صفحه آموزشی رضاپور: تفاوت بین نسخه‌ها
| سطر ۲۹۶: | سطر ۲۹۶: | ||
جهت نادیده گرفتن این الزامات در زمان تدوین یک سند، می‌توان وضعیت سند را به حالت پیش نویس تغییر داد. وضعیت پیش نویس برای سند این امکان را به کاربر میدهد تا بدور از محدودیت های معمول، با آسودگی بیشتری به ورود اطلاعات بپردازد و در فرصت های بعدی سند خود را تکمیل نماید. | جهت نادیده گرفتن این الزامات در زمان تدوین یک سند، می‌توان وضعیت سند را به حالت پیش نویس تغییر داد. وضعیت پیش نویس برای سند این امکان را به کاربر میدهد تا بدور از محدودیت های معمول، با آسودگی بیشتری به ورود اطلاعات بپردازد و در فرصت های بعدی سند خود را تکمیل نماید. | ||
| − | برای این منظوراز آیکون '''" تبدیل به پیش نویس "''' و یا کلید های ترکیبی '''" Ctrl + F9 "''' استفاده | + | برای این منظوراز آیکون '''" تبدیل به پیش نویس "''' و یا کلید های ترکیبی '''" Ctrl + F9 "''' استفاده نمایید. |
| − | همچنین جهت بازگشت | + | همچنین جهت بازگشت وضعیت سند به عملیاتی، از آیکون '''" تبدیل به عملیاتی "''' و یا مجددا از کلید های ترکیبی '''" Ctrl + F9 "''' استفاده نمایید. |
| سطر ۳۱۱: | سطر ۳۱۱: | ||
| − | :*چاپ سند حسابداری Ctrl + P : جهت چاپ گزارش شرح عمومی سند با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات بکار میرود. | + | :*'''چاپ سند حسابداری " Ctrl + P "''' : جهت چاپ گزارش شرح عمومی سند با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات بکار میرود. |
| − | :*چاپ سند به فرم Ctrl + Q | + | :*'''چاپ سند به فرم Ctrl + Q " PPM "''' : جهت چاپ گزارش شرح عمومی سند با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات همراه باامکان مشاهده حساب کل و مبلغ جزء می‌باشد. |
| سطر ۳۲۲: | سطر ۳۲۲: | ||
<div id="12021"> </div> | <div id="12021"> </div> | ||
| − | *آیکون [[file:gnl 037.png|25px]] یا Ctrl + F3 : با | + | |
| + | *آیکون [[file:gnl 037.png|25px]] یا Ctrl + F3 : جهت پرش به سند مورد نظر با استفاده از پنجره ''' [[اصلاح اسناد#12107|انتخاب سند]] '''از این آیکون استفاده میشود. | ||
| + | |||
<div id="12022"> </div> | <div id="12022"> </div> | ||
*آیکون [[file:gnl 000.png|25px]] یا (Alt + F9): جهت تنظیم سند جدید بکار میرود. | *آیکون [[file:gnl 000.png|25px]] یا (Alt + F9): جهت تنظیم سند جدید بکار میرود. | ||
| − | *آیکون [[file:gnl 015.png|25px]] یا (Alt + F6): جهت اصلاح مشخصات عمومی سند | + | *آیکون [[file:gnl 015.png|25px]] یا (Alt + F6): جهت اصلاح مشخصات عمومی سند در محیط محاوره، بکار میرود. با کلیک برروی این آیکون، پنجره [[#12001|اطلاعات عمومی سند حسابداری]] باز خواهد شد. |
<div id="12024"> </div> | <div id="12024"> </div> | ||
| سطر ۳۴۰: | سطر ۳۴۲: | ||
<div id="12028"> </div> | <div id="12028"> </div> | ||
| − | *آیکون [[file:gnl 018.png|25px]] چاپ(Ctrl + P): جهت چاپ | + | *آیکون [[file:gnl 018.png|25px]] چاپ(Ctrl + P): جهت [[#12020|چاپ اسناد]] مورد نظر از این آیکون استفاده میشود. |
<div id="12029"> </div> | <div id="12029"> </div> | ||
| سطر ۳۴۶: | سطر ۳۴۸: | ||
<div id="12030"> </div> | <div id="12030"> </div> | ||
| − | *آیکون [[file:gnl 158.png|25px]]: آخرین سند | + | *آیکون [[file:gnl 158.png|25px]]: جهت پرش به آخرین سند استفاده میشود . |
<div id="12031"> </div> | <div id="12031"> </div> | ||
| − | *آیکون [[file:gnl 159.png|25px]] یا(Ctrl+ pgDn): سند | + | *آیکون [[file:gnl 159.png|25px]] یا(Ctrl + pgDn): جهت احظار سند بعدی استفاده میشود. |
<div id="12032"> </div> | <div id="12032"> </div> | ||
| − | *آیکون [[file:gnl 160.png|25px]] یا(Ctrl+PgUp): سند | + | *آیکون [[file:gnl 160.png|25px]] یا(Ctrl + PgUp): جهت احظار سند قبلی استفاده میشود. |
<div id="12033"> </div> | <div id="12033"> </div> | ||
