گزارش موجودی اسناد با فرمت اکسل

پس از اجرای نرم افزار امانات نوسا از منوی اسناد' گزینه 'ملاحظه اطلاعات اسناد' را انتخاب نمایید.

منو

در محاوره شرایط اسناد در قسمت پایگاه حاوی رکورد در سیمرغ، پایگاه مورد نظر خود را انتخاب کرده و تصویب نمایید. به عنوان مثال کتاب‌های فارسی.

شرایط اسناد

درادامه پنجره فهرست اسناد باز می شود، که در این قسمت دو حالت وجود دارد:

حالت اول: تعداد کل اسناد کمتر از 10000 جلد باشد.

فهرست اسناد

در اینصورت در پنجره فهرست اسناد با کلیک بر روی آیکن 25px، لیست اسناد موجود در قالب یک فایل اکسل باز می‌شود. برای ذخیره آن بر روی آیکن [[file: CIR020200522.PNG|25px]] کلیک نمایید.

نمایش در Excell

در پنجره باز شده مسیر ذخیره سازی فایل را مشخص نمایید. (مثلا Desktop)

Location

در پنجره Save As، در قسمت File Name یک نام برای فایل اکسل تایپ نمایید، و در قسمت Save File Type هم گزینه Exel Workbook را انتخاب کرده و روی گزینه Save کلیک نمایید.

Save Az

حالت دوم: تعداد کل اسناد بیشتر از 10000 جلد باشد.

در صورتی که تعداد اسناد بیشتر از 10000 جلد باشد با پنجره زیر روبرو می شوید:

آگاهی

همانطور که از پیغام فوق مشخص است، در فرم نمایشی فقط 10000 سند نمایش داده می‌شود، و اگر از روش بالا برای تهیه فایل اکسل اقدام نمایید، همان 10000 سند موجود در فرم نمایشی در اکسل ذخیره می‌گردد که مسلما مورد نظر نمی‌باشد.

برای اینکه کل اسناد که بیشتر از 10000 سند می‌باشد را در قالب یک فایل اکسل بتوان ذخیره نمود، ابتدا می‌بایست از کل اسناد یک فایل با فرمت HTM تهیه کرده و سپس این فایل HTM را در اکسل باز نموده و با فرمت خود اکسل ذخیره نمود.

بدین منظور در صفحه فهرست اسناد بر روی آیکن 25px کلیک نمایید. در پنجره چاپ اطلاعات اسناد، بعد از انتخاب پایگاه، روی تکمه پیش نمایش کلیک کنید.

چاپ اطلاعات اسناد

منتظر بمانید تا نمایش اطلاعات کامل شود و تعداد کل صفحات برای چاپ آماده شود.

فهرست اسناد

در ادامه بر روی آیکن 25px کلیک نمایید و در پنجره Save Report، بعد از مشخص کردن مسیر ذخیره‌سازی فایل مورد نظر، نام فایل را در قسمت File Name وارد نموده و از قسمت Save as Type گزینه HTML document را انتخاب کرده و بر روی تکمه Save کلیک نمایید.

Save File

در پنجره تشکیل فایل html از گزارش چاپی در قسمت ذخیره اطلاعات گزینه با هدف پردازش اطلاعات در سایر نرم افزارها را انتخاب نموده و بر روی تکمه تصویب کلیک نمایید.

تشکیل فایل html از گزارش چاپی

در ادامه کمی صبر کنید تا عمل ذخیره سازی پایان یابد.

ذخیره سازی

فایل مورد نظر در مسیری که مشخص نموده اید ذخیره شده است، کافی است آن را با نرم افزار Excel باز کرده و ذخیره نمایید. برای این منظور نرم افزار اکسل را باز کرده و از منو File گزینه Open را انتخاب نمایید. در ادامه مسیر و فایل ذخیره شده HTM را انتخاب کرده و بر روی گزینه Open کلیک نمایید.

Open

در نهایت همانطور که در بالا بیان شد، گزارش مورد نظر خود را در اکسل ذخیره نمایید.

نمایش در Excell