های تعریف شده در سیستم را انتخاب نمایید.
- از قسمت " انواع سند " می‌توان ترکیبی از انواع زیر را انتخاب نمود :
- عادی
- افتتاحیه
- اختتامیه
- سود و زیان
- از قسمت " وضعیت اسناد "، می‌توان ترکیبی از حالت‌های زیر را انتخاب نمود :
- پیش نویس
- عملیاتی
- تایید شده
- نهایی شده
شرایط
در قسمت شرایط، می‌توان روی فیلدهای اطلاعات عمومی اسناد شرط قرار داد.
ترتیب
در قسمت ترتیب، می‌توان ترتیب گزارش را بر اساس فیلدهای اطلاعات عمومی اسناد تعیین نمود.
پس از تعیین " محدوده "، " شرایط " و " ترتیب " مورد نظر خود، تکمه تصویب را کلیک نمایید تا پنجره " فهرست اسناد حسابداری " باز شود.
برای خارج کردن سندی از وضعیت «تایید شده» ابتدا آن را انتخاب کرده سپس تکمه «خارج کردن سند از وضعیت تایید شده یا نهایی شده» یعنی 
را انتخاب کنید. حال از منوی باز شده، " خارج کردن سند تحت مکان نما از وضعیت «تایید شده» " را انتخاب نمایید.
برای خارج کردن سندی از وضعیت «نهایی شده» ابتدا آن را انتخاب کرده سپس از منوی ذکر شده خارج کردن سند تحت مکان نما از وضعیت «نهایی شده» را انتخاب نمایید.
نمی‌توان با انتخاب تعدادی سند، آنها را به صورت یکباره از وضعیت «تایید شده» یا «نهایی شده» خارج نمود و به وضع قبلی برد.
category : بازگشت