| − | *آیکون [[file:gnl 161.png|25px]]: اولین سند | + | *آیکون [[file:gnl 161.png|25px]]: جهت پرش به اولین سند استفاده میشود. |
<div id="12034"> </div> | <div id="12034"> </div> | ||
| − | *آیکون [[file:gnl 002.png|25px]]: جهت تغییر نحوه کار با سند از ملاحظه به اصلاح و بالعکس (F9) | + | *آیکون [[file:gnl 002.png|25px]]: جهت تغییر نحوه کار با سند از ملاحظه به اصلاح و بالعکس (F9) استفاده میشود. |
<div id="12035"> </div> | <div id="12035"> </div> | ||
| − | *آیکون [[file:gnl 073.png|25px]]: وضعیت | + | *آیکون [[file:gnl 073.png|25px]]: جهت تغییر وضعیت سطر های سند به سرجمع و یا جزئی از این آیکون استفاده میشود. برای این منظور بر روی مثلث کنار این آیکون کلیک کرده و عملیات مورد نظر را انتخاب نمایید. |
<div id="12036"> </div> | <div id="12036"> </div> | ||
| − | *آیکون [[file:gnl 071.png|25px]] یا( Shift + F9): جهت بررسی درستی سطرهای سند | + | [[file:acc-2-1-72.png|350px|thumb|center|]] |
| + | |||
| + | |||
| + | *آیکون [[file:gnl 071.png|25px]] یا(Shift + F9): جهت بررسی درستی سطرهای سند استفاده میشود. | ||
<div id="12037"> </div> | <div id="12037"> </div> | ||
| + | با کلیک برروی مثلث کنار این آیکون می‌توان سطرهای سند را به تفکیک فیلدهای کنترلی که در زمان | ||
| + | [[درخت حسابها#10050|تدوین یک حساب]] تعیین نموده اید، کنترل نمایید. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | [[file:acc-2-1-73.png|350px|thumb|center|]] | ||
| + | |||
| + | * بررسی تطابق حساب با تفصیلی : | ||
| + | * بررسی وجود تفصیلی های مورد نیاز برای حسابها : | ||
| + | * بررسی پذیرش عملیات ارزی و نوع ارز : | ||
| + | * بررسی مقدار یا تعداد واحد مربوط : | ||
| + | * بررسی امکان پذیرش عملیات بدهکار و بستانکار توسط حسابها : | ||
| + | * بررسی امکان پذیرش عملیات بدهکار و بستانکار توسط تفصیلی‌ها : | ||
| + | * بررسی حسابهای مسدود : | ||
| + | * بررسی تفصیلی‌های مسدود : | ||
| + | |||
| + | |||
| + | [[درخت حسابها#10050|تدوین یک حساب]] | ||
| + | |||
| − | *آیکون [[file:gnl 164.png|100px]] یا( Ctrl + F9): جهت تغییر وضعیت سند از پیش نویس به عملیاتی و برعکس کاربرد دارد. | + | *آیکون [[file:gnl 164.png|100px]] یا(Ctrl + F9): جهت تغییر وضعیت سند از پیش نویس به عملیاتی و برعکس کاربرد دارد. |
نسخهٔ ۲۹ دسامبر ۲۰۱۸، ساعت ۰۹:۵۳
تنظیم سند حسابداری جدید ( مقدماتی )
جهت تنظیم سند حسابداری جدید، از منوی " سند "، گزینه " تنظیم سند حسابداری جدید " را انتخاب کنید.
اطلاعات عمومی سند حسابداری
پنجره " اطلاعات عمومی سند حسابداری "، شامل گزینههای زیر می‌باشد.
- تاریخ سند
تاریخ مورد نظر جهت ثبت سند را در کادر مقابل " تاریخ سند " وارد نمایید. در صورت نیاز به مشاهده تقویم بر روی تکمه تقویم 
کلیک کرده تا پنجره تقویم ظاهر شود.
حال تاریخ مورد نظر را انتخاب نموده و تکمه
یا کلید Enter را فشار دهید.
در پنجره تقویم می‌توان به کمک تکمه پرش به امروزیا همان کلید " F2 " ، به تاریخ جاری پرش و تاریخ روز را با فشار تکمه
یا کلید Enter انتخاب کنید.
انتخاب تاریخ تنها در محدوده سال مالی جاری امکان پذیر خواهد بود.
ممکن است با پیغامی مبتنی بر اینکه تاریخ مربوط به یک روز تعطیل است مواجه شوید، با انتخاب بله، سند به همین تاریخ باز خواهد شد.
و با انتخاب خیر، صفحه زیر باز میشود که میتوانید تاریخ مورد نظر را مجددا وارد و یا با فشردن تکمه ، تاریخ مورد نظر را در پنجره تقویم، وارد نمایید .
- شرح سند
میتوانید " شرح سند " را مستقیما در پنجره " اطلاعات عمومی سند حسابداری "، وارد نموده و یا با انتخاب تکمه جستجو در شرح‌های موجود یعنی 
، پنجره زیر را باز کنید. با تایپ چند حرف از شرح مورد نظرتان، امکان جستجو در عبارت‌های مشابه که از قبل در سیستم درج شده‌اند را به منظور تسریع درج عبارت‌های جدید، خواهید یافت.
