تایید و نهایی کردن اسناد

از منوی سند، گزینه "ملاحظه فهرست اسناد" را انتخاب نمایید.

منوی سند

صفحه فهرست اسناد باز می شود.

از قسمت " محدوده "، جهت تعیین اسناد شرکت کننده در گزارش می‌توان استفاده نمود.

فهرست اسناد

• به منظور تعیین محدوده زمانی گزارش، می‌توان از گزینه‌های زیر استفاده نمود :

• فقط اسناد سال مالی 13xx
• اسناد تمام سال‌های مالی

با انتخاب گزینه " فقط اسناد سال مالی 13xx "، امکان انتخاب اسناد به صورت‌های زیر فراهم خواهد شد :

• کلیه اسناد : با انتخاب این گزینه، کلیه اسناد سال مالی جاری انتخاب می‌شوند.

• محدوده‌ای از اسناد : با انتخاب این گزینه، در پایین صفحه عبارت " محدوده اسناد " به همراه دو کادر جهت وارد نمودن شماره سندهای ابتدا و انتهای محدوده گزارش ظاهر می‌شود. شماره سندهای ابتدا و انتها را می‌توان با فشردن تکمه نیز انتخاب نمود.

• اسناد یک ماه خاص : با انتخاب این گزینه، فیلد انتخاب ماه به پنجره اضافه می‌شود و می‌توان ماه موردنظر را جهت اخذ گزارش انتخاب نمود.

• اسناد تا انتهای یک ماه خاص : با انتخاب این گزینه، فیلد انتخاب ماه به پنجره اضافه می‌شود و گزارش شامل اسناد از ابتدای سال مالی جاری تا انتهای ماه انتخاب شده خواهد بود.

• عملیات در یک محدوده تاریخ : با انتخاب این گزینه، دو کادر جهت وارد نمودن تاریخ ابتدا و انتهای گزارش به پنجره اضافه می‌شود.

با انتخاب گزینه " اسناد تمام سال‌های مالی "، فیلدهای تاریخ ابتدا و انتهای محدوده گزارش فعال می‌شوند و امکان انتخاب محدوده زمانی گزارش برای چند سال مالی فراهم می‌گردد.

انتخاب محدوده زمانی گزارش، با شروع از سال مالی جاری سیستم خواهد بود. در صورتیکه می‌خواهید گزارش شامل اسناد سال‌های قبل باشد، سال مالی سیستم را تغییر داده و آن را روی سال مالی‌ای که می‌خواهید گزارش از آن شروع شود قرار دهید و سپس اقدام به اخذ گزارش نمایید.

• از قسمت " گزارش حاوی اسناد "، به منظور انتخاب " بخش " اسناد دخیل در گزارش می‌توان استفاده نمود. بخش اسناد به یکی از حالت‌های زیر قابل انتخاب خواهد بود :

• تمام بخش‌ها : گزارش شامل اسناد تمام بخش‌ها خواهد بود.
• یک بخش خاص : گزارش تنها شامل اسناد یک بخش خاص خواهد بود؛ در صورت انتخاب این گزینه، از کادر مقابل " یک بخش خاص "، یکی از بخش‌های تعریف شده در سیستم را انتخاب نمایید.

در قسمت مربوط به نرم‌افزار حسابداری، نوع و وضعیت اسناد حسابداری را تعیین نمایید :

• از قسمت " نوع سند " می‌توان ترکیبی از انواع زیر را انتخاب نمود :

• عادی
• افتتاحیه
• اختتامیه
• سود و زیان

• از قسمت " وضعیت اسناد "، می‌توان ترکیبی از حالت‌های زیر را انتخاب نمود :

• پیش‌ نویس
• عملیاتی
• تایید شده
• نهایی شده

• در صورتیکه در اسناد حسابداری از امکان " سرجمع نمودن سطرهای سند " استفاده کرده باشید، با تیک زدن عبارت " رخدادهای سرجمع به رخدادهای جزئی تفکیک شوند "، رخدادها بصورت جزئی در سطرهای گزارش نمایش داده خواهند شد.

پس از تعیین محدوده، شرایط و ترتیب مورد نظر خود، تکمه تصویب را کلیک نمایید.

فهرست اسناد

سندی را که می خواهید تایید کنید را انتخاب کرده، سپس مثلث کنار آیکون "تایید یا نهایی کردن سندها" یعنی و یا کلید ترکیبی Ctrl+Enter را فشار دهید . از منوی باز شده، تبدیل سند تحت مکان نما به «تایید شده» را انتخاب نموده تا سند عملیاتی شما به سند «تایید شده» تبدیل گردد.

فقط سندهای عملیاتی را می توان به «تایید شده» تبدیل کرد و نمی توان سند پیش نویس را قبل از عملیاتی شدن، مستقیما به «تایید شده» تبدیل نمود و همچنین فقط سندهای «تایید شده» را می توان به «نهایی شده» تبدیل کرد و نمی توان سند پیش نویس و یا عملیاتی را قبل از اینکه «تایید شده» باشد، مستقیما به «نهایی شده» تبدیل نمود.

اگر سند تایید شده ای را بخواهید به سند «نهایی شده» تبدیل کنید، ابتدا آن را انتخاب کرده و سپس از منوی ذکر شده تبدیل سند تحت مکان نما به «نهایی شده» را انتخاب نمایید.

اگر بخواهید تعدادی سند را با هم تایید و نهایی کنید، می توانید با استفاده از فشار کلید Ctrl به همراه کلیک سمت چپ ماوس اقدام به انتخاب سندهای مزبور نمایید و یا اگر بخواهید چند سند پشت سر هم را انتخاب نمایید با فشار همزمان کلید Shift و کلیدهای Up یا Down اقدام به انتخاب آنها نمایید.

در صورتیکه اسناد انتخاب شما عملیاتی هستند، برای نهایی کردن آنها مثلث کنار آیکون «تایید شده» را انتخاب نموده تا اسناد عملیاتی شما به اسناد «تایید شده» تبدیل گردد.

اگر اسناد تایید شده ای را هم بخواهید به اسناد نهایی شده تبدیل کنید، ابتدا آنها را با روشهای گفته شده انتخاب کرده و سپس از منوی ذکر شده، تبدیل اسناد علامت گذاری شده به «نهایی شده» را انتخاب نمایید.

برای خارج کردن سندی از وضعیت «نهایی شده» ابتدا آن را انتخاب کرده سپس آیکون «خارج کردن سند از وضعیت تایید شده یا نهایی شده» یعنی را انتخاب کنید.حال از منوی باز شده، خارج کردن سند تحت مکان نما از وضعیت «نهایی شده» را انتخاب نمایید.

نمی توان با انتخاب تعدادی سند، آنها را به صورت یکباره از وضعیت «تایید شده» یا «نهایی شده» خارج نمود و به وضع قبلی برد.