- شرح لاتین سند
جهت استفاده از گزارش‌های دو زبانه، " شرح لاتین سند " را وارد نمایید.
- بخش یا شعبه
در صورت استفاده از امکان بخش در سیستم‌اطلاعاتی، بخش یا شعبه مورد نظری را که قصد تنظیم سند حسابداری جدید مربوط به آن را دارید، تعیین نمایید.
- نوع سند
در این کادر، نوع سند مورد نظر را از میان گزینه های عادی، افتتاحیه، اختتامیه یا سود و زیان، انتخاب نمایید.
- شماره عطف
فیلدی اختیاری است که می‌توان شماره مرتبط با این سند را در آن وارد نمود و در صورت ورود این شماره میتوانید از آن در گزارشات استفاده نمایید.
" سند حسابداری (جدید) "
پس از تصویب پنجره " اطلاعات عمومی سند حسابداری "، پنجره" سند حسابداری (جدید) " باز میشود.
کد حساب
در پنجره "سند حسابداری جدید" ، کد حساب موردنظر را در ستون کد حساب وارد نمایید.
در صورت اطلاع نداشتن از کد حساب مورد نظر، کافیست عبارت "/" در قسمت کد حساب، وارد نموده و کلید Enter را فشار دهید، با انجام این کار پنجره ای تحت عنوان " انتخاب حساب " ظاهر خواهد شد و می‌توان حساب مورد نظر را از ساختار درختی موجود در این پنجره، به سهولت انتخاب نمود.
همچنین جهت جستجوی سریع یک حساب، کافیست عبارت "//" را در قسمت کد حساب وارد نمایید. حال با فشردن کلید Enter، پنجره ای تحت عنوان " انتخاب حساب با جستجو در نام " احضار خواهد شد و می‌توان با تایپ چند حرف اول از حساب مورد نظر، آن را از فهرست یافته ها بر اساس حسابهای موجود، انتخاب نمود.
با کلیک بر روی گزینه تصویب حساب مورد نظر در سند درج خواهد شد.
کد تفصیلی
در صورت ارتباط حساب با تفصیلی، می‌توان تفصیلی های مورد نظر را در ستون های مربوطه(کد تفصیلی 1 و کد تفصیلی 2) وارد نمود.
محل درج سایر تفصیلی ها (تفصیلی 3 الی 5)، قسمت "تکمیلی" واقع در انتهای پنجره سند حسابداری، می‌باشد.
از قسمت "جانبی" می‌توان عملیات مربوط به مقدار - تعداد، ارز، شماره عطف و سایر مشخصات تکمیلی حساب(سطر سند) تحت مکان نما را تعیین نمود.
در قسمت اشخاص واقع در پایین صفحه نام " تنظیم کننده سند "(کسی که سند را به حالت پیش نویس ثبت نموده)، نام " بررسی کننده "(کسی که سند را به حالت عملیاتی تغییر داده)، نام " تایید کننده " (تایید کننده سند)، نام " نهایی کننده سند "( نهایی کننده سند) و نام " آخرین اصلاح کننده " (آخرین اصلاح کننده سند) قابل مشاهده می‌باشد .
مبلغ بدهکار/ مبلغ بستانکار
در ستون مبلغ بدهکار و یا مبلغ بستانکار مبلغ مورد نظر را وارد نمایید.
جهت محاسبه و درج خودکار مبالغ، می‌توان از امکان ماشین حساب استفاده نمود.
برای این منظور کافیست فیلد مبلغ بدهکار و یا بستانکار مورد نظر را انتخاب نموده تا به حالت آماده ورود اطلاعات گردد. حال با فشردن کلید های Ctrl + Enter پنجره ماشین‌حساب ظاهر خواهد شد.
پس از انجام محاسبات لازم، جهت درج مبلغ بدهکار و یا بستانکار در سند، کلید Enter را فشار دهید. با انجام این کار مبلغ مورد نظر در فیلد تحت مکان نما درج خواهد شد.
اگر هنگام تنظیم سند، توسط کلیدهای " Alt + F10 "، ماشین حساب را احضار و محاسبات را انجام دهید، حاصل این محاسبات را نمی‌توانید در ستون های بدهکار یا بستانکار جایگزین نمایید.
شرح عملیات
در ستون شرح عملیات، شرح مربوط به هر سطر از سند(آرتیکل) را وارد نمایید.
جهت سهولت در هنگام درج شرح عملیات و دسترسی سریع به شرح‌های موجود، در سطر مورد نظر بر روی فیلد شرح عملیات کلیک کرده و کلید Enter را فشار دهید تا فیلد مزبور آماده ورود اطلاعات گردد.
حال با استفاده از تکمه و یا کلید های ترکیبی Ctrl + Enter، پنجره " شرح های استاندارد و سایر سطر های سند " به‌شکل زیر ظاهر خواهد شد.
پنجره فوق شامل دوبخش : " شرح های استاندارد " و " شرح عمومی و شرح سایر سطر های سند " می‌باشد.
در بخش " شرح های استاندارد " ، شرح های استاندارد مربوط به طرف حساب، که پیش‌تر در سیستم اطلاعاتی تعریف نموده اید، قابل ملاحظه می‌باشد.
در بخش " شرح عمومی و شرح سایر سطر های سند "، شرح عمومی سند و همچنین شرح های درج شده در سایر سطر ها(در صورت وجود)، جهت دسترسی سریع، قابل ملاحظه می‌باشد.
به منظور انتخاب شرح مورد نظر بر روی آن کلیک کرده و کلید Enter را فشار دهید. با انجام اینکار شرح انتخاب شده به فیلد شرح عملیات(ابتدا پنجره شرح های استاندارد و سایر سطر های سند) منتقل خواهد شد.
در صورت لزوم می‌توان متن شرح مورد نظر را در این قسمت ویرایش نمود.
با فشردن تکمه " تصویب "، شرح مورد نظر در سند درج خواهد شد.
تنظیم سطر جدید سند
جهت افزودن سطر جدید به سند، کافیست بر روی آیکون 
افزودن سطر جدید، کلیک نمایید. با انجام اینکار یک سطر خالی در محل مکان نما ایجاد خواهد شد.
جهت حرکت در بین فیلد ها و سطر های سند می‌توان از کلید " Tab " در صفحه کلید استفاده نمود.
همچنین با فشردن مثلث کنار آیکون ، امکان افزودن سطر جدید به حالت های زیر امکان پذیر خواهد بود.
- افزودن سطر جدید در محل مکان نما یا کلید Ins : با انتخاب این گزینه سطر جدید در محل مکان نما اضافه خواهد شد.
- افزودن سطر جدید در انتهای سند یا کلید های Ctrl + Ins : با انتخاب این گزینه سطر جدید در انتهای سند ایجاد خواهد شد.
- افزودن سطر جدید با کپی از سطر قبلی یا کلید های Alt + Enter:با انتخاب این گزینه سطر جدید با کپی از سطر قبلی ایجاد خواهد شد.
- فراخوانی(کپی)یک سند دیگر " Ctrl + I " : جهت ایجاد سطر(های)جدید با کپی از سند دیگر از این گزینه استفاده میشود.
با انتخاب این گزینه، پنجره ای تحت عنوان " انتخاب سند "، به‌شکل زیر، نمایش داده میشود.
در پنجره فوق، پس از انتخاب سند موردنظر بر روی تکمه تصویب کلیک نمایید.
با انجام اینکار پنجره دیگری تحت عنوان " تایید فراخوانی(کپی) سند "، به‌شکل زیر ظاهر خواهد شد.
پس از تصویب پنجره فوق، تمامی سطر های موجود در سند منتخب، به سند جدید کپی خواهند شد.
- افزودن یکباره تعدادی حساب یا کلید های Alt + Ins: با انتخاب این گزینه می‌توان یک محدوده مشخص از حسابها را به صورت یکباره به سند جدید اضافه نمود. پس از انتخاب گزینه مزبور، پنجره ای تحت عنوان " افزودن یکباره تعدادی حساب " به شکل زیر، ظاهر خواهد شد.
پس از انتخاب حسابهای مورد نظر، جهت درج در سند بر روی تکمه تصویب کلیک نمایید.
از این امکان، تنها در اسناد با وضعیت پیش‌نویس می‌توان استفاده نمود.
- تکرار ( کپی) سطر تحت مکان نما : با انتخاب این گزینه و انتخاب سطر مورد نظر خود با کمک کلید Ctrl و کلیک ماوس، میتوانید سطر مورد نظر را حداکثر تا 50 سطر کپی نماید.
- فراخوانی سند وارده XP : از این گزینه جهت بازیابی اسناد ذخیره شده با فرمت XML استفاده میشود.
از طریق مراحل فوق می‌توان سایر سطر(آرتیکل)های موردنظر را وارد نمود.
ذخیره سند
جهت ذخیره اسناد مورد نظر می‌توان به یکی از روش های زیر اقدام نمود :
- ذخیره سند : جهت ذخیره اسناد از آیکون
و یا کلید " F2 " صفحه کلید، استفاده میشود.
- ذخیره سند و تنظیم سند جدید : با کلیک بر روی مثلث کنار آیکن و انتخاب گزینه " ذخیره سند و تنظیم سند جدید "
و یا کلیدهای ترکیبی " Shift + F2 "، می‌توان بلافاصله پس از ذخیره سند در حال تدوین، وارد پنجره اطلاعات عمومی سند حسابداری جهت تدوین سند جدید شوید.
- ذخیره سند در فایل " وارده XP " : جهت ذخیره سند به عنوان یک فایل خروجی با فرمت XML. از گزینه مزبور استفاده میشود. برای این منظور بر روی مثلث کنار آیکن کلیک کرده و آیکون ذخیره سند در فایل " وارده XP " یا
را انتخاب نمایید.
با انتخاب این گزینه وارد پنجره انتخاب مسیر جهت ذخیره فایل شده و پس از انتخاب مسیر و نام فایل، با کلیک بر روی روی تکمه " Save " سند مورد نظر ذخیره خواهد شد.
از این گزینه می‌توان در شرایطی که ارتباط نرم‌افزار با سرور دچاره مشکل شده و یا به هر دلیلی امکان ذخیره سند درسیستم‌اطلاعاتی وجود ندارد، استفاده نمود.
- ذخیره سطر های علامت گذاری شده سند در فایل " وارده XP " : جهت ذخیره سطر های مورد نظر به عنوان یک فایل خروجی با فرمت XML. از این گزینه استفاده میشود.
برای این منظور، سطرهای موردنظر؛ در صورتیکه متوالی می‌باشند، با استفاده از کلید های ترکیبی (کلید های جهت بالا(پایین) + Shift) و یا در صورت نیاز به انتخاب سطر ها به صورت پراکنده، با استفاده از (کلیک چپ + Ctrl) انتخاب نمایید. پس از انتخاب سطرهای مورد نظر، بر روی مثلث کنار آیکون 
کلیک کرده و گزینه ذخیره سطر های علامت گذاری شده سند در فایل " وارده XP " را انتخاب نمایید.
ذخیره اسناد در وضعیت عملیاتی تنها در صورت تراز بودن مجموع گردش بدهکار و گردش بستانکار سند امکان پذیرخواهد بود. همچنین درج مبلغ بدهکار و یا بستانکار برای هر حساب، در این وضعیت الزامی می‌باشد.
جهت نادیده گرفتن این الزامات در زمان تدوین یک سند، می‌توان وضعیت سند را به حالت پیش نویس تغییر داد. وضعیت پیش نویس برای سند این امکان را به کاربر میدهد تا بدور از محدودیت های معمول، با آسودگی بیشتری به ورود اطلاعات بپردازد و در فرصت های بعدی سند خود را تکمیل نماید.
برای این منظوراز آیکون " تبدیل به پیش نویس " و یا کلید های ترکیبی " Ctrl + F9 " استفاده نمایید. همچنین جهت بازگشت وضعیت سند به عملیاتی، از آیکون " تبدیل به عملیاتی " و یا مجددا از کلید های ترکیبی " Ctrl + F9 " استفاده نمایید.
چاپ سند
جهت چاپ گزارش با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات مورد استفاده قرار می‌گیرد. با فشردن مثلث کنار این آیکون، گزینههای زیر قابل دسترس خواهد بود:
- چاپ سند حسابداری " Ctrl + P " : جهت چاپ گزارش شرح عمومی سند با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات بکار میرود.
- چاپ سند به فرم Ctrl + Q " PPM " : جهت چاپ گزارش شرح عمومی سند با امکان انتخاب محدوده، شرایط، ترتیب و تنظیمات همراه باامکان مشاهده حساب کل و مبلغ جزء می‌باشد.
آیکون‌های نوار ابزار تنظیم سند حسابداری جدید
- آیکون
یا Ctrl + F3 : جهت پرش به سند مورد نظر با استفاده از پنجره انتخاب سند از این آیکون استفاده میشود.
- آیکون
یا (Alt + F9): جهت تنظیم سند جدید بکار میرود.
- آیکون
یا (Alt + F6): جهت اصلاح مشخصات عمومی سند در محیط محاوره، بکار میرود. با کلیک برروی این آیکون، پنجره اطلاعات عمومی سند حسابداری باز خواهد شد.
- آیکون
: جهت مشاهده فهرست رسیدهای سند بکار میرود.
- آیکون
یا(F5) :بازخوانی اطلاعات
- آیکون
: جهت انصراف از ذخیره سند بکار میرود.
- آیکون یا (F2) :ذخیره سند
- آیکون
چاپ(Ctrl + P): جهت چاپ اسناد مورد نظر از این آیکون استفاده میشود.
- آیکون
: جهت نمایش اطلاعات جدول در Excel بکار میرود.
- آیکون
: جهت پرش به آخرین سند استفاده میشود .
- آیکون
یا(Ctrl + pgDn): جهت احظار سند بعدی استفاده میشود.
- آیکون
یا(Ctrl + PgUp): جهت احظار سند قبلی استفاده میشود.
- آیکون
: جهت پرش به اولین سند استفاده میشود.
- آیکون
: جهت تغییر نحوه کار با سند از ملاحظه به اصلاح و بالعکس (F9) استفاده میشود.
- آیکون
: جهت تغییر وضعیت سطر های سند به سرجمع و یا جزئی از این آیکون استفاده میشود. برای این منظور بر روی مثلث کنار این آیکون کلیک کرده و عملیات مورد نظر را انتخاب نمایید.
- آیکون
یا(Shift + F9): جهت بررسی درستی سطرهای سند استفاده میشود.
با کلیک برروی مثلث کنار این آیکون می‌توان سطرهای سند را به تفکیک فیلدهای کنترلی که در زمان تدوین یک حساب تعیین نموده اید، کنترل نمایید.
- بررسی تطابق حساب با تفصیلی :
- بررسی وجود تفصیلی های مورد نیاز برای حسابها :
- بررسی پذیرش عملیات ارزی و نوع ارز :
- بررسی مقدار یا تعداد واحد مربوط :
- بررسی امکان پذیرش عملیات بدهکار و بستانکار توسط حسابها :
- بررسی امکان پذیرش عملیات بدهکار و بستانکار توسط تفصیلی‌ها :
- بررسی حسابهای مسدود :
- بررسی تفصیلی‌های مسدود :
- آیکون
یا(Ctrl + F9): جهت تغییر وضعیت سند از پیش نویس به عملیاتی و برعکس کاربرد دارد.
آیکون‌های نوار ابزار تنظیم سطر سند حسابداری جدید
- آیکون
آخرین سطر: مکان‌نما را به آخرین سطر می‌برد .
- آیکون
سطر بعدی (Ctrl + Down): مکان‌نما را به سطر بعدی می‌برد.
- آیکون
سطر قبلی(Ctrl + Up): مکان‌نما را به سطر قبلی می‌برد.
- آیکون
اولین سطر : مکان‌نما را به اولین سطر می برد.
- آیکون پرش به سطر دلخواه: جهت پرش به سطر دلخواه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکمه معادل کلیدهای ترکیبی " Ctrl + G " از صفحه‌کلید می‌باشد.
- آیکون
یا (Ctrl + Del) :جهت حذف سند تحت مکان نما بکار میرود.
- آیکون یا (Insert): افزودن سطر جدید
- آیکون
: جهت سهولت و بالا بردن سرعت اصلاح سطرها از این آیکون استفاده میشود؛ به کمک آن می‌توان هر فیلد در هر سطر را بدون رفتن به پنجره تدوین آن وارد نمود.
- آیکون یا (Shift +Enter) : تدوین یک سطر سند حسابداری
- آیکون : جهت ملاحظه سند مربوط به سطر تحت مکان‌نما مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- آیکون
مرتب کردن سطرهای سند : سطرهای سند را به ترتیب نوع مبلغ (بدهکار و بستانکار)، به ترتیب کد حساب و نوع مبلغ، به ترتیب دلخواه و بازسازی ردیف سطرهای سند مرتب می‌نماید.
- آیکون
: جهت انتقال سطر به بالا استفاده میشود.
- آیکون
: جهت انتقال سطر به پایین استفاده میشود.
آیکون بازخوانی اطلاعات 
هنگامی که سندی باز باشد و در این حالت، تغییری در حساب و تفصیلی‌های به کار رفته در سند داده شود، یا اینکه مثلا با اصلاح یکباره اسناد یک سری از سطرها تحت تاثیر قرار گیرند میتوانید بر حسب نیاز یکی از گزینههای زیر را انتخاب نمایید.
- بازخوانی کلی اطلاعات یا F5برای اینکه آخرین تغییرات در سندی که باز بوده، مشاهده شود کافیست گزینه" بازخوانی کلی اطلاعات یا F5 " را انتخاب نمایید.
- انصراف از آخرین اصلاح یا تغییر ایجاد شده :اگر خواستید آخرین تغییر را حذف نمایید، کافیست از منوی باز شده گزینه " انصراف از آخرین اصلاح یا تغییر انجام شده " را انتخاب کنید.
- حذف اصلاحات انجام شده در سطر تحت مکان نما:هنگامی که در اصلاح اسناد سند، در برخی از سطرها تغییراتی داده و به سطرهای دیگر رفته باشید، میتوانید آخرین تغییرات سطر مورد نظر خود را حذف نمایید. برای این کار کافیست روی آن سطر قرار گرفته و از منوی باز شده کنار مثلث گزینه " حذف اصلاحات انجام شده در سطر تحت مکان نما " را انتخاب کنید .
آیکون جستجو و جایگزینی در شرح عملیات 
ابتدا مثلث کنار آیکون " پرش به سطر دلخواه " را باز کرده و گزینه جستجو و جایگزینی در شرح عملیات یا کلیدهای Ctrl + H را انتخاب کنید.
پنجره جستجو و جایگزینی در شرح عملیات باز میشود.
در این پنجره میتوانید عبارت مورد نظر را در قسمت " عبارت جستجو " تایپ نموده و در " عبارت جایگزین " عبارت مورد نظر را وارد نمایید.در صورت لزوم و بر حسب نیاز میتوانید گزینههای پیش فرض را تغییر دهید.
همین مراحل را میتوانید برای جستجو و جایگزینی در شرح عملیات لاتین نیز انجام دهید با این تفاوت که باید در منوی باز شده از آیکون ، گزینه جستجو در شرح دیگر (لاتین) را انتخاب نمایید.
آیکون تدوین یک سطر سند حسابداری 
یا (Shift +Enter)
قسمت اصلی پنجره "تدوین یک سطر سند حسابداری" به شکل زیر باز میگردد.
به منظور تدوین یک سطر تحت مکان‌نما از این گزینه استفاده میشود، با کلیک روی آیکون مزبور یا فشار کلیدهای ترکیبی (Shift +Enter) از صفحه کلید، وارد پنجره " تدوین یک سطر سند حسابداری " تحت مکان‌نما خواهید شد.
و یا در هنگام تنظیم سند حسابداری، برای هر رخداد جهت تکمیل یک سطر سند حسابداری میتوانید با دو بار کلیک کردن کلید ماوس، پنجره " تدوین یک سطر سند حسابداری " را باز کرده و در صورتیکه حساب به تفصیلی ارتباط داشته باشد، در قسمت اصلی مربوط به تفصیلی 1 تا 2، تفصیلی مربوطه را وارد نمایید.
قسمت تکمیلی پنجره "تدوین یک سطر سند حسابداری" به شکل زیر باز میگردد.
به منظور تدوین یک سطر تحت مکان‌نما از این گزینه استفاده میشود، با کلیک روی آیکون یا فشار کلیدهای ترکیبی (Shift +Enter) از صفحه کلید، وارد پنجره " تدوین یک سطر سند حسابداری " تحت مکان‌نما خواهید شد.
و یا در هنگام تنظیم سند حسابداری، برای هر رخداد جهت تکمیل یک سطر سند حسابداری میتوانید با دو بار کلیک کردن کلید ماوس، پنجره " تدوین یک سطر سند حسابداری " را باز کرده و در صورت نیاز، با استفاده از قسمت تکمیلی میتوانید کد تفصیلی 3 تا 5 را نیز وارد نمایید .
قسمت جانبی پنجره "تدوین یک سطر سند حسابداری" به شکل زیر باز میگردد.
به منظور تدوین یک سطر تحت مکان‌نما از این گزینه استفاده میشود، با کلیک روی آیکون یا فشار کلیدهای ترکیبی (Shift + Enter) صفحه کلید، وارد پنجره " تدوین یک سطر سند حسابداری " تحت مکان‌نما خواهید شد.
و یا در هنگام تنظیم سند حسابداری، برای هر رخداد جهت تکمیل یک سطر سند حسابداری میتوانید با دو بار کلیک کردن کلید ماوس، پنجره " تدوین یک سطر سند حسابداری " را باز کرده و در صورت نیاز، در قسمت جانبی، اطلاعات مورد نیاز را وارد نمایید .
فیلدهای قسمت جانبی عبارتند از:
- شماره سررسید ، شماره عطف و شماره ارجاع : فیلدهایی اختیاری هستند که می‌توان شماره‌های مرتبط با این رخداد را در آنها وارد نمایید و در صورت ورود این شماره‌ها میتوانید از آنها در گزارشات و یا فرم‌های نمایشی و چاپی استفاده نمایید.
با فشار تکمه در کنار هر یک از کادر‌های شماره عطف ، شماره ارجاع و شماره سررسید پنجره زیر باز میشود.
- تاریخ سررسید ، تاریخ عطف و تاریخ ارجاع : فیلدهایی اختیاری هستند که می‌توان شماره‌های مرتبط با این رخداد را در آنها وارد نمایید و یا میتوانید پس از فشردن تکمه تقویم
، تاریخ مورد نظر را در پنجره" تقویم "، انتخاب کنید و در صورت ورود این تاریخ‌ها میتوانید از آنها در گزارشات و یا فرم‌های نمایشی و چاپی استفاده نمایید.
تنظیم سند حسابداری جدید ( پیشرفته )
کپی کردن از سند های قبلی در هنگام تنظیم سند حسابداری جدید
روش اول :
کلیدهای Ctrl+I را فشار دهید تا پنجره انتخاب سند باز شود.
شماره سند مورد نظر را وارد و تصویب کنید که در این حالت پنجره " تایید فراخوانی (کپی ) سند " باز میشود.
اگر می‌خواهید سند عینا کپی شود، تکمه تصویب را کلیک کنید و در صورتی که می‌خواهید از معکوس مبالغ سند استفاده نمایید (مثلا هنگامی که می‌خواهید از روی سند اختتامیه، سند افتتاحیه ایجاد نمایید) گزینه مبالغ سطرهای سند معکوس شوند را تیک زده و تصویب کنید.
روش دوم :
(Drag & Drop)
ابتدا از منوی سند، گزینه " تنظیم سند حسابداری جدید " را انتخاب و گزینههای مورد نیاز پنجره " اطلاعات عمومی سند حسابداری " را وارد و یا انتخاب نمایید.
سپس از طریق منوی سند ، گزینه ملاحظه اسناد را انتخاب کنید تا پنجره انتخاب سند باز شود و شماره سند مورد نظری را که قصد کپی کردن از آن را دارید، وارد و تصویب نمایید تا سند مورد نظر احضار گردد.
حال سطرهای مورد نظر سند را انتخاب نمایید و با استفاده از نگه داشتن کلید سمت راست ماوس، مکان نما را به قسمت پنجره‌ها، روی گزینه سند حسابداری جدید ببرید.
سپس با برگرداندن مکان نما به مرکز صفحه مذکور و Drop کردن سطرهای سند از طریق آزاد کردن کلید ماوس، پنجره انتخاب گزینههای افزودن دو رخداد با مبالغ معکوس و افزودن دو رخداد با حفظ علامت مبالغ طبق شکل زیر باز میشود.
که با انتخاب یکی از دو گزینه‌‌ها، بر حسب نیاز، میتوانید سطرهای سند انتخاب شده را در صفحه " تنظیم سند حسابداری جدید " کپی نمایید.
اصلاح یکباره شرح عملیات، کد حسابها یا کد تفصیلی‌ها
ابتدا سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار دهید.
سپس مثلث کنار آیکون " پرش به سطر دلخواه " را باز کرده و گزینه آخر یعنی " اصلاح یکباره سطرهای علامت گذاری شده " را انتخاب کنید.
سپس پنجره " اصلاح یکباره سطرهای علامت گذاری شده " باز میشود که میتوانید بر حسب نیاز هر کدام از گزینههای موجود را انتخاب و اصلاح کنید.
ثبت عملیات ارزی
پس از اینکه پذیرش عملیات ارزی را برای حساب تعریف نمودید، میتوانید در هنگام تنظیم سند حسابداری برای حساب مزبور در قسمت جانبی اطلاعات مربوط به عملیات ارزی را وارد نمایید بدین منظور جهت تکمیل یک سطر سند حسابداری میتوانید با دو بار کلیک کردن کلید ماوس، پنجره " تدوین یک سطر سند حسابداری " را باز کرده و در قسمت جانبی، اطلاعات مورد نیاز را وارد نمایید .
فیلدهای قسمت جانبی عبارتند از:
- نوع ارز : چنانچه پذیرش ارز برای حساب مورد نظر فقط با یک نوع ارز تعریف شده باشد، در این قسمت امکان تغییر نوع ارز مربوطه را نخواهید داشت در غیر اینصورت نسبت به انتخاب ارز موردنظر اقدام فرمایید.
- مبلغ ارز : جهت تبدیل مبلغ ارز به واحد پول اصلی سیستم بکار میرود . با فشار تکمه
وارد پنجره زیر میشود.
پذیرش مقدار - تعداد
پس از اینکه پذیرش مقدار- تعداد را برای حساب تعریف نمودید، میتوانید در هنگام تنظیم سند حسابداری برای حساب مزبور در قسمت جانبی اطلاعات مربوط به مقدار- تعداد را وارد نمایید. بدین منظور جهت تکمیل یک سطر سند حسابداری میتوانید با دو بار کلیک کردن کلید ماوس، پنجره " تدوین یک سطر سند حسابداری " را باز کرده و در قسمت جانبی، اطلاعات مورد نیاز را وارد نمایید .
فیلدهای قسمت جانبی عبارتند از:
- نام واحد مقدار یا تعداد : چنانچه پذیرش مقدار یا تعداد برای حساب مورد نظر فقط با یک واحد تعریف شده باشد، در این قسمت امکان تغییر واحد مربوطه را نخواهید داشت در غیر اینصورت نسبت به انتخاب واحد موردنظر اقدام فرمایید.
- مقدار یا تعداد : مقدار مورد نظر را وارد نمایید و یا با استفاده از تکمه
و با احضار " ماشین حساب "، حاصل انجام محاسبات را وارد نمایید.
حذف یکباره تعدادی سطر
ابتدا در سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار داده سپس کلیدهای Ctrl+Del را فشار دهید، پیغام تایید حذف سطرهای علامت گذاری شده ظاهر میشود. که میتوانید آن را تصویب نمایید.
و با باز نمودن مثلث کنار آیکون گزینههای زیر قابل استفاده میشود.
- حذف سطر تحت مکان نما Ctrl+Del : میتوانید سطرهای علامت گذاری شده را با هم حذف نمایید.
- حذف تمامی سطرهای صفر (فاقد مبلغ ):ابتدا با استفاده از مثلت کنار آیکون و انتخاب گزینه افزودن یکباره تعدادی حساب یا کلیدهای ترکیبی Alt+Ins با انتخاب محدوده کد حساب در پنجره " افزودن یکباره تعدادی حساب " میتوانید تعدادی حساب فاقد مبلغ را به سند اضافه نمایید و سپس مبالغ مورد نظر خود را وارد نمایید و با انتخاب گزینه " حذف تمامی سطرهای صفر ( فاقد مبلغ )" اسناد فاقد مبلغ را به طور یکباره حذف نمایید.
- حذف تمامی سطرهای صفر (فاقد مبلغ ):ابتدا با استفاده از مثلت کنار آیکون
کپی سطرهای انتخابی از سند در خود آن سند و یا سندی دیگر
ابتدا سطرهای مورد نظر را توسط کلید Ctrl و کلیک ماوس، انتخاب کنید و یا برای انتخاب چند سطر با هم، کلید Shift و کلیدهای Up یا Down را همزمان با هم فشار داده سپس مثلث کنار آیکون دیسکت را باز کرده و گزینه ذخیره سطرهای علامت گذاری شده سند در فایل «وارده XP» را کلیک کنید.
سپس صفحه تعیین نام فایل xml باز شده، نام مورد نظر خویش را تایپ و آن را ذخیره نمایید.
حال سندی را که می‌خواهید آن سطرها را در آن کپی کنید، در حالت اصلاح باز کرده، مثلث کنار آیکون مثبت را انتخاب نموده و بر روی فراخوانی سند وارده XP کلیک کنید،
وقتی صفحه انتخاب یک فایل xml باز شد، فایل مزبور را انتخاب و آن را open کنید.
صفحه فراخوانی سند وارده Xp باز می شود، در صورت نیاز، گزینه مبالغ سطرهای سند معکوس شوند را تیک بزنید و سپس آن را تصویب نمایید، حال میتوانید سند را ذخیره کنید